ビジネスチャットを社外連絡として利用するメリット・デメリット・選び方

ビジネスチャットとは

ビジネスチャットとは、業務上のコミュニケーションに特化したチャットツールのことです。社内外での連絡や情報共有、意思決定を円滑にするために多くの企業に導入されています。

ビジネスチャットツールの主な機能としては、次のようなものがあります。

• グループチャット機能（限定された複数の相手とのチャットが可能）
• ファイル共有機能
• 音声通話機能・ビデオ通話機能
• Web会議機能

これまでビジネスの連絡手段としては、社内・社外問わずメールがよく利用されていました。しかし近年は、メールのようなマナーを気にせず短文でやり取りでき、効率的にコミュニケーションを取れることから、ビジネスチャットツールを導入する企業が増えています。

ビジネスチャットの社外向け活用例

ビジネスチャットの具体的な社外向け活用例について紹介します。

取引先との打ち合わせ調整

ビジネスチャットは、取引先との打ち合わせの日程調整や資料の共有に有効です。従来のメールのやり取りでは、返信が遅れたり、情報が埋もれたりすることがありました。しかし、ビジネスチャットを社外向けに活用すれば、スレッドごとにやり取りを整理でき、必要な情報をすぐに確認できます。

ビジネスチャット内で日程調整ツールと連携することで、カレンダーの空き状況を確認しながらスムーズに予定を決定可能です。また、Web会議ツールと統合すれば、チャット内から直接オンライン会議に参加できるため、業務の効率化につながります。

プロジェクトの進捗管理

複数の企業やチームが関わるプロジェクトでは、進捗状況の共有が重要です。ビジネスチャットを社外連絡ツールとして活用することで、関係者全員がリアルタイムでタスクの状況を確認できるため、情報共有の遅れを防ぐことが実現可能です。

ビジネスチャットをプロジェクト管理ツールと連携させれば、担当者の進捗状況を可視化でき、タスクの期限管理もスムーズになります。また、チャット内でファイル共有を行うことで、最新のドキュメントにアクセスしやすくなり、コミュニケーションエラーの防止にもつながります。

フリーランスとの業務委託

フリーランスとの業務委託においても、ビジネスチャットは欠かせないツールです。

フリーランスは企業の社内システムにはアクセスできないため、外部とのやり取りに適したビジネスチャットを活用することで、スムーズなコミュニケーションを実現できます。プロジェクトごとに専用のグループチャットを作成し、タスク管理やファイル共有を行うことで、進捗状況を明確にしやすくなります。

パートナー企業との共同作業

パートナー企業との共同プロジェクトでは、業務の進捗や課題を迅速に共有することが求められます。ビジネスチャットを社外連絡ツールとして活用すれば、リアルタイムでの情報交換やタスクの割り当てが容易になり、円滑な業務推進が可能です。

また、ビジネスチャットのファイル共有機能を活用することで、最新のドキュメントを関係者全員が即座に確認できるため、作業の重複や伝達ミスを防げます。

セミナーやイベントの運営

セミナーやイベントを成功させるためには、関係者間の連携が不可欠です。ビジネスチャットを活用することで、スタッフ間の迅速な連絡や役割分担の確認が可能になり、運営のスムーズな進行につながります。

また、ビジネスチャットは、参加者とのリアルタイムのコミュニケーションにも利用でき、問い合わせ対応や情報提供を円滑に行うことが期待できます。

ビジネスチャットを社外連絡ツールとして利用するメリット

ビジネスチャットは、社内のコミュニケーションツールとしてすでに導入している企業も少なくありません。しかし、ビジネスチャットは、社内だけでなく、社外連絡ツールとしても利用できます。

ビジネスチャットを社外連絡ツールとして利用するメリットは、具体的に次のようなことが挙げられます。

スピーディーなコミュニケーション

ビジネスチャットは、メールと比較してスピーディーなコミュニケーションが可能です。短文で、まるで会話するようにやり取りできるため、緊急の連絡や確認・相談事項にも素早く対応可能です。

また、多くのビジネスチャットツールでは、相手のオンライン状況や既読確認機能を提供しており、コミュニケーションの効率化に役立ちます。ただし、利用するツールによっては既読機能がない場合もあるので事前に確認しましょう。

メッセージ履歴を記録・検索できる

ビジネスチャットでは、やり取りしたメッセージやファイルの履歴を残せるため、後から内容を確認したい場合や、情報共有したい場合にも便利です。過去のやり取りを検索でき、「言った・言わない」のトラブルも防止できます。

またビジネスチャットツールでは、メッセージやファイルをカテゴリーやタグで分類したり、重要なメッセージを「ピン留め」したりできるため、整理や検索がしやすくなります。

