中小企業向け「給与計算アウトソーシング」おすすめ6選！選定のポイントと導入のメリットを解説！

中小企業向けの給与計算アウトソーシング比較表

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給与計算アウトソーシングとは？

給与計算アウトソーシングとは、企業が給与計算業務を外部の専門業者に委託するサービスです。この方法により、企業は人事部門の負担を軽減し、コア業務に集中できるようになります。

とくに中小企業にとっては、専門知識をもつスタッフの確保や最新の法改正への対応が課題となるなか、効率的かつ正確な給与計算を実現する手段として注目されています。

アウトソーシング業者は、給与計算に関する豊富な経験と専門知識を活かし、クライアント企業の従業員数や業種に応じてカスタマイズしたサービスを提供しているのが特徴です。

給与計算アウトソーシングの仕組み

給与計算アウトソーシングの基本的な仕組みは、次のようなプロセスで行われるのが一般的です。

まず、クライアント企業は勤怠情報や給与に関する基本データを、アウトソーシング業者に提供します。これらのデータは、セキュアな方法で送信され、厳重に管理されます。

アウトソーシング業者が送られてきた情報をもとに、次に行われるのが、給与計算ソフトウェアを使用した正確な給与計算です。計算結果は、クライアント企業の承認を得た後、給与明細の作成や銀行振込データの準備が行われます。

多くの場合、クラウドベースのシステムを利用することで、リアルタイムでの情報共有や進捗確認が可能となっています。

対象となる業務範囲

給与計算アウトソーシングの対象となる業務範囲は、ニーズに応じて柔軟に設定可能です。基本的な給与計算や賞与計算はもちろん、所得税や社会保険料の計算と控除も行います。

また、給与明細の作成と配布、銀行振込データの作成も対象となります。さらに、年末調整や源泉徴収票の作成、住民税の納付書作成なども含まれることが多いです。

一部のサービスでは、勤怠管理や社会保険の手続き代行、従業員からの給与関連の問い合わせ対応まで行うこともあります。企業は状況にあわせて、必要な業務範囲を選択可能です。

中小企業が抱える給与計算業務の課題

中小企業は、大企業と比べて人的・金銭的リソースが限られているため、給与計算業務において特有の課題に直面しています。次に、中小企業がとくに直面しやすい給与計算業務の主な課題について詳しく解説します。

これらの課題を認識し、適切な対策を講じましょう。

給与計算する工数が不足している

中小企業では、人事部門の人員が限られているため、給与計算に充てられる時間と労力が不足しがちです。多くの場合、1人の担当者が給与計算以外の人事業務も兼務しており、膨大な作業量をこなす必要があります。

また従業員数の増加や法改正により給与計算の複雑さが増せば、ヒューマンエラーが発生しやすくなります。

工数不足は単純なミスを引き起こすだけでなく、詳細なチェックや分析の時間が取れないことで、長期的には非効率な給与体系の維持につながるかもしれません。

税金や手当の計算をできる従業員がいない

給与計算には、所得税や社会保険料の計算、各種手当の適用など、専門的な知識が必要です。しかし、中小企業ではこうした専門知識のある従業員を確保・育成することが難しい状況にあります。

結果として、不正確な計算や法令違反のリスクが高まります。また、専門知識の不足は、従業員からの給与に関する質問に適切に対応できないといった、従業員満足度の低下にもつながる要因です。

この課題は、人材の採用・育成コストの増大や、外部専門家への依存度の高まりといった問題も引き起こします。

年末調整や賞与の繁忙期に残業が多い

年末調整や賞与計算の時期は、通常の給与計算に加えて特別な処理が必要となるため、中小企業の人事担当者にとっても大きな負担となります。この時期には残業が著しく増加し、担当者の疲労やストレスが蓄積されやすくなりがちです。

また、繁忙期の集中的な作業は、ミスのリスクを高めます。さらに、この時期に採用活動や人材育成といった他の重要な業務が後回しになることで、企業の成長に悪影響を及ぼす可能性もあります。

