年末調整アウトソーシングとは？給与計算代行・外注メリット・サービス比較

年末調整アウトソーシングとは

年末調整アウトソーシングとは、企業が従業員の年末調整業務を外部委託（BPO）することです。通常の業務にくわえ年末調整業務が追加されると、総務・経理担当者の負担が大きくなり、書類を提出する従業員も手間がかかります。

しかしこれらが業務委託できれば年末調整に関わる一連の業務を任せられるため、企業側は通常業務に集中でき、ヒューマンエラー防止にも役立ちます。またプロが業務を代行するため、専門的な知識やノウハウをもとに、きめ細かなサービスを受けられるのも魅力です。

年末調整業務の内容

そもそも年末調整とは、納税者の所得税過不足を調整するもので、経理・総務担当者は各従業員から必要な書類を集めて業務を行います。具体的には各従業員が1年間で受け取った給与や賞与から、納めるべき所得税・復興特別所得税を計算、さらに1年間で源泉徴収した所得税・復興特別所得税を計算し、過不足を清算します。

年末調整の対象となるのは、年末の時点で企業に在籍している従業員や、「給与所得者の扶養控除等（異動）申告書」を年末調整までに提出している従業員です。

年末調整アウトソーシングサービスの内容

次に、実際年末調整のアウトソーシングで業者に委託できる業務を紹介します。サービスによっても委託できる業務に違いはありますが、メイン業務はほぼ委託が可能です。

• 申告書の発送・証明書の回収
• 申請書チェック
• 年末調整に関するデータ作成
• 従業員からの問い合わせ対応

申告書の印刷配布・証明書の回収

年末調整アウトソーシングでは、従業員に対して申告書を印刷・配布し、年末調整に必要な証明書を回収する業務も代行してくれます。具体的には給与所得者の扶養控除等移動申告書や基礎控除申告書などの印刷・配布、生命保険や地震保険の保険料控除証明書の回収などが対応可能です。

また書類が未提出の従業員に対しては督促連絡を行い、業務がスムーズに進められるようサポートしてくれます。

申請書チェック

年末調整に必要な、さまざまな申請書のチェック業務を依頼可能です。従業員から回収した書類はサービス会社によって内容のチェックがされ、記入漏れや不明点があれば連絡を行い、不備のないよう進められます。

年末調整に関するデータ作成

必要な申告書や証明書がすべてそろったら、各従業員ごとの所得税控除データを作成します。委託する企業によっては源泉徴収票の作成や納品、給与計算システム用データへの加工、さらには税務署や市区町村への提出まで請け負う場合もあります。

従業員からの問い合わせ対応

年末調整アウトソーシングでは、従業員からの年末調整に関する質問にも対応しています。年末調整はどういった書類を用意すればいいか、また申請書をどのように書けばいいかわからない従業員も多くいます。

しかしこれらの対応を自社の社員が行っていると、本来の業務が滞り業務効率も悪くなるでしょう。一方年末調整アウトソーシングでは、問い合わせ窓口や問い合わせ専用のコールセンターを用意し従業員の質問に対応してくれます。これにより、業務効率の向上はもちろん、専門スタッフよる的確で丁寧な対応にも期待できます。

企業における年末調整の課題

企業においては年末調整に対し経営者、年末調整担当者、従業員それぞれで次のような課題を抱えています。

（経営者の課題）

• 年末調整をどのように効率化すればいいかわからない
• 年末調整の時期に人件費が増加する
• 年末調整に対応できる人員確保のため、教育コストがかかる
• 法改正が頻繁に起こり対応しきれない
• 年末調整業務の内容がブラックボックスである
• 紙での年末調整に限界を感じている

（年末調整担当者の課題）

• 年末調整業務に時間をとられ、残業時間が大幅に増える
• 作業場所や備品の用意など、準備だけでも手間がかかる
• 確認作業が多く、ヒューマンエラーが発生しやすい
• 従業員への説明や対応で業務が中断される
• 書類の回収や督促連絡に手間がかかる

