iPadで利用できる受付システム6選！無料サービスあり

iPadを使った受付システムとは？

iPadを始めとするタブレット端末を使った受付システムとは、タブレットから受付やアポイント調整などができるシステムです。オフィスの入口に設置し、来訪者各自が操作して、本人確認やアポイント変更などを行います。

タブレット端末を使った受付システムには、専用端末タイプとタブレット端末利用タイプがあります。

専用端末タイプは、システム導入時に端末の購入やレンタルが必要です。一方タブレット端末利用タイプなら、すでに所有しているiPadのような市販のタブレットで利用できます。

市販のタブレットは受付システム以外の用途でも利用できるため、将来的に受付システムを利用しない場合や他のシステムに乗り換える場合でも、端末が無駄になりません。

iPadのようなタブレット型受付システムのメリット

iPadのようなタブレット型受付システムを導入することには、次のメリットがあります。

• システムを開発する必要がない
• 直感的に操作できる
• 初期費用を抑えられる
• ポータビリティに優れている
• 専用のシステムよりも拡張性がある

システムを開発する必要がない

タブレット型受付システムは、専用のアプリケーションを利用するだけでよく、新たにシステムを開発する必要がありません。受付業務に必要な機能がすでに組み込まれているため、導入までの期間を大幅に短縮できます。また、自社開発に比べて、システムの品質や安定性も確保しやすくなります。

一方、自社専用のシステムを開発する場合は開発に時間がかかり、すぐには受付業務を自動化できません。また、受付業務の自動化で削減できるコストよりも、開発費のほうが上回る可能性もあります。

直感的に操作できる

タブレット型受付システムは、直感的な操作ができるように開発されています。そのため、ほとんどの来訪者は、管理者に問い合わせなくても自力で個人認証やアポイント変更などを操作可能です。

一方、スタッフによる受付では、次の工程が必要です。

• 来訪者がスタッフに要件を伝える
• スタッフが担当者に連絡し、対応を確認する
• スタッフが確認した内容を来訪者に伝える

来訪者が求める対応を得られないときは、再度スタッフが担当者に連絡し、確認した内容を来訪者に伝える工程が発生します。タブレット型受付システムと比べて非効率であるだけでなく、時間もかかり、来訪者にストレスを与えるかもしれません。

初期費用を抑えられる

タブレット型受付システムを導入すれば、受付システムの開発費がかかりません。

iPadを始めとする既存のタブレット端末を利用できるサービスなら端末購入費も抑えられ、システム導入の初期費用だけで利用を開始できます。また、クラウドベースのサービスを利用する場合、サーバーの構築や維持にかかる費用も不要です。

一方、専用の受付システムのように初期費用が高額な場合、使い勝手が悪いと感じても気軽には他のサービスに乗り換えられません。コストを抑えて自社にあう受付システムを導入するためにも、既存のタブレット端末を利用できるサービスはメリットといえます。

ポータビリティに優れている

タブレット端末は軽量でコンパクトなため、持ち運びが容易です。そのため、受付場所の変更や、複数会場での利用にも適しています。

また、コンセントがない場所でもバッテリー駆動で使用できるため、設置場所の自由度が高くなります。

専用のシステムよりも拡張性がある

iPadで利用できるタブレット型の受付システムは、専用の受付端末と比べて、拡張性に優れているのも特徴です。

タブレット端末では、受付アプリケーション以外にも、さまざまなアプリを利用できます。たとえば、案内図の表示やアンケートの実施など、付加価値サービスを提供することで、受付業務の質を高められます。また、他の業務システムとの連携も容易です。

タブレット型受付システムの選び方

タブレット型受付システムは、次のポイントに注目して選びます。

• 必要な機能を備えているか
• 直感的に操作できるか
• システムの動作は重くないか
• コストが妥当か
• セキュリティ対策は十分か
• トラブルへの補償はあるか

それぞれのポイントについて解説します。

必要な機能を備えているか

タブレット型受付システムは、自社に必要な機能を揃えているかが大切です。一般的には、次の機能が搭載されています。

• 来訪者受付（生体認証、QRコード、手書きなど）
• 受付通知（メールや内線通話など）
• 来訪者情報管理
• 外部ツールとの連携

必要な機能がすべて備わっているだけでなく、自社にとって使いやすいことも大切です。たとえば、内線電話がないオフィスなら、受付通知はメールやチャットで実施する必要があります。また、来訪者の情報を管理する場合は、相応のセキュリティ対応が必要です。

