インボイス制度に対応したシステム紹介！必要な対策・選び方・おすすめサービス
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インボイス制度とは
インボイス制度とは、消費税の仕入税額控除のために、適格請求書（インボイス）の交付・保存を義務付ける制度です。2023年の10月1日から開始された制度で、消費税の税額控除に関するルールが大きく変更になりました。
仕入税額控除とは、事業者が仕入れた商品やサービスにかかる消費税額を、課税売上に対する消費税額から控除できる制度です。控除することで、納める消費税の額を減らせるようになります。節税対策として有効ですが、インボイス制度の開始にあたって、インボイスの交付・保存をしなければ、控除を受けられなくなるので注意が必要です。
インボイスを発行できる事業者
インボイスを発行できる事業者は、適格請求書発行事業者に登録している年間売上が1,000万円を超える課税事業者です。
従来は、事業者が任意の形式で請求書を発行できましたが、インボイス発行事業者（適格請求書発行事業者）に登録すると登録番号（13桁）が発行され、発行する請求書に登録番号を記載する義務が生じます。さらに、税率ごとに区分して合計した対価の額と適用税率、および税率ごとに区分した消費税額も明記しなければいけません。
インボイスの必要記載項目
インボイス制度の適格請求書は、従来の区分記載請求書に比べて記載しなければいけない項目が増えます。インボイスに記載が必要な項目は次のとおりです。
- 請求書発行者の氏名または名称
- 取引年月日
- 取引内容（軽減税率の対象品目である場合にはその旨）
- 交付先の相手方の氏名または名称
- 登録番号
- 税率ごとに区分して合計した対価の額と適用税率
- 税率ごとに区分した消費税額
インボイスで従来の区分記載請求書から追加される項目は、「登録番号」「税率ごとに区分して合計した対価の額と適用税率」「税率ごとに区分した消費税額」の3つです。
免税事業者のインボイス制度への対応
年間の売上が1,000万円以下の事業者は、いわゆる免税事業者であり、消費税の納税義務はありません。しかし免税事業者でも、インボイス制度の適格請求書発行事業者になることは可能です。
適格請求書発行事業者になれば、商品やサービスの購入者から消費税を受け取れるのに加えて、仕入れや発生した経費にかかる消費税分を控除できます。ただし、売上にかかわらず消費税の納税義務が発生します。
免税事業者の場合、適格請求書発行事業者になるか否かは任意ですが、適格請求書を必要とする取引先が多い場合は、登録を検討するとよいでしょう。
免税事業者がインボイス発行事業者の登録をするには
免税事業者が、適格請求書発行事業者の登録をするには、次の手続きが必要です。
「消費税課税事業者選択届出書」を税務署に提出し、課税事業者となる手続きを行います。
課税事業者として登録された後、「適格請求書発行事業者の登録申請書」を税務署に提出します。登録申請書は、郵送のほか電子申請でも提出可能です。
適格請求書発行事業者の登録が完了すると、税務署から登録番号（13桁）が記載された「登録通知書」が送付されます。
なお、免税事業者が、2023年10月1日から2029年年9月30日までの期間中に登録を受ける場合、登録申請書に記載した登録希望日から課税事業者となる経過措置が設けられています。登録を受けるにあたり、消費税課税事業者選択届出書を提出する必要はなく、実際に登録の完了した日が登録希望日後であっても、登録希望日に登録を受けたものとみなされます。
※出典：国税庁「国税庁のインボイス制度についてのページです。」（2023年12月12日閲覧）
インボイス制度への対応でやるべきこと
インボイス制度に対応するために事業者としてやるべきことは、インボイスを受領する側と発行側とで異なります。それぞれの立場から、対応すべき事柄を確認しておきましょう。
インボイス受領側の対応
インボイスの受領側は、仕入税額控除の適用を受けるために、登録番号、税率ごとに区分して合計した対価の額と適用税率、税率ごとに区分した消費税額が記載された適格請求書（インボイス）の保存が必要となります。
インボイス制度の下では、免税事業者や請求書発行事業者以外の事業者から仕入れをした場合、消費税の仕入税額控除を受けられないので注意が必要です。
そのため、適格請求書発行事業者から受け取るインボイスと、それ以外の事業者からの請求書をしっかりと区分して管理しなければいけません。区分管理ができる体制でなければ、インボイス制度対応の会計ソフトを導入するといった対応が求められます。
また、社員から提出された領収書が、インボイス制度の要件を満たしているかの確認も必要です。要件を満たしていないと税額控除ができないため、これまで以上に慎重なチェックが求められます。企業によっては、業務フローの変更や管理システムのシステム改修が求められるでしょう。