ワークライフバランスの観点からも、この問題は看過できません。

データセキュリティの確保が難しい

中小企業では、給与データのような機密情報を適切に管理するためのIT基盤や専門知識が不足していることも多々あります。給与情報は個人情報保護法で厳重な管理を求められる重要データですが、セキュリティ対策が不十分な場合、情報漏えいのリスクが高まります。

また、データのバックアップ体制が整っていないことで、システムトラブル時のデータ喪失が発生するかもしれません。これらの問題は従業員の信頼を損なうだけでなく、企業の社会的信用にも大きな影響を与える可能性があります。

適切なセキュリティ対策の実施は、中小企業にとって重要かつ難しい課題です。

中小企業が給与計算アウトソーシングを導入するメリット

中小企業が給与計算アウトソーシングを導入して得られるメリットは、主に次のとおりです。

給与計算のミスと遅延を防げる

給与計算アウトソーシングを導入することで、専門知識をもつプロフェッショナルが正確かつ迅速に給与計算を行うため、ミスや遅延のリスクを大幅に軽減可能です。

アウトソーシング業者は、最新のソフトウェアと厳格なチェック体制を備えており、人為的ミスを最小限に抑えます。また、業者は複数の目で確認を行うため、社内で1人が担当するよりも高い精度が期待できます。

さらに、ミスによる修正作業や遅延による従業員からのクレーム対応といった、二次的な業務負担も削減可能です。

給与計算の専門知識やスキルを必要としない

アウトソーシングを利用すれば、社内に給与計算の専門知識やスキルのある人材を確保する必要がなくなります。給与計算は複雑で専門的な知識を要する業務ですが、アウトソーシング業者はこの分野に特化した専門家を擁しています。

彼らは常に最新の知識とスキルを維持しており、複雑な計算や特殊なケースにも対応可能です。これにより、中小企業は人材採用や育成にかかるコストと時間を削減し、コアな業務へ注力できるようになります。

また、専門家による高品質なサービスを受けられることで、給与計算の質が向上し、従業員満足度の改善にもつながります。

最新の法改正にすぐ対応できる

給与計算に関する法律や制度が改正された場合、アウトソーシング業者はこれらの変更に対しても迅速に対応可能です。彼らは常に最新の法令情報を追跡し、システムや計算方法を速やかに更新しています。

これにより、中小企業は法改正への対応に伴う情報収集や、社内システムの更新にかかる時間と労力を省けるようになります。また、法令違反のリスクを大幅に軽減し、罰則や社会的信用の低下の防止も可能です。

セキュリティ上の懸念をある程度払拭できる

給与計算アウトソーシングを利用することで、データセキュリティに関する懸念をある程度解消できます。多くのアウトソーシング業者は、最新のセキュリティ技術と厳格な管理体制をもっており、個人情報保護法といった法令にも準拠しているのが一般的です。

彼らは定期的なセキュリティ監査や従業員教育を実施し、データ漏えいのリスクを最小限に抑えています。また、クラウドベースのシステムを利用することで、自然災害やハードウェア障害によるデータ喪失のリスクも軽減可能です。

中小企業にとっては、このような高度なセキュリティ対策を自社で実施するよりも、専門業者に委託するほうが効率的かつ効果的です。

給与計算アウトソーシングを導入するデメリット

給与計算アウトソーシングは多くのメリットがある一方で、いくつかのデメリットも存在します。これらのデメリットを事前に理解し、適切に対処することで、アウトソーシングの導入を成功させられます。

主なデメリットと影響については、次のとおりです。

初期導入コストと移行の手間が発生する

給与計算アウトソーシングの導入には、初期費用と移行作業に伴う手間が発生します。初期費用には、システムのセットアップ費用、データ移行費用などが含まれます。

これらのコストは、企業規模や既存システムの複雑さによって大きく変動するのが一般的です。また、移行作業には、過去の給与データの整理、新システムへの適合、業務フローの再設計などが必要となり、相当な時間と労力を要します。

とくに中小企業において、これらの初期投資は経営に与える影響が大きくなる可能性もあります。さらに、移行期間中は通常業務と並行して作業を行う必要があるため、一時的な業務負荷の増加も避けられません。