直感的に操作できるか

直感的に操作できる受付システムであることも重要です。使い方がわかりにくいと、結局人力が必要になり、業務効率化や省人化を実現できません。来訪者にとってわかりやすいシステムか、確認しておきましょう。

また、機能が多すぎないことも重要です。機能が多ければ多いほど多様な業務を1台に集約できますが、操作方法も複雑になる恐れがあります。

そして、マニュアルやオンラインヘルプが充実しているかも、使いやすさを左右する要因です。

システムの動作は重くないか

受付業務では、来訪者をスムーズに案内することが求められます。システムの動作が重いと、受付手続きに時間がかかり、来訪者を待たせてしまうかもしれません。とくに、名刺の読み取りや受付票の印刷など、処理に時間がかかる機能については、動作速度に注目する必要があります。

そのため、システムの選定時にはデモンストレーションや試用期間を利用して、実際の動作速度やタッチパネルの反応速度を確認しましょう。タブレット端末の性能や、ネットワーク環境によっても動作速度は変わるため、自社の環境に近い条件でテストすることが重要です。

また、同時に複数の端末を使用する場合は、端末数を増やしても速度が維持されるかを確かめましょう。

コストが妥当か

タブレット型受付システムの導入コストは、初期費用と運用費用に分けられます。

初期費用には、タブレット端末の購入費、アプリケーションの導入費、設定費などが含まれます。運用費用は、ライセンス料、保守料、通信費などです。また、システムによっては利用人数や追加機能によって料金が変わることもあります。

これらのコストを総合的に判断し、予算に見合ったシステムを選ぶ必要があります。最低料金ではなく自社が利用した場合の料金を見積もり、比較するようにしましょう。

セキュリティ対策は十分か

受付システムには、来訪者の個人情報や機密情報が含まれます。これらの情報を適切に保護するため、システムのセキュリティ対策が十分かを確認しましょう。

データの暗号化、アクセス制御、ログ管理などの機能が備わっているか、定期的なセキュリティアップデートが行われているかを確認する必要があります。

また、使用するタブレットのOSアップデートにすぐ対応しているかも、確認項目の一つです。

トラブルへの補償はあるか

もしタブレット端末をレンタルする場合、端末の盗難や紛失に対して適切な補償が用意されているかを確認しましょう。

補償の範囲や条件、手続きの方法などを詳しく調べ、トラブル発生時の対応を把握しておく必要があります。また、盗難防止のためのセキュリティワイヤーやロックなどの物理的な対策が提供されているかも重要なポイントです。

端末の故障についても、修理や交換の体制が整っているかを確かめましょう。

故障時における代替機の提供や、修理期間中のデータ保全など、業務の継続性を維持するための補償内容を精査する必要があります。また、故障の原因によっては、補償の対象外となる場合もあります。免責事項を理解し、想定外の費用負担が発生しないよう注意しましょう。

そして、端末の盗難や故障時の費用負担についても、サービス提供者との契約内容を十分に確認しておきましょう。補償の範囲内であっても、一定の自己負担を求められるケースがあります。

想定される最大の費用負担を見積もり、予算に収まるかを検討しましょう。

iPadで利用できるおすすめ受付システム6選

ここからは、タブレットで利用できる受付システムを紹介します。いずれも、市販のiPadで利用できるシステムです。すでにiPadをお持ちであれば、初期費用を抑えられます。

• iPad1台で来客受付を自動化
• チャットツールで来客を通知
• 来客リストをデータで管理可能

RECEPTIONISTは、iPad1台で簡単に導入できる受付システムです。来訪者が操作すると直接担当者に連絡が届くため、一部の社員に来客対応が集中することはありません。

また、固定電話を使わずに来客対応ができ、電話自体を撤廃したい企業にもおすすめです。メールやチャットなどの普段利用しているコミュニケーションツールで、受付業務も対応できるようになります。

• 基本料金無料
• キーボード操作不要
• アプリをダウンロードするだけで利用できる

ReClip（レクリップ）は、基本料金無料で利用できる受付システムです。アプリをダウンロードするだけで利用可能で、短時間で導入できます。既存のメッセージツールと連携できるため、担当者側が短時間で使いこなせる点も特徴です。なお、ReClipはiOSだけでなく、Androidでも利用できます。

• セットアップまで最短1営業日
• アプリをインストールするだけで導入完了
• 直感的に使えるシンプルな画面

らいきゃくんは、申し込みからセットアップまで、最短1営業日で完了します。受付電話機といったビジネスフォンを販売・設置してきた企業が開発したため、受付に必要な機能を熟知している点も特徴です。