（従業員の課題）

• 申告書のどこに何を書けばいいかわからない
• 紙での申請は手間や時間がかかり面倒
• 税制が頻繁に変わり、控除額の計算が難しい
• リモートワークに対応していない

このように、企業ではそれぞれに年末調整で課題を抱えています。しかし年末調整をアウトソーシングすれば、これらの課題は解決可能です。

年末調整アウトソーシングサービスのメリット

年末調整アウトソーシングサービスを利用するメリットは次のとおりです。

• コスト削減
• 業務負担の軽減
• 頻繁な法改正にも対応しやすい
• ペーパーレス化

コスト削減

人件費をはじめとしたコスト削減は、年末調整アウトソーシングサービスの大きなメリットです。

年末調整は、通常業務にくわえて申告書の取りまとめやチェック・集計・データ作成など、多くの時間と作業が必要になります。そのため、年に一度の一時業務であるにも関わらず、残業代の発生や、追加要員の雇用が必要です。

また追加要員としてアルバイトや派遣社員を雇う場合には、自社のワークフローやルールを教えるといった育成コストが発生します。このように年末調整は自社で行っても多くのコストがかかるため、アウトソーシングを利用する方がコスト削減につながる可能性があります。さらにプロに依頼するためより正確な業務が期待でき、安心感も得られるでしょう。

業務負担の軽減

年末調整アウトソーシングを利用すれば、賞与の計算や年末調整の業務負担を軽減可能です。繁忙期である12月には給与計算や賞与の計算があり、これに年末調整が重なるため、担当部署に業務が集中して大きな負担になります。

担当者の業務は申告書の印刷・配布・回収や督促連絡、スケジュール管理、年末調整ソフト・給与計算ソフト用のデータ準備など多岐にわたります。しかし年末調整アウトソーシングや給与計算アウトソーシングを利用すればこれらの負担を軽減し、通常業務へ集中できるでしょう。

頻繁な法改正にも対応しやすい

年末調整アウトソーシングを依頼すると、法改正にも対応しやすくなります。税金に関連する法律は改正されることが多く、年末調整業務も最新の情報にもとづいて修正を行う必要があります。しかし自社だけでは最新の情報は何か、修正した内容で問題ないか確認するのも簡単ではありません。

一方で年末調整を委託する企業は、年末調整の専門家あるため法改正への対策も万全に行っています。そのため、自社で対応するよりも確実に法改正に対応できるでしょう。また企業によっては税に関する情報を発信してくれるため、自社でも最新情報を把握できます。

ペーパーレス化

年末調整を委託できる企業では、年末調整用のシステムを導入しているケースも多く、ペーパーレス化にも対応可能です。紙で年末調整を行うと、申告書の印刷・配布・発送や書類の回収、データ入力などの業務が必要で、手間や時間がかかります。

しかしシステムを導入していると、従業員がシステムにアクセスし、データを入力するだけで自動的に情報が収集されます。従業員はスマホで手軽に申請ができ、わざわざ担当者とやり取りする手間を減らせるでしょう。また紙を扱わないため、書類の紛失や盗難といったセキュリティ上のリスクも減らせます。

年末調整をアウトソーシングする際の注意点

年末調整のアウトソーシングは、税理士のみが対応可能です。そのため、委託企業の担当従業員が税理士資格をもっているかを確認しましょう。税理士資格のない企業が業務を行うと、税理士法に違反となるため注意が必要です。

また年末調整をアウトソーシングする際には、従業員のマイナンバーといった個人情報を委託先に預ける必要があるため、個人情報漏えいのリスクが発生します。そのため、情報管理やセキュリティ対策のしっかりとした委託先を選ぶことが重要です。業者の対応範囲や利用規約などを確認したうえで、信頼できるサービスを選びましょう。

年末調整のできる給与計算アウトソーシングの比較表

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また、一覧で料金・機能を比較したい方にはBOXILが作成した比較表がおすすめです。各社サービスを一覧で比較したい方は、下のリンクよりダウンロードしてください。

