ビジネスチャットを社外連絡として利用するメリット・デメリット・選び方

ビジネスチャットツールとは

ビジネスチャットツールとは、オンライン上でリアルタイムに会話ができ、業務連絡やコミュニケーション、チーム連携を円滑にできるツールのことです。主な機能としては、次のようなものがあります。

• グループチャット機能（複数人でやり取りができる）
• ファイル共有機能
• 音声通話機能
• Web会議機能

これまでビジネスの連絡手段としては、社内・社外問わずメールがよく利用されていました。しかし近年は、メールのようなマナーを気にせず短文でやり取りでき、効率的にコミュニケーションを取れることから、チャットツールを導入する企業が増えています。

ビジネスチャットを社外連絡ツールとして利用するメリット

ビジネスチャットツールは、社内のコミュニケーションツールとしてすでに導入している企業も少なくありません。しかしビジネスチャットのなかには、社内だけでなく、社外連絡ツールとして利用できるサービスもあります。

ビジネスチャットを社外連絡ツールとして利用するメリットは、具体的に次のようなことが挙げられます。

リアルタイムでのやり取りが可能

ビジネスチャットは、メールや電話と比べてリアルタイムでのやり取りが可能です。短文で、まるで会話するようにやり取りできるため、緊急の連絡や確認・相談事項などにも素早く対応できます。

また、ビジネスチャットでは、相手のオンライン状況や既読状況を確認できるため、コミュニケーション効率や業務効率が向上します。

やり取りを記録として残せる

ビジネスチャットでは、やり取りしたメッセージやファイルの履歴を残せるため、後から内容を確認したい場合や、情報共有したい場合にも便利です。過去のやり取りを検索でき、言った言わないのトラブルも防止できます。

またビジネスチャットでは、メッセージやファイルをカテゴリーやタグで分類したり、重要なものにスターをつけたりできるため、整理や検索がしやすくできます。

セキュリティ体制が万全

ビジネスチャットでは、メッセージやファイルの暗号化、パスワード保護などのセキュリティ対策が行われています。これにより、社外の相手とやり取りする際にも、情報漏えいや不正アクセスのリスクを低減可能です。

またビジネスチャットでは、メッセージやファイルの送信先や閲覧権限を細かく設定できるので、必要な相手だけに情報共有ができます。

送信後でも編集や削除ができる

ビジネスチャットは相手にメッセージを送った後でも、内容の編集や削除ができることもメリットです。メールの場合内容に誤りがあったとしても、送信した後ではどうにもできません。そのため、追加で修正メールを送る手間がかかります。

また社外の人物とやり取りを行っている場合送信先を間違えて送ると、内容が社内の重要な情報や、別の顧客の重要な情報だった場合、情報漏えいになる危険性もあります。しかしビジネスチャットは内容の修正や削除ができるため、修正メールを送る手間が省け、送信先が間違っていた場合でも相手が確認する前に削除できれば、情報漏えいも防げるでしょう。

コミュニケーションを取りやすい

ビジネスチャットは意思疎通を図れる機能が豊富であり、連絡のハードルも低いため、コミュニケーションを取りやすいのも特徴です。まずビジネスチャットは絵文字が豊富に用意されており、新しく絵文字やスタンプを追加できるチャットサービスもあります。

そのためメールでやり取りするよりも豊かな表現ができ、顔の見えない相手でも自分の感情を伝えやすくなります。また未読・既読機能やスタンプ機能があれば、わざわざ「内容確認しました」「ありがとうございます」といったメッセージを送らずに、意思疎通が可能です。

くわえてビジネスチャットはメールのような堅苦しいマナーは必要なく、連絡のハードルを下られるため、コミュニケーションの活性化にも期待できるでしょう。

ビジネスチャットを社外連絡ツールとして利用するデメリット

ビジネスチャットを社外連絡ツールで利用する場合のデメリットとしては、次のようなことが挙げられます。

共通のツールを使用しなければならない

ビジネスチャットを社外連絡ツールとして利用するには、クライアントと同じツールを使用する必要があります。メールの場合はメールソフトの種類が異なっていても送受信できますが、ビジネスチャットの場合は同じツールでなければ送受信できません。

すでにクライアントがビジネスチャットを利用している場合はツールを合わせることや、クライアントごとに複数のツールを使いわける必要があるでしょう。

操作方法を覚える・教える必要がある

ビジネスチャットや操作方法を覚える・教える手間がかかる点もデメリットです。近年はチャットツールもある程度普及していますが、ビジネス用チャットツールを利用したことのない人は一定数存在します。

そのため、新入社員や取引先に新たにビジネスチャットを導入してもらう場合は、操作方法をレクチャーしなければなりません。場合によってはマニュアルの作成も必要であり、手間やコストがかかります。またクライアントの指定で新たなチャットツールを利用する場合は、こちらも操作方法を確認し覚える必要があり、多少は手間がかかるでしょう。

もし自社で新しくビジネスチャットツールを導入する場合は、直感的に操作できるものや、利用者数の多いものを選ぶのがおすすめです。

コミュニケーション量が増える

ビジネスチャットは、リアルタイムでのやり取りが可能な反面、メールや電話よりも多くのやり取りが発生するのもデメリットです。

急ぎの内容ではなくても、チャット通知が来るたびに対応していると、本来の業務に集中できなくなります。人によってはストレスを感じ、生産性やメンタルヘルスに影響を与えることも考えられます。

