受発注管理システムとは？メリットや機能・選び方ポイント

受発注管理システムとは

受発注管理システムとは、商品や部品の受注や発注の窓口を一元化し、管理するシステムのことです。受発注情報の登録や照会、在庫情報の管理や確認、請求書や領収書の発行からデータ分析・レポート作成など、一連の流れをシステム上で管理します。

業務の効率化が期待できるほか、受発注業務の効率化や品質向上、コスト削減などの導入メリットもあります。近頃、受発注管理システムのデータをクラウドで一元化するサービスも人気です。

受発注システムの主な機能

受注管理システムには主に次のような機能が備わっています。

受注管理

複数の取引先窓口を通して受注対応を行う機能です。システム上で自動的に受注〜出荷指示までを行えます。

在庫情報の管理

在庫の入庫・出荷のデータから在庫状況をリアルタイムで確認できます。在庫の適正化が叶い、過剰在庫や機会損失を防ぎます。

出荷管理

納期に合わせて出荷指示を行い管理する機能です。出荷業務の効率化を図ります。

請求管理

納品書や受領書のデータから請求書発行・送付を行う機能です。

取引先の管理・連絡機能

顧客ごとにログインができる管理画面やメールを送れる機能です。過去の発注履歴や配送状況の確認も行えます。

データの分析・レポート作成

受発注のデータを用いて分析やレポート作成ができる機能です。前年度との比較や売上予測なども行えます。

他システムとの連携

販売管理システムや生産管理システムなどと連携できる機能です。商品情報や価格が共有化されることで、二重入力や入力ミスを防げます。

受発注管理システムの導入メリット

受発注管理システムを導入することで、次のようなメリットが得られます。

• 受発注業務の負担軽減
• 受発注の機会が増加
• 業務の効率化
• キャッシュフローの可視化
• 人的ミスの削減

受発注業務の負担軽減

受発注管理システムを導入することで、受発注業務にかかる時間や手間を大幅に削減可能です。

受発注管理システムでは、受発注の情報を自動的に登録・更新、在庫や納期の確認を行えます。そのため、受発注業務に関するミスや遅延の防止につながります。

また、受発注に関する書類やデータを電子化して管理できるため、紙の書類やファイルの保管スペースや探す時間を削減可能です。

受発注の機会が増加

受発注管理システムを導入することで、受発注の機会が増えます。

たとえば、電話での受発注している場合は、営業時間内での対応になります。受発注管理システムであれば、営業時間外でも受発注が可能です。

24時間受付可能なため、受注の機会損失を防げ、また、適切なタイミングに合わせて発注できます。システムの導入によりスピーディーな対応が可能になり、取引先との連携強化にもつながります。

業務の効率化

受発注管理システムはさまざまな業務を効率化可能です。窓口が一つになることで人手や工数削減、他システムの連携により二重入力やミスがなくなり、データの一貫性や正確性を保てます。

また、進捗や流れの可視化が可能になりボトルネックの解消やリードタイムの削減にも役立ちます。

キャッシュフローの可視化

受発注の数量や金額を可視化できるため、仕入れや受注の金額や内容をリアルタイムで把握しやすくなります。キャッシュフローを正確に把握できるため、廃棄率の削減や分析・予測が行いやすくなります。

人的ミスの削減

受発注管理システムは顧客からの注文情報を自動的に受付、データベースに正確に登録・管理します。そのため、手動でのデータ入力や情報伝達に伴う人的ミスを削減し、受注情報の正確性が高まります。

また、受発注管理システムはリアルタイムな情報を提供し、受注ステータスや在庫状況の追跡が可能です。注文の精度が向上するため、間違った商品の出荷や納期の誤り防止につながります。

正確な受注情報をもとにした効率的な業務処理により、迅速かつ正確な受注対応が可能となるため、顧客からの信頼獲得と競争力強化が可能です。

受発注管理システムの導入デメリット

受発注システムは、データ集約やシステム連携による業務の効率化やミスの軽減など多くのメリットがあるものの、デメリットも存在します。

導入する前に押さえておきたい3つのデメリットは次のとおりです。

• 導入コストがかかる
• 取引先との調整が必要
• 社内に定着するまでに時間が必要

導入コストがかかる

受発注システムを導入する際には、初期投資費用の他にも、定期的な利用料やメンテナンス費用が必要です。利用する機能の範囲に応じて料金プランが変わる製品が多く、オプションで機能追加が可能なパッケージ型の製品もあります。

