[PR]次世代グループウェア「Zoho Connect」で複数の事業所間の業務を標準化！

古本販売事業を通じて障害者の就労と自立をサポート

同じ土俵合同会社は、不要になった本や雑誌を回収してインターネットで販売する、ネット古本販売事業を展開している。国内に同様の事業を展開する企業は少なくないが、同社の大きな特徴は、本の検品や出荷などの業務を障害者就労支援事業所に委託していることだ。

「我々は本・雑誌の回収から検品、クリーニング、出品、梱包、配送などの作業を行っています。障害者就労事業所で働く人たちは、こうした作業を丁寧かつ根気よく行ってくれるため、とても助かっています」と語るのは、同じ土俵合同会社・代表の島田博之氏だ。

同じ土俵合同会社・代表の島田博之氏

同社がAmazonに出店している古本ショップは購入者からの評価がとても高く、最高ランクの5つ星や4つ星を多く獲得している。「梱包が丁寧」「思った以上に本がキレイ」といった購入者のコメントは、現場の作業者の大きなモチベーションにつながっているそうだ。

同じ土俵合同会社では、2019年2月時点で、東京都6か所、埼玉・茨城県各1か所の障害者就労支援事業所とパートナーシップを結んでいる。島田氏は、「そもそも“同じ土俵”という社名は、障害者の皆さまと共に、一般企業と同じ土俵に立って勝負したいという思いで名付けました。私たちの事業に協力いただける就労支援事業所を、さらに増やしていきたいと考えています」と、社会的な意義について語ってくれた。

その協力パートナーのひとつが、一般社団法人「sorairolink」だ。同法人は2018年4月から同じ土俵合同会社と提携し、東京都小平市の就労継続支援B型事業所「plans」（プランズ）にて、古本検品業務をスタートさせた。

一般社団法人「sorairolink」の就労継続支援B型事業所「plans（プランズ）」では、同じ土俵とパートナーシップを結び、2018年4月から古本検品業務を開始した

ちなみに、就労継続支援B型事業所とは、障害者総合支援法に基づき、就労支援に必要なサービスを提供する事業所のことを指す。ハンディキャップを抱える就労者が継続して働けるように雇用契約を結ばず、本人の希望や体調によって働く日数や時間を比較的自由に選べる形態になっているのが特徴だ。

各事業所において、作業プロセスを標準化する方法が課題の1つに

当然のことだが、各事業所において本の検品やクリーニング、梱包などの作業にバラつきが出てしまうと、均質なサービスは提供できない。そのため、同じ土俵合同会社では、plansを含めたパートナー事業所の作業プロセスを標準することが課題の1つとなっていた。

plansでは、古本の検品作業などが行われている

もともと同社では、Googleサイトを使って各事業所と情報を共有していた。たとえば、業務標準化のマニュアルサイトを作り、それを各事業所で確認できるようにしていたそうだ。「しかし、マニュアル専用のツールでないため運用面で自由度が低く、アクセス権限の問題もありました。また、各事業所が必ずしもGmailを使っているとは限らず、その点も使いにくさを感じていました」と島田氏は当時を振り返る。

plansで管理責任者を務める稲葉創氏も、「マニュアルを共有していたものの、当時はあまり積極的に活用していませんでした。何か不明なことがあれば、島田様に直接電話で確認してしまうことも多かったです」と事情を説明してくれた。

一般社団法人「sorairolink」の就労継続支援B型事業所「plans（プランズ）」管理者・サービス管理責任者の稲葉創氏

「Zoho Connect」のマニュアルとグループ機能が大活躍

そんな折、島田氏はZohoが提供する次世代グループウェア「Zoho Connect」の存在を知った。「それまで顧客管理用の『Zoho CRM』と、見積・請求用の『Zoho Invoice』を使っていましたが、多くの機能を利用できる『Zoho One』のほうがコストパフォーマンスがよいと感じ、切り替えることにしました。そのなかにグループウェアの『Zoho Connect』がパッケージングされており、試しに使ってみることにしたのです」。

「Zoho Connect」には、フィード（社内SNS）、チャット、掲示板、カレンダー、グループ、マニュアルなど、企業のコミュニケーションやコラボレーションをサポートする機能が豊富に用意されている。実際に島田氏が「Zoho Connect」を導入してみたところ、想像以上に使い勝手がよいことに気づいたという。なかでも特に印象がよかったのは、マニュアル機能とグループ機能だった。

「『Zoho Connect』は、オンラインマニュアルを構築する機能が充実していました。HTMLの知識がなくても、ワードソフトと同様の使い方でWebマニュアルを簡単に作成できる点が気に入りました。章立てやページの公開/非公開の設定ができ、またマニュアル公開時にグループや指定メンバーに通知が届くため、最新情報を見逃さず、正確な情報を伝えられるのも魅力です」（島田氏）。

Zoho Connectのマニュアル、フィードのイメージ

特にAmazonでは、古本を出品する際の基準や仕様が頻繁に変わるため、そのたびにマニュアルの内容を更新する必要があるという。したがってマニュアルを簡単に作成・更新でき、各事業所間の情報共有の手間を減らせたことは、同社に大きなメリットをもたらした。

「従来は、何かあると私自身が各事業所に飛び回り、業務研修などを行う必要がありました。しかし、『Zoho Connect』を導入してからは、その回数も半分以下に減りました」と、島田氏は大きな手ごたえを感じている。

もちろん、plans側の「Zoho Connect」に対する評判も上々だ。「常に最新マニュアルを確認できるので現場の不安も解消でき、作業全体の待ち時間や、個人差から起きる作業ロスを減らせるようになったと感じています。また、現場から改善案などのフィードバックが積極的に上がるようになり、コミュニケーションが活発になりました。情報共有にあたり、個別に相談したい案件と、全体で共有したい案件を分けて、スムーズに伝えられる点も役に立っています」（稲葉氏）。

現在、plansでは事業所の職員を中心に「Zoho Connect」を使っているが、これからは現場作業者も含めて全員で活用していく意向とのことだ。

ビデオ会議機能など、「Zoho Connect」のさらなる活用に期待

「Zoho Connect」はクラウドサービスであるため、導入時にはそれほど大きなハードルはなかったとのこと。ただし、前述のとおり多くの機能が用意されているため、逆にどの機能を使えばよいのか迷ってしまうという「嬉しい誤算」もあったようだ。

「『Zoho Connect』は、特にコミュニケーション機能が豊富です。フィード、チャット、フォーラムなどがあり、どのシーンで、どの機能を使えばよいのか、当初は迷ってしまうこともありました。そこで、まず機能を絞り、グループ内でのフィードを中心に使うことにしました。今後はもっと多くの機能を活用したいと考えています」（島田氏）。

今後の活用方法としては、ビデオ会議なども検討しているという。検品の際はマニュアルに従って本の状態をチェックしているが、どうしても現場で判断を迷ってしまうケースもある。「そんなときは、こちらとテレビ会議をつなぎ、本の外観を見せてもらえば、即座に状態の確認やアドバイスができると思います」と島田氏は期待を寄せる。

同じ土俵合同会社・代表の島田博之氏と、plans（プランズ） 管理者・サービス管理責任者の稲葉創氏

ほかにも「Zoho Connect」は、多くのポテンシャルを秘めている。その1つがノンプログラミングで独自アプリケーションを作成できる機能だろう。これはフォームとデータベースをドラッグ＆ドロップして、出欠確認やアンケート、備品管理など、ニーズに合ったアプリケーションを手軽に作れるものだ。同じ土俵合同会社では、今後は「Zoho Connect」のこういった機能も活用していく方針だ。