無料で使えるおすすめの予算管理システム3選！ツールの特徴と選ぶ際のポイントを解説！

予算管理システムとは

予算管理システムとは、企業の収入や支出を計画的に管理し、目標達成に向けて予算を策定・運用するシステムです。予算作成や予実管理・分析・レポート作成などの機能がついており、財務の健全性や経営効率などの経営管理の業務を効率化する機能があります。

このシステムを使用することで、収入と支出の予測、実績との比較、差異分析などを容易に行えます。また、多くの予算管理システムは、データの視覚化やレポート作成機能も備えており、複雑な財務情報を理解しやすい形で提示が可能です。

予算管理の重要性

予算管理は企業経営において極めて重要な役割を果たします。適切な予算管理ができていれば、企業は限られた資源を最適に配分し、目標達成に向けて効果的に取り組めます。

とくに、収支のバランスを維持し、不要な支出を抑制することで、企業の財務健全性を確保可能です。また、予算と実績を比較分析することで、ビジネスの問題点や改善の機会を早期に発見し、迅速な対応ができるようになります。

予算管理は単なる数字の管理ではなく、企業戦略を財務面から支える重要なプロセスであり、経営者の意思決定を支援するのに欠かせないツールです。

予算管理システムを無料で使う方法

予算管理システムを無料で使用する方法は、企業規模や目的に応じて複数存在します。これらの方法を活用することで、初期投資を抑えつつ効果的な予算管理を実現可能です。

ただし、無料版には機能の制限やデータ容量の制限がある場合も多いため、ニーズにあわせて適切な方法を選択しましょう。

オープンソースの予算管理システムを使う

オープンソースの予算管理システムは、無料で利用でき、かつカスタマイズの自由度に優れているといった大きな利点があります。

これらのシステムは、オープンソースコミュニティによって継続的に開発・改善されており、安定性と機能性を兼ね備えています。ただし、導入には一定のIT知識が必要であり、セットアップやカスタマイズに時間がかかるかもしれません。

また、サポートは主にコミュニティベースとなるため、緊急時の対応には不安が残ります。しかし、ニーズにあわせて細かく調整できる点や、ライセンス費用がかからない点は、とくに中小企業やスタートアップにとって魅力的な選択肢です。

無料で提供されているサービスを使う

多くのクラウドベースの予算管理システムでは、機能を制限した無料版や、小規模事業者向けの無料プランを提供しています。

これらのサービスは、基本的な予算管理機能を無料で利用でき、ユーザーフレンドリーなインターフェースをもっているため、導入が容易です。また、クラウドベースのため複数のデバイスからアクセスでき、データのバックアップも自動で行われます。

ただし、無料版では機能や利用可能なユーザー数、データ保存容量に制限がある場合も多く、ニーズにあっているかの確認は欠かせません。将来的に有料版へのアップグレードも視野に入れつつ、まずは無料版で運用を始めるのも効果的な戦略です。

クラウドサービスの無料期間を活かす

多くのクラウドベースの予算管理システムは、14日間や30日間などの無料トライアル期間を設けています。この期間を有効活用することで、費用をかけずに高機能な予算管理システムを試せます。

この方法の利点は、実際の業務で使用する前に、システムの使い勝手や求めるニーズとの適合性を十分に確認できることです。ただし、トライアル期間終了後は有料プランへの移行が必要となるため、あくまでも短期間のみ予算管理をしてみたい場合の選択肢です。

予算管理を無料で行う予算管理システム以外の方法

予算管理システム以外にも、無料で効果的に予算管理を行う方法がいくつか存在します。これらの方法は、専門的なシステムを導入する前の初期段階や、小規模な組織、個人事業主にとってとくに有用です。

次に紹介する方法は、柔軟性が高く、カスタマイズも容易であるため、ニーズにあわせて活用できます。ただし、データの自動更新や高度な分析機能などは限られる場合があるため、組織の規模や業務の複雑さに応じて、適切な方法を選択しましょう。

