在庫管理とは？目的や4つの原則、方法、システム導入のメリット・デメリット

在庫管理とは

在庫管理とは、商品や製品などの在庫を適切な量で維持し、効率的に管理することです。具体的には、在庫の入庫、保管、出庫、棚卸しといった一連のプロセスを指します。

企業は顧客の需要を満たすために必要な在庫を確保しつつ、過剰な在庫を抱えることによるコスト増加や、在庫不足による機会損失を抑制しなければなりません。そのため、在庫管理は企業の収益に大きく影響する重要な業務といえます。

在庫管理の目的

在庫管理には主に次のような目的があります。

• 生産性の向上
• コストの削減
• 機会損失の防止
• キャッシュフローの改善

生産性の向上

在庫管理を行うことで、必要なときに必要な在庫を見つけ出せることや、在庫切れによる機会損失が防げます。そのため、在庫の把握や入出庫の効率化、棚卸し作業の迅速化などが図れ、生産性の向上が期待できます。

コストの削減

在庫管理で適切な量の在庫を管理できるようになるため、過剰な在庫を抱えることによるスペースの確保や保管費用、在庫不足による追加発注費用などの削減につながります。

過剰在庫を減らすことで、保管スペースの縮小や在庫の陳腐化による損失を最小限に抑えられるため、コスト削減が可能です。

機会損失の防止

必要なときに在庫切れが起こると、顧客は別の販売元から商品を購入するケースも考えられます。売上減少につながるだけでなく、顧客からの信用を失ったり顧客離れにつながったりする恐れもあります。

在庫管理を行うことで、必要な在庫数を常に確保できるため、機会損失を防ぎ、顧客からの需要や信頼も安定するでしょう。

キャッシュフローの改善

在庫の回転率が低い場合、資金が滞留し新たな仕入れや設備投資などに必要な資金が不足することにもつながります。適切な在庫管理を行うことで、在庫の回転率を向上でき、キャッシュフローの改善を図れます。

在庫管理の4原則

在庫管理を効率的に行うための4つの原則があります。これらの原則を遵守することで、在庫の把握、管理、運用をスムーズに行えます。

在庫の所在がすぐわかる

在庫の所在をすぐに把握できることは、在庫管理の基本です。必要なときに必要な在庫がどこにあるのかをすぐに特定できなければ、業務効率が低下し、顧客への対応が遅れてしまうでしょう。

そのため、倉庫や保管場所を整理整頓し、在庫の位置を明確にする必要があります。たとえばロケーション管理を導入し、各在庫に保管場所を示す番号や記号を付与することで、在庫の検索性を高められます。

在庫の数量がすぐわかる

在庫の数量を正確に把握することは、在庫管理において非常に重要です。在庫数量を把握できていないと、過剰な在庫を抱えて保管コストが増加したり、在庫不足によって機会損失が発生したりするでしょう。

常に正確な在庫数を把握するために、入庫、出庫、棚卸しなどの際に、数量を正確に記録する必要があります。また、在庫管理システムを導入することで、リアルタイムで在庫数量を把握できるようになります。

先入先出ができる

先入先出とは、先に仕入れた商品を先に販売・出荷する在庫管理方法です。食品や医薬品など、賞味期限や有効期限がある商品を扱う場合、先入先出を徹底することで、在庫の劣化や廃棄ロスを最小限に抑えられます。

先入先出を行うためには、商品の入荷日や製造日を記録し、古い在庫から順に出荷するような運用ルールを設ける必要があります。また、在庫の保管場所を工夫し、古い在庫が取り出しやすいように配置するといった対策も有効です。

アクションのポイントがわかる

アクションのポイントがわかるということは、在庫管理において、次にどのような行動をとるべきかが明確になっている状態を指します。たとえば、在庫が少なくなってきたら発注をかける、不良在庫を発見したら廃棄する、といった判断を迅速に行えなければなりません。

そのためには在庫状況を常に監視し、あらかじめ設定した基準に基づいて、必要なアクションを明確化しておく必要があります。在庫管理システムを活用することで、在庫状況をリアルタイムで把握し、アラート機能によってアクションのタイミングを知らせることも可能です。

