出張旅費規程とは？メリット・作成ポイント・効果を最大化する出張管理システム9選

出張旅費の実費精算は負担が大きい？

ビジネスを円滑に進めるうえでも欠かせないのが出張です。

しかし、合理化が進んでいないといわれる出張業務では、いまだに宿泊を含めた出張手配を本人が行い、一つひとつ確認しながら実費精算しているのではないでしょうか。

こうしたプロセスは出張者はもちろん、精算する企業側にとっても大きな負担でしょう。このような負担を軽減する役割を果たすのが出張旅費規程です。

旅費交通費とは

まずは出張にかかる費用がどのような勘定項目になるのか確認しておきましょう。

一般的には出張の際に必要となる交通費、宿泊費などを「旅費」近距離の移動に必要となる交通費を「交通費」とし、あわせて「旅費交通費」として扱われています。

この旅費交通費は実費として経費扱いになるため非課税です。これとは別に、多くの企業で出張にかかわる細かい経費負担を考慮し、出張者に日当を支払っているケースもあります。

これらをすべて実費精算とした場合、企業側・出張者側それぞれに、どのような負担が考えられるでしょうか。

企業側の負担

経理部では宿泊や移動にかかった費用を一つひとつチェックし、間違いのないことを確認しながら精算しなければなりません。

ホテルや新幹線、飛行機であれば領収書から判断できるものの、公共交通機関などでは領収書がない場合もあり、あらためて料金を確認する必要も出てきます。その手間と時間は無視できないものになりますよね。

また、上述のように経費として計上できる旅費は非課税となるものの、出張日当は「給与」扱いとなり、企業側でも税金を負担しなければなりません。

出張者側の負担

出張者側では宿泊や移動時の領収書を保存し、領収書のない費用に関してはメモなどで記録しておく必要があります。

精算時には一つひとつを経費精算書に記入し、領収書を添付して提出しなければなりません。

また、出張日当が給与となるため所得税・住民税の対象となってしまいます。

出張費用の一部、もしくはすべてを仮払金として出張前に受取れる場合があるものの、精算まで立替しなければならないケースも多く、出張自体が大きな負担である可能性も大きいといえるでしょう。

出張旅費規程を作成するメリット

出張に関するこれらの負担を軽減する方法として出張旅費規程の作成が挙げられます。個人事業主の場合は適用できないものの、従業員のいる企業では出張旅費規程を作成することでメリットを得られるのです。

定額支給で精算の手間を軽減

作成した出張旅費規程のなかで出張時の旅費を定額支給と定めることで、精算の手間を軽減できます。

たとえば、出張先までの距離やエリアに応じて定めた金額を支給し、その範囲内で出張者が宿泊・移動の費用を支払うという方法です。これによって複雑な精算を単純化でき、手間と時間を大幅に削減できるのです。

この方法を採用する多くの企業で、距離やエリアに加え、役職ごとに異なる旅費金額が定められています。

出張日当を経費として節税

出張旅費規程のなかで、出張日当を支払う旨を明確に記載することで日当を経費扱いにできます。

当然、企業側、出張者側どちらも非課税となるため所得税や住民税を支払う必要がなく、企業側では社会保険料の負担額も抑えられます。従業員の出張が頻繁な企業では、大きな節税効果が期待できるでしょう。

出張旅費規程作成のポイント

精算の手間が軽減でき、節税効果のある出張旅費規程は出張の多い企業ではぜひとも作成しておきたいものです。

この出張旅費規程は就業規則として作成するため、法的な様式などは存在しないものの、作成に際していくつかのポイントを押さえておく必要があるでしょう。

支給金額・ルールの策定

まずは旅費、出張日当などを役職ごとに決定します。

定額支給を基本とするのであれば、出張地の距離やエリアなど、国内・海外などを含めた基準を検討し、それぞれ決定していく必要があるでしょう。

また、過去の出張履歴をもとにイレギュラーなケースでの対応なども考慮し、内容に盛り込むのも大切です。

出張旅費規程は企業内の従業員すべてに適用されるべきものであるため、対象者を明記するのはもちろん、精算方法などのルールも策定して盛り込んでおく必要があります。

全従業員への周知

上述したとおり、出張旅費規程は全従業員が対象であることが税法での認知条件です。

つまり、対象となる全従業員に対し、出張旅費規程の存在を周知させ、遵守するよう求めなければならなりません。このタイミングで、出張報告書の提出義務や精算方法などのルール遵守、管理部門の決定なども周知させるのがいいでしょう。

