受付システムの導入事例！よくある課題と導入効果

受付システム導入前のよくある課題

受付システム導入前によくある課題は次のとおりです。

• 来客対応業務が非効率
• セキュリティに不安がある
• 記録の管理が難しい

それぞれ解説します。

来客対応業務が非効率

企業では、受付業務が手作業に依存していると、来客情報の把握や対応の遅れといった問題があり、業務の非効率化が発生しやすい傾向にあります。

たとえば、来客者が担当者に迅速に伝えられない、受付での長時間の待機が発生する可能性が考えられます。これにより、顧客体験の低下や企業イメージへの悪影響が懸念されます。

セキュリティに不安がある

中小企業では、来客の出入りを手動で管理していると、記録の不備や確認漏れが問題となり、セキュリティ上の不安が発生しやすい傾向にあります。

たとえば、不正アクセスや来客履歴の不明確さといった課題が発生する可能性が考えられます。適切な来客管理システムの導入がセキュリティ強化につながります。

記録の管理が難しい

企業では、来客データを手動で記録していると、データの散逸や誤記録が問題となり、情報の管理が難しい傾向にあります。

手動で来客情報を記録している場合、そのデータを効率的に管理・活用するのは難しいです。過去の来客履歴を調べたり、来客データを分析するための手間が増えたりすることも考えられます。

受付システムの導入効果・メリット

受付システムの導入効果やメリットは次のとおりです。

• 受付業務の効率向上
• セキュリティの強化
• データの一元管理と分析

それぞれ詳しく解説します。

受付業務の効率向上

受付システムでは、来客の事前登録や自動通知が可能なため、スムーズな受付対応ができます。

たとえば、来客者が到着すると自動的に担当者に通知が送られ、受付担当者の負担を軽減できます。また、受付での待ち時間が短縮され、来客者にとってもスムーズな体験が提供されます。

セキュリティの強化

受付システムでは、来客の入退室をリアルタイムで記録・監視できるため、セキュリティが強化されます。たとえば、不正アクセスを防ぎ、オフィス内の滞在者情報を正確に把握できます。

また、緊急時に迅速な対応ができ、リスク管理が向上します。

データの一元管理と分析

受付システムでは、来客データを一元管理し、過去の履歴を簡単に確認できるため、データ分析が可能になります。

たとえば、どの顧客がいつ訪問したかを追跡し、ビジネス活動に役立つインサイトを得られます。また、定期的な訪問者の傾向を分析して、将来的な戦略に反映できます。

受付システムの導入事例

受付システムを導入し、効果を実感している企業の事例をBOXILの口コミをもとに紹介します。

IT/通信/インターネット業界A社の場合

業界・業種	利用アカウント数
IT/通信/インターネット系	31件〜50件

抱えていた課題

受付システムを導入する前は、来訪者の対応に多くの時間を費やしていました。特に、来訪者の身元確認に時間がかかり、対応が遅れることが頻繁に発生していました。

また、取引先と配送会社を同じ対応フローで処理していたため、重要な取引先に対して十分な対応ができない課題がありました。これにより、業務の質にばらつきが生じ、効率的な来訪者対応が難しくなっていました。

導入後の効果

「RECEPTIONIST」の導入により、事前に来訪者情報を把握できるようになり、迅速かつ適切な対応が可能になりました。特に、ChatWorkを通じて来客通知をリアルタイムで受け取れるため、担当者は作業を中断せずに来客対応ができ、重要な取引先には丁寧な応対を、配送会社には効率的な対応を行えるようになりました。

結果として、業務全体の質が向上し、来訪者対応のスピードと効率が大幅に改善されました。

利用したサービスと実際の口コミ

【利用したサービス】

＞＞RECEPTIONIST

メーカー/製造系業界B社の場合

業界・業種	利用アカウント数
メーカー/製造系	2件〜10件

抱えていた課題

導入前は、受付業務の負担が大きく、人員不足や忙しい時期には対応が難しい状況が続いていました。特に、来訪者対応や業務処理に手間がかかり、スタッフが業務に集中できない課題がありました。

また、状況に応じた柔軟な対応が難しく、業務の効率化が求められていました。これにより、業務フローの最適化が進まず、担当者の負担が増加していました。

導入後の効果

受付システムの導入により、受付業務の負荷が大幅に軽減されました。自己学習機能を活用することで、来訪者対応を効率化し、忙しい時期や人員が不足している状況でも、スムーズに対応できるようになりました。

また、業務フローを柔軟にカスタマイズできるため、状況に応じた最適な対応が可能になり、業務全体の効率化が実現しました。結果として、担当者の負担も軽減され、業務がより円滑に進行するようになりました。