社内ノウハウの蓄積が難しい

給与計算業務をアウトソーシングすることで、社内での給与計算に関するノウハウの蓄積が難しくなります。

長期的には、給与制度の設計や改定、労務管理の戦略立案などに必要な知識や経験が、社内で育たない可能性もあります。これは、将来的に給与計算を内製化する際や、アウトソーシング業者を変更する際に障壁となるかもしれません。

また、給与に関する細かな従業員の状況や傾向を直接把握する機会が減少することで、人事戦略の立案や従業員との関係構築に影響を与える可能性もあります。さらに、アウトソーシング業者への依存度が高まることで、給与システムに対する理解や管理能力が低下するリスクへの考慮も必要です。

中小企業が給与計算アウトソーシングを選定する際のポイント

中小企業が給与計算アウトソーシングを選定する際は、いくつかのポイントが存在します。次に紹介する代表的なポイントを押さえておきましょう。

外注できる業務範囲がマッチしているか

給与計算アウトソーシングサービスの業務範囲は、提供業者によって大きく異なります。中小企業は求めるニーズを明確に把握し、合致するサービスを選択することが重要です。

基本的な給与計算だけでなく、年末調整、社会保険手続き、勤怠管理など、どこまでの業務を外注できるかを確認しましょう。また、将来的な業務拡大や制度変更にも柔軟に対応できるサービスを選ぶことで、長期的な運用が可能になります。

さらに、給与明細の作成や配布方法、従業員からの問い合わせ対応など、細かな部分まで確認することで、よりスムーズな導入が期待できます。

従業員規模や雇用形態に対応できるか

中小企業の従業員規模や雇用形態は多様であり、時間とともに変化するかもしれません。そのため、選定するアウトソーシングサービスが、現在の従業員数や雇用形態（正社員、パート、アルバイト、契約社員など）に対応できるかどうかを確認することが重要です。

また、将来的な従業員数の増加や新たな雇用形態の導入にも柔軟に対応できるサービスを選ぶことで、長期的な利用しやすくなります。とくに、複雑な給与体系や特殊な勤務形態がある場合は、それらに対応できるかどうかを事前に確認することが欠かせません。

さらに、海外拠点がある場合や、将来的に海外展開を考えている場合は、グローバル対応の可能性も考慮に入れるべきです。

導入済みのシステムで運用してもらえるか

多くの中小企業では、すでになんらかの人事・給与システムを導入している場合があります。新たなアウトソーシングサービスを導入する際、既存のシステムとの互換性や連携可能性を確認することが重要です。

データ移行の容易さ、既存システムとの連携のしやすさ、API連携の有無などを検討しましょう。また、すでに使用している会計ソフトや勤怠管理システムとの連携も、重要なポイントです。

システムの完全な切り替えが必要な場合は、移行にかかるコストや時間、従業員への影響なども考慮に入れる必要があります。さらに、将来的なシステム更新や拡張の可能性も視野に入れ、柔軟性のあるサービスを選択できると、なお良いです。

カスタマーサポートの質と対応時間は適切か

給与計算は従業員の生活に直結する重要な業務であるため、問題が発生した際の迅速かつ適切な対応が欠かせません。そのため、アウトソーシング業者によるカスタマーサポートの質と対応時間を十分に確認しましょう。

24時間365日対応可能か、緊急時の連絡体制はどうなっているか、専門知識をもつスタッフが対応してくれるかなどを確認することが重要です。また、電話、メール、チャットなどのサポート方法の多様性も、円滑なコミュニケーションのためには欠かせません。

他にも、導入時のサポート体制や、定期的なフォローアップ体制についても確認するのがおすすめです。顧客満足度や対応事例、口コミなども参考にしましょう。

料金体系とのコストパフォーマンスは見合っているか

給与計算アウトソーシングの料金体系は、従業員数に応じた従量制や、基本料金＋従量制など、サービスによって異なります。そのため、規模や業務量に最適な料金体系を選択することが重要です。