直感的に使えるシンプルな画面構成で、来訪者もストレスなく利用できます。使いやすさにこだわりたい人にもおすすめです。

• アナログ内線1本あれば導入可能
• CSVファイルを読み込むだけで名簿登録完了
• バイリンガル表示に対応

iPult（アイプルト）は、アナログ回線1本とiPad1台あればすぐに導入できる受付システムです。既存のCSVファイルを読み込むだけで名簿登録でき、導入から利用までの時間がほとんどかかりません。

担当者や登録名の変更なども、簡単に登録・反映が可能です。また、英語とのバイリンガル表示に対応しているため、日本語を使わない来訪者もスムーズに利用できます。

• 使用する機能を自由に選択できる
• 通話とチャットを自由に切り替えられる
• 充実した運用サポート

I-FACEは、アナログ回線とiPad1台あればすぐに導入できるシステムです。無駄な機能が削ぎ落とされ、企業側にとっても来訪者にとっても使いやすい仕様です。

通話とチャットを簡単に切り替えられるため、来訪者は使いやすい方法で担当者とコンタクトを取れます。また、運用サポートに注力し、障害発生率が低い点も特徴です。

• 電話やメール、チャット、Teamsビデオから連絡方法を選択できる
• データをクラウド上で一括管理
• スケジューラや温度検知ソリューションと連携可能

Smart at receptionは、チャットや電話、メールなどで直接担当者と連絡を取れる受付システムです。来訪者は事前に発行されたQRコードをかざすだけで個人認証ができ、ストレスのないスムーズな受付を実現します。また、温度検知ソリューションとも連携でき、感染症対策の一環としても活用可能です。

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タブレット型受付システムの注意点

メリットの多いタブレット型受付システムですが、次のようにいくつか注意すべき点もあります。

• 通信トラブルが生じたときは利用できない
• 初期費用がかかることもある
• 充電の必要がある
• 故障のリスクが高い
• タブレット自体の使用想定年数が短い

それぞれの注意点を紹介し、どのような対策を実施できるのか解説します。

通信トラブルが生じたときは利用できない

タブレット型受付システムは、オンラインタイプのシステムのため、通信トラブルが生じたときには利用できません。インターネット環境を整えておくのはもちろんのこと、トラブル時に早急に対応することも必要です。

初期費用がかかることもある

タブレット型受付システムによっては、月々の利用料金に加え、システム導入費がかかることもあります。専用端末が必要な場合やシステムに対応したタブレットを持っていない場合は、端末購入費用も必要です。

初期費用は受付システムによっても異なるだけでなく、利用する機能やタブレットの台数によっても変わります。導入する前にいくつかの受付システムを比較し、初期費用を見積もってもらうようにしましょう。

充電の必要がある

タブレット端末はバッテリーで駆動するため、定期的な充電が必要です。とくに、受付での利用を想定する場合は、常時電源に接続できる環境が求められます。

外部に持ち運んで使う場合は、十分なバッテリー容量のある機種を選んだり、モバイルバッテリーを用意する必要があります。また、充電切れのリスクを回避するため、予備の端末を用意することも検討しましょう。

故障のリスクが高い

受付に置くタブレットは、来客人数に応じて酷使されてしまいます。また、ずっと充電ケーブルをつなぎっぱなしにする必要があるため、バッテリーの劣化が早いといった点もデメリットです。

使用頻度が高いとタッチパネルが割れたり、ボタンが反応しなくなったりすることもあります。これらのリスクを考慮し、定期的なメンテナンスや交換サイクルを計画しましょう。

タブレット自体の使用想定年数が短い

タブレット端末は定期的な機種変更を想定して作られており、寿命はだいたい2〜3年といわれています。しかし、受付に置くタブレットは使い倒されるため、寿命が想定より短いかもしれません。

酷使したタブレット端末は壊れていなくても動作がどんどん重くなってしまうため、来客時に想定どおりの挙動をしない可能性があります。定期的に動作を確認し、必要に応じて機種変更や端末の交換をしましょう。

受付システムで受付業務の効率化を実現しよう

タブレット型受付システムを導入することで、受付業務やアポイント管理の業務効率化・省人化が可能です。どのような使い方をしたいのか、必要な機能は何かを明確にし、自社にあった受付システムを選びましょう。専用のタブレットが必要か、iPadを始めとする市販のタブレットを利用できるかも確認することが重要です。

また、初期費用と利用料金にも注目しましょう。システムによっては利用者数や付加機能などによって、費用が変わることもあります。導入前に複数社から見積もりを取り、比較しておきましょう。

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