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2017-08-17

ビジネスレター・文書の書き方解説 | 書き出し・例文・注意点

メールが使われる機会が増えたとはいえど、まだまだ手紙が使われることも多いはず。しかし、ビジネスマナーに沿った形式でないとビジネスパーソン失格のレッテルを貼られてしまうかもしれません。今回は、ビジネスレターの書式や書き方、例文を解説します!
ビジネススキル・マナー基礎
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ビジネスレターの重要性

新会社設立や社長就任の挨拶など大きな出来事のみならず、ゴルフ大会の招待状や懇親会の案内などに使われるのがビジネスレターです。
ビジネスレターは口頭による伝達よりも正確に情報を伝えられるという他にも、相手が格式を重んじるビジネスパーソンである場合は良い印象を持たせることができます

ビジネスレターにはメールやチャットにはない良さもありますので、ぜひ挨拶状や感謝状などの際は作成を検討してみてください。

ビジネスレターの注意点

ビジネスレターには、注意すべきポイントが3つあります。

基本は横書き

ビジネス文書の作成では基本的に横書きでするのが通例です。しかし、お詫状や目上の方への手紙の場合には縦書きで作成することもあります。

誤字の場合は?

手書きの手紙を作成するときに字を間違えてしまうのはよくあること。しかし、修正した跡を残すことはマナー違反です。
必ず新たな紙で書き直しましょう。

出すタイミングは?

ビジネスレターはいつ出せばよいのでしょうか。まずお礼状やお詫状はなるべく早く、遅くても3日以内には出すようにしましょう。
季節の挨拶はマナーとして以下の時期に出すのが無難です。

年賀状→元旦から松の内(1月7日)まで
寒中見舞い→1月8日から立春(2月4日頃)まで
暑中見舞い→梅雨明けから立秋(8月8日頃)まで。梅雨明けは地域によって異なるので、小暑(7月7日頃)後に送るのが良いとされています。
残暑見舞い:立秋から8月末頃まで

ビジネスレターの書式

ビジネスレターは、以下の書式で書き進めていくのが通常です。

題名

まずは、ビジネスレターの題名を書きましょう。

宛先

宛名、宛先は入れた方が良いですが、題名のみで良い場合もあります。
宛名や宛先を入れると見づらくなってしまうような場合には題名だけにしましょう。

頭語

本文の前に必ず頭語をつけましょう。頭語と結語は必ず対応した形にしなければなりません。
頭語が「拝啓」なら「敬具」、「謹啓」なら「謹言」、「前略」なら「草々」です。

時候の挨拶

通常はメインとなる文章の中に時候の挨拶を置きます。お詫状などの場合には省くこともありますが、基本的には入れるようにしましょう。
時候の挨拶は季節によって異なります。

主文

手紙の最重要となる部分です。挨拶の場合には「さて」や「ところで」、お礼状やお詫状の場合には「先日は」で始めるのが通例です。

結び

今後の厚情や指導を願う言葉や総括する言葉で本文を締めます。

結語

頭語と対応した形で文章を閉じます。

日付と差出人

日付と差出人は最後に書きます。
会社の住所や電話番号を書く場合もありますが、明確なルールはありません。

ビジネスレターを活用して良好な関係を築く

メールやチャットの普及によって利用される場面が減りつつあるビジネスレターですが、丁寧にお礼したいとき、お詫びをしたいときはビジネスレターが適しているがあります。
マナーやルールを踏まえてぜひ活用してみてください!

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