在庫管理の効率化に役立つ手法・概念

在庫管理を効率的に行うための手法や概念があります。これらの手法を活用することで、在庫状況を正確に把握し、適切な在庫管理を実現できます。

ABC分析

ABC分析とは、在庫品目を重要度に応じてA、B、Cの3つのランクに分類し、それぞれに適した管理方法を適用する手法です。具体的には、売上金額や利益額などの指標に基づいて、重要度の高い順にA、B、Cとランク分けを行います。

Aランクの在庫品目は重点的に管理し、発注頻度を高めたり、在庫量を多めに設定したりするなどの対策が必要です。B、Cランクの品目は、Aランクに比べて管理の手間を軽減することで、効率的な在庫管理を実現します。

在庫回転率

在庫回転率とは、一定期間に在庫が何回入れ替わったかを示す指標です。計算式は「売上原価 ÷ 平均在庫高」で、在庫回転率が高いほど、在庫が効率的に活用されていることを意味します。

在庫回転率を分析することで、在庫の滞留状況を把握し、適切な発注量や販売計画を策定できます。在庫回転率の低い品目を特定し、販売促進策を検討する必要もあるでしょう。

ロケーション管理

ロケーション管理とは、倉庫内の保管場所を明確化し、在庫の所在を管理する手法です。各保管場所に番号や記号を付与することで、在庫の検索性を高め、入出庫作業の効率化を図ります。

ロケーション管理を導入することで、ピッキング作業の時間短縮が可能です。在庫の紛失や誤出荷のリスクも低減できます。倉庫内のスペースを有効活用できるというメリットもあります。

棚卸し

棚卸しとは、一定期間ごとに実際に在庫を数えて、帳簿上の在庫数量と照合する作業です。棚卸しを行うことで、在庫の過不足や、盗難、破損などの状況を把握できます。

棚卸しは、正確な在庫状況を把握するための重要な作業です。棚卸しの結果に基づいて、在庫管理方法の見直しや改善を行うことで、より効率的な在庫管理体制を構築できます。

在庫管理の方法

在庫管理の方法は、大きく分けて3つあります。それぞれの特徴を理解し、自社の規模や業務内容に合った方法を選択しましょう。

紙による管理

紙による管理は、帳簿や伝票を用いて、在庫の入出庫や数量を記録する方法です。古くから行われている方法で、導入コストが低いというメリットがあります。しかし、手書きでの記録は手間がかかり、ミスが発生しやすいというデメリットも抱えています。

紙による管理では、在庫状況をリアルタイムで把握することが難しく、在庫管理の効率化には不向きです。また、データの集計や分析にも時間がかかるため、迅速な意思決定が求められる場合には対応が遅れてしまうかもしれません。

Excelによる管理

Excelによる管理は、表計算ソフトを用いて在庫データを管理する方法です。紙による管理に比べて、データの入力や集計が容易であり、グラフやピボットテーブルなどを用いた分析も可能です。また、無料で利用できるテンプレートも多く存在するため、導入コストを抑えられます。

Excelによる管理は、紙による管理に比べて効率的ですが、データ入力の手間やミスが発生する可能性は残ります。また、複数人で同時にデータを編集する場合、データの整合性を保つのが難しいことも課題です。

在庫管理システムによる管理

在庫管理システムによる管理は、専用のソフトウェアを使用して在庫データを管理する方法です。システムによって機能は異なりますが、在庫の入出庫、棚卸し、発注管理など、在庫管理に関するさまざまな業務を効率化できます。また、バーコードリーダーやハンディターミナルなどの機器と連携することで、作業の効率化とミスの削減を可能にします。

在庫管理システムは、初期費用や運用費用がかかりますが、業務効率の向上、コスト削減、正確な在庫管理など、多くのメリットをもたらします。クラウド型のシステムであれば、導入期間を短縮できるだけでなく、場所を選ばずにアクセスできるという利点もあります。

在庫管理システムを導入するメリット

在庫管理システムを導入することで、次のようなメリットを得られます。

• 業務の効率化
• コストの削減
• ミスの防止
• 業務の標準化

業務の効率化

在庫管理システムを導入することで、これまで手作業で行っていた業務を自動化し、大幅な業務効率化が実現します。たとえば、入出庫管理、棚卸し、発注管理などをシステムで行うことで、担当者の負担を軽減し、業務時間を短縮できるでしょう。

