大企業向け「会議室予約システム」おすすめ4選！選定のポイントと導入のメリット

会議室予約システムを導入しようと思っても、種類がたくさんあってどうやって選べばいいの？と迷いますよね。そんな声にお応えして「SaaS導入推進者が選ぶサイト第1位^※」のBOXILがおすすめ会議室予約システムを厳選。チェックしたいサービスの紹介資料をまとめてダウンロードできます。
⇒会議室予約システムの資料ダウンロードはこちら（無料）

^{※2020年9月実施 株式会社ショッパーズアイ「SaaS比較メディアに関するイメージ調査」より}

会議室予約システムとは

会議室予約システムとは、会議室や設備といった会社内で共有するスペース・備品の予約・利用状況を可視化し、効率的かつ正確に管理するためのシステムです。社内にある会議室だけでなく、貸し会議室や別拠点にある会議室の予約・管理ができるシステムもあります。

会議室の予約機能や空き状況の見える化はもちろん、予約の通知・リマインド機能や自動キャンセル機能などにより、社内会議室・設備の数が多い大企業でもスムーズに運用が行えるでしょう。

大企業が抱える会議室管理の課題

会議室予約システムを導入していない大企業が会議室管理で抱えている課題についてまとめました。あなたの企業でも同様の課題を抱えていれば、大企業向けの会議室予約システムで解決できる可能性があります。

会議室の利用状況を管理できていない

大企業の場合、会議室の数が多いため全体の利用状況を把握できず、空いているはずの会議室を探し回る、あるいは予約した会議室が使用中だったといった事態が発生しがちです。また社内全体の会議室の稼働率が低くてもそれに気づけず、無駄なスペースを発生させている可能性もあるでしょう。

会議室の設備や備品を管理できていない

大企業は会議室と同様プロジェクターやホワイトボードなどの設備・備品も数が非常に多いため、これらの管理にまで担当者の手が回っていないケースも少なくありません。また備品が紛失しても誰がもっているかや、誰がなくしたかがわからず、備品を探し回って会議の進行に支障をきたすケースもよくあります。

会議室の予約や利用に関するトラブルが多発している

Excelのような手動での台帳型管理では、リアルタイムでの共有や変更反映が難しく、予約重複などのトラブルが発生しやすくなります。
これらのトラブルは、会議室が使えない事態を招きやすく、予定の再調整が必要になるため業務効率を低下させる原因になります。

大企業が会議室予約システムを導入するメリット

大企業が会議室予約システムを導入して得られるメリットは次のとおりです。

会議室の利用状況や備品の可視化と最適化ができる

会議室予約システムを導入することで、会議室の利用状況をリアルタイムで把握できるようになります。空き状況だけでなく、会議の開始・終了時刻や参加人数などの情報も一目で確認できるため、会議室の利用状況を可視化できます。

会議室の稼働率も分析できるため、ほぼ利用されていない時間帯の有効活用や、使用しない会議室を別の部屋に変えるなど、スペースを最大限活用できるようになるでしょう。

予約自体もタブレットやスマホのアプリから簡単にでき、予約時にはメンバーにメールで通知されるため効率よく予約ができます。また備品の在庫状況や利用履歴も管理できるため、過不足なく管理し、紛失時には過去の利用者を遡ってすぐに所有者・紛失者を突き止められるでしょう。

空予約防止やダブルブッキングを防止できる

会議室管理システムは、空予約やダブルブッキングを防止できます。会議システムには予約情報の通知・リマインド機能があり、空予約をしていた場合にも気づきやすく、予約の変更やキャンセルもシステム上で簡単にできます。また自動キャンセル機能もあり、予約時間を過ぎても利用されなければ自動でキャンセル可能です。

キャンセル待ち機能もあるため、空予約をできる限り減らし会議室の稼働率を上げられるでしょう。また予約を行う際には、自動でダブルブッキングをチェックする機能もあります。予約が重複する場合にはアラートがなり、ダブルブッキングを未然に防止してくれるため、スムーズに会議室の利用ができるでしょう。