Excelやスプレッドシートを使う

Excelやスプレッドシートなどの表計算ソフトは、無料または低コストで利用できる強力な予算管理ツールです。これらのツールは、基本的な計算機能やグラフ作成機能を備えており、カスタマイズも容易です。予算管理用のテンプレートを活用することで、専門的な知識がなくても効果的な予算管理シートを作成できます。

また、オンラインで共有・編集できるため、チームでの協働作業にも適しています。複数のシートをリンクさせることで、部門別の予算管理や全社的な予算の統合も可能です。

ただし、大規模な組織や複雑な予算管理には向いていない場合があります。データの自動更新や高度な分析機能は限られますが、小規模事業や個人事業主にとっては十分な機能を備えており、コストをかけずに予算管理を始められる点が大きな強みです。

【関連記事】
・予実管理表の作り方・テンプレート
・収支計画書のテンプレート
・売上計画書のテンプレート

無料のBIツールを使う

ビジネスインテリジェンス（BI）ツールのなかには、無料版や無料プランを提供しているものがあります。これらのツールは、データの視覚化や分析に優れており、予算データを効果的に表現し、洞察を得るのに役立ちます。

複数のデータソースを統合できる点も大きな利点で、予算データだけでなく、売上データや経費データなどと組み合わせた分析も可能です。ダッシュボード機能を使えば、リアルタイムな予算状況の確認もできます。

ただし、これらのツールを効果的に使用するには、データ分析のスキルが必要な場合もあります。また、無料版では予算管理システムと同様に、機能や使用できるデータ量を制限されている場合が多いため、ニーズにあった使い方ができるかどうかを事前に確認しましょう。

プロジェクト管理ツールを予算管理に応用する

多くのプロジェクト管理ツールには無料版があり、これらを予算管理に応用できます。たとえば、予算項目をタスクとして管理し、進捗状況を視覚化するといった方法です。

これらのツールは、予算の立案から実行、モニタリングまでの全プロセスを一元管理できる利点があります。カンバンボードやガントチャートを活用することで、予算の執行状況を直感的に把握できます。

また、チーム間のコミュニケーション機能を活用して、予算に関する議論や承認プロセスの効率化も可能です。ただし、これらのツールは本来予算管理に特化したものではないため、細かい数値計算や複雑な分析には向いていません。比較的シンプルな予算管理や、プロジェクトベースの予算管理に適しています。

モバイルアプリを活用する

スマートフォンやタブレット向けの無料の家計簿アプリやマネー管理アプリを、ビジネスの予算管理に応用することも一つの手段です。多くのアプリは個人向けですが、小規模事業の予算管理にも適用できます。

こうしたアプリは、直感的なインターフェースで収支を記録し、カテゴリ別の支出分析や予算設定機能を提供しています。モバイルデバイスで利用できるため、外出先でも簡単に予算の入力や確認ができる点もメリットです。

多くのアプリは、グラフやチャートで視覚的に予算の執行状況を表示し、予算オーバーの警告機能も備えています。ただし、これらのアプリは個人や小規模事業向けに設計されているため、大規模な組織や複雑な予算管理には適していません。また、セキュリティ面での考慮も必要です。

無料の予算管理システムを選ぶときのポイント

無料の予算管理システムを選定する際は、いくつかの基準が存在します。次に、代表的な基準について解説します。

業種や業態にあっているか確認する

予算管理システムを選ぶ際は、業種や業態に適しているかを確認しましょう。たとえば、製造業では原材料費や在庫管理が重要な一方で、サービス業では人件費や稼働率の管理が中心です。無料システムでも、業種別のテンプレートや機能を提供しているものがあります。