これにより、従業員はより付加価値の高い業務に集中でき、生産性の向上が見込めます。また、システム化によって在庫状況をリアルタイムで把握できるようになり、迅速な意思決定が可能になります。

コストの削減

在庫管理システムの導入は、一見コストがかかるように思えます。しかし長期的に見ると、さまざまなコスト削減効果をもたらします。具体的には、在庫の適正化による保管コストの削減、欠品防止による機会損失の抑制、人材配置の最適化による人件費の削減などです。

また、システム化によって業務効率が向上することで、間接費の削減にもつながります。在庫管理システムの中には需要予測機能を搭載しているものもあり、将来的な在庫需要を予測することで、過剰な在庫を抱えるリスクを抑制できます。

ミスの防止

人為的なミスは、在庫管理において大きな問題を引き起こしかねません。在庫管理システムを導入することで、データ入力の自動化やチェック機能により、人為的なミスを最小限に抑えられます。

たとえばバーコードリーダーと連携することで、商品情報の読み取りミスを防げます。システムによる自動計算によって、数量の入力ミスや計算ミスの防止も可能です。これにより、在庫情報の精度が向上し、信頼性の高い在庫管理が実現します。

業務の標準化

在庫管理システムを導入することで、業務プロセスを標準化し、担当者によるバラつきをなくせます。システム上で業務フローを統一することで、誰が担当しても同じ手順で作業を進められるため、業務の質が安定するでしょう。

業務マニュアルの作成や教育にかかる時間を削減できるというメリットもあります。システムによって蓄積されたデータは、業務改善や意思決定に役立てられ、継続的な改善活動につなげられるようになります。

在庫管理システムを導入する際の注意点

在庫管理システムの導入する際は次のことに気をつけるとスムーズな運用につながります。

予算に合うシステムを導入する

在庫管理システムを導入する際には、初期費用や運用費用などのコストが発生します。初期費用に含まれるのは、システムの購入費、導入費用、カスタマイズ費用などです。運用費用に含まれるのは、システムの保守費用、バージョンアップ費用、サポート費用などです。

これらのコストは、システムの種類や規模、機能によって大きく異なります。また、クラウド型のシステムの場合、月額料金や利用量に応じた従量課金制となる場合もあります。導入前に、自社の予算に合わせて、適切なシステムを選びましょう。

コストを抑えるためには、無料トライアルやデモ版を利用して、必要な機能を見極めましょう。複数のベンダーから見積もりを取り、比較検討することも有効です。補助金や助成金制度を活用できる場合もあるため、事前に確認しておきましょう。

運用体制の構築が必要

在庫管理システムを導入する際には、システムを円滑に運用するための体制を構築しなければなりません。具体的には、システムの管理者や担当者を決め、操作方法の習得、マニュアルの作成、ヘルプデスクの設置などを行う必要があります。

運用体制が整っていないと、システムのトラブル発生時や操作方法がわからない場合に、対応が遅れてしまい、業務に支障をきたすかもしれません。また、システムの導入によって、業務フローが変更になる場合もあるため、従業員への教育や周知を徹底する必要があります。

運用体制をスムーズに構築するためには、導入前に、担当者を決めておきましょう。また、ベンダーのサポート体制を確認し、必要に応じて研修やサポートを受けることも有効です。

在庫管理システムは他システムとの連携に優れたものを

在庫管理は、企業の収益向上と安定的な事業運営のために欠かせない業務です。過剰な在庫を抱えれば保管コストが増加し、在庫不足になれば機会損失につながります。そのため、適切な在庫管理システムを導入し、在庫状況を正確に把握することが重要となります。

在庫管理システムを導入する際は、他システムとの連携に優れたものを選ぶようにしましょう。たとえば、販売管理システムや会計ソフトと連携することで、在庫データの一元管理が可能となり、業務効率がさらに向上します。自社の業務フローや将来的な拡張性を考慮し、最適な在庫管理システムを選定しましょう。

こちらの記事ではおすすめの在庫管理システムを紹介しています。在庫管理システムに興味がある方、在庫管理の効率化を目指す方は、ぜひお読みください。

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