定額支給時の注意点

出張旅費規程のメリットに、定額支給での精算負担軽減があることは解説しました。

この際の注意点としては、ホテルや移動手段の決済を「出張者本人」が行わなければならないことです。

これを法人カード決済や法人口座からの振り込みで支払うと、実費のみしか経費として認められないのです。定額支給の趣旨はあくまでも「出張者が立替した経費を、出張旅費規程に沿った内容で企業が支給する」ものだからです。

定期的に内容を見直す

定額支給や日当の金額について、法的な根拠や基準は定められていません。

しかし、しっかりとした根拠にもとづき、世間一般で妥当と思われる金額としなければなりません。

これが一般的な金額と比較してあまりにも高額であると、税務調査の際に指摘されることもあります。支給金額に関しては、物価なども考慮に入れつつ、定期的に見直していくのが望ましいといえるでしょう。

出張旅費規程で効果的にコスト削減するには

出張旅費規程によって定額支給を導入すれば精算の手間が省け、節税効果も期待できます。しかし、出張旅費を一定金額に収められても適正な金額までコスト削減するのは困難でしょう。

また、宿泊費などを工夫して支出を抑えれば、定額支給額から自由になる金額が多くなるため、不正などの温床になることも考えられます。

それでは、出張旅費規程を遵守させつつ経費精算の負担を軽減し、コスト削減を実現するにはどのような方法が考えられるのでしょうか。

宿泊費を実費精算にする

出張旅費規程を定める多くの企業では移動にかかる交通費を実費精算とし、宿泊費のみを定額支給としています。

この定額支給額を「上限」として設定し、宿泊費を実費精算とすることで、ある程度のコスト削減が可能でしょう。

しかしこの方法では節税というメリットは活かされるものの、精算業務の軽減というメリットは、限りなく薄くなってしまうのは否めません。

出張管理システムで一元管理

これを解決する方法が、出張管理システムの導入です。

出張管理システムでは出張手配をオンラインなどに一本化でき、法人契約によってスケールメリットを活かした低料金での予約が可能になるほか、支払いも法人へ一本化できるため、経理部や出張者の負担も軽減できます。

システムによっては出張申請のワークフローや旅費データの分析が可能なものもあり、業務効率化の実現とPDCAサイクルでの改善でコスト削減効果も期待できます。

おすすめの出張管理システム9選

以下からは、効果的に出張旅費規程を補完し、出張業務を合理化する、おすすめの出張管理システムを厳選して紹介します。

本記事で紹介する出張管理システムのさらなる詳細はこちらから無料でご覧になれます。

• チャットでスピーディーに手続きを進められる
• 手配情報を自動で集約
• 独自オペレーションで圧倒的な低価格を実現

BORDERは、チャットでスピーディーにフライトやホテルを手配し、出張情報をクラウド上で一元管理できる出張管理システムです。

手配時のコミュニケーションはすべてBORDER内のチャットで進むため、コミュニケーションを簡略化できます。 あらゆる手配情報がデータ化・可視化されることで、情報共有の手間の削減や、内部統制の強化を図れます。独自のオペレーションモデルの構築により、サービス利用にかかるコストを極限まで圧縮。サービス利用にかかる固定費は不要、1件あたりの手配手数料はたったの1,000円で利用できます。

• 出張手配の検索・予約を一元管理
• 出張者と管理部門の業務効率化
• 出張データの見える化でコスト削減

AI Travelは、出張業務の「手間」や「コスト」を削減する、次世代クラウド型出張手配・管理サービスです。
出張時のホテル・交通機関の検索・予約が最短5分でできるだけでなく、申請や承認フローなどの経理処理も簡素化されるので、出張者と管理部門双方の業務負担を軽減できます。また、出張データの一元管理で出張費が見える化されるので、不正防止やコストの適正化につながり、ガバナンス強化や大幅なコスト削減を可能にします。