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おすすめ年末調整アウトソーシングサービス比較

おすすめの年末調整アウトソーシングサービスを比較紹介します。各サービスの料金や特徴を詳しく知りたい方は、無料でダウンロードできる資料の利用がおすすめです。

• 労務に関わる業務をまるごと外部委託可能
• 従業員からの問い合わせに直接対応
• 作業進捗、遅延状況を管理画面でリアルタイム把握

freee人事労務アウトソースは、給与計算や労務業務をまるごとプロに委託できる人事労務アウトソーシングサービスです。freee人事労務を活用したサービスで、システムを利用することで業務を内製化しやすく、担当者が変わってもスムーズな引き継ぎが可能です。

年末調整のほか給与計算、入退社手続きなどの人事労務業務をまとめて依頼でき、作業状況を管理画面より確認できます。

• 業務範囲は柔軟に対応
• 年末調整や一時的な業務増大にも迅速に対応
• システム導入やコンサルティングも対応

人事給与サービスは、人事給与業務のオーダーメイド型アウトソーシングサービスです。人事給与面の事務業務についてシステムの選定、導入、業務フローの構築から業務の運用代行、業務改善まで一手に引き受けます。

年末調整、住民税年度更新といったスポット業務にも人事業務のスペシャリストが対応可能です。複雑な勤務形態により給与計算が煩雑な場合や、事業拡大により一時的に業務が増大した場合も、スピーディーに業務を遂行します。

• 年末調整、給与計算のほか、明細管理やマイナンバー管理も代行
• スマホやパソコンから年末調整の申告と確認が可能
• 給与業務は社労夢を利用

労務・給与アウトソーシングは、給与関連業務の代行と労務コンサルティングをあわせたサービスです。給与データや帳票を社労夢で管理しているため、人事担当者はいつでも社員情報や賃金台帳を確認可能です。
　　　　　　　　　　　　　　　　　
また従業員は、スマホやパソコンから給与明細の閲覧、年末調整の申告などができます。さらに問題のある社員の対応サポートや管理職向けマネジメント研修などにおける、課題の整理と必要な対応も幅広くサポートしてくれます。

• 幅広い業務のアウトソーシングが可能
• 企業ごとのニーズに合わせたオーダーメイド形式のサービス
• ISO27001およびISO9001の認証を取得

メイソンコンサルタントグループの給与計算アウトソーシングは、給与計算全般に対応してくれるアウトソーシングサービスです。給与賞与計算から年末調整、住民税、社会保険関連まで、要望に沿った範囲と方法で対応してくれます。

また既存システムを使用しての業務や、従業員への申告内容不備の問い合わせ、労務相談などにも対応可能です。既存の運用を変えずにアウトソーシングしたい企業や、従来業務を見直したい企業へおすすめのサービスです。

• 年末調整はオンラインで完結
• 社会保険や労働保険業務も代行可能
• 指定のフォーマットでの納品に対応

ミナジン給与計算／保険手続アウトソーシングサービスは、年末調整はもちろん、月々の給与計算やマイナンバー対応まで幅広く依頼できるアウトソーシングサービスです。社労士法人を併設し、保険業務のアウトソースもセットで提供しています。

有資格者をはじめ、経験豊富な人員によるチーム構成で業務をサポートし、手続きを行った分だけのスポット利用にも対応してくれます。年末調整は、個別の案内送付を含めた直接対応が可能です。

• 企業の給与規定や就業規則に合わせた組み合わせが可能
• プロによる分析でシステム導入が容易
• 必要最低限のコストで運用可能

COMIT HRは給与や勤怠、人事システムの導入と運用を代行できるBPOサービスです。既存のシステムはそのままに、部分的な代行も可能です。そのため、ムダなく最低限のコストで運用できます。

導入の際には徹底した企業の状況分析とヒアリングが行われ、各社の課題に合わせて複数のシステムを組み合わせて導入されます。低コストで人事業務の負担を軽減したい企業におすすめです。

