Gmailでメールを一斉送信する方法と注意点！大量配信におすすめのサービス

Gmailで一斉送信する方法

Gmailは個人用のメールサービスですが、一斉送信機能も利用できます。Gmailでメールの一斉送信をするには、主に次の3つの方法があります。

• CC・BCC機能を使った一斉送信
• グループを作成して一斉送信
• Google Workspaceと連携して一斉送信

CC・BCCを使った一斉送信

CCやBCCを使って、複数の相手にメールを送信する方法です。Toに指定した相手がメインの受信者ですが、CC指定された人も同じタイミングでメールを受信できます。

ToとCCに指定された人は、互いにメールアドレスが表示されるため、その点を踏まえて必要に合わせて利用しましょう。

BCCはビジネスシーンでよく用いられるメール送信方法です。BCCに指定されたメールアドレスは、その他の受信者には表示されないため、複数のクライアントへの一斉メールや、顧客へのメルマガなど幅広くメールを送信したい場合に向いています。

グループを作成して一斉送信

Gmailでは「ラベル」のタグ付け機能によって連絡先からグループを作成し、グループ宛てにメールを一斉送信する方法もあります。

送信先のメールアドレスが非表示になることや、宛先リストの管理が容易になること、誤送信のリスクが低くなることなどメリットも多いです。

Google Workspaceと連携して一斉送信

Google Workspaceと連携し、Googleグループやメーリングリストを使うことで、より高度な一斉送信を行う方法もあります。

たとえば、メール配信対象リストの管理やスケジュール配信、開封率やクリック率の分析、ステップメールや配信の自動化機能などを利用したメール配信の効率化など、あらゆる機能が備わっています。

Gmailで一斉送信ができない場合の主な原因

Gmailで一斉送信ができない場合は、主に次のような原因が考えられます。

• 配信数の上限を超えている
• 宛先のメールアドレスが間違っている

配信数の上限を超えている

Gmailでは、アカウントを安全に運用するために1日に送信できるメール数に上限を設けています。上限を超えると、一斉送信が制限されます。

具体的には、1通のメールを500件以上の宛先に送信している場合や、1日500通以上のメール送信をした場合は、送信できるメールの制限数に達したことで送信できない場合があります。

宛先のメールアドレスが間違っている

送信先のメールアドレスに誤りがあると、メールが送信できず、エラーメッセージが表示されます。ほかにも、宛先のメールサーバーに拒否された場合や、送信先のメール受信数が制限を超えている場合などにも届かないことがあります。

Gmail送信者ガイドラインの概要

Gmailでは送信者のガイドラインを設けています。、Gmailの個人用アカウントにメールを送信する場合にガイドラインの要件を満たす必要があります。

すべてのメール送信者が対応しなければならないことは次の内容です。

• 送信元ドメインにSPFまたはDKIMを設定する
• 有効なフォワードおよび逆引きDNSレコードの設定をする
• 迷惑メール率を0.3%未満に維持する
• メール送信にTLS接続を使用する
• Internet Message Format 標準に沿った形式でメールを作成する
• GmailのFrom: ヘッダーを偽装しない
• 転送を行う際はARCヘッダーを追加する

