オンラインストレージとは？機能やメリット・デメリットをわかりやすく解説

オンラインストレージとは

オンラインストレージとは、インターネット上にあるサーバーにデータを保存するサービスのことです。パソコンやスマートフォンなどの端末からアクセスし、データの閲覧や利用ができます。主に対応している作業は次のとおりです。

• データの保存・管理
• データの閲覧・再生
• データの送受信・共有

オンラインストレージには、写真や動画、音楽、文書、プレゼンテーションなど、さまざまな種類のデータを保存し、クラウド上で管理できます。データの閲覧や再生はもちろん共有も可能です。まサービスによっては、データを共同編集したり、コメントやフィードバックできたりもします。

オンラインストレージと「クラウド」の違い

オンラインストレージと混同しがちな用語に「クラウド」がありますが、両者は似て非なるものです。オンラインストレージは写真や動画などデータを保管・共有できるサービスをいいます。

それに対してクラウドとは、ユーザーがインフラ環境を持たなくても、必要な分だけインターネットサービスを利用できる考え方のことです。すなわち、オンラインストレージはクラウドの一種といえます。また「クラウドストレージ」はオンラインストレージと同義です。

オンラインストレージの主な機能

オンラインストレージの具体的な機能は次のとおりです。

• データの自動保存機能
• データのバックアップ機能
• ファイル共有を行える機能
• 複数デバイスで同時作業できる機能

データの自動保存機能

オンラインストレージの代表的な機能として、テキストや写真、動画などデータの自動保存機能があります。特に動画は容量が必要なので、メールやチャット添付だとアップロードやダウンロードに時間がかかるため、送信側・受信側ともに作業効率が下がってしまうでしょう。

オンラインストレージを使えば、オンライン上の保存先URLを送るだけで、相手はワンクリックで閲覧できます。アクセス権限を付与していれば、自由に編集も可能です。データの確認や編集工数を大幅に削減できるでしょう。

データのバックアップ機能

オンラインストレージには、テキストや画像、動画などデータのバックアップ機能が搭載されています。たとえばPC本体にデータを保存している場合、ハードディスクの破損や盗難などによって、重要なデータが消えてしまう可能性があります。

オンラインストレージは「クラウド」にデータを保管しているため、ベンダー側の大きなトラブルがない限り、データが消える心配はありません。「普段はPC本体にデータを保管したいが、万が一に備えてクラウドにも保存しておきたい」といった使い方も可能です。

ファイル共有を行える機能

オンラインストレージには、ファイルの共有機能も備わっています。たとえばGoogleには、文書作成ツール「Googleドキュメント」や、表計算ツール「Google スプレッドシート」があります。

これらのツールは「Google Drive」に自動保存され、共有先やアクセス権限を設定したうえ、見せたい人にだけ共有可能です。先述のとおり、ファイルのURLを送信するだけで相手はすぐに内容を閲覧・編集できるため、確認工数が大幅に削減されます。

複数デバイスで同時作業できる機能

オンラインストレージはインターネットにデータを保管するサービスなので、複数のPCやスマートフォンから同時アクセスが可能です。アクセス権限が付与されていれば同時に編集作業ができるほか、サービスによっては編集履歴が残るものもあります。

インターネットにつながれば時間や場所を問わずアクセスできるため、オフィスではPCから、自宅ではスマートフォンから作業するといった使い方も可能です。

オンラインストレージを利用するメリット

オンラインストレージには次のようなメリットがあります。

• 場所を問わずに利用できる
• 管理や保守の工数を抑えられる
• 災害時のリスク分散ができる
• 初期費用を抑えられる
• 常に最新状態が保たれている

場所を問わずに利用できる

オンラインストレージの最大のメリットともいえるのが、利用の柔軟さと自由さです。インターネットにさえ接続できれば、デバイスや場所を問わずにファイルを保存・共有できます。

業務に必要なデータをオンラインストレージで一元管理しておけば、普段から紙の資料やUSBメモリを持ち歩く必要もありません。「営業や出張先でデータをすぐに取り出して見たい」といった場合にも便利です。場所に関係なく自由にアクセスできるため、テレワークとも親和性が高いといえます。