また、プロジェクトベースの予算管理が必要な建設業や、季節変動の大きい小売業など、業態によって求められる機能は異なります。

システムの柔軟性も重要で、カスタマイズ可能な項目や、独自の予算科目の設定が可能かどうかも確認しましょう。業種や業態にあったシステムを選ぶことで、より効率的で正確な予算管理が可能になります。

データ連携が可能か確認する

効率的な予算管理を行うためには、他のシステムやツールとのデータ連携が欠かせません。無料の予算管理システムでも、会計ソフトや販売管理システムとのデータ連携機能を提供しているものがあります。

たとえば、銀行口座やクレジットカードとの連携、請求書や領収書のデータ取り込み機能などがあれば、手動入力の手間を大幅に削減できます。また、ExcelやCSVファイルでのデータのインポート/エクスポート機能も確認しましょう。

APIの提供有無も重要なポイントで、カスタム連携や他のツールとの統合が可能になります。データ連携機能が充実していれば、リアルタイムでの予算管理や、より正確な予算と実績の比較分析が可能です。

複数の予算編成やシミュレーションができるか確認する

予算管理において、複数のシナリオを想定した予算編成やシミュレーションが行えるとなお良いです。無料の予算管理システムでも、複数の予算案を作成し比較できる機能のある場合があります。

売上高や原価率を変更した場合の影響をシミュレーションできる機能は、戦略的な意思決定に役立ちます。また、部門別や製品別など、複数の視点から予算を編成できる柔軟性も確認しましょう。

さらに、過去のデータをもとに将来の予測を自動生成する機能があれば、より精度の高い予算立案が可能です。これらの機能を活用することで、変化の激しいビジネス環境で柔軟に対応できる予算管理が実現できます。

データの保存容量や期間を確認する

無料の予算管理システムを選ぶ際、データの保存容量や保存期間の制限も確認しましょう。多くの無料サービスでは、保存できるデータ量や履歴の保持期間に制限があります。たとえば、1年分のデータしか保存できない、または一定数の取引までしか記録できないなどの制限があります。

長期的な予算分析や過去との比較を行うためには、十分なデータ保存期間が欠かせません。また、添付ファイルの保存容量制限も確認しましょう。請求書や領収書のスキャンデータを保存する場合、容量不足に陥る可能性があります。

将来の事業拡大や取引量の増加も見据えて、十分な保存容量と期間が提供されているシステムを選択することが、長期的な予算管理の継続性を確保するうえで重要です。

カスタマーサポートの有無を確認する

無料の予算管理システムでも、カスタマーサポートの質と範囲は重要な選択基準です。無料プランではサポート対応を制限している場合が多い一方で、一部のサービスでは無料ユーザーにも基本的なサポートを提供しています。

確認すべき点としては、サポートの方法（メール、チャット、電話など）、対応時間、回答までの所要時間などがあります。

また、ユーザーコミュニティやフォーラムの有無も重要です。活発なユーザーコミュニティがあれば、他のユーザーの経験や解決策を参考にできます。さらに、オンラインヘルプやチュートリアル、FAQの充実度も確認しましょう。

これらのリソースが充実していれば、多くの問題を自己解決できる可能性が高まります。適切なサポート体制があることで、システムの効果的な活用と、問題が発生した際の迅速な解決が可能です。

無料で使えるおすすめの予算管理システム2選

予算管理システムのなかでも、無料で使えるおすすめのツールを紹介します。無料の範囲でできることや機能制限などを解説しているので、予算管理システム選びの参考にしてみてください。

• 複数の科目集計ツリーを保持
• ひとつのシステム基盤でサマリから各社の伝票明細まで照会可能
• 案件ごとの進捗をリアルタイムに把握

fusion_placeは、予算編成や予実管理、管理会計報告、グループ経営管理など、経営管理のさまざまな業務を支援するシステムです。 リアルタイムで更新・集計可能な多次元データベースを核にしながら、ユーザーみずから設計できる入出力画面やExcel連携ツール、ワークフロー機能などを備えています。