ビジネスチャットを社外連絡ツールとして利用するためのルール

ビジネスチャットを社外連絡ツールとして利用するには、相手にストレスや負担をかけないよう、最低限ルールを設ける必要があります。具体的には次のようなルールを設けることで、トラブルの回避や、信頼性の向上につながります。

• 利用時間を決める
• 使用の連絡ツールとわける

利用時間を決める

ビジネスチャットは、リアルタイムでのやり取りができる一方で、内容や緊急度に関わらずスピーディーな返信対応に囚われがちです。

社外の相手とは業務時間や休日の異なる場合があるため、利用時間をあらかじめ決め、利用時間外や休日には返信対応を行わないといったルールを設けることで、負担を軽減しましょう。利用時間外にメッセージを送る場合は、返信の期限や優先度を明記するとスムーズです。

私用の連絡ツールとわける

ビジネスチャットは、社外の相手とも気軽にコミュニケーションができるため、仕事以外の話題にも及ぶケースもあります。

しかし、ビジネスチャットでこういったやり取りを行うと、公私混同を疑われる原因にもなるため、私用の連絡ツールと線引きする必要があります。

またチャットは記録として残るため、プライバシーや倫理に関する問題が発生する恐れもあるでしょう。そのためビジネスチャットは、仕事の連絡に限定し、私用の連絡は別のツールを使用してください。

社外連絡用のビジネスチャットを選ぶときのポイント

社外連絡用のビジネスチャットを選ぶときには、次のようなポイントに考慮するのがおすすめです。

セキュリティ体制は万全か

社外の相手とやり取りする際には、機密情報や個人情報の流出といった、セキュリティに関するリスクが高まります。

そのためメッセージ・ファイルの暗号化や、パスワード保護などのセキュリティ対策が行われているか、また送信先や閲覧権限の設定が細かくできるかなどを確認しましょう。くわえてメッセージ・ファイルの削除や閲覧期限の設定ができるかも、あわせて確認すると安心です。

操作性に優れているか

ビジネスチャットは業務中頻繁に利用するため、誰でも使いやすいツールであることが重要です。UIはシンプルか、メッセージやファイルの送受信がスムーズに行えるかなど、操作性を確認しましょう。

外部サービスとの連携は可能か

ビジネスチャットは、社外の相手とのコミュニケーションだけでなく、業務の効率化や自動化にも役立ちます。たとえば、カレンダーやスケジュール管理ツール、CRMやプロジェクト管理システムなどと連携ができると、業務の効率化や生産性向上につながります。

シェア率はどのくらいか

前述したようにビジネスチャットを社外連絡ツールとして利用するには、相手と同じツールを使用しなければなりません。そのため多くの利用実績があるビジネスチャットであれば、相手先の企業でも導入しているツールである可能性が高くなります。

取引先と同じツールを使っていれば、新たにツールを導入し、操作を覚える手間も省けます。また多くの利用実績があることで、操作性や機能性が担保されている点からも、導入しやすいでしょう。

機能とコストのバランスを確認

ビジネスチャットにどのような機能があり、価格と比べてバランスが合っているか確認するのも重要です。前述したように、ビジネスチャットには基本となるチャット機能のほかにも、音声通話やWeb会議といったさまざまな機能があります。またチャット履歴をさかのぼれる期間やファイルアップロード容量上限も、サービスやプランによって変わります。

くわえて料金は企業の規模やニーズによっても大きく変わるでしょう。そのため自社にはどういった機能が必要か、どの程度の利用規模になるかなどを洗い出す必要があります。実際の利用シーンを考えながら、自社に適したビジネスチャットツールを探してください。

おすすめのビジネスチャット比較表【料金・機能・口コミ評価】

社内連絡におすすめの、ビジネス利用ができるチャットツールを一覧でまとめ比較表にしました。ChatworkやSlack、Teamsといった国産・海外製問わず人気ツールを集めており、無料や安い料金で利用できるサービスも多く紹介しています。機能比較・料金比較ができるため、ぜひツール選びの参考にしてください。

一覧で料金・機能を比較したい方にはBOXILが作成した比較表がおすすめです。各社サービスを一覧で比較したい方は、下のリンクよりダウンロードしてください。

【特典比較表つき】『ビジネスチャットの資料2選』 はこちら⇒無料ダウンロード

^{※ダウンロード可能な資料数は、BOXILでの掲載状況によって増減する場合があります。}

次の記事では、おすすめのビジネスチャットを紹介しています。ツール導入を検討している方はこちらも参考にしてください。

社外連絡にもビジネスチャットを導入して業務効率化を目指そう

ビジネスチャットを社外連絡ツールとして使用する際の、メリット・デメリットや注意点を解説しました。ビジネスチャットは、社外の相手ともリアルタイムでやり取りができる便利なツールです。しかしコミュニケーション量が増えることは、ツール選定の面で気をつけなければなりません。

対応時間や会話の内容など、一定のルールをあらかじめ設けて、導入するのがおすすめです。またセキュリティや操作性、外部サービスとの連携、シェア率などが選定のポイントです。ビジネスチャットは複数あり、機能や特徴がそれぞれ異なるため、比較検討して自社に合うものを導入し、業務効率を高めましょう。

＼料金や機能を資料で比較する！／