大企業が会議室予約システムを選定する際のポイント

大企業が会議室予約システムを選定する際は、いくつかのポイントが存在します。代表的なポイントについて解説します。

利用頻度や目的に応じたシステムの種類と特徴を確認する

会議室予約システムには、クラウド型・オンプレミス型・Web会議システムとの連携など、さまざまな種類があります。自社の規模や利用頻度、予算に合わせて最適なシステムを選ぶことが重要です。

会議室の利用履歴や統計データを分析できるか

前述したように会議室の利用状況を分析することで、スペースを最大限活用できるようになります。そのため、あまり会議室が活用されていないと感じる場合は、分析機能が充実したシステムを選びましょう。予約状況だけでなく、実際の利用時間や参加人数などのデータも記録できるシステムや、ヒートマップでわかりやすく分布を把握できるようなシステムだと、より詳細な分析が可能です。

これらの機能を利用して利用状況を可視化できれば、たとえば特定の曜日に会議が集中している場合、会議の時間を分散させるといった対策を検討できます。

予約状況をカレンダーやグループウェアなどと連携できるか

会議室予約システムとカレンダーやスケジュール管理アプリ、グループウェアなどを連携することで、予約状況をわかりやすく可視化し、共有できます。たとえば、会議の予定をカレンダーに自動で登録したり、会議の招待状をグループウェアで送信したりできます。これにより、ダブルブッキングや情報の伝達ミスを防ぎ、会議室の利用をスムーズに行えるでしょう。

誰でも簡単に操作できるか

会議室予約システムは、多くの従業員が利用するシステムであるため、誰でも簡単に操作できるかも重要です。操作がわかりにくい、難しいと感じるとシステムは使われなくなり、現場に定着しなくなる可能性があります。

とくに大企業の場合、従業員の数が非常に多く、中にはシステムの操作を苦手と感じる方もいるでしょう。そのため、マニュアルを見ずとも直感的に操作できるようなシステムの導入がおすすめです。会議室予約システムは無料トライアルや無料デモを提供している場合も多いため、これをうまく活用し、実際に現場の従業員に操作性を確認してもらい、問題ないか確認しましょう。

大企業におすすめの会議室予約システム比較4選

大企業におすすめの、Webから利用できるクラウド型会議室予約システム・ソフトを紹介します。

Colorkrew Bizは、座席の管理のほか社内設備予約やスペースの管理も合わせて、オフィス全体を管理できる会議室予約ツールです。Colorkrew Bizは次のような特徴があります。

• Outlookと連携して会議室の利用を最適化
• フリーアドレスの職場では誰がどこにいるかを一目で確認可能
• 備品管理や郵便送付など多彩なコンシェルジュ機能を搭載

予約ルームズは、会議室の予約管理を効率化し、オフィスリソースの効果最大化できる会議室予約管理システムです。予約ルームズは次のような特徴があります。

• QRコードや端末から会議室の入退室を管理
• 無断延長や無断利用を防止する機能の搭載
• 自動分析で会議室の稼働率を可視化

ラクネコRoomは、iPhone・iPadでも使える会議室管理システムです。ラクネコRoomは次のような特徴があります。

• Google カレンダー、Outlookカレンダーから会議室の予約ができる
• iPadで会議開始・終了を押し、会議室の状態を共有
• 前会議終了時のメール連絡で会議室の稼働率を高める

SmartRoomsは、グループウェアとリアルタイムに連携する会議室予約・運用システムです。SmartRoomsは次のような特徴があります。

• 部屋前の端末で状況を確認し、予約・延長・終了などの操作ができる
• 会議室利用ログで利用実態を把握・分析できる
• 会議予定時間を一定時間過ぎて入室がない場合は自動キャンセル

サービス選びは比較して検討しよう

会議室予約システムを選ぶ際は、自社の状況に合った機能が備わっているか、他システムとの連携が可能か、運用コストはどの程度かなどを踏まえて検討することが重要です。

ボクシルでは各サービスの口コミが多く寄せられているので、選定の際はサービス資料とあわせてチェックするとよいでしょう。

会議室予約システムは次の記事でも詳しく紹介しています。