受発注管理システムの機能一覧！必要な機能や詳細を解説
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受発注管理システムとは
受発注管理システムとは、企業が受注から発注までのプロセスを一元管理するためのシステムです。これにより、注文の入力、在庫の確認、納期の管理、出荷の指示など、さまざまな業務を効率的に行えます。
特に、中小企業やスタートアップにとって、限られたリソースで最大の効果を得るためには、このようなシステムの導入が不可欠です。
受発注管理システムの受注管理機能とは
受注管理機能とは、顧客からの受注を確実に処理し、適切な対応を行うための業務システムの中核をなす機能です。受注から出荷に至るまでの一連の業務フローを効率的に回すことで、顧客サービスの向上と業務コストの削減を実現します。
製造業や卸売業、小売業など、あらゆる企業において受注業務は極めて重要です。手作業による受注処理は、人的ミスやリードタイム長期化など多くの課題を抱えがちです。受注管理機能を備えた業務システムを導入することで、こうした課題を解決し、スムーズな受注対応が可能になります。
受発注システムの機能一覧
受発注システムの主な機能には、次のようなものがあります。
マルチチャネル
マルチチャネル機能とは、電話、FAX、メール、Webフォームなどさまざまな販売チャネルからの注文を一元管理する機能です。
顧客がどのチャネルから注文したかに関係なく、スムーズな注文処理と在庫管理が可能となります。また、顧客は都合の良い方法で注文できます。
在庫反映
在庫の反映機能は、商品の在庫状況をリアルタイムで反映する機能です。在庫切れを防ぎ、過剰在庫を削減できます。
出荷管理
出荷管理機能は、出荷予定日や出荷状況を管理する機能です。出荷の遅延やミスを防げ、顧客に納期を正確に伝えられます。
請求管理
請求管理機能は、請求書発行、入金確認、請求書照会などを管理する機能です。請求書の漏れや遅延、二重請求を防ぎ、回収率の向上が期待できます。
メールの自動返信
メールの自動返信機能は、注文を受けたときや、出荷した際に、注文受付確認メールや出荷通知メールを自動で送信できる機能です。顧客対応の効率化や信頼性の向上につながります。
マイページ作成
発注者や顧客ごとに注文履歴や請求状況を確認できる専用ページを作成できる機能です。発注者は自身の注文状況をスムーズに確認できるため、問い合わせを減したり、顧客満足度を向上したりする効果が期待できます。
他システムとの連携
たとえば、会計システムやCRMシステムなど他システムとの連携ができる機能です。データの一元管理が可能となり、業務効率化が図れます。
受発注システムの導入メリット
受発注システムを導入するメリットは次のようなことが挙げられます。
- 入力ミスを削減できる
- 情報の一元管理を行える
- 業務効率を向上できる
- 顧客ニーズの把握・顧客満足度向上が期待できる
入力ミスを削減できる
受発注システムを導入することで、注文の入力ミスや在庫の計算ミスなどのヒューマンエラーを大幅に削減できます。
また、これにより業務効率の向上や顧客からの信頼性向上が期待できます。
情報の一元管理を行える
受発注システムでは注文情報、在庫情報、請求情報などの一元管理ができるため、情報の把握が容易になり、迅速な意思決定が可能となります。
また、社内の情報共有の迅速化や検索性の向上にもつながります。
業務効率を向上できる
受発注システムを導入することで、注文の受付から発注、在庫管理、請求までの一連の流れを自動化できます。
受発注や請求書作成のたびに一から手入力する必要がなくなり、業務の効率化や工数の削減が可能です。
顧客ニーズの把握・顧客満足度向上が期待できる
受発注システムでは、顧客の注文履歴や購買傾向を分析できる機能が備わっているものもあります。分析結果から、顧客ニーズの把握が容易になり、商品の提供やサービスの改善につなげられます。
また、顧客満足度の向上も期待できます。
受発注システムの選び方
受発注管理システムを導入する際は次のことに気をつけて選びましょう。
導入目的に合った機能が備わっているか
受発注システムを選ぶ際には、自社のビジネス目的に合った機能が備わっているかを確認することが重要です。たとえば、多くの販売チャネルを持つ企業であれば、マルチチャネル機能が備わっているシステムを選ぶとより業務効率化を促進しやすいでしょう。
課題が解決できる機能が備わっているかを確認しましょう。
取引先企業も利用しやすいか
受発注システムは、自社だけでなく取引先の企業も利用します。システムを選ぶ際は、そのあたりも踏まえ、自社・取引先ともに利用しやすいことを確認する必要があります。
トライアルやデモ機の導入で使い勝手を実際に確かめることをおすすめします。
カスタマイズや拡張は可能か
ビジネスの成長や変化に対応するためには、システムのカスタマイズや拡張が可能なシステムを選ぶことが重要です。
ほかにも、取り扱う商材や取引の特性に合わせたカスタマイズができるかどうかも重要なポイントです。
操作性に優れているか
受発注システムは、日々の業務で頻繁に使用するツールです。使い勝手の良さや画面のわかりやすさなどから直感的な操作ができるかどうかを確認しましょう。
さらに、操作マニュアルやFAQが充実しているもの、ヘルプページが用意されているものであれば、操作の滞りも少なくなるでしょう。
おすすめ受発注管理システム
次の記事では口コミ評判で人気のおすすめ受発注管理システムを紹介しています。サービス導入を検討している方は、ぜひ参考にしてください。
受発注管理システムの導入で失敗しないために
受注管理システムを導入する際は、次の点に留意することが重要です。
- 現行業務の課題や改善ポイントを事前に洗い出す
- 必要な機能をベンダーと確認し、システム要件定義書を作成する
- 運用ルールの標準化やユーザー教育にも注力する
- 費用対効果を検討し、無理のないシステム投資計画を立てる
上記の点に注意し、自社のニーズにあった受注管理システムを選ぶことが失敗を防ぐ肝心なポイントです。サービス導入を検討する際は、機能だけでなく、料金や使用感、口コミなども確認しましょう。
