在庫管理システムを自作する方法は？メリットと課題・おすすめシステム

在庫管理の必要性

在庫管理は企業にとって重要な業務です。在庫管理を行うことで効率性と利益向上を目指せます。適切な在庫管理は過剰在庫や在庫切れを防ぎ、顧客満足度の向上にもつながります。

さらに、在庫の数や売上などの見通しを立てられることで、より効率的な購買計画やビジネス戦略を立てやすくなります。

在庫管理システムを自作する方法

在庫管理システムを自作する方法は、手軽なものから本格的なプログラミングまでさまざまです。主に次のような方法が挙げられます。

• Excelの関数を使う
• Excelのマクロを使う
• Access
• プログラミング

Excelの関数を使う

Excelは手軽に使えるツールで、関数を使えば簡単な在庫管理システムを作成できます。SUM関数やVLOOKUP関数を利用することで、在庫数量の自動計算、発注点の管理、在庫推移グラフの作成などを行えます。

Excelを使った在庫管理は、特に小規模なビジネスや個人事業主に適しています。

Excelのマクロを使う

Excelのマクロを利用することで、より高度な在庫管理システムを作成できます。マクロを使えば、複雑な作業を自動化し、大幅な効率化が期待できます。たとえば、自動発注機能や在庫アラート機能などの実装も可能です。

マクロの知識が必要ですが、Excelの拡張機能として非常に有用です。

Access

Accessは、マイクロソフトが提供するデータベース管理ソフトで、Excelよりも強力なデータベース管理ツールです。Accessを使えば、在庫データをより効率的に管理・検索でき、複雑な在庫管理にも対応できます。

また、フォームやレポート機能を使って、視覚的にわかりやすい管理システムの作成も可能です。

プログラミング

本格的な在庫管理システムを自作するには、プログラミングが必要です。PythonやPHP、JavaScriptなどを使って、自社のニーズに合わせてカスタマイズしたシステムを作成できます。

データベース管理にはMySQLなどを使用し、使いやすい在庫管理システムを実現できます。なお、これらの構築にはプログラミングスキルが必要です。

在庫管理システムを自作するメリット

在庫管理システムを自作することには、次のようなメリットがあります。

• コストを抑えやすい
• 手軽に導入できる

コストを抑えやすい

在庫管理システムを自作する最大のメリットは、コストを抑えられることです。市販の在庫管理システムは、月額利用料や初期費用がかかりますが、自作すればこれらの費用を削減できます。

また、自作すれば必要な機能だけを実装できます。市販のシステムでは、必要な機能がなかったり、反対に必要のない機能があったりする場合があります。自作する場合は、不要なコストを抑えながら必要な機能を導入できます。

手軽に導入できる

Excelを用いた方法で作成する場合は身近なツールであるため、比較的簡単に導入でき、抵抗感が少ないこともメリットです。ある程度のExcel関数の知識やプログラミング知識が必要となりますが、新しいシステムを導入することに比べると導入しやすいといえます。

自作の在庫管理システムにおける課題

在庫管理システムを自作する場合はコスト面や導入のしやすさなどのメリットが挙げられる一方で、次のような課題もあります。

• 属人化が避けられない
• 保存容量に限界がある
• 同時編集できない

属人化が避けられない

自作の在庫管理システムの場合は、作成者の知識やスキルに依存するため、他の人が使用する際に困難を感じることがあります。

また、何かトラブルや不明点があった場合も、作成者や担当者の対応を待つ必要があり、作業が滞ることも考えられます。さらに、作成者が退職や異動となった場合にも、綿密な引き継ぎが必要です。

保存容量に限界がある

ExcelやAccessを使ったシステムは、データ量が増えると処理速度が低下したり、保存容量に限界が生じたりすることがあります。大量の在庫を扱う場合には、スムーズな操作が難しくなることが考えられます。

同時編集できない

自作の在庫管理システムは、多くの場合、同時に複数のユーザーの利用ができません。そのため、複数のユーザーが同時に在庫データを更新する必要がある場合、自作の在庫管理システムは適していません。また、一人が操作している間は、誰も操作ができないとなると、作業効率が低下します。

リアルタイム更新ができない

リアルタイムで在庫状況を把握することで利便性が高まる一方、自作のシステムでは、リアルタイム更新機能を実装することが難しい場合が多いです。データの更新を手動で行うことで、生産性の低下や入力ミスの懸念も挙げられます。

ファイル破損の恐れがある

特にExcelファイルは、頻繁な編集やファイルサイズの増大によって破損するリスクがあります。ファイルが破損すると修復できない場合もあり、業務に大きな影響を与えます。

長期的な運用には在庫管理システムの導入がおすすめ

自作の在庫管理システムの課題を克服し、長期的に運用するためには、在庫管理システムの導入がおすすめです。安定した運用と拡張性を確保できます。

また、在庫管理業務をスムーズに進められるような、入力の自動化や自動発注など業務効率化につながるあらゆる機能が備わっているため、在庫管理にかかっていた負担を軽減できます。