初期費用、月額費用、オプション料金などを総合的に比較し、長期的なコストを試算しましょう。また、サービス内容と料金のバランスを見極め、本当に必要な機能に対して適切な金額を支払っているか確認することが大切です。

さらに、将来的な従業員数の増加や業務拡大に伴う料金の変動についても、事前にシミュレーションをするのがおすすめです。コスト削減効果や業務効率化による間接的な利益も考慮に入れ、総合的なコストパフォーマンスを評価しましょう。

給与計算アウトソーシングの種類と特徴

給与計算アウトソーシングには、ニーズや規模に応じてさまざまな種類があります。各タイプには独自の特徴があり、それぞれメリットとデメリットが存在します。

主な給与計算アウトソーシングのタイプは、次の4つです。

フルサポート型

フルサポート型は、給与計算に関するほぼすべての業務を外部に委託するタイプです。給与計算はもちろん、社会保険手続き、年末調整、給与明細の作成・配布、従業員からの問い合わせ対応まで、幅広い範囲をカバーします。

専門知識をもつスタッフが一貫して対応するため、高品質かつ効率的なサービスが期待できます。とくに、人事部門の人員が限られている中小企業や、給与計算業務に多くのリソースを割けない企業にとっておすすめです。

ただし、コストは他のタイプと比較して高くなる傾向があります。また、給与計算ノウハウが蓄積されにくいといったデメリットもあるため、長期的な視点での検討は欠かせません。

クラウド型

クラウド型は、インターネットを通じてアクセス可能な給与計算システムを利用するタイプです。自社で給与データを入力し、クラウド上で計算処理を行います。

24時間365日アクセス可能で、場所を選ばずに作業できる点が大きな特徴です。クラウド型なので初期導入コストが比較的低く、システムの更新やメンテナンスの手間も軽減されます。また、多くの場合は勤怠管理システムとの連携も容易です。

中小企業にとっては、コストパフォーマンスが高く、自社でのコントロールも維持できる選択肢となります。ただし、データ入力といった作業は自社で行う必要があるため、完全な業務負荷軽減にはならない点に注意しましょう。

システム連携型（システム一体型）

システム連携型（システム一体型）は、既存の人事・給与システムとアウトソーシング業者のシステムを連携させるタイプです。自社のシステムで管理している従業員データや勤怠情報を、アウトソーシング業者のシステムに自動で連携させることで、効率的な給与計算を実現します。

システム連携型は、データの二重入力を避けられ、人為的ミスも軽減できるのが大きな利点です。また、自社に導入したシステムを直接利用できるため、従業員への影響も最小限に抑えられます。

中小企業でも導入しやすく、段階的なアウトソーシング範囲の拡大も可能です。ただし、初期のシステム連携作業に時間とコストを要する場合があるため、導入前の十分な検討と準備が欠かせません。

スポット対応型

スポット対応型は、繁忙期や特定の業務のみを外部に委託するタイプです。たとえば、年末調整の時期だけ外部の力を借りたり、賞与計算時のみアウトソーシングを利用したりする形態です。

通常の給与計算は自社で行い、専門性の高い業務や一時的な業務増加時のみ、外部リソースを活用します。中小企業にとっては、コストを抑えながら必要な時だけ、専門家のサポートを受けられる柔軟な選択肢です。

また、自社のノウハウを維持しつつ、業務負荷の平準化が図れるメリットもあります。ただし、都度の契約や打ち合わせが必要となるため、都度の調整コストが発生する点には注意が必要です。

中小企業におすすめの給与計算アウトソーシング6選

次に、中小企業におすすめの給与計算アウトソーシングを紹介します。

• 労務に関わる業務をまるごと外部委託可能
• 従業員からの問い合わせ対応もサポート
• 作業進捗、遅延状況を管理画面でリアルタイムに把握

freee人事労務アウトソースは、給与計算や労務業務をまるごと委託できる人事労務アウトソーシングサービスです。給与や賞与計算のほか、入退社手続きや年末調整など、人事労務領域の業務をまとめて任せられます。