無料で利用できる機能と制限

無料プランでは次の機能に制限がかかる、または利用できません。

項目	制限
ユーザー数	3ユーザーまで
導入形態	オンプレミスのみ
保守サービス（問い合わせ対応含む）	利用できません ※Q&Aサイト利用のみ
マイナーバージョンアップ	利用できません

• 経営報告をビジュアルで表現
• 30種類以上^※のレポートを自動作成
• 売上・利益・納税・キャッシュの4視点で将来予測が可能

bixid（ビサイド）は、経営報告や経営分析、経営計画や予算管理、資金繰りやKPI管理などの機能が利用できる経営支援クラウドです。会計ソフトから会計データを取り込み、ビジュアルで表現し、経営課題の解像度を高め、経営判断の次の一手を加速させます。

無料で利用できる機能と制限

無料プランでは次の機能に制限がかかる、または利用できません。

項目	制限
決算推移表・部門別帳票の閲覧	利用できません
月次報告レポート	利用できません
部門別月次報告レポート	利用できません
取引分析	利用できません
KPI管理	利用できません
決算予測（法人・個人）	利用できません
単年計画（PL・簡易CF）	利用できません
コメント・ToDo登録	利用できません
部門実績配賦	利用できません

※出典：YKプランニング「経営支援クラウド bixid（ビサイド）」（2024年7月8日閲覧）

無料トライアルを実施しているおすすめの予算管理システム

次に、無料トライアルを実施しているおすすめのツールを紹介します。

• AIと機械学習による洞察を得られる
• プランニング業務、予算編成業務、予測業務の自動化と効率化を可能に
• 財務と連携して全社的プランニングを実現

Workday Adaptive Planningは、予算編成、見通し管理、実績分析などの機能が利用できる予算管理システムです。クラウド上でリアルタイムにデータを共有し、柔軟なシナリオプランニングを行えます。

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自社にあうサービスを選ぶには、各サービス内容の比較が重要です。気になるサービスの資料をダウンロードして、自社にあうのか検討してみましょう。

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無料と有料の違いは？よくある機能制限と注意点

予算管理システムの無料版と有料版には、機能や使用条件に大きな違いがあります。よくある機能制限と注意点は、主に次のとおりです。

保存容量の制限

無料版の予算管理システムでは、保存できるデータ量に制限をされていることが一般的です。たとえば、取引数や予算項目数に上限が設けられていたり、添付ファイルの総容量に制限があったりします。

これは、小規模事業や個人事業主には十分かもしれませんが、取引量の多い企業や大規模な組織では不足するかもしれません。とくに、請求書や領収書のスキャンデータを保存する場合、容量不足に陥りやすくなります。

一方、有料版では通常、より大きな保存容量が提供され、場合によっては無制限のストレージが利用可能です。

保存期間の制限

無料版の予算管理システムでは、保存できるデータの期間にも制限があります。たとえば、過去1年分のデータしか保持できない、または一定期間をすぎると古いデータが自動的に削除されるといった制限があります。

この制限は、長期的な予算分析や過去との比較を行う際に大きな障害となるかもしれません。年度をまたいだ比較や、複数年にわたるトレンド分析が必要な場合には注意が必要です。

一方、有料版では通常、より長期間のデータ保存が可能で、保存容量と同じく無制限で履歴を保存・閲覧できることもあります。無料版を選択する場合は、定期的なデータのエクスポートと外部保存を検討するといった対策が必要です。

アカウント数の制限

無料版の予算管理システムでは、利用できるアカウントの数にも制限があります。多くの場合、1〜3アカウントまでといった制限が設けられています。これは、複数の部門や従業員が予算管理に関わる必要がある 比較的大きなな組織では不十分です。

アカウント数の制限によって複数の部門責任者が同時に予算情報にアクセスできない場合、予算管理プロセス全体の遅延を招いてしまう可能性があります。

有料版では通常、より多くのユーザーアカウントが利用可能で、組織の規模や需要に応じてアカウント数を柔軟に調整できます。アカウント数を確認する際は、現在の組織構造だけでなく、将来の成長も考慮に入れましょう。

