人事管理システムとは？主な機能やメリット、導入手順を紹介

人事管理システムとは

人事管理システムは、企業の人事業務を効率化し、従業員情報を一元管理するためのツールです。人事部門の日々の業務をサポートし、人材の採用から退職までのさまざまなプロセスを管理します。

人事管理システムは、「人事システム」や「HRシステム」とも呼ばれており、企業の規模や業種に応じて多様な機能を活用できます。

主な機能は、従業員の基本情報管理や勤怠管理、給与計算、人事評価、人材育成、採用管理などです。これらの機能を活用することで、人事担当者の業務負担の軽減や、人的資源の戦略的な活用ができます。

近年では、クラウド型の人事管理システムが普及しており、場所や時間を問わずアクセスできるほか、AI技術の活用による高度な分析や予測が可能になったことで、戦略的な人事施策の立案をサポートする機能も登場しています。

人事管理システムを導入するメリット

人事管理システムを導入するメリットは次のとおりです。

• 人事労務業務を効率化できる
• 情報の一元管理ができる
• 人的ミスの削減になる
• データを活用した戦略的な人事の実現につながる

それぞれ詳しく解説します。

人事労務業務を効率化できる

人事管理システム導入のメリットの1つが、人事労務業務の効率化です。従来の紙ベースやExcelでの管理から脱却し、データをデジタル化することで、情報の入力や更新が容易になります。

また、勤怠管理や給与計算などの定型業務を自動化することで、人事担当者の作業時間の大幅な削減が可能です。さらに、申請や承認のワークフローをシステム化することで、手続きのスピードアップと透明性の向上が図れます。

人事管理システムの導入によって、人事部門は戦略的な業務に注力できるようになり、組織全体の生産性向上につながります。

情報の一元管理ができる

従業員の基本情報や勤怠データ、評価情報といったさまざまな人事管理データを一元管理できるのが、人事管理システムを導入するメリットです。

必要な情報へのアクセスが容易になり、データの整合性も保たれるほか、クラウド型のシステムを利用すれば、場所や時間を問わずにデータにアクセスできるため、リモートワークにも対応しやすくなります。

情報の一元管理は、人事部門だけでなく、経営層や各部門の管理職にとっても有益で、迅速な意思決定や適切な人材配置に役立ちます。

人的ミスの削減になる

人事管理システムの導入によるメリットは、人的ミスを削減できることです。手作業による入力やデータ転記の必要性が減少するため、入力ミスや転記ミスのリスクが低下します。

また、システムによるチェック機能により、データの不整合や入力漏れを防止できます。給与計算や社会保険手続きなどの複雑な業務も、システムが正確に処理するため、計算ミスや申請漏れのリスクの軽減が可能です。

結果的に、人事業務の品質が向上し、従業員の信頼獲得につながります。

データを活用した戦略的な人事の実現につながる

データを活用した戦略的な人事施策を実現できるのも、人事管理システムを導入するメリットです。勘や経験に頼った人事判断から、データにもとづいた客観的な意思決定へと移行できます。

システムに蓄積された膨大な従業員データを分析することで、人材の適性や潜在能力を正確に把握できます。たとえば、従業員の評価データと研修履歴を組み合わせて分析すると、効果的な人材育成プログラムの設計が可能です。

また、従業員のスキルセットや経験、希望するキャリアパスなどの情報を総合的に分析することで、最適な人材配置を実現できるため、従業員の成長と組織のパフォーマンス向上の両立が可能です。

人事管理システムを活用したデータドリブンな人事戦略は、企業の競争力向上につながり、持続的な成長を実現する基盤を構築できます。

人事管理システムの主な機能

人事管理システムに搭載されている主要な機能は、次のとおりです。

大枠カテゴリー	主な機能
タレントマネジメント	人材のスキル管理、キャリアパス、従業員の育成計画、パフォーマンスデータ管理など
採用管理	応募者管理、面接スケジュール管理、Web面接システム、評価シート、合否通知など
人事評価	目標管理、360度評価、多面評価、評価フィードバック、評価結果のデータ分析など
勤怠管理	勤怠打刻、残業申請、休暇管理、勤務時間の自動計算、シフト管理など
給与計算	給与計算の自動化、年末調整、手当や控除の計算、給与明細の配布など
労務管理	労働契約管理、入退社手続き、社会保険申請、給与明細の配布など

これらの機能は、企業の規模や業種に応じて柔軟にカスタマイズできるものが多く、従業員の満足度向上や業務効率の向上に貢献します。

利用するサービスによって搭載されている機能は異なるため、導入前に確認が必要です。

人事管理システムを導入する手順

人事管理システムを導入する手順は次のとおりです。

• 現状を整理し、課題を把握する
• 費用対効果や改善効果をシミュレーションする
• システムをポイントごとに比較する
• 無料トライアルやデモで操作感を確認する
• 本導入する

それぞれ詳しく解説します。

現状を整理し、課題を把握する

人事管理システムの導入を検討する際、まず現状の業務フローを整理し、課題を明確にします。人事部門の日々の業務内容や使用しているツール、情報の管理方法などを洗い出しましょう。

洗い出しの過程で、非効率な作業や情報の分散、ミスが発生しやすいポイントなどが把握できます。これらの課題を解決するために、どのような機能が必要かを考え、最適なシステム選定の指針としましょう。