アウトソース情報はfreee人事労務上に蓄積されるため、内製に戻す際の引き継ぎもスムーズなのがポイントです。作業の進捗や承認状況の確認、必要な連絡は専用の管理画面から行えます。

• 労務システムの導入といった業務改善に対する提案も実施
• 異動・退職時のリスク対策ができる
• 既存システムの継続利用が可能

人事給与サービスは、オーダーメイド型の提案で給与計算業務の運用から改善までをサポートする給与計算アウトソーシングです。

システムの選定から給与計算実務、業務改善コンサルティングなど、幅広い要望に応えられるよう、豊富なサービスを用意しています。また、企業人事経験者が中心となって運用チームを作っているため、システム運用状況の理解力、フロー作成や課題点の抽出力に優れているのも特徴です。

• 高いスキルと経験値でミスなく給与計算対応
• 人事労務システムを熟知したコンサルタントがプランを提案
• 複雑な法改正にも対応

BOD人事給与アウトソーシングサービスは、社会保険料や雇用保険料について知識豊富な専門チームが、給与計算を業務代行するアウトソーシングです。

新型コロナウィルスによる社会情勢の変化とともに、BCP対策として給与計算や年末調整をはじめとした人事労務をアウトソースする目的でもおすすめです。もちろん、人事労務システム導入後はシステム連携まで十分にフォローしてくれます。

• 給与業務を迅速かつ柔軟に効率化をサポート
• 社会保険労務士や実務経験豊富なスタッフが的確に対応
• ISO認証に則した万全な安全性と品質

メイソンコンサルタントグループの給与計算アウトソーシングは、クライアントの要望にあわせたサービスを構築できる、オーダーメイド型の給与計算アウトソーシングです。

高度なセキュリティ規格であるISO27001およびISO9001の認証を長年に渡り取得しており、徹底した「セキュリティ体制」と「ミスがない体制」を構築し、適正な管理のもとに給与計算を行ってくれます。

• 社会保険労務士による監修と1次チェック実施
• 導入から運用までフルサポート
• 複雑な勤務体系や労基法改正などにも対応

RoboRoboペイロールは、給与計算代行とツールがセットになった給与計算アウトソーシングです。社会保険労務士による監修と1次チェックが入っており、圧倒的なミス率の低さを誇ります。

ツールの導入についても初期設定は発生せず、提携社労士法人による導入から運用までのフルサポートが提供されています。

• 給与計算業務をベースにアウトソースしたい業務を組み合わせ可能
• 人事システムの設定変更も即時対応
• 既存のデータフォーマットを活用できる

COMIT HRは、給与計算業務のほかに勤怠業務や社会保険業務など、幅広く委託できる給与計算アウトソーシングです。給与計算業務をベースに、勤怠管理、社会保険、従業員問い合わせ対応など、アウトソースしたい業務の組み合わせができます。

現行システムから厳選したクラウド勤怠・給与システムへの移行を代行するサービスも提供しており、コストの関係でSAPからSaaSに切り替えたいといった課題にも対応可能です。

給与計算をアウトソーシングするのが向いている中小企業の例

給与計算のアウトソーシングは、多くの中小企業にとって有効な選択肢です。なかでも、とくに次のような特徴をもつ企業に適しています。

急成長中のスタートアップ企業

急成長中のスタートアップ企業は、給与計算アウトソーシングの恩恵を受けやすい典型的な例です。これらの企業は、事業拡大に伴い従業員数が急増する傾向にあります。

しかし、人事部門の体制が整っていないことも多く、複雑化する給与計算業務に対応しきれない状況に陥りやすいです。

アウトソーシングを活用することで、コア業務に集中しながら、専門家による正確な給与計算を実現できます。また、従業員数の変動に柔軟に対応できるサービスを選ぶことで、成長にあわせたスケーラブルな運用も可能になります。

季節変動の大きい小売業やサービス業

小売業やサービス業など、季節によって従業員数が変動する可能性のある企業では、給与計算アウトソーシングが効果的です。

これらの業界では、繁忙期にアルバイトやパートタイマーを多く雇用し、閑散期には従業員数を減らすことも多いです。この従業員数の変動に伴い、給与計算の複雑さと業務量も大きく変化します。

