無料で使えるおすすめの議事録作成ツール・ソフト2選！ツールの特徴と選ぶ際のポイントを解説！
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議事録作成ツール・ソフトとは
議事録作成ツール・ソフトとは、会議の内容を記録し、共有・管理するシステムです。音声認識やテキスト変換、タスク抽出や翻訳などの機能がついており、会議の準備や進行、フォローアップなどの会議運営の業務を効率化できるようになります。
無料の議事録作成ツール・ソフトを選ぶときのポイント
無料の議事録作成ツール・ソフトを選定する際は、いくつかの基準が存在します。代表的な基準について解説します。
編集しやすいか確認する
議事録作成ツール・ソフトで作成した議事録は、そのままでは見づらい場合があります。例えば、話者の区別がつかなかったり、重要なポイントが埋もれてしまったりすることがあります。
そこで、編集しやすいかどうかも重要なポイントです。編集しやすいツール・ソフトでは、話者の名前や役割を付けたり、見出しや箇条書きを挿入したり、文字の色やサイズを変更したりできます。
保存や共有が簡単か確認する
議事録は後から参照できるように保存し、会議の参加者や関係者と共有する必要があります。保存や共有が簡単な議事録作成ツール・ソフトでは、クラウドストレージにアップロードしたり、メールやチャットなどのアプリと連携したりできます。
保存や共有が簡単かどうかは、ツール・ソフトの公式サイトやレビュー記事などで確認できます。
セキュリティが確保されているか確認する
議事録作成ツール・ソフトを選ぶ際はセキュリティが確保されているか確認してください。議事録には、社外秘の情報や機密情報が含まれる場合があります。
データの暗号化やバックアップ、アクセス制限などの対策がされているツール・ソフトを選ぶことで、情報の漏洩や紛失を防ぐことができます。
無料で使えるおすすめの議事録作成ツール・ソフト2選
議事録作成ツール・ソフトの中で無料で使えるおすすめのツールを紹介します。無料の範囲でできることや機能制限などを解説しているので議事録作成ツール・ソフト選びの参考にしてみてください。
Notta - Ｎｏｔｔａ株式会社
無料で利用できる機能と制限
Nottaは、104言語に対応した自動文字起こしツールです。パソコンやスマートフォンで音声を録音し、リアルタイムでテキスト化できます。会議や取材などの音声を手作業で文字起こしする手間が省け、作業効率が大幅に向上します。
さらにNottaを利用することで、録音した音声を確認したり、テキストを編集したり、メモや画像を挿入したりすることが簡単にできます。
無料プランでは次の機能に制限がかかる、または利用できません。
| 機能 | 制限 |
|---|---|
| 文字起こし時間 | 120 分 / 月 |
| チームワークスペース | 利用できません |
| テキストデータのダウンロード | 利用できません |
| 音声ファイルの文字起こし | 1回につき5分まで |
toruno
無料で利用できる機能と制限
torunoは、文字起こし＋録音＋画面キャプチャで会議を記録できる議事録作成ツール・ソフトです。会議や取材などの音声をリアルタイムで文字起こしし、同時に記録された音声と画面キャプチャも確認できるので会議を素早く振り返られます。
そして、議事録作成を時短できたり、記録自体を共有したりできるので、議事録作成の業務負担を劇的に減らせます。
無料プランでは次の機能に制限がかかる、または利用できません。
| 機能 | 制限 |
|---|---|
| 記録時間 | 3時間 |
| 保存容量 | 20GB |
自社に合うサービスを選ぶには、各サービスの内容を比較することが重要です。気になるサービスの資料をダウンロードして自社に合うのか検討してみましょう。
無料と有料の違いは？よくある機能制限と注意点
無料の議事録作成ツール・ソフトでよくある機能の制限をまとめました。
文字起こし時間や記録時間に制限がある
無料版では、文字起こし時間や記録時間に制限がかかっていることが多くあります。例えば、文字起こしできる時間が月に120分しかなかったり、記録可能な時間が30時間しかなかったりする場合があります。
これらの制限は、議事録の作成に影響を与えます。文字起こし時間や記録時間が無料版で十分かどうかは、ツールの公式サイトやレビュー記事などで確認してください。
サポートやセキュリティに制限がある
無料版では、サポートやセキュリティに制限があることが殆どです。例えば、ツールの使い方やトラブルに対するサポートが受けられなかったり、データの暗号化やバックアップがされていなかったりする場合があります。
これらの制限は、議事録作成の信頼性や安全性を低下させます。サポートやセキュリティが無料版で信頼できるかどうかは、ツールの公式サイトやレビュー記事などで確認してください。
有料ツールを検討するべきケース
企業の状況やツールに求めていることによっては、無料ツールでは叶えられないケースが存在します。有料ツールを検討したほうが良いケースをまとめているので参考にしてみてください。
会議の回数が多かったり会議時間が長かったりする場合
会議の回数が多かったり会議時間が長かったりする場合は、議事録作成の負担も大きくなります。無料版では、文字起こし時間や記録時間に制限がかかっていることが多いため、議事録作成の網羅性や正確性を低下させます。
文字起こし時間や記録時間に制限がないかどうかは、ツールの公式サイトやレビュー記事などで確認してください。
サポートやセキュリティを重視する場合
サポートやセキュリティは、議事録作成の信頼性や安全性を保証するために重視すべきです。サポートは、ツールの使い方やトラブルに対する対応を受けられるかどうかを確認しましょう。
セキュリティは、データの暗号化やバックアップがされているかを確認してください。無料版では、これらのサービスが十分に提供されていないことが殆どです。
例えば、サポートはメールやチャットだけでなく電話でも受けられるようにしたり、セキュリティはISO27001などの国際基準に準拠したりする場合は、有料版を選んだ方が良いでしょう。
サービスを比較しましょう
自社に合うサービスを選ぶには、各サービスの内容を比較することが重要です。気になるサービスの資料をダウンロードして自社に合うのか検討してみましょう。
