受発注システムの機能一覧！導入メリット・選び方のポイント

受発注システムとは

受発注システムとは、受注から発注、納品、請求書発行までの業務を効率化するためのシステムです。

従来の紙やExcelでの管理とは異なり、受発注システムを導入することで、情報共有の迅速化や入力ミスの削減、業務フローの効率化やコスト削減などのメリットが期待できます。

受発注システムの機能一覧

受発注システムの主な機能には、次のようなものがあります。

マルチチャネル

マルチチャネル機能とは、電話、FAX、メール、Webフォームなどさまざまな販売チャネルからの注文を一元管理する機能です。

顧客がどのチャネルから注文したかに関係なく、スムーズな注文処理と在庫管理が可能となります。また、顧客は都合の良い方法で注文できます。

在庫反映

在庫の反映機能は、商品の在庫状況をリアルタイムで反映する機能です。在庫切れを防ぎ、過剰在庫を削減できます。

出荷管理

出荷管理機能は、出荷予定日や出荷状況を管理する機能です。出荷の遅延やミスを防げ、顧客に納期を正確に伝えられます。

請求管理

請求管理機能は、請求書発行、入金確認、請求書照会などを管理する機能です。請求書の漏れや遅延、二重請求を防ぎ、回収率の向上が期待できます。

メールの自動返信

メールの自動返信機能は、注文を受けたときや、出荷した際に、注文受付確認メールや出荷通知メールを自動で送信できる機能です。顧客対応の効率化や信頼性の向上につながります。

マイページ作成

発注者や顧客ごとに注文履歴や請求状況を確認できる専用ページを作成できる機能です。発注者は自身の注文状況をスムーズに確認できるため、問い合わせを減したり、顧客満足度を向上したりする効果が期待できます。

他システムとの連携

たとえば、会計システムやCRMシステムなど他システムとの連携ができる機能です。データの一元管理が可能となり、業務効率化が図れます。

受発注システムの導入メリット

受発注システムを導入するメリットは次のようなことが挙げられます。

• 入力ミスを削減できる
• 情報の一元管理を行える
• 業務効率を向上できる
• 顧客ニーズの把握・顧客満足度向上が期待できる

入力ミスを削減できる

受発注システムを導入することで、注文の入力ミスや在庫の計算ミスなどのヒューマンエラーを大幅に削減できます。

また、これにより業務効率の向上や顧客からの信頼性向上が期待できます。

情報の一元管理を行える

受発注システムでは注文情報、在庫情報、請求情報などの一元管理ができるため、情報の把握が容易になり、迅速な意思決定が可能となります。

また、社内の情報共有の迅速化や検索性の向上にもつながります。

業務効率を向上できる

受発注システムを導入することで、注文の受付から発注、在庫管理、請求までの一連の流れを自動化できます。

受発注や請求書作成のたびに一から手入力する必要がなくなり、業務の効率化や工数の削減が可能です。

顧客ニーズの把握・顧客満足度向上が期待できる

受発注システムでは、顧客の注文履歴や購買傾向を分析できる機能が備わっているものもあります。分析結果から、顧客ニーズの把握が容易になり、商品の提供やサービスの改善につなげられます。

また、顧客満足度の向上も期待できます。

受発注システムの選び方

受発注管理システムを導入する際は次のことに気をつけて選びましょう。

導入目的に合った機能が備わっているか

受発注システムを選ぶ際には、自社のビジネス目的に合った機能が備わっているかを確認することが重要です。たとえば、多くの販売チャネルを持つ企業であれば、マルチチャネル機能が備わっているシステムを選ぶとより業務効率化を促進しやすいでしょう。

課題が解決できる機能が備わっているかを確認しましょう。

取引先企業も利用しやすいか

受発注システムは、自社だけでなく取引先の企業も利用します。システムを選ぶ際は、そのあたりも踏まえ、自社・取引先ともに利用しやすいことを確認する必要があります。

トライアルやデモ機の導入で使い勝手を実際に確かめることをおすすめします。

カスタマイズや拡張は可能か

ビジネスの成長や変化に対応するためには、システムのカスタマイズや拡張が可能なシステムを選ぶことが重要です。

ほかにも、取り扱う商材や取引の特性に合わせたカスタマイズができるかどうかも重要なポイントです。

操作性に優れているか

受発注システムは、日々の業務で頻繁に使用するツールです。使い勝手の良さや画面のわかりやすさなどから直感的な操作ができるかどうかを確認しましょう。

さらに、操作マニュアルやFAQが充実しているもの、ヘルプページが用意されているものであれば、操作の滞りも少なくなるでしょう。

おすすめの受発注システム

次の記事では、口コミ評判で人気の受発注管理システムを多く紹介しています。受発注管理システムを比較検討したい方は、ぜひ参考にしてください。

受発注システムの導入で業務効率化や顧客満足度を向上させよう

受発注システムは、企業の購買活動を効率化するための重要なツールです。その機能は多岐にわたり、ビジネスの成長や変化に対応するための柔軟性も求められます。

システム導入を検討している場合は、今回紹介した内容を参考に、自社に合ったシステムを選んでください。受発注システムは、特徴や機能がそれぞれのシステムで異なるため、比較検討して選ぶことをおすすめします。

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