【インボイス制度に対応】おすすめ請求書発行システム20選
インボイス制度への対応、済んでいますか？
インボイス制度に対応する場合は、要件を満たしたインボイス（適格請求書）の発行・保存が求められます。多くの請求書発行システムは、すでにインボイス制度に完全対応しており、適格請求書をスムーズに発行できます。
まだ制度への対応が済んでいない方は早めの対応が求められます。この機会に請求書発行システムの導入を検討してみてはいかがでしょうか？
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インボイス制度とは
インボイス制度とは、消費税の仕入税額控除のために、インボイス（適格証明書）と呼ばれる書類の取得・保存が求められる制度です。2023年の10月1日からスタートしたもので、その時点から消費税に関するルールが変更になりました。
仕入税額控除とは、事業者が仕入れた商品・サービスにかかる消費税額を経費として認める制度で、納める法人税や所得税の額を減らせるようになります。節税対策として有効ですが、インボイス制度の開始にあたって、インボイスの取得・保存をしなければ、控除を受けられなくなるので注意が必要です。
インボイス制度への対応で準備すること
インボイス制度に対応するために事業者として準備すべきことは、インボイスを受領する側と発行側とで異なります。それぞれの立場から、準備すべき事柄を確認しておきましょう。
インボイス受領側の対応
インボイスの受領側は仕入税額控除の適用を受けるために、取引先の名称や氏名をはじめ、取引年月日、取引項目（取引の内容）、対価の金額が記載された請求書の保存が必要です。必要項目は現状の区分請求書の保存方法と変わらないので、すでに区分請求書の管理システムを運用している企業にとっては問題ないでしょう。
インボイス制度の下では、上記の免税事業者や適格請求書発行事業者以外の事業者から仕入れをした場合、税額控除を受けられないので注意が必要です。
免税事業者や適格請求書発行事業者以外の事業者と取引している場合、適格請求書発行事業者から受け取るインボイスと、それ以外の事業者からの請求書をしっかりと区分して管理しなければいけません。区分管理ができる体制でなければ、対応する会計システムを導入するといった対応が求められます。
また、社員から提出を受けた領収書が、インボイスの要件をしっかりと満たしているか確認も必要です。要件を満たしていないと税額控除ができないので、これまで以上にチェックを徹底しなければいけません。企業によって業務フローや管理システムの大幅な変更が求められるでしょう。
インボイス発行側の対応
インボイスの発行企業として必要なのは、まず上記のように、適格請求書発行事業者としての登録を受けることです。申請手続きをして税務署の審査を通れば、国税庁のホームページに通過した旨の情報が掲載されます。
適格請求書発行事業者として認められたら、発行する請求書をインボイスに求められるフォーマットに変更しなければいけません。ただし、多くの請求書発行システムでは、サービスベンダーがインボイスのフォーマットに対応するので、ユーザー側は特に何もする必要がありません。
しかし、インボイス制度に対応できない・対応しないシステムを運用している場合は、システムの乗り換えを検討するとよいです。既存システムでの運用を続ける場合でも、請求書のフォーマットの変更が求められます。
さらに、発行したインボイスの写しを保存する義務も生じます。7年間の保存義務があるので、電子帳簿保存法に準拠した管理システムで、しっかりと保管しておきましょう。
インボイス制度に対応したシステムの選び方
インボイス制度のスタートを受けて、同制度に対応した請求書発行システムが続々とリリースされています。インボイス制度の運用に役立つシステムの選び方を確認しておきましょう。
- インボイス制度への対応が必要な領域を把握する
- 電子帳簿保存法に対応しているシステムを選ぶ
- 社内で利用している他システムとの連携性を確認する
インボイス制度への対応が必要な領域を把握する
インボイス制度に対応するために、請求書の管理・運用体制を見直しましょう。対応が必要な領域を把握し、新たにシステムの導入が必要か、既存のシステム管理体制の延長線上で対応できるかなどの判断が求められます。
すでに請求書の管理システムを運用しているならば、サービスベンダーがインボイス制度に対応したバージョンにアップデートしてくれる可能性があるので、ベンダーの対応を確認しましょう。
新たにシステムを導入したり、別のシステムに乗り換えたりしなければならない場合は、インボイス制度に対応しているかはもちろん、機能性や使い勝手などのチェックも必要です。
電子帳簿保存法に対応しているシステムを選ぶ
インボイス制度の対応に加えて、電子帳簿保存法への対応も考えなければいけません。請求書を電子データとして管理する必要が出てくるので、同法に準拠できる管理システムの導入が求められます。
これまで紙ベースで請求書をはじめとした帳票を管理していた企業も、インボイス制度のスタートをきっかけに、電子データへの移行を進めるとよいでしょう。事実、多くの企業がインボイス制度に対応するため、帳簿の電子化に移行しています。
本格的にインボイス制度がスタートする前に、電子帳簿保存法に対応した管理システムを導入し、請求書をはじめとした帳票を電子化することをおすすめします。電子化による業務効率化も実現できるでしょう。
社内で利用している他システムとの連携性を確認する
既存システムの運用体制から逆算して、どういった機能を有する製品・サービスを導入すべきか判断する視点も重要です。インボイス制度に対応しているシステムは多くあるので、料金や機能性、使いやすさに加えて、運用中のツールやシステムといかにスムーズに連携できるかにも注目しましょう。
現状のシステム管理体制を変えずにインボイス制度に対応したい場合はもちろん、新たに管理システムを導入し、運用体制を大きく変える場合でも、既存システムとの連携性が重要です。
どのツールやシステムで何を管理するのかを確認し、もっとも効率的にデータを運用できる体制を模索する必要があります。経理担当者の業務分掌や業務フローの見直しも求められます。
システム導入でインボイス制度への対策を
2023年の10月1日からスタートしたインボイス制度の概要と、制度に対応するために実施すべきことを解説しました。
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