Excel請求書の課題を請求書発行システムが解決できるワケ│おすすめシステム3選

Excelで請求書を発行するメリット

Excelでの請求書発行には、次のメリットがあります。

導入コストがかからない

Excelを利用できる状態（Microsoft Officeを導入している状態）なら、システム導入費のようなコスト不要で請求書を発行できます。

請求書の枚数や取引先の数にかかわらずコストが不要のため、発行枚数が多くても料金の負担は増えません。

無料テンプレートが豊富にある

Excelでは、請求書の無料テンプレートを提供しています。

インターネット上でもExcelで利用できる請求書の無料テンプレートが多数公開されているため、さまざまなデザイン・仕様の中から選択できるのもメリットです。

操作に慣れている人が多い

Excelを日常的に利用する方も多いため、請求書の作成もスムーズにできる場合が多いです。請求書を作成・発行する担当者が変わっても、スムーズに利用できるでしょう。

ただし、すべての人が正しく操作できるとは限りませんので、マニュアルを作成することをおすすめします。間違いがちなポイントをFAQ形式で記載しておくと、よりスムーズに請求書の作成・発行ができるでしょう。

Excelで請求書を発行する際に生じる課題

一方で、Excelでの請求書発行には次の課題もあります。

請求書の作成に時間がかかる

Excelで請求書を作成するには、取引先の情報や取引内容をすべて手入力しなくてはいけません。記入した情報に間違いがないかチェックをするとなると、さらに手間がかかります。

いちから自社用のひな形を作成するにも時間がかかりますし、テンプレートを利用する場合でも手入力で記入しなければいけない箇所が多いため、発行する枚数が多ければ多いほど負担になります。

請求漏れ・二重請求を引き起こす可能性がある

Excelで請求書を作成する場合、請求したかどうかは作成者が自己管理しなければなりません。請求管理表を作成して、「請求書作成済み」「請求書送付済み」のように記録を残す方法もありますが、記録するのを忘れてしまう可能性もあります。

そのため、請求漏れや二重請求を引き起こさないための管理体制を設ける必要があり、それにもリソースがかかります。

ヒューマンエラーが起こる可能性がある

Excelを使って請求書を作成すると、人の手で入力する部分が多く、どうしてもヒューマンエラーが起こるリスクがあります。誤った請求書を送ってしまうと、自社にとっても取引先にとっても負担が増します。

Excelの関数書き換えによるエラーも起こりがちです。取引情報を入力しているときに、何かのはずみで関数を触ってしまい、書き換えてしまうことも珍しくありません。すべての従業員がExcelの関数に詳しいわけではないため、書き換えに気づかないままフォーマットを使い続け、請求内容のミスが発生する恐れもあります。

請求書発行システムでExcelの課題が解決できる

請求書発行におけるExcelの課題は、請求書発行システムの利用で解決できる可能性があります。請求書発行システムの特徴を紹介します。

短時間で請求書を作成できる

請求書発行システムによっては、見積書や納品書を作成すると、自動的に請求書に転記されます。そのため、請求書作成時に取引内容を再度入力する必要がありません。転記ミスが起こらないだけでなく、請求書の作成にかかる時間も大幅に短縮されます。

また、商品名を入力するだけで設定した単価が自動表示されたり、取引先名を入力するだけで住所や担当者・電話番号などの情報が自動入力されたりするサービスもあります。

手間をかけず、なおかつ正確に請求書を作成するためにも、請求書発行システムの利用がおすすめです。

操作内容が自動記録される

請求書発行システムでは、操作内容が自動記録されます。今月分の請求書を作成したのか、また、発行・送付したのかといった内容がすべて記録されるため、請求漏れや二重請求が起こりにくくなります。

操作内容が自動記録されることで、不正が起こりにくくなるのもメリットです。

請求書発行システムによっては、取引先別の取引内容を一覧表示できる機能もあり、取引の増減確認にも活用できるでしょう。

オンラインで複数人が操作できる

クラウド型の請求書発行システムなら、IDとパスワードでログインすれば誰でも利用できるようになり、複数人で操作できます。また、特定のパソコンでなくても利用できることから、テレワークの推進にもつながります。

ただし、パッケージ型の請求書発行システムは特定の環境下でないと利用できない場合があるため、複数人による同時操作や外部のパソコン・スマートフォンによる請求書作成・発行ができるかを確認しましょう。

請求書発行システムの選び方

請求書発行システムのサービスは数多く、機能や特徴もそれぞれ異なります。どのシステムを選ぶか迷ったときは、次のポイントに注目してみましょう。

必要な機能をすべて備えているか

まずは請求書発行システムを使ってどのような作業をしたいのか、リストアップしてください。

次に、備えていてほしい機能をリストアップします。

リストアップした内容をすべて満たしているかチェックすると、必要な機能を備えた請求書発行システムが絞り込めます。手間はかかりますが、満足できる請求書発行システムを選ぶためにも、作業内容と機能のリストアップとチェックをしてみてください。

セキュリティ対策は十分か

請求書発行システムでは、取引先の名前や取引額などの機密情報を多数取り扱います。セキュリティ対策を十分に実施しているシステムかどうかを確認しましょう。

また、想定されるリスクは常に変化しているため、こまめにセキュリティアップデートをしていることも大切なポイントです。

サポート体制が整っているか

直感的に利用できるシステムも多いですが、誰もがすぐに理解できるとは限りません。また、データを誤って削除してしまったり、取引先を二重登録したりといったミスが起こる可能性もあります。

サポート体制が整っている請求書発行システムなら、万が一のときにもすぐに相談できます。請求書発行システムを選ぶときは、サポート体制もチェックしておきましょう。

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おすすめ請求書発行システム3選

• 請求書発行から管理までワンストップで対応
• 発行・送付をリマインドできる
• 請求書以外のファイル送付にも活用できる

Bill Oneは、請求書の発行・送付をワンストップで行う請求書発行システムです。請求書のオンライン受領にも対応しているため、請求と支払の両業務を効率化できます。

• 請求書・支払通知書・納品書・見積書などの帳票に対応
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請求書発行システムで請求業務を効率化しよう

請求ミスや業務リソースに不安があるときは、請求書発行システムの導入がおすすめです。請求ミスや転記ミスがなくなるため、より短時間で正確な請求業務を実現できます。

請求書発行システムの導入を検討する際には、自社のニーズや規模感に合わせて、複数のサービスを比較することが大切です。BOXILでは請求書発行システムのサービス資料をまとめてダウンロードできるので、ぜひ活用してください。

請求書発行システムは、次の記事でも詳しく紹介しています。