出張旅費規程とは - 作り方やメリット | コスト削減のポイントは？
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出張旅費規程とは
出張旅費規程とは、出張に関連する旅費の取り扱いについて会社で定めたルールのことです。社内規定として作成される主流な規定のひとつです。節税効果がある・事務処理が簡略化できるなどのメリットがあります。
しかし、合理化が進んでいないといわれる出張業務では、いまだに宿泊を含めた出張手配を本人が行い、一つひとつ確認しながら実費精算している法人も多いと思います。以下では出張旅費規程のメリット・作成の際のポイントを解説します。
旅費交通費の勘定項目
まずは出張にかかる費用がどのような勘定項目になるのか確認しましょう。
| 勘定項目 | 内容 |
|---|---|
| 旅費 | 交通費、宿泊費 |
| 交通費 | 近距離の移動に必要となる交通費 |
旅費と交通費は、あわせて「旅費交通費」として扱われています。
この旅費交通費は、実費として経費扱いになるため非課税です。これとは別に、多くの企業で出張にかかわる細かい経費負担を考慮し、出張者に日当を支払っているケースもあります。
これらをすべて実費精算とした場合、企業側・出張者側それぞれに、どのような負担が考えられるでしょうか。
旅費交通費を実費計算とした場合の負担
企業側の負担
経理部では宿泊や移動にかかった費用を一つひとつチェックし、間違いのないことを確認しながら精算しなければなりません。
ホテルや新幹線、飛行機であれば領収書から判断できるものの、公共交通機関などでは領収書がない場合もあり、あらためて料金を確認する必要も出てきます。その手間と時間は無視できないものになります。
出張者側の負担
出張者側では宿泊や移動時の領収書を保存し、領収書のない費用に関してはメモなどで記録しておく必要があります。精算時には一つひとつを経費精算書に記入し、領収書を添付して提出しなければなりません。
出張費用の一部、もしくはすべてを仮払金として出張前に受取れる場合があるものの、精算まで立替しなければならないケースも多く、出張自体が大きな負担である可能性も大きいといえるでしょう。
出張旅費規程を作成するメリット
出張に関するこれらの負担を軽減する方法として出張旅費規程の作成が挙げられます。個人事業主の場合は適用できないものの、従業員のいる企業では出張旅費規程を作成することでメリットを得られるのです。
定額支給で精算の手間を軽減
作成した出張旅費規程のなかで出張時の旅費を定額支給と定めることで、精算の手間を軽減できます。
たとえば、出張先までの距離やエリアに応じて定めた金額を支給し、その範囲内で出張者が宿泊・移動の費用を支払う方法です。これによって複雑な精算を単純化でき、手間と時間を大幅に削減できるのです。
この方法を採用する多くの企業で、距離やエリアに加え、役職ごとに異なる旅費金額が定められています。
出張日当を経費として節税
出張旅費規程のなかで、出張日当を支払う旨を明確に記載することで日当を経費扱いにできます。
当然、企業側、出張者側どちらも非課税となるため所得税や住民税を支払う必要がなく、企業側では社会保険料の負担額も抑えられます。従業員の出張が頻繁な企業では、大きな節税効果が期待できるでしょう。
出張旅費規程の作り方
精算の手間が軽減でき、節税効果のある出張旅費規程は出張の多い企業ではぜひとも作成しておきたいものです。
この出張旅費規程は就業規則として作成するため、法的な様式などは存在しないものの、作成に際していくつかのポイントを押さえておく必要があるでしょう。
支給金額・ルールの策定
まずは旅費、出張日当などを役職ごとに決定します。
定額支給を基本とするのであれば、出張地の距離やエリアなど、国内・海外などを含めた基準を検討し、それぞれ決定していく必要があるでしょう。
また、過去の出張履歴をもとにイレギュラーなケースでの対応なども考慮し、内容に盛り込むのも大切です。
出張旅費規程は企業内の従業員すべてに適用されるべきものであるため、対象者を明記するのはもちろん、精算方法などのルールも策定して盛り込んでおく必要があります。
全従業員への周知
上述したとおり、出張旅費規程は全従業員が対象であることが税法での認知条件です。
つまり、対象となる全従業員に対し、出張旅費規程の存在を周知させ、遵守するよう求めなければならなりません。このタイミングで、出張報告書の提出義務や精算方法などのルール遵守、管理部門の決定なども周知させるのがいいでしょう。
定額支給時の注意点
出張旅費規程のメリットに、定額支給での精算負担軽減があることは解説しました。
この際の注意点としては、ホテルや移動手段の決済を「出張者本人」が行わなければならないことです。
これを法人カード決済や法人口座からの振り込みで支払うと、実費のみしか経費として認められないのです。定額支給の趣旨はあくまでも「出張者が立替した経費を、出張旅費規程に沿った内容で企業が支給する」ものだからです。
定期的に内容を見直す
定額支給や日当の金額について、法的な根拠や基準は定められていません。
しかし、しっかりとした根拠にもとづき、世間一般で妥当と思われる金額としなければなりません。
これが一般的な金額と比較してあまりにも高額であると、税務調査の際に指摘されることもあります。支給金額に関しては、物価なども考慮に入れつつ、定期的に見直していくのが望ましいといえるでしょう。
出張旅費規程で効果的にコスト削減するポイント
出張旅費規程によって定額支給を導入すれば精算の手間が省け、節税効果も期待できます。しかし、出張旅費を一定金額に収められても適正な金額までコスト削減するのは困難でしょう。
また、宿泊費などを工夫して支出を抑えれば、定額支給額から自由になる金額が多くなるため、不正などの温床になることも考えられます。
それでは、出張旅費規程を遵守させつつ経費精算の負担を軽減し、コスト削減を実現するにはどのような方法が考えられるのでしょうか。
宿泊費を実費精算にする
出張旅費規程を定める多くの企業では移動にかかる交通費を実費精算とし、宿泊費のみを定額支給としています。
この定額支給額を「上限」として設定し、宿泊費を実費精算とすることで、ある程度のコスト削減が可能でしょう。
しかしこの方法では節税メリットは活かされるものの、精算業務の軽減メリットは、限りなく薄くなってしまうのは否めません。
出張管理システムで一元管理
これを解決する方法が、出張管理システムの導入です。
出張管理システムでは出張手配をオンラインなどに一本化でき、法人契約によってスケールメリットを活かした低料金での予約が可能になるほか、支払いも法人へ一本化できるため、経理部や出張者の負担も軽減できます。
システムによっては出張申請のワークフローや旅費データの分析が可能なものもあり、業務効率化の実現とPDCAサイクルでの改善でコスト削減効果も期待できます。
ガバナンス強化にも役立つ出張管理システム
出張業務の効率化や節税効果が得られる出張旅費規程は、頻度にかかわらず、業務での出張が考えられる企業にとって必須の就業規則です。
しかし、出張旅費規程があるだけでは適正なレベルに出張コストを削減するのは困難であり、規程を逆手に取った不正の温床にもなりかねません。
出張管理システムは旅費規程を補完してコスト削減を実現し、出張データを可視化することで、企業のガバナンス強化にも役立つのです。
出張者をコア業務へ集中させパフォーマンスを最大化するためにも、出張管理システムの導入を検討してみるのをおすすめします。
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