• 出張予約などの情報を一元管理
• 自社規程にあわせた予約が可能
• 法人限定プランが適用できる

総合出張予約・管理サービスRaccoは、楽天トラベルが提供する初期費用・月額料金無料の出張管理システムであり、リーズナブルな法人限定プランも適用可能です。
特典付プランやエリア・役職ごとの宿泊上限金額設定し、手配と予約データを管理画面で一元管理できます。出張データと行動が可視化されるため、有事の際の危機管理としても役立ちます。

じゃらんコーポレートサービス

• システム使用料が無料
• 会員限定の割引プランでコスト削減
• 規程に応じてプランの絞り込みが可能

じゃらんコーポレートサービスは、システム使用料が無料で利用できる、出張データ分析が可能な出張管理サービスです。
じゃらんが提供する通常プランだけでなく、会員限定の割引プランが利用可能。クオカード付プランを非表示にするなどで、ガバナンス強化と経費削減を同時に実現します。出張状況がリアルタイムに確認できるため、リスクマネジメントにも有効です。

Bzit

• JTBのネットワークを活用
• オプションでワークフローを提供
• PDCA改善をサポート

Bzitは、JTBならではの世界規模ネットワークで、豊富な経験にもとづいたビジネストラベルの予約が可能な出張管理システムです。
オンラインで一本化されたオンライン画面で、宿泊・航空券・新幹線・レンタカーなどの予約がワンストップで実現。予約情報を出張精算書に取り込めるため、手配から精算のフローを大幅に合理化します。オプションのワークフローでさらなる業務効率化も。蓄積された出張データを分析してPDCA改善をサポートします。

• 出張・経費管理のシステム統合
• 一元化された出張予約画面
• システム外の領収書も取り込み可能

SAP Concurは、航空券・レンタカー・ホテルの手配を一元的に予約・管理可能な出張管理システムであり、経費管理を統合したことで精算業務も合理化できます。
Concurで手配されたチケットの領収書は即座にシステムへ取り込まれ、システム以外の領収書も統合可能。旅程などとともに出張ワークフローも統合されているため、上長の承認もオンラインで完結します。蓄積されたデータを分析してさらなる合理化も可能。出張者の危機管理も万全です。

BT-Compass

• 国内出張に強みを持つ予約管理
• リーズナブルな法人特別割引
• ガバナンス強化を実現する経費の可視化

BT-Compassは、国内出張に特化した航空券、新幹線、ホテルなどをオンラインに統合し、簡単に出張予約のできる出張管理システムです。
リーズナブルな料金を実現しながら、法人特別割引適用された契約により、精算を一元化。詳細な利用実績データをもとにしたレポート機能で、出張者の行動を把握するのも簡単、危機管理とガバナンス強化も実現します。

GBT NTA（日本旅行）

• グローバルBTMサービス
• 出張データを分析して活用
• 安全確認のできる旅程確認アプリ

GBT NTAは、アメリカンエキスプレス・グローバルビジネストラベルの日本窓口となる、グローバルにBTM事業を展開する出張管理システムです。
経験豊富なスタッフによる出張手配、オンライン出張手配が可能。出張規程や企業方針にもとづいた提案でガバナンス強化を実現。旅程や安全管理のできるアプリも用意されるなど、危機管理も万全です。

エアトリBTM

• 初期費用・ランニングコストが無料
• 出張業務の見直しが可能
• 行動管理でリスクマネジメント

エアトリBTMは、マルチデバイス対応で、パッケージツアーを含めた国内・海外出張に対応するクラウド出張管理システムです。
初期費用を含めたランニングコストが無料のうえ、リーズナブルな割引チケットを多数用意、業務効率化と間接コスト削減を実現します。出張データの分析で旅費規程や出張フローの見直しも可能。出張者の行動管理もできるため、危機管理にも最適です。

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ガバナンス強化にも役立つ出張管理システム

出張業務の効率化や節税効果が得られる出張旅費規程は、頻度にかかわらず、業務での出張が考えられる企業にとって必須の就業規則です。

しかし、出張旅費規程があるだけでは適正なレベルに出張コストを削減するのは困難であり、規程を逆手に取った不正の温床にもなりかねません。

出張管理システムは旅費規程を補完してコスト削減を実現し、出張データを可視化することで、企業のガバナンス強化にも役立つのです。

出張者をコア業務へ集中させパフォーマンスを最大化するためにも、出張管理システムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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