利用したサービスと実際の口コミ

【利用したサービス】

＞＞AIさくらさん

IT/通信/インターネット系C社の場合

業界・業種	利用アカウント数
IT/通信/インターネット系	1000件以上

抱えていた課題

導入前は、セキュリティカードや受付票の管理・運用が大きな負担となっていました。従業員はこれらの物理的なカードや票を発行・管理する手間がかかり、来客者も受付で手続きに時間がかかることが問題として挙げられていました。

また、受付業務の効率化とセキュリティ管理の向上が求められており、手間なくスムーズな来客対応が必要とされていました。

導入後の効果

導入したことで、セキュリティカードや受付票の管理から解放され、煩雑な運用が不要になりました。Googleカレンダーと連携し、招待客に自動でQRコードが送信されるため、来客者はスムーズに入館できるようになりました。

従業員にとっても、来客者にとっても直感的でわかりやすいUXが提供され、業務の効率化が実現しました。設定も簡単で、受付業務の負担が大幅に軽減されました。

利用したサービスと実際の口コミ

【利用したサービス】

＞＞workhub Reception（ワークハブ レセプション）

サービス/外食/レジャー系D社の場合

業界・業種	利用アカウント数
サービス/外食/レジャー系	2件〜10件

抱えていた課題

「ラクネコ」を導入する前は、受付業務に常に人材を配置する必要があり、人件費が大きな負担となっていました。特にコロナ禍で売り上げが低迷する中、人件費や経費削減が急務となり、受付業務の効率化が強く求められていました。

また、受付業務と別業務との兼務が難しいことから、受付業務の簡素化も課題として挙げられていました。

導入後の効果

「ラクネコ」の導入により、受付業務が無人化され、受付担当者を常に配置する必要がなくなりました。これにより、人件費の大幅な削減が実現し、別業務を行いながら受付対応が可能になりました。また、業務の効率化が進み、売り上げの向上にも貢献しました。

人材を受付業務から解放できたことで、他の重要な業務にリソースを振り分けられ、企業全体の生産性が向上しました。

利用したサービスと実際の口コミ

【利用したサービス】

＞＞ラクネコ

IT/通信/インターネット系E社の場合

業界・業種	利用アカウント数
IT/通信/インターネット系	51件〜100件

抱えていた課題

導入する前は、受付業務に常に人材を配置する必要があり、人件費が大きな負担となっていました。特にコロナ禍で売り上げが低迷する中、人件費や経費削減が急務となり、受付業務の効率化が強く求められていました。

また、来客時には受付スタッフが常に対応する必要があり、別業務との兼務が難しく、全体的な業務の柔軟性が不足していました。

導入後の効果

導入により、受付業務が無人化され、受付担当者を常に配置する必要がなくなりました。これにより、人件費の大幅な削減が実現し、別業務を行いながら受付対応が可能になりました。

また、来訪者を事前に把握できることで、よりパーソナライズした対応が可能になりました。過去業務の効率化が進み、売り上げの向上にも貢献しました。

利用したサービスと実際の口コミ

【利用したサービス】

＞＞RECEPTIONIST

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おすすめ受付システムの比較表

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導入前に知っておきたい受付システム導入の失敗例

サービス選定で重要なのは自社にあったサービスを導入することです。たとえシェア率が高かったとしても自社に合うとは限りません。

サービスの導入でよくある失敗例をまとめたので、確認して導入時の参考にしてみてください。

既存システムとの連携ができない

受付システムが勤怠管理システムや会議室予約システムなど他の既存システムと連携できない場合、データの二重入力や手動作業が増えてしまうことがあります。

結果的にシステムの効率化が実現せず、反対に業務の複雑化を招くことも考えられます。

社内での利用を促進できない

システムを導入しても、従業員や来客者に対する説明やトレーニングが不十分であった場合、システムが適切に活用されない問題が発生します。

新しいシステムに対して従業員が慣れる時間が不足したり、抵抗感があったりして、結局従来の手作業に戻ってしまうことがあります。

必要な機能が備わっていない

企業が自社のニーズに合わない受付システムを導入してしまうケースです。

たとえば、必要な機能が不足しているシステムや高機能すぎるシステムを選んだ結果、受付業務が思うように改善されなかったり、複雑化して、従業員や来客者がシステムをうまく使いこなせなかったりすることがあります。

サービスを比較しましょう

自社に合うサービスを選ぶには、各サービスの内容を比較することが重要です。気になるサービスの資料をダウンロードして自社に合うのか検討してみましょう。

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