高度なセキュリティ対策

ビジネスチャットツールでは、メッセージやファイルの暗号化、パスワード保護といったセキュリティ対策が行われています。これにより、社外の相手とやり取りする際にも、情報漏えいや不正アクセスのリスクを低減可能です。

またビジネスチャットでは、メッセージやファイルの送信先や閲覧権限を細かく設定できるので、必要な相手だけに情報共有ができます。

送信後でも編集や削除ができる

ビジネスチャットは相手にメッセージを送った後でも、内容の編集や削除ができることもメリットです。メールの場合内容に誤りがあったとしても、送信した後ではどうにもできません。そのため、追加で修正メールを送る手間がかかります。

また社外とやり取りを行っている場合、送信先を間違えて送ると、内容が社内の重要な情報や別の顧客の重要な情報だった場合、情報漏えいになる危険性もあります。一方、ビジネスチャットは内容の修正や削除ができるため、送信先が間違っていた場合でも相手が確認する前に削除できれば、情報漏えいも防げるでしょう。

ただし、ツールによっては管理者の設定によって制限される場合があるので注意してください。

コミュニケーションを取りやすい

ビジネスチャットは意思疎通を図れる機能が豊富であり、連絡のハードルも低いため、コミュニケーションを取りやすいのも特徴です。ビジネスチャットツールには絵文字が豊富に用意されており、新しく絵文字やスタンプを追加できるチャットサービスもあります。

そのため、メールでやり取りするよりも豊かな表現ができ、顔の見えない相手でも自分の感情を伝えやすくなります。また未読・既読機能やスタンプ機能があれば、わざわざ「内容確認しました」「ありがとうございます」といったメッセージを送らずに、意思疎通が可能です。

加えてビジネスチャットはメールのような堅苦しいマナーは必要なく、連絡のハードルを低くしてくれるため、コミュニケーションの活性化にも期待できるでしょう。

ビジネスチャットを社外連絡ツールとして利用するデメリット

ビジネスチャットを社外連絡ツールで利用する場合のデメリットとしては、次のようなことが挙げられます。

共通のツールを使用しなければならない

ビジネスチャットを社外連絡ツールとして利用するには、取引先と同じビジネスチャットツールを使用する必要があります。メールの場合はメールソフトの種類が異なっていても送受信できますが、ビジネスチャットの場合は同じツールでなければ送受信できません。

すでに取引先がビジネスチャットを利用している場合はツールを合わせることや、取引先ごとに複数のツールを使いわける必要があるでしょう。

操作方法を覚える・教える必要がある

ビジネスチャットや操作方法を覚える・教える手間がかかる点もデメリットです。近年はチャットツールもある程度普及していますが、ビジネスチャットツールを利用したことのない人は一定数存在します。

そのため、取引先や業務委託先に新たにビジネスチャットツールを導入してもらう場合は、操作方法をレクチャーしなければなりません。場合によってはマニュアルの作成も必要であり、手間やコストがかかります。また取引先の指定で新たなビジネスチャットツールを利用する場合は、こちらも操作方法を確認し覚える必要があり、手間がかかるでしょう。

自社で新しくビジネスチャットツールを導入する場合は、直感的に操作できるツールや、利用者数の多いツールを選ぶのがおすすめです。

コミュニケーションの負荷が増える

ビジネスチャットは、スピーディーなやり取りが可能な反面、メールや電話よりも多くのやり取りが発生するのもデメリットです。

急ぎの内容ではなくても、チャット通知が来るたびに対応していると、本来の業務に集中できなくなります。人によってはストレスを感じ、生産性やメンタルヘルスに影響を与えることも考えられます。

ビジネスチャットの社外向け運用ルール

ビジネスチャットを社外連絡ツールとして利用するには、相手にストレスや負担をかけないよう、最低限のルールを設ける必要があります。具体的には次のようなルールを設けることで、トラブルの回避や、信頼性の向上につながります。

• 利用目的の明確化
• グループチャットの使用
• 連絡可能な時間の設定
• 非公式なやり取りの制限
• メッセージの整理と管理

利用目的の明確化

ビジネスチャットを社外とのコミュニケーションに利用する際には、その目的を明確に定めることが重要です。情報の共有、業務の進行状況の確認、フィードバックの取得といった具体的な利用目的を定め、それにもとづいた運用を行いましょう。ビジネスチャットの目的を明記し、チャット内のルールを周知することで、不適切な発言や無駄なやり取りも防げます。

グループチャットの使用

社外とのビジネスチャットでは、特定のプロジェクトや取引先との限定されたグループチャットを作成し、必要なメンバーにのみアクセスを許可するように運用しましょう。業務に関連する担当者のみを招待し、不必要なメンバーを加えないことで、情報管理の適正化を図れます。