管理や保守の工数を抑えられる

自社でサーバーやインフラを構築するオンプレミス型の方法では、運用保守の工数がかかってしまいます。

その点オンラインストレージでは、ベンダーが運用管理を行うため、利用者側に負担がかかることはありません。ベンダーが運用管理を対応することで、自社はさらにコア業務に集中できるでしょう。

災害時のリスク分散ができる

オンラインストレージはクラウド上にデータを保管するため、災害時にPCやサーバーといった物理的な機器故障があっても、データの破損や紛失が起きません。ほとんどのオンラインストレージサービスは、災害やセキュリティ対策として、複数のデーターセンターにデータを保管・バックアップしています。

リスク分散としては、基本は物理的なデータ保存を、万が一に備えてオンラインストレージを、といった使い方がおすすめです。

初期費用を抑えられる

自社でサーバーやインフラを構築するのは数か月の時間を要するうえ、高額な初期投資が必要です。その点オンラインストレージは初期費用がかからないサービスも多く、ストレージの容量や利用人数などによってプランが用意されているため、月額費用もコントロールできます。

多くが月額料金制でコストを可視化できるため、キャッシュフローの調整もしやすいでしょう。まずは必要最小限のプランから始めて、事業規模が大きくなったらプランをアップグレードするといった選択も可能です。

常に最新状態が保たれている

サーバーやインフラを自社で構築・運用している場合、システムの改善やアップデートも自社で行わなければなりません。その点オンラインストレージでは、ベンダー側がシステムのアップデートや機能更新を行うため、利用者の負担がありません。

常に最新状態のサービスを利用できるため、自社でシステムの機能を見直したり、改善するために会議をしたりといった工数を考えずに済みます。

オンラインストレージのデメリット

オンラインストレージにはメリットが多い反面、次のようなデメリットもあります。

• パスワードを徹底管理しなければならない
• インターネット環境がないと身動きがとれない
• サイバー攻撃によるリスクがある
• トラブル時の対応がベンダーに依存する

パスワードを徹底管理しなければならない

オンラインストレージでは、ファイルのURLを送ることで相手と共有できますが、裏を返すと、パスワードの漏えいリスクがあるといえます。万が一URLやパスワードを誤送信した場合、第三者にファイルが行き渡り、不正利用されてしまう可能性があります。

そのためパスワードの徹底管理が必須です。従業員に対してパスワードの扱いを教育したり、退職者に対してもパスワードを漏えいさせないよう書面で契約を結んだりすることが必要でしょう。

オンラインストレージの多くはアクセス権限機能が備わっています。セキュリティリスクを低減させるためにも、ファイルの閲覧や編集権限を人物によって細かく設定することが大切です。

インターネット環境がないと身動きがとれない

オンラインストレージはインターネット環境があれば時間や場所を問わずに利用可能です。しかし裏を返せば、インターネット環境に依存する、ともいえます。そもそもインターネット環境がなければログインできないうえ、Wi-Fiが不安定だとファイルのアップロードに時間がかかってしまいます。

あらかじめインターネット環境のない場所やデバイスでの作業がわかっている場合は、必要なファイルをオフラインフォルダに移すといった方法で対応可能です。サービスによっては、オフライン編集後、インターネット接続された時点での自動保存に対応しているものもあります。

サイバー攻撃によるリスクがある

オンラインストレージは「クラウド型」なため、オンプレミス型と比べてセキュリティリスクが高いです。もちろんベンダー側も万全な対策を施していますが、インターネットを介したサービスなので、ハッキングされる可能性もゼロではありません。

ベンダーがどのようなセキュリティ対策を施しているのか、契約前にチェックすることが大切です。

トラブル時の対応がベンダーに依存する

オンラインストレージのシステムを運用管理しているのはベンダーなので、サービスによってトラブルが起きた場合の対応にも差が出てくるでしょう。多くのベンダーではトラブル時の復旧対策を行っているため安心できますが、復旧までにどの程度時間がかかるかは読めません。