また、システムを完全にカスタマイズする場合は、費用が高くなる可能性もあります。事前に社内で必要な機能を精査し、コストパフォーマンスが高い製品を選定することが重要です。導入費用が高価でも、業務効率化による利益が上回れば、結果的に費用対効果は高くなります。

取引先との調整が必要

受発注システムは、通常、受注側と発注側双方が利用するため、一方的な導入は取引関係に影響を与える可能性があります。取引先にもシステム利用の準備が必要な場合は、理由やメリットを十分に説明し、同意を得ることが重要です。

社内に定着するまでに時間が必要

新しいシステムへの適応には時間がかかり、初期段階では使用に対する抵抗感が生じる場合もあります。そのため、従業員や取引先向けの研修やマニュアルの提供が必要になり、スムーズに利用できるようになるまでコストと時間が必要です。サポート体制が整っているベンダーであれば、研修を委託できるプランもあり、社内リソース不足の場合は利用を検討してみましょう。

受発注システムの選び方ポイント

受発注システムを選ぶ際には、次のポイントを考慮して選ぶとスムーズです。

• 自社・取引先にとって導入しやすいか
• 手軽に発注できるか
• データ分析が簡単か

自社・取引先にとって導入しやすいか

受発注システムを選ぶ際には、自社だけではなく取引先にとっても導入しやすいシステムであるかを確認する必要があります。

受発注システムの形態や価格、導入期間やサポート体制などを踏まえて比較検討しましょう。また、自社や取引先の既存のシステムや業務プロセスとの連携や、カスタマイズが可能かどうかを確認しておくと導入後もスムーズでに運用できます。

手軽に発注できるか

受発注システムを選ぶ際には、手軽に発注できるかどうかも重要なポイントです。操作性や使いやすさなどが自社・取引先含めて対応しやすいかどうかを確認しておきましょう。

場所を問わずアクセスできるか、スマートフォンやタブレットでも操作可能かなども、受発注のしやすさに大きく影響するため確認が必要です。

データ分析が簡単か

受発注システムを選ぶ際には、データ分析が簡単かどうかを確認しておきましょう。分析機能やレポート機能、ダッシュボード機能などで受発注の履歴や傾向、状況や成果を簡単に可視化できるシステムだと、業務の効率化や受発注の仕組み化にも役立てられます。

おすすめの受発注管理システム

次の記事では、口コミ評判で人気の受発注管理システムを多く紹介しています。受発注管理システムを比較検討したい方は、ぜひ参考にしてください。

受発注管理システムを導入する際の注意点

受発注管理システムを導入する際には、次のような注意点があります。

取引先への同意を得る

受発注管理システムは、受注側・発注側が同じシステムを利用することが一般的です。取引先との受発注の情報や通知のやり取りが発生するため、取引先の了承や協力が必要です。

取引先へシステム導入の目的やメリット、操作方法や注意事項などの説明を行い、同意を得ることを忘れないようにしましょう。また、デモやトライアルの提供で確認してもらうことも可能です。

定着のためのマニュアルや勉強会を設ける

受発注管理システムを導入する際には、定着させるためのマニュアルや勉強会を設ける必要があります。

受発注管理システムは、これまでの受発注業務のプロセスや方法が変わるため、自社や取引先の担当者の理解や習熟が必要です。

マニュアルの作成や勉強会の開催をすることで、受発注管理システムの概要や機能、操作方法や注意事項などを教えたり、実践的な演習や質疑応答を行ったりする機会を設けましょう。

受発注管理システムで効率的なやり取りを

受発注管理システムとは、受注や発注の情報を一元的に管理するシステムのことです。受発注管理システムを導入することで、受発注業務の効率化や品質向上、コスト削減などのさまざまなメリットがあります。

自社や取引先にとって導入しやすいか、手軽に発注できるか、データ分析が簡単かなどのポイントを考慮することが重要です。

さらに、受発注管理システムを導入する際は、取引先への同意を得ることや、定着のためのマニュアルや勉強会を設けることが必要です。これまでの煩雑な受発注のやり取りを1本化し、業務の効率化や品質向上を図りましょう。

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