アウトソーシングを利用することで、繁忙期の業務増加にも柔軟に対応でき、閑散期のコスト削減も図れます。また、多様な雇用形態（正社員、パート、アルバイト、契約社員など）に対応した給与計算や、シフト制による複雑な勤怠管理なども、専門業者のノウハウを活用することで効率的な対応が可能です。

多店舗展開をしている飲食業や小売業

多店舗展開をしている飲食業や小売業の中小企業も、給与計算アウトソーシングの導入が向いています。これらの企業では、各店舗ごとに異なる勤務体系や給与体系が存在することも多く、給与計算が非常に複雑になりがちです。また、店舗数の増加に伴い、給与計算業務の量も比例して増加していきます。

アウトソーシングを利用することで、複数店舗の給与計算を一元管理し、効率化を図れます。専門業者のシステムを活用することで、店舗ごとの売上や業績に連動した給与計算や、複雑なシフト管理、店舗間の人員異動や急な欠勤による代替勤務などの変更にも対応可能です。

これにより、本部での一括管理が容易になり、経営の意思決定に必要な人件費データの収集・分析も迅速に行えるようになります。結果として、戦略的な店舗運営や人材配置に注力できる環境が整います。

給与計算を内製化したほうが良い中小企業の例

給与計算のアウトソーシングは、多くの中小企業にとって有効な選択肢です。しかし一方で、内製化が適している企業も存在します。

次に、給与計算を自社で行うことで、より大きな利点を得られる可能性のある中小企業の例を紹介します。

独自の給与体系をもつ企業

独自の複雑な給与体系や頻繁に変更が必要な報酬制度をもつ企業は、給与計算の内製化が適しているかもしれません。たとえば、成果報酬型の給与システムや、業界特有の手当の多い企業などが該当します。

これらの企業では、給与計算のプロセスが標準的なものと大きく異なるため、アウトソーシング業者のサービスでは十分に対応できない、あるいは高額な費用が必要になるかもしれません。

一方内製化をすることで、自社の給与体系に適合した柔軟な計算処理が可能になり、迅速な制度変更にも対応しやすくなります。また、給与データを詳細に分析することで、より効果的な報酬制度の設計も可能です。

高度なセキュリティが要求される業界の企業

金融機関や医療機関など、個人情報や給与データに対してとくに高度なセキュリティが要求される業界の中小企業は、給与計算の内製化を選択することがあります。

これらの企業では、データの外部流出リスクを最小限に抑える必要があり、たとえアウトソーシング先が高度なセキュリティ対策を施していたとしても、自社内でのみデータを管理するルールになっている場合も多いです。

また、内部統制の観点からも、重要な財務情報である給与データを自社で一元管理することが求められる場合もあります。

労務管理と密接に連携した経営を行う企業

勤怠状況や給与データを経営戦略に直接反映させている中小企業では、給与計算の内製化が有効かもしれません。たとえば、プロジェクトごとの人件費を詳細に管理する必要がある企業や、生産性と給与の関係を綿密に分析している企業などが該当します。

内製化することで、給与データとその他の経営データを迅速かつシームレスに連携できるようになり、よりタイムリーな経営判断を行えます。

また、給与計算プロセスを通じて得られる働き方に関する洞察を、直接的に人事施策や業務改善に活用可能です。

サービス選びは比較して検討しよう

給与計算アウトソーシングを選ぶ際に重要なのは、自社にあったサービスを提供してもらえるかです。そのため、各サービスの口コミもあわせて見ておきましょう。

中小企業におすすめの給与計算アウトソーシングのうち最適なサービスを選ぶには、ニーズや予算にあわせて、複数のサービスを比較検討することが大切です。

次のボタンからはBOXILが厳選したサービスの資料を無料でダウンロードできるため、ぜひサービス選定の参考にしてください。

本記事で紹介しきれなかったサービスについては、次の記事にて解説しています。より多くのサービスから検討したい方は、あわせてチェックしましょう。

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