【2024年最新】おすすめメール共有・問い合わせ管理システム12選｜機能・料金をまとめた比較表をプレゼント
顧客との連絡手段は、メール、問い合わせフォーム、チャットなど多岐にわたっており、Excelやスプレッドシートの問い合わせ管理表で管理しようとしても難しい場合がしばしばです。
そこで注目されているのが問い合わせ管理システムです。最近では、BtoC以外にBtoBビジネスにも活発に導入されるようになりました。
「SaaS導入推進者が選ぶサイト第1位」のボクシルが、おすすめの問い合わせ管理システム12選を厳選しました。さらに、各サービスの料金・機能をまとめた『比較表』もプレゼント ！ 問い合わせ管理システムが気になる方は、『比較表』を使って自社に合うサービスを探してみましょう。
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問い合わせ管理システムとは
問い合わせ管理システムとは、メールや電話、チャット、SNSなどの複数のチャネルからの問い合わせを一元管理するシステムのことを指します。導入することで業務効率化・顧客満足度の向上などが期待できるため、多くの企業が注目しているシステムです。
問い合わせ管理システムを導入するメリット
問い合わせ管理システムを導入するメリットは次のとおりです。
- 問い合わせ情報を一元管理できる
- 担当者の負担が減る
- 問い合わせ内容を分析できる
問い合わせ情報を一元管理できる
問い合わせ管理システムの大きなメリットの一つは、情報を一元管理できることです。
顧客との連絡手段は、メール、問い合わせフォーム、チャットなど多岐にわたっており、Excelやスプレッドシートの問い合わせ管理表で管理しようとしても難しい場合がしばしばです。何とか対応しても、返信遅れや対応漏れなどのヒューマンエラーが発生することもあります。
その点、問い合わせ管理システムを使えば、複数のチャネルを通じた問い合わせであっても、一つの画面で表示できるので混乱を防げます。同一案件なら対応状況も表示できるので、返信遅れや対応漏れにも対応しやすくなります。
担当者の負担が減る
問い合わせ管理システムの導入によって、担当者の負担を軽減できます。
情報が一元管理されていれば、問い合わせ対応担当者やオペレーターがすぐに情報を呼び出し、迅速な対応が可能になります。早々に対応できるので、品質管理が向上する点も大きなメリットといえます。
問い合わせ内容を分析できる
問い合わせ管理システムを使えば、問い合わせ内容の分析が可能になります。
- 対応内容
- 件数
- 返信までの所要時間
これらを含め内容を視覚的なグラフで分析することで、改善点を見つけやすくなります。常にフィードバックを活かしていけば、顧客満足度の向上も期待できます。
問い合わせ管理システムの選び方
問い合わせ管理システムの選定の際には、次のポイントに注意して選ぶことをおすすめします。
- 必要十分な機能があるか
- 自社のチャネルに対応しているか
- 使い勝手がよいか
それぞれのポイントについて説明します。
必要十分な機能があるか
問い合わせ管理システムの選び方で一番重要なのは、業務に必要な機能が揃っているかです。問い合わせの共有機能、分析機能、マルチチャネル対応など、問い合わせ管理システムの機能は多岐にわたっています。問い合わせに関する日常業務の棚卸を行い、どのような機能が必要か明確化したうえで、システムを選びましょう。
自社のチャネルに対応しているか
顧客窓口チャネルが複数に渡っている場合、問い合わせ管理システムがすべてに対応しているかも重要です。ほとんどのシステムがメールや電話に対応していますが、各種SNSやチャット対応にはばらつきがあります。システムが自社のすべてのチャネルに対応しているか、確認しておきましょう。
使い勝手がよいか
問い合わせ管理システムを選ぶ際には、見やすい・使いやすいシステムであることも大切です。実際に利用する担当者に無料プランや無料トライアルで体験してもらい、使い勝手の良し悪しをシステム選びのポイントにするのがおすすめです。
問い合わせ管理システムで顧客満足度を向上させよう！
問い合わせ管理システムは、メールや電話、チャット、SNSなどの複数チャネルからの問い合わせを一元管理することで、業務効率化や顧客満足度の向上といったメリットをもたらします。最近では、BtoC以外にBtoBビジネスにも活発に導入されるようになりました。
サービス選定で失敗しないためには、各サービスの情報収集を念入りに行い、料金や機能を比較することが重要です。まずは、これまで紹介した選び方を参考に、『比較表』を使って自社に合うサービスを絞り込んでみましょう。
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