在庫管理システムの導入メリット

在庫管理システムを導入することで次のようなメリットが期待できます。

• 運用・拡張がスムーズ
• リアルタイムでの状況把握が可能
• 業務の効率化を図れる

運用・拡張がスムーズ

在庫管理システムのサービスを利用するこで安定した運用が可能です。また、独自の在庫形態や商習慣に合わせて機能のカスタマイズや拡張もできます。ビジネスの成長に合わせて柔軟に対応できるため、長く安定して利用できます。

リアルタイムでの状況把握が可能

クラウドベースの在庫管理システムを使うことで、リアルタイムで在庫状況を把握できます。倉庫から離れている場合にも遠隔からアクセスできるため、迅速な意思決定が可能です。

業務の効率化を図れる

自動化されたシステムにより、在庫管理にかかる手間を大幅に削減できます。在庫管理以外の重要な業務にリソースを集中させられることで、経営を強化できます。

在庫管理システムの選び方

在庫管理システムを選ぶ際は次のようなことに気をつけて選ぶとスムーズに導入できます。

業種・業界に合う仕様か

在庫管理システムは、業種や業界によって必要な機能が異なります。たとえば、小売業であれば商品の回転率が高く大量の在庫を管理する必要があるため、多品種少量の在庫管理に対応したシステムが適しています。

また、製造業では半製品や原材料の管理が必要となるため、ロット管理や原価計算機能が搭載されたシステムが求められるでしょう。

業種・業界によって必要な機能が異なるため、事前に自社のニーズを明確にすること大切です。それぞれのシステムがどのような機能を搭載しているのかを比較検討し、自社の業務に適したシステムを選ぶことが重要です。

操作性に優れているか

在庫管理システムを選ぶ際には、操作性の良さも重要な要素です。直感的に操作できることや、わかりやすい画面構成であること、使いやすい機能が揃っているかなどを確認しましょう。

多くの従業員が使用する場合は特に操作がスムーズに行えるかが大切です。使い勝手の良いシステムは、導入後の定着率を高めます。可能であれば、無料トライアルやデモを利用して、操作性を事前に確かめることをおすすめします。

サポート体制が万全か

システム導入後のサポート体制が充実しているかどうかも重要です。トラブル発生時に迅速に対応してもらえるサポートがあると安心です。特に、導入初期やシステム変更時には、サポート体制が充実しているかを確認しておきましょう。

おすすめの在庫管理システム

おすすめの在庫管理システムを紹介します。導入がスムーズで操作性に優れたシステムのため、これから導入を検討している方はぜひ参考にしてください。

スマートFは、小規模事業から大企業まで幅広く対応したクラウド型の在庫管理システムです。シンプルで使いやすく、初心者でも簡単に導入できます。

入出庫管理や棚卸、在庫予測など、基本的な機能を網羅しており、運用に慣れてきてからの機能の拡張も可能なためスモールスタートしたい場合にも向いています。

クラウドトーマスは、在庫管理から販売管理まで一貫して行えるクラウド型在庫管理システムです。多機能でありながら操作が簡単で、導入がスムーズです。

棚卸やロケーション管理機能も備えており、小規模はもちろん、大規模の物流現場にも適しています。

zaicoは、在庫管理における一連の流れをスムーズに対応できる在庫管理システムです。スキャン機能を活用した棚卸をサポートする機能や、発注忘れや納期遅れの発生防止のためのアラート機能など、在庫管理や入出庫管理のほかにも役立つ機能を備えています。

在庫管理業務の属人化の解消や発注の仕組み化を検討している場合におすすめです。

スマートマットクラウドは、IoT技術を活用した在庫管理システムです。スマートマットを使ってリアルタイムで在庫の減少を検知し、自動でデータを更新します。

大きなパレットでの在庫や細かな部品、液状、気体などあらゆる在庫を管理できます。在庫管理の負担や工数を大幅に軽減したい場合やデータを活用して利益向上を図りたい場合におすすめです。

SKit FLEXiは、複数の倉庫や荷主の在庫情報を一元管理できるクラウド型の在庫管理システムです。在庫状況のリアルタイム把握や、入出庫管理、棚卸などさまざまな機能を搭載しています。

自社の在庫管理に合わせたカスタマイズができる点や使いやすい画面設計で、はじめてシステムを導入する場合にもおすすめです。

在庫管理システムの導入で生産性向上を目指そう

在庫管理システムの自作は、コストを抑え手軽に始められる一方で、長期的な運用や拡張性に課題があります。自作システムの限界を感じた場合は、市販の在庫管理システムの導入を検討し、効率的な在庫管理を実現しましょう。

市販の在庫管理システムの選定には、自社の業種・業界に合った仕様や操作性、サポート体制を重視すると良いでしょう。在庫管理システムは多くあり、それぞれ特徴や機能が異なるため、比較検討して選ぶことをおすすめします。

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