グループチャットに新たなメンバーを追加する際には、必ず管理者の承認を得るようにし、利用状況の監視を行うことをおすすめします。

連絡可能な時間の設定

ビジネスチャットは即時性の高いツールですが、勤務時間外の連絡を避けるために、社外向けの利用時間を設定することが望ましいです。たとえば、「平日9時から18時まで」といった具体的な時間帯を事前に取り決め、相手方に通知することで、過剰な業務負担を防げます。

また、急を要する場合を除き、即時返信を求めないマナーを醸成することも重要です。

非公式なやり取りの制限

ビジネスチャットは気軽にメッセージを送れる反面、非公式なやり取りが増えるリスクがあります。業務目的に沿った利用を推奨し、必要に応じて適切なチャネル（例: メール、電話）を活用することが重要です。

また、カジュアルすぎる表現や絵文字の使用は、相手との信頼関係に影響を及ぼす可能性があるため、適切なビジネスマナーを順守するよう指導することも必要です。

メッセージの整理と管理

ビジネスチャットの過去の社外とのやり取りを適切に管理するため、必要なメッセージは適宜アーカイブし、不要な情報は削除する習慣をつけることが重要です。検索性を高めるために、適切なスレッド分けやタグ付けを行い、重要な情報を埋もれさせないように運用することが求められます。

社外連絡用のビジネスチャットを選ぶときのポイント

社外連絡用のビジネスチャットを選ぶときには、次のようなポイントに考慮するのがおすすめです。

セキュリティ体制は万全か

ビジネスチャットで社外の相手とやり取りする際には、機密情報や個人情報の流出といった、セキュリティに関するリスクが高まります。

そのため、メッセージやファイルの暗号化や、パスワード保護といったセキュリティ対策が取られているか、送信先や閲覧権限の設定が細かくできるかを確認しましょう。メッセージやファイルの削除や閲覧期限の設定ができるかも、あわせて確認すると安心です。

操作性に優れているか

ビジネスチャットは業務中頻繁に利用するため、誰でも使いやすいツールであることが重要です。ユーザーインターフェースはシンプルか、メッセージやファイルの送受信がスムーズに行えるかなど、操作性を確認しましょう。

外部サービスとの連携は可能か

ビジネスチャットは、社外の相手とのコミュニケーションだけでなく、業務の効率化や自動化にも役立ちます。たとえば、カレンダーやスケジュール管理ツール、CRM（顧客管理システム）やプロジェクト管理ツールなどと連携できると、業務の効率化や生産性向上につながります。

シェア率はどのくらいか

前述したようにビジネスチャットを社外連絡ツールとして利用するには、相手と同じツールを使用しなければなりません。そのため、多くの導入実績があるビジネスチャットであれば、取引先の企業でも導入しているツールである可能性が高くなります。

取引先と同じツールを使っていれば、新たにツールを導入し、操作を覚える手間も省けます。また多くの利用実績があることで、操作性や機能性が担保されている点からも、導入しやすいでしょう。

機能とコストのバランスを確認

ビジネスチャットにどのような機能があり、価格と比べてバランスが合っているか確認するのも重要です。前述したように、ビジネスチャットツールには基本となるチャット機能のほかにも、音声通話やWeb会議といったさまざまな機能があります。またチャット履歴をさかのぼれる期間やファイルアップロード容量上限も、サービスやプランによって変わります。

ビジネスチャットツールの料金は、ユーザー数や機能によって大きく変わるのが一般的です。そのため、自社にはどういった機能が必要か、どの程度の利用規模になるかを洗い出す必要があります。実際の利用シーンを考えながら、自社に適したビジネスチャットツールを探してください。

おすすめのビジネスチャット比較表【料金・機能・口コミ評価】

社内連絡におすすめの、ビジネス利用ができるチャットツールを一覧でまとめ比較表にしました。ChatworkやSlack、Microsoft Teamsといった国産・海外製問わずに人気ツールを集めており、無料や安い料金で利用できるサービスも多く紹介しています。機能比較・料金比較ができるため、ぜひツール選びの参考にしてください。

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次の記事では、おすすめのビジネスチャットツールを紹介しています。ツール導入を検討している方はこちらも参考にしてください。

ビジネスチャットを社外向けに活用して業務効率化を目指そう

ビジネスチャットを社外連絡ツールとして使用する際の活用例やメリット・デメリット、注意点を解説しました。ビジネスチャットは、社外の相手とも迅速なやり取りができる便利なツールです。利用目的や対応時間の明確化、グループチャットの使用など、一定のルールをあらかじめ設けて、導入するのがおすすめです。

社外向けビジネスチャットを選定する際は、セキュリティや操作性、外部サービスとの連携、シェア率などのポイントに注意して選ぶことをおすすめします。ビジネスチャットツールは多数あり、機能や特徴がそれぞれ異なるため、比較検討して自社に合うものを導入し、業務効率を高めましょう。

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