社会保険資格喪失証明書とは？健康保険・厚生年金保険資格喪失証明書のひな形【無料】
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社会保険資格喪失証明書とは
社会保険資格喪失証明書とは、健康保険の被保険者や扶養者であった方が、社会保険資格を失い脱退した日付を証明するための書類です。社会保険資格喪失証明書を発行することで、退職後に新しい就職先で社会保険に加入したり、個人で国民健康保険に切り替えたりできます。
社会保険資格喪失証明書は、公的手続きに必要な書類ではありますが、実は企業側に法的な発行義務はありません。つまり、必ずしもすべての退職者に社会保険資格喪失証明書を発行する必要はありません。そのため、企業ごとに発行ルールが異なったり、まったく発行しない企業もあります。
社会保険資格喪失証明書が必要になるとき
社会保険資格喪失証明書が必要になるのは、主に従業員の退職時です。具体的には、次の2つのケースのいずれかに該当する場合に発行が必要となります。
- 国民健康保険に加入する場合
- 新しい勤め先で社会保険に加入する場合
国民健康保険に加入する場合
従業員が退職後に国民健康保険へ加入する場合には、社会保険資格喪失証明書の発行が必要になります。
従業員が退職後に個人事業主になる場合や転職先が決まっていない場合など、国民健康保険に切り替える際には、手続き時に社会保険資格喪失証明書の提出が必要です。
社会保険から国民健康保険への切り替え手続きは、退職日の翌日から14日以内と定められています。退職者から社会保険資格喪失証明書の発行依頼があった場合、すぐに対応できるよう準備しておくとよいでしょう。
新しい勤め先で社会保険に加入する場合
従業員の転職先が決まっている場合、転職先の企業に社会保険資格喪失証明書を提出するケースもあります。ただし、必ずしも提出を求められるわけではなく、提出の必要がない場合もあります。
社会保険資格喪失証明書発行の流れ
社会保険資格喪失証明書の発行の流れは、次の3つのステップです。
- 社会保険資格喪失証明書の書式の用意
- 社会保険資格喪失証明書の発行
- 社会保険資格喪失証明書のコピーを取り、従業員に手渡す（または郵送する）
社会保険資格喪失証明書の書式の用意
まずは、社会保険資格喪失証明書の書式を用意します。
記事の冒頭でも触れましたが、社会保険喪失証明書の発行には法的義務がありません。そのため既定の書式がないので、社会保険資格喪失証明書を発行するには各企業で書式を用意する必要があります。従業員から発行を求められた場合に備え、あらかじめ書式を用意しておくとよいでしょう。
社会保険資格喪失証明書の書式を自社で作成する場合は、証明書としての体裁が整うよう、「被保険者本人」「被扶養者」「企業（自社）」それぞれに必要な記入項目を設けてください。必要な記載項目について不明点や疑問がある場合は、社労士事務所に相談するとよいでしょう。
自治体によっては、ホームページでひな形を公開している場合もあるので、一度調べてみるとよいでしょう。なお、記事の末尾で健康保険・厚生年金保険資格喪失証明書のひな形も掲載しているので、ぜひダウンロードしてご活用ください。
社会保険資格証明書の発行
退職時に社会保険資格喪失証明書の発行を求められた場合は、用意した書式に必要事項を記入して書類を発行します。
社会保険資格喪失証明書を作成する際に注意が必要なのは、「資格喪失日」です。退職に伴う社会保険脱退の場合、資格喪失日は退職日の翌日です。退職日当日は被保険者扱いになるので、日付に誤りがないようご注意ください。
社会保険資格喪失証明書のコピーを取り従業員に郵送する
社会保険資格喪失証明書を発行したら、念のため会社で保管用のコピーを取っておくとよいでしょう。
社会保険資格喪失証明書は原則、退職者の「被保険者資格喪失届」を提出したあとに発行します。被保険者資格喪失届は、退職日の翌日から5日以内に提出することが義務付けられているので、社会保険資格喪失証明書の作成と合わせて速やかに対応しましょう。
社会保険資格喪失証明書は、資格の喪失を証明する書類なので、資格喪失前には発行ができません。必然的に従業員の退職後の発行となる場合が多いため、従業員の元へ郵送するのが一般的です。
従業員本人が受け取りに来る機会があれば手渡しでもかまいませんが、基本的には郵送を前提に書類の準備を進めると、余裕を持って対応できます。
健康保険・厚生年金保険資格喪失証明書のひな形（テンプレート）
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