サポート体制の違い

無料版と有料版の予算管理システムでは、提供されるカスタマーサポートの範囲と質に大きな違いがあります。無料版では、サポートは限定的であることが一般的です。

多くの場合、オンラインヘルプやFAQなどのセルフサービスリソースのみが提供されます。直接的な技術サポートは制限されていたり、あったとしても応答時間が遅かったりする可能性があります。

一方、有料版では専任のカスタマーサポートがあったり、電話やチャットによるリアルタイムサポートをしてくれたりと、優先的な問題解決が可能です。また、有料版ではトレーニングやコンサルティングサービスが提供されることもあります。

適切なサポート体制は、システムの効果的な利用と問題が発生した際の迅速な解決に欠かせません。

無料の予算管理システムを最大限活用するコツ

無料の予算管理システムを効果的に活用することで、コストを抑えつつ効率的な財務管理を実現できます。ただし、無料版には機能や使用制限があるため、これらの制限を理解したうえで、創意工夫を凝らして使用するのがおすすめです。

次に、無料の予算管理システムを最大限に活用するためのコツをいくつか紹介します。

複数の無料システムを組み合わせる

単一の無料予算管理システムでは機能が不足する場合、複数の無料システムを組み合わせて使用することで、より包括的な予算管理を実現可能です。たとえば、基本的な予算立案と実績管理には無料の予算管理ソフトを使用し、詳細な財務分析にはGoogleスプレッドシートを活用するといった方法があります。

また、プロジェクト別の予算管理には無料のプロジェクト管理ツールを併用したり、経費管理には別の無料アプリを使用したりすることも効果的です。複数のツールを連携させることで、それぞれのツールの長所を活かしつつ、短所を補完できます。

ただし、データの整合性維持や作業の重複には注意しましょう。定期的なデータの照合や、可能な場合はAPI連携を活用するなど、効率的な運用方法を工夫することで、トラブルを未然に防げます。

無料期間を有効活用するためのタイムラインを敷く

多くの予算管理システムは、有料版の機能を一定期間無料で試せるトライアル期間を設けています。この期間を最大限に活用するためには、事前に明確なタイムラインを設定することが重要です。

たとえば、1週目はシステムの基本機能の理解と初期設定、2週目は過去データの入力と基本的な予算立案、3週目は高度な機能の検証とレポート作成、4週目は他のシステムとの連携テストと全社展開の検討、といった具合です。

このようなタイムラインを設けることで、限られた無料期間内に必要な機能を網羅的にテストし、有料版への移行の是非を適切に判断できます。また、複数のシステムのトライアル期間を順番に活用することで、長期間にわたって高度な機能を無料で利用可能です。

マクロや自動化ツールを活用する

多くの無料予算管理システムでは、高度な自動化機能が制限されている場合も多くあります。しかし、外部のマクロツールや自動化ソフトウェアを活用することで、間接的に作業効率を大幅に向上できます。

たとえば、RPAツールの無料版を使えば、データ入力やレポート生成といった反復的なタスクの自動化が可能です。また、Googleスプレッドシートと連携できる無料のアドオンを活用して、データの自動更新や高度な分析機能の追加もできます。

これらのツールを適切に設定することで、人的ミスの削減、作業時間の短縮、そしてより正確な予算管理が実現できます。ただし、自動化ツールの使用にはセキュリティリスクが伴う可能性もあるため、導入前に十分な検証にくわえ、社内のIT部門との協議を行いましょう。

有料ツールを検討するべきケース

企業の状況やツールに求めていることによっては、無料ツールでは叶えられないケースが存在します。有料ツールを検討したほうが良いケースをまとめているので、参考にしてみてください。有料の予算管理システムはこちらで比較しています。

