社内に散らばった情報や知識の共有・蓄積に役立つ2つのツール

最終更新日：2021-05-13（記事の情報は現在から1315日前のものです）

社員一人一人が持つ情報や知識は目に見えない貴重な財産。社内全体にそれらを共有し蓄積できる2つのツール(ナレッジマネジメントツール、マニュアル作成ツール)について簡潔にまとめました。

一人一人の社員が持つ情報や知識はかけがえのない会社の財産ですが、大部分は周りに共有されることなくそれぞれの社員の頭の中にしまってある状態です。

だれかが情報や知識を独り占めしている状態は、このような非効率な事態を招きかねません。

✓　急に退職・休職した人がいて、その業務をできる人がいなくなった
✓　社内のさまざまな人から同じ質問を受けて、その都度回答している
✓　誰に聞けば良いのか分からず、部署をたらい回しにされる
✓　知識の習得が難しく、なかなか新人が育たない

このようなことが起こらないようにするためにも、情報や知識の属人化を防がなければなりません。

ナレッジマネジメントツール、マニュアル作成ツールの2つのツールをうまく活用して、社内全体の知識レベル・スキルの向上や業務の効率化を目指しましょう。

社内版ウィキペディをつくりたいならナレッジマネジメントツール

ナレッジマネジメンツールを使えば、まるでウィキペディアやまとめ記事サイトのような社員限定の情報集をつくれます。

記事だけではなく動画や一問一答のFAQ形式など、さまざまな形式で情報を保存できるツールもあります。それぞれの情報の特性や使用目的に応じて使い分けてみましょう。

記事や動画をつくるなんて難しいし手間だ！と思うかもしれませんが、ナレッジマネジメントツールにはテンプレートが用意されていて、簡単な操作でつくれるようになっています。

「この情報、残しておきたい」と思ったらササッとつくって、自分自身の備忘録やメモ代わりにも活用していきましょう。

ナレッジマネジメントツールの機能

ナレッジマネジメントツールの主な機能についてまとめました！

ツールによってある機能／ない機能があるので、必要な機能を整理してツール選びに役立ててください。

機能1 ： 検索機能
蓄積された情報の中から、キーワードなどの条件で欲しい情報を検索できます。

機能2 ： スマホ機能
ふとした空き時間にスマホで情報を投稿したり、外出先で情報を確認できます。

機能3 ： ブックマーク機能
特に自分にとって必要な情報にはブックマークをつけられます。

機能4 ： 掲示板機能
自分が投稿した情報に対して質問や感想などを受けつけ、返信できます。

機能5 ： 階層機能
情報や知識を階層上にカテゴリ分けして整理でき、必要な情報を探しやすくなります。

ナレッジマネジメントツールは社員一人一人が積極的に活用し、投稿や検索が常に活発にされていることが重要です。

そのために何よりも重視すべきは、簡単に投稿できること。

基本的には簡単に使えるツールが多いですが、社員のITスキルや業務量などを見ながら、なるべく業務を圧迫せずに楽に使えそうなものを選びましょう。

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↓こちらの記事では、おすすめのナレッジマネジメントツールを紹介しています。

ナレッジ共有とは？メリットとおすすめのツールを紹介！

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教育や研修に活用したいなら、マニュアル作成ツール

マニュアルを一から作成するのは一苦労ですが、マニュアル作成ツールを使えばテンプレートやフォーマットに従って、動画・スライド・文書などのマニュアルを簡単に作成できます。

ナレッジマネジメントツールと機能は似ていますが、ナレッジマネジメントツールが社員全員でつくりあげる情報集だとすれば、マニュアル作成ツールは具体的な作業や業務手順などを伝えるハウツー本のようなもの。

OJTを必要とする現場作業など、具体的に教える内容が決まっている教育や研修の場面で特に活用しやすいツールです。また、引き継ぎの際にも重宝するでしょう

マニュアル作成ツールの機能

マニュアル作成ツールの主な機能についてまとめました！

ツールによってある機能／ない機能があるので、必要な機能を整理してツール選びに役立ててください。

機能1 ： 検索機能
キーワードなどの条件で、欲しい情報が載ったマニュアルを検索できます。

機能2 ： スマホ機能
外出先や手元にPCが無い時でも、スマホからマニュアルを確認できます。

機能3 ： マニュアル取り込み機能
既に社内にある紙やデータのマニュアルを取り込み保存できます。ツールで作成し直す必要はありません。

機能4 ： 自動翻訳機能
マニュアルを自動で外国語に翻訳してくれる機能です。海外スタッフをたくさん抱える企業におすすめです。

機能5 ： アクセス分析機能
どのマニュアルがよく閲覧されているか、どのようなキーワードでマニュアルが検索されているかを分析できます。

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↓こちらの記事では、おすすめのマニュアル作成ツールを一つずつ紹介しています。