参照：メール送信者のガイドライン - Google Workspace 管理者 ヘルプ

メールを一斉送信する場合に考えられるリスク

一斉送信メールを利用する場合には、次のようなリスクが考えられます。

• 受信側に自動でブロックされる場合がある
• 個人情報の漏えいにつながる

受信側に自動でブロックされる場合がある

一度に大量のメールを送信すると、受信側の設定によっては自動的に迷惑メールフィルターやブロックによって、メールが届かない場合があります。

IPアドレスを元にしてブラックリストに入ってしまうと、メールアドレスを変更したとしてもメールが届かないことが考えられます。

個人情報の漏えいにつながる

CCを使った一斉送信の場合には、送信先のメールアドレスがすべて表示されてしまうため、個人情報の漏えいリスクが高くなります。

さらに、操作中の入力ミスや誤送信により、意図しないところで情報漏えいにつながる恐れもあります。

メールの大量配信にはメール配信システムの利用がおすすめ

メールの一斉送信は、Gmailでも手軽に行え、初心者や小規模のビジネスにも利用できます。一方で、さまざまな注意点やリスクがあることも否めません。

メールの送信数が多くなる場合や、扱うメールアドレスの数や顧客数が多い場合には、メール配信システムの利用がおすすめです。

メール配信システムは、一斉送信以外にも、次ようなさまざまな機能を備えており、メール送信やメールマーケティングの業務の効率化が可能です

• 配信リストの作成・管理
• 配信予約
• 配信結果の分析
• 迷惑メール対策

メール配信システムの導入メリット

メール配信システムを導入することで、次のようなメリットが挙げられます。

• 誤送信の防止
• セキュリティ対策が万全
• 顧客管理がスムーズ
• 配信効果の分析を行える

誤送信の防止

一斉送信メールは宛先が多くなるほど、誤送信の懸念が高まります。メール配信システムでは、配信リスト機能や予約機能などがあり、それらを活用することで誤送信のリスクを大幅に低減できます。

セキュリティ対策が万全

メール配信システムには、あらかじめ不正アクセスや情報漏えいを防ぐためのセキュリティ対策が施されています。メール配信の効率化とともに、安全性の確保についても安心して運用できます。

顧客管理がスムーズ

メール配信システムには、メールアドレスだけでなく顧客の企業名や名前、性別、地域など細かい顧客情報まで登録・管理が可能です。

顧客情報を一元管理できることで、セグメントごとのメール送信や必要に応じて送信先を分けたい場合にもスムーズです。さらに、顧客とのコミュニケーションを円滑化にもつながります。

配信効果の分析を行える

メール配信システムでは、開封率やクリック率などの配信結果を分析機能を備えたサービスも多いです。送信したメールの効果検証ができることで、より効果の高いメール配信が期待できます。

メール配信システムの選び方

メール配信システムを選ぶ際は、次のポイントを参考にしてください。

必要な機能が揃っているか

メール配信システムは、さまざまな機能が備わっています。

配信リストの作成・管理、配信予約、迷惑メール対策などの基本的な機能のほかにも、ステップメール機能やA/Bテスト機能、アンケート機能、ランディングページ作成機能など、マーケティングに活用できる機能が備わっているものあります。

自社の導入目的に合った機能が揃っているか確認しましょう。

操作性に優れているか

メール配信システムはさまざまな機能がありますが、それらをスムーズに操作し活用するためにも、使いやすさは重要なポイントです。画面デザインがわかりやすく、操作手順がシンプルかどうか確認しましょう。

ほかにも、操作についてのチュートリアル動画やヘルプドキュメントなどが用意されていると、より安心して利用できます。

サポート体制は充実しているか

メール配信システムは、導入後も安心して利用できるよう、サポート体制が充実しているかどうか確認しましょう。

電話やメール、チャットでのサポートなど、サービスによって体制が異なります。トラブルや不明点が発生した場合にすぐに対応してもらえるかは業務を進めるうえでも非常に重要です。自社の運用に合うサポート体制かどうかを確認しましょう。

さらに、FAQが充実しているかどうかも確認しておくと安心です。

おすすめのメール配信システム

次の記事では、口コミ評判で人気のメール配信システムを多く紹介しています。メール配信システムを比較検討したい方は、ぜひ参考にしてください。

メールの一斉送信にはメール配信システムの導入がおすすめ

Gmailで一斉送信するには、CC・BCC、グループ、Google Workspaceの連携などの方法があります。しかし、一斉送信には注意点やリスクも伴います。

メールの大量配信を行う場合は、メール配信システムの利用がおすすめです。メール配信システムは、誤送信防止、セキュリティ対策、顧客管理や配信効果を分析できるなどのメリットがあります。

メール配信システムを選ぶ際は、それぞれ比較検討することがおすすめです。必要な機能、操作性、サポート体制などを考慮して、自社にとって最適なシステムを選びましょう。

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