費用対効果や改善効果をシミュレーションする

人事管理システムの導入には一定のコストがかかるため、費用対効果を慎重に検討する必要があります。現在の業務にかかる時間や人件費を算出し、システム導入後にどれだけ効率化できるかをシミュレーションしましょう。

また、ミスの削減や戦略的な人材活用による効果も考慮します。たとえば、正確な勤怠管理による残業代の適正化や、適材適所の人員配置による生産性向上など、長期的な視点での効果も重要です。

これらの改善効果を数値化すれば、経営層への説得材料としても活用できるでしょう。

システムをポイントごとに比較する

次に、人事管理システムをポイントごとに比較します。具体的な比較ポイントは次のとおりです。

• 導入形態
• 必要な機能の有無
• セキュリティ
• 既存システムとの連携
• サポート体制
• 料金

それぞれ詳しく解説します。

導入形態

人事管理システムの導入形態は、主にクラウド型とオンプレミス型に分類されます。クラウド型は初期費用が抑えられ、スムーズな導入が可能です。また、場所を選ばずアクセスできるメリットがあります。

一方、オンプレミス型は自社でサーバーを管理するため、セキュリティ面でより厳重な対策が可能です。ただし、初期費用や運用コストが高くなる傾向があります。

企業の規模や業務内容、セキュリティ要件に応じて最適な形態を選択することが重要です。

必要な機能の有無

人事管理システムを選ぶ際は、整理した課題に対して必要な機能が備わっているかを確認しましょう。課題や目標に合わせて必要な機能を洗い出し、それらの機能が搭載されているかをチェックしましょう。

また、将来的な拡張性も考慮に入れ、機能のカスタマイズや追加が可能か確認することをおすすめします。

セキュリティ

人事管理システムは従業員の個人情報を扱うため、セキュリティ対策は非常に重要です。システム選びの際は、データの暗号化やアクセス制御、定期的なバックアップなどのセキュリティ機能を確認しましょう。

クラウド型の場合は、サーバーの物理的なセキュリティやデータセンターの立地なども考慮に入れます。また、情報セキュリティマネジメントシステム（ISMS）認証やプライバシーマークの取得状況など、信頼できる指標を確認することも大切です。

既存システムとの連携

新しい人事管理システムを導入する際は、既存のシステムと連携できるかも重要なポイントとなります。給与システムや会計システム、勤怠管理システムなど、すでに使用しているシステムとのデータ連携がスムーズに行えるかを確認しましょう。

API連携の可否やデータのインポート・エクスポート機能の有無、対応フォーマットなどをチェックしてください。

シームレスな連携ができれば、二重入力の手間が省け、業務効率が大幅に向上します。また、将来的に導入を検討しているシステムとの互換性も考慮に入れれば、長期的に運用しやすいシステムを選択できるようになります。

サポート体制

人事管理システムの導入後のサポート体制も重要な選択ポイントです。導入時のトレーニングや運用開始後のヘルプデスク対応、定期的なメンテナンスなど、どのようなサポートが提供されるかを確認しましょう。

問い合わせ対応の時間帯や方法（電話、メール、チャットなど）が自社の業務形態に合っているかをチェックすることも大切です。システムのアップデートやバージョンアップの頻度、サポート内容も確認しておくと安心して利用できます。

料金

人事管理システムの料金体系は、導入形態や機能によって大きく異なります。クラウド型の場合は月額利用料が一般的で、従業員数に応じた従量課金制のものが多い傾向にあります。

一方、オンプレミス型は初期費用が高くなりますが、長期的に見ると総コストが抑えられるケースが多いのが特徴です。

料金を比較する際は、初期費用や月額利用料、保守費用、カスタマイズ費用などを総合的に検討しましょう。

無料トライアルやデモで操作感を確認する

システムの選定が進んだら、導入を決定する前に、実際に操作してみることが大切です。多くのシステム提供企業では、システムの無料トライアルやデモンストレーションを提供しています。

これらを活用して、ユーザーインターフェースの使いやすさや、必要な機能が直感的に操作できるかを確認しましょう。また、実際の業務データを使ってテストすることで、より現実的な使用感を得られます。

システムの操作性は、導入後の活用度に大きく影響するため、慎重に評価することが重要です。

本導入する

システムの選定が完了したら、いよいよ本格的な導入フェーズに入ります。

まず、導入スケジュールを立てて、必要なデータの移行計画を立てます。既存のデータを新システムに移行する際は、データの整合性や正確性を確認することが重要です。

また、社内での運用ルールを整備し、マニュアルを作成することも忘れないようにしましょう。なお、システム導入の成功には、ユーザーとなる従業員への丁寧な説明と研修が欠かせません。

導入初期は特に手厚いサポート体制を整え、スムーズな移行を目指しましょう。また、定期的に利用状況を確認し、必要に応じてルールを改善することで、システムの効果を最大化できるでしょう。

人事管理システムで人事DXを実現しよう

人事管理システムを導入することで、人事・労務業務を効率化できるほか、情報を一元管理できることで、戦略的な人事施策が可能です。本記事を参考に人事管理システムを導入して、人事DXの実現を目指しましょう。

人事管理システムは、次の記事でも詳しく紹介しています。