そのため依頼企業は、万が一に備えてオンラインストレージ以外にもデータを保存しておくことをおすすめします。

オンラインストレージの無料版と有料版の違い

オンラインストレージには、無料で利用できるものと、有料で利用できるものがあります。

無料オンラインストレージは、データの容量や機能に制限があることが多いですが、個人的な用途や簡単な共有などには十分な場合もあります。

一方の有料オンラインストレージでは、データの容量や機能制限は少ないものの、月額や年額の料金が発生します。オンラインストレージを選ぶ際は、利用目的や予算に合わせて、比較検討しましょう。

オンラインストレージの個人向けと法人向けの違い

オンラインストレージには、個人向けのものと、法人向けのものがあります。

どちらもデータの保存や共有といった基本機能は変わりませんが、法人向けのオンラインストレージは、個人向けのものに比べて、セキュリティや管理機能が強化されていることが多いです。セキュリティや容量の観点から料金も高くなる傾向にあります。

自分の利用シーンや規模に合わせて、個人向けと法人向けの特徴とニーズを考慮したうえでオンラインストレージを選びましょう。

オンラインストレージの選び方

オンラインストレージはサービスによって特徴や機能が異なります。自社にあったオンラインストレージサービスを選ぶためのポイントを紹介します。

• ストレージ容量は適切か
• サービスが使いやすいか
• 無料か有料か
• セキュリティ性は保たれているか

ストレージ容量は適切か

ストレージ容量は大きいほど便利ですが、「制限なし」や「5TB」といった膨大なストレージを使えるプランは、その分料金も高くなります。せっかく高い月額料金を払っているのに、ストレージを持て余してしまうのはもったいありません。

そのため、まずは必要最小限のストレージ容量を契約するのがおすすめです。またプランによっては、アップロードできるファイルサイズに制限がかかっている場合もあります。ストレージ容量に加えて、ファイルのアップロードについても事前に確認しておきましょう。

サービスが使いやすいか

企業によってオンラインストレージに求めるものは異なりますが、共通して「使いやすさ」は重要でしょう。オンラインストレージの使いやすさを見るポイントとして次のものがあげられます。

• アップロード速度が速いか
• マルチデバイスに対応しているか（PC以外でも使いやすいか）
• さまざまなファイル形式に対応しているか
• インターフェースがわかりやすいか

クラウドサービスに慣れていない従業員が多く在籍している企業にとっては、「初心者でも簡単に使えるか」は重要なポイントです。アップロードやデバイス、ファイル形式、インターフェースなど多面的にサービスを判断しましょう。

無料か有料か

オンラインストレージには、サービス自体が無料のものや、プランによって無料〜プランごとに月額料金が決まるサービスがあります。とくに企業におけるオンラインストレージ選びでは「無料か有料か」は重要なポイントです。

無料はコストがかかりませんが、ストレージ容量が小さすぎたり、ユーザーが1人〜数人までしか使えなかったりと、企業にとっては不便なことが多いでしょう。

有料プランの方がセキュリティ面も堅牢な場合が多いです。有料機能を「無料トライアル」で使えるサービスもあるので、まずはお試し利用してみることをおすすめします。

セキュリティ性は保たれているか

オンラインストレージを選ぶうえで、セキュリティ性は外せないポイントです。ベンダーが行うセキュリティ対策として次のものがあげられます。

• SSL暗号化
• ウイルスブロック
• バックアップやサーバーの多重化
• ユーザー側の多要素認証
• 細かいアクセス制限
• アクセス履歴の閲覧

サービスの公式ページを確認したり、直接問い合わせたりといった方法で、ベンダーがどのようなセキュリティ対策を施しているか確認しましょう。

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次の記事では、口コミで評判の法人向けのおすすめオンラインストレージを紹介しています。

オンラインストレージを比較検討したい方はぜひ参考にしてください。

オンラインストレージの活用で業務効率を向上させよう

オンラインストレージを利用すれば、データの保存や管理、共有が簡単になり、業務効率が大幅に上がるでしょう。データの管理や利用が便利になるだけでなく、コストや管理リスクの抑制にもつながります。

オンラインストレージを選ぶ際には、データ容量や使いやすさ、セキュリティ対策などへの注意が必要です。ぜひ、自分に合ったオンラインストレージを見つけて、活用してみてください。

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