予算の変更履歴を管理したい場合

予算の変更理由や承認者、日時などを記録しておくと、予算の進捗や精度の向上につながります。また、監査対応や内部統制の観点からも、変更履歴の管理は重要です。

しかし、多くの無料ツールでは、この機能が限定的であるか、完全に使えない場合があります。一方有料の予算管理システムでは、詳細な変更履歴を記録し、誰がいつどのような変更を行ったかを追跡する機能が提供されていることも多いです。

複雑な組織構造や頻繁な予算調整が必要な企業、規制要件の厳しい業界では、この機能はとくに重要となります。変更履歴の詳細な管理と分析が必要な場合は、有料ツールの導入を検討しましょう。

予算管理システムと他のシステムを連携したい場合

予算管理システムでは、他のシステムとの連携をすることで業務の効率化を実現できます。たとえば、会計システムや営業システムと連携することで、予算の作成や実績の確認がスムーズに実行可能です。

有料の予算管理システムでは、APIを通じた他システムとの連携や、データの自動同期機能が提供されています。

これにより、販売データ、人事情報、在庫データなどを自動的に予算管理システムに反映させ、リアルタイムでより正確な財務分析が可能です。また、データ入力の重複を避け、人的エラーの減少にも貢献できます。

複数のシステムを使用している中規模以上の企業や、業務プロセスの自動化を推進したい企業にとっては、システム連携機能は欠かせません。このような高度な統合が必要な場合は、有料ツールの導入を検討しましょう。

複数の通貨で予算を管理したい場合

グローバルに事業を展開する企業や、国際取引を行う企業にとって、複数通貨での予算管理の必要性が出てくることもあります。しかし多くの無料ツールでは、複数通貨に対応していないことも少なくありません。

一方有料の予算管理システムでは、複数通貨の取り扱いができ、為替レートの自動更新、通貨換算、為替差損益の計算などの高度な機能が提供されています。

これにより、異なる通貨間での予算比較や統合報告書も容易に作成可能です。また、為替変動のリスク管理や、グローバルな財務戦略の立案にも役立ちます。

海外子会社をもつ企業、輸出入を行う企業、または国際プロジェクトを管理する組織にとっては、この機能は欠かせません。複数通貨での予算管理が必要な場合は、有料ツールの導入を検討しましょう。

大規模な組織での予算管理を行う場合

大規模な組織や複雑な組織構造をもつ企業では、無料の予算管理ツールでは対応しきれない場合が多くあります。

有料のエンタープライズ向けのプランが用意されている予算管理システムは、大量のデータ処理、複数部門間の予算調整、階層的な承認プロセス、高度な権限管理など、大規模組織特有のニーズに対応できるよう設計されています。

従業員数が多い、複数の事業部門をもつ、または地理的に分散した組織構造をもつ企業では、スケーラビリティと機能の豊富さを考慮し、有料ツールの導入がおすすめです。

高度なデータ分析と予測が必要な場合

環境が急速に変化する現代では、単なる予算管理だけでなく、高度なデータ分析と予測能力も重要です。多くの無料ツールでは、基本的な分析機能は提供されていますが、高度な予測モデルや機械学習を活用した分析には対応していません。

しかし有料の予算管理システムでは、AIや機械学習を活用した予測分析、シナリオ分析、市場動向との連動分析など、より洗練された分析ツールが提供されています。これらの機能を使用することで、より正確な予算予測が可能になり、市場の変化に迅速に対応できます。

データドリブンな意思決定を重視する企業や、急速に変化する市場で競争優位性を維持したい企業にとっては、これらの高度な分析機能は極めて重要です。このように高度なデータ分析と予測が必要な場合は、有料ツールの導入を検討しましょう。

サービスを比較しましょう

自社にあうサービスを選ぶには、各サービス内容の比較が重要です。気になるサービスの資料をダウンロードして、自社にあうのか検討してみましょう。

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