インボイス発行側の対応
インボイス制度において、発行側の事業者は、適格請求書発行事業者としての登録が必要です。
適格請求書発行事業者として認められた後は、インボイスに求められるフォーマットに従って請求書を発行する必要があります。ただし、多くの請求書発行システムや販売管理システムでは、インボイスのフォーマットに対応しているため、ユーザー側で特別な対応をする必要はありません。
しかし、インボイス制度に対応していないシステムを運用している場合は、システムの乗り換えを含め検討する必要があります。既存システムでの運用を続ける場合でも、請求書フォーマット変更のためのシステム改修が求められるでしょう。
さらに、インボイス制度では、発行したインボイスの写しを保存する義務があります。保存期間は、インボイス交付日が属する課税期間の末日の翌日から2か月を経過した日から7年間です。
電子帳簿保存法に準拠した管理システムを使用することで、紙の請求書を電子データ化して保存できます。電子帳簿保存法に準拠した販売管理システムや電子データの取引サービスを使用することで、法律に則った請求書データの保存・管理が可能です。
なお、インボイスの保存方法は、紙の請求書でも電子データでもかまいません。ただし、電子データで保存する場合は、電子帳簿保存法に準拠した管理システムを使用することが望ましいです。
インボイス制度対応システムの選び方
インボイス制度のスタートを受けて、同制度に対応した販売管理システムや、請求書の管理サービスが、続々とリリースされています。インボイス制度の運用に役立つシステムの選び方を確認しておきましょう。
- インボイス制度への対応が必要な領域を把握する
- 電子帳簿保存法に対応しているシステムを選ぶ
- 社内で利用している他システムとの連携性を確認する
インボイス制度への対応が必要な領域を把握する
インボイス制度に対応するために、請求書の管理・運用体制を見直しましょう。対応が必要な領域を把握し、新たにシステムの導入が必要か、既存のシステムの改修で対応できるかといった判断が必要です。
すでに、販売管理システムや請求書の管理システムを運用しているならば、サービスベンダーがインボイス制度に対応したバージョンにアップデートしてくれる可能性が高いので、ベンダーの対応を確認しましょう。
新たに管理システムを導入したり、別なシステムに乗り換えたりしなければならない場合は、インボイス制度に対応しているかはもちろん、機能性や使い勝手のチェックも必要です。
電子帳簿保存法に対応しているシステムを選ぶ
インボイス制度の対応に加えて、電子帳簿保存法への対応も考えなければいけません。請求書を電子データとして管理する必要が出てくるので、電帳法に準拠できる管理システムの導入が求められます。
これまで紙ベースで請求書をはじめとした帳票を管理していた企業も、インボイス制度をきっかけに、電子データへの移行を進めるとよいでしょう。事実、多くの企業がインボイス制度に対応するため、帳簿の電子化に移行しています。
電子帳簿保存法に対応した会計ソフトや請求書発行システムを導入し、請求書をはじめとした帳票を電子化することをおすすめします。電子化による業務効率化やデジタルトランスフォーメーション（DX）推進もできるでしょう。
社内で利用している他システムとの連携性を確認する
既存システムの運用体制から逆算して、どういった機能のある製品・サービスを導入すべきか判断する観点も重要です。インボイス制度に対応している管理システムは多くあるので、料金や機能性、使いやすさに加えて、運用中のツールやシステムといかにスムーズに連携できるかも確認しましょう。
現状のシステム管理体制を変えずにインボイス制度に対応したい場合はもちろん、新たに管理システムを導入し、運用体制を大きく変える場合でも、既存システムとの連携性が重要です。
どのツールやシステムで何を管理するのかを確認し、もっとも効率的にデータ運用が可能な体制を模索する必要があります。経理担当者の業務分掌や業務フローの見直しも求められます。
請求書発行システムでインボイス制度に対応しよう
2023年の10月1日から開始されたインボイス制度の概要と、対象となる事業者、制度に対応するためにやるべきことを解説しました。
インボイス制度に対応するシステムを導入する場合は、次のポイントに注意して選ぶことをおすすめします。
- インボイスの作成・発行機能
- インボイスの受領・保存機能
- 仕訳機能
- 電子帳簿保存法への対応
- 他システムとの連携
- 使いやすさ
- 導入・運用コスト
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