• 専任スタッフの分析をもとにアウトソーシング業務を個別提案
• 源泉徴収票の自動作成、発行に対応
• 住民税関連業務や社会保険業務も委託可能

Workcloudは、勤怠管理システムと給与計算アウトソーシングを合わせて利用できるサービスです。年末調整をオンライン化でき、提出もデータでの電子申告に対応できます。

源泉徴収票や給与支払報告書などの自動作成はもちろん、月次給与や賞与の計算も委託できます。また問い合わせ対応やシステム表示において、日本語と英語のバイリンガル対応が可能です。

• 給与支払報告書の発送まで対応
• 企業ごとに専任チーム制でサポート
• 属人化を防ぎ、業務のクオリティを維持

トライアンフの給与計算アウトソーシングは給与計算や勤怠管理、年末調整など幅広く代行できるサービスです。年末調整業務はもちろん源泉徴収票印字や配布、各種申告書の提出状況チェック、給与支払報告書を自治体へ発送など細かいところまで対応します。

また、設計から運用まで企業ごとにカスタマイズできるので、イレギュラーな要望も柔軟に対応可能です。さらに労務業務の経験をもつスタッフが、従業員の問い合わせ窓口を担当しているため、働き方や業務改善の相談にも乗ってくれます。

• 豊富な実績とノウハウで業務を代行
• 既存の業務処理を変えずに委託が可能
• 幅広い雇用形態、給与体系に対応

フルキャストの給与計算代行サービスは、人材サービスの大手である、フルキャストホールディングスが提供する給与計算代行サービスです。

豊富な委託実績のノウハウを活かし、給与計算業務や社会保険業務、年末調整業務など給与計算に関連する業務まで代行してくれます。既存業務のやり方に合わせたオーダーメイドな給与計算業務を実施できるため、再び自社で業務を行うことになった際にも、スムーズに運用ができます。

• けっしてミスしない仕組みづくり
• 給与計算の徹底的な仕組み化・自動化
• ミス「ゼロ」のために継続した改善の実施

エムザスは、IT×給与計算アウトソーシングにより、人事業務の効率化を実現するシステムです。現状の給与計算の仕組み・ルールを徹底的に精査して、けっしてミスの起きない組織づくりをします。

また徹底的に仕組み化・自動化させることで、給与計算業務を属人化したものから脱却させます。給与・賞与計算だけでなく、年末調整・住民税の対応、社会保険の手続きも同様にアウトソーシングが可能です。

• 給与計算関連業務をトータルサポート
• 安心の低価格設定
• 経理関連業務もサポート

給与プロは、給与計算をメインに、人事・労務・総務系の業務をトータルサポートするアウトソーシングサービスです。

給与計算業務だけでなく、賞与計算や年末調整、マイナンバーにも対応しています。また料金が低価格であるため、給与計算に関するさまざまなコストの削減が期待できます。決算前の領収書のデータ化から管理会計の導入サポートまで、経理事務関連のサポートも可能です。

• 現状利用しているシステムを利用可能
• 中間処理が速い
• スポット業務にも対応

ピタット給与は、導入負担を抑えたカスタマイズ型アウトソーシングサービスです。

現在使用しているシステムをそのまま引き継いで対応してくれるため、新たなシステムを導入する必要がなく、書式やフォーマットも変える必要がありません。また年末調整だけでなく給与計算や昇給処理、賞与計算、住民税処理をセットとして提供しているので、トータルで任せられるサービスです。中間処理が速くスポット業務も任せられます。

適切な業務負担管理とコスト削減を年末調整アウトソーシングで実現

年末調整アウトソーシングは、年末調整の膨大な業務を効率的に処理し、業務負担管理とコスト削減を実現できるサービスです。しかし、年末調整業務の状況や求めるサービスは企業によってそれぞれ異なります。そのためさまざまなサービスを比較し、自社の現状に見合った最適なサービスを見極めましょう。

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