【2024年最新】おすすめ文書管理システム11選｜活用シーン・導入メリット・選び方
・確認ミスによるトラブルを防止したい
・契約書の紛失や期限切れ、情報漏えいなどのリスクを防ぎたい
文書管理システムでは、上記のような課題を解決できるメリットがあり、近年では導入する企業が増えています。しかし、文書管理システムは製品ごとに機能や特徴が異なり、検討するだけでも一手間です。
そこで、「SaaS導入推進者が選ぶサイト第1位」のボクシルが、おすすめ文書管理システム11選を厳選しました。各サービスの詳しい資料は下記ボタンから無料でダウンロードできるので、導入を検討している方はぜひご活用ください。
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文書管理システムとは
文書管理とは、文書や記録情報の保管から活用、廃棄までの一元管理を行うことです。とくに、重要文書の管理を目的に行われます。
そして文書管理システムとは、文書をデータ化し、コンピュータ上で効率よく管理することを目的としたシステムです。紙で保存すると膨大になる書類をデータで管理することで、印刷コストを削減できます。
文書管理システムの活用シーン
文書管理システムは、市場が広がるにつれ多くの場面で使われるようになりました。文書管理システムが使われる主なシーンを見てみましょう。どのような場面で活用していくかの参考にしてください。
文書管理でセキュリティを強化できることによって、情報漏えいリスクを軽減できます。
申請書・報告書
文書をサーバーで一括管理し、ネットワーク経由で情報共有を可能にします。これにより、承認や更新などのワークフローが容易になります。
会議資料
文書管理システムでは、ペーパーレス化と過去の資料を検索も可能になります。会議資料を印刷する手間がなくなるため、スピーディーな会議とコスト削減を実現できます。
マニュアル
文書管理システムでは、システムの運用・監視・保守に関するドキュメント管理もできます。マニュアル作成と運用が課題である企業では、文書管理システムによって一元管理できる体制にするのもいいかもしれません。
企業内では帳票や見積もり、請求書、決算書など様々な文書を適切に保管する必要があります。しかし、ファイルや文書の管理ができていないと、必要な書類を探すのも一苦労です。作業効率が低下してしまいます。
もしも仕事がスムーズに進まないと感じたら、文書管理方法を見直してみるのも良いかもしれません。
文書管理システム導入によるメリット
文書管理システム導入によって得られるメリットは次のとおりです。
- 検索にかかる時間が短縮できる
- 版の確認ミスによるトラブルを防止できる
- スピーディーな共有ができる
- セキュリティ対策
- ペーパーレスによるコスト削減
「場所や時間を問わずアクセス可能」「容量を気にしない」「検索が容易」といったメリットを最大限に活かすためには、システムを導入して文書管理をクラウド化するのは必然とも言えるでしょう。
また、マイナンバー制度や個人情報保護法の改訂などによって、文書管理の重要性が今までに増して高まってきています。地震や台風などの災害によって書類が流出することもあり得るでしょう。情報への責任や、情報流出の危機にそなえ、文書を適切に管理することが求められます。
文書管理システムの選び方
文書管理システムを選ぶ際は、次の流れで確認しましょう。
- 文書管理システムの導入目的を確認する
- 文書管理システムの機能を確認する
- 文書管理システムを導入する際の注意点を確認する
- 文書管理システムの料金・価格相場を確認する
文書管理システムの導入目的を確認する
文書管理システムの導入を検討する際は、まず導入目的を明確にしましょう。主な導入目的は次のとおりです。
| 導入目的 | 詳細 |
|---|---|
| 社内の文書を適切に管理し、必要なときにすぐ共有できる環境を整えたい | さまざまな文書において、細かなアクセス権限の設定ができる文書保管型のシステムがおすすめ |
| 社内の文書を作成・共有して、作業の効率化やコミュニケーションの活性化を図りたい | 社内文書の作成から共有までを行えるシステムがおすすめ |
| 契約書の厳格な管理・運用を行いたい | 契約書の保管や更新業務に特化したシステムがおすすめ |
| 契約書の作成をスムーズに行い契約まわりの業務を効率化したい | 契約書の作成から行えるテンプレート機能や、管理機能を備えたシステムがおすすめ |
| 社内だけでなく社外関係者にも文書を共有したい | オンラインストレージで文書のほかに、動画や画像などを共有できるシステムがおすすめ |
文書管理システムの機能を確認する
文書管理システムでできること、利用できる機能は次のとおりです。上記の導入目的・課題をどのように解決できるか記載しているため、必要な機能を洗い出しましょう。
【基本的な機能】
| 機能 | 詳細 |
|---|---|
| 保存 | 文書を保管・保存する機能 |
| 検索・閲覧 | 管理している文書を検索して閲覧できる機能 |
| 編集 | 保存してある文書の編集ができる機能 |
| 情報共有 | 文書の編集・改正したときに通知できる機能 |
| 権限設定 | 役職や部署ごとでの閲覧・編集の権限設定機能 |
| ワークフロー | 承認ワークフローの設定ができる機能 |
| データ移行・印刷 | データの移行や出力、印刷ができる機能 |
| ファイル・動画共有 | ファイルや動画を共有できる機能 |
【特定の課題・用途・業界に特化した機能】
| 機能 | 詳細 |
|---|---|
| テンプレート | あらかじめ用意されているテンプレートを利用して書類を作成できる機能 |
| コメント・メール通知 | 契約書のやり取りにコメントを残せたり、通知を受けられたりする機能 |
| リマインド | 任意の日付を設定し更新前になるとお知らせする機能 |
| レポート | アクセスの多い書類や貢献している書類をレポート化する機能 |
書類作成から管理までをよりスムーズに行いたい場合にはテンプレート機能やリマインド機能のあるものを、社内書類の活用状況を可視化したい場合にはレポート機能があるシステムがおすすめです。
文書管理システムを導入する際の注意点を確認する
文書管理システムを導入する際、失敗しないために次の項目も確認しておきましょう。
| 確認事項 | 詳細 |
|---|---|
| 外部ツール・API連携 | すでに利用しているチャットツールや、CRMとの連携ができるか事前に確認しておきましょう。 |
| 導入形式 | 自社サーバーを利用するオンプレミス型か、クラウド経由で管理するクラウド型か自社に合うタイプを選びましょう。 |
| 法令や各種制度への対応 | 文書管理における法令や制度について、対応しているかを確認しておきましょう。 |
| 操作性 | 使いやすさについてトライアルで確認しておくと安心です。 |
| セキュリティ | 大切な書類の保管をするため、セキュリティが万全かを確認しておく必要があります。 |
| サポート体制 | 導入時や導入後に何かあった場合に、すぐに対応してもらえる体制かを確認しておきましょう。 |
文書管理システムの料金・価格相場を確認する
文書管理システムの料金は、オンプレミス型かクラウド型か、また、クラウド型の場合は月額固定費用タイプか月額従量課金タイプかで異なります。必要な機能と要件が搭載されているサービスの料金を確認しましょう。
オンプレミス型の場合は、導入規模やプランにより費用が違うのが特徴です。また、クラウド型の月額固定費用タイプの場合、月4,800円〜43,000円程度とシステムによって異なります。
初期費用はかからない場合もありますが、プランや利用人数によって必要となる場合があります。従量課金タイプの場合は、利用人数によって初期費用、月額費用ともに別途見積もりが必要となるケースがあることも覚えておきましょう。
気になるシステムは公式サイトから見積もり依頼や相談の問い合わせをしましょう。
導入前に念入りな情報収集を！
サービス選定で失敗しないためには、各サービスの情報収集を念入りに行い、料金や機能、特徴を比較することが重要です。これまで紹介した選び方や比較ポイントを参考に、自社に合うサービスを探しましょう。
各サービスの導入実績や特徴、よくある質問がまとまった資料は下記ボタンから無料でダウンロードできます。導入前の下調べにご活用ください。
