ワークフローシステムとは？機能・導入メリット・選び方を解説

ワークフローシステムとは

ワークフローシステムとは、業務の流れや承認のルールをデジタル化して管理するシステムのことです。ワークフローシステムを導入することで、業務の効率化や品質向上、コスト削減などのメリットが得られます。

しかし、ワークフローシステムにはさまざまな種類や機能があり、自社のニーズに合ったものを選ぶことが重要です。

ワークフローとは

ワークフローとは、業務の流れや手順のことです。たとえば、経費精算の場合、申請者が申請書を作成し、上司に承認を依頼し、経理部に送付し、振込を受けるまでの一連の流れがワークフローになります。ワークフローは、業務の種類や規模によって異なりますが、一般的には次の要素で構成されます。

• 申請者：ワークフローを開始する人
• 承認者：ワークフローを承認する人
• 書類：ワークフローに関する情報を記載するもの
• 承認ルート：ワークフローの進む順序や条件
• 状態：ワークフローの進捗や結果

BPMSとの違い

ワークフローシステムとよく似ている意味を持つ用語に、BPMS（Business Process Management System）があります。

BPMSとは、業務プロセスを管理するシステムのことで、ワークフローシステムが人が関わる業務の流れや承認ルールを管理するシステムであるのにたいし、BPMSは、システムや機器を含めた業務プロセス全体を管理・改善することを目的としたシステムです。BPSにはモニタリングや分析機能などが備わっています。

ワークフローシステムの主な機能

ワークフローシステムにはさまざまな機能がありますが、主な機能は次のとおりです。

申請書の作成機能

テンプレートを利用して申請書を簡単に作成できる機能です。項目に沿って入力することで作成と申請が行えます。
テンプレートは複数用意されており、目的に合ったものを選べます。

承認ルートの設定機能

ワークフローの進む順序や条件などの承認ルートを設定できます。

たとえば、経費精算の場合、申請者の部署や金額によって、承認者が変わる場合がありますが、このような場合に承認ルートを設定することで、自動的に適切な承認者に申請書が送られるようになります。また、承認ルートの設定により、承認者の負担軽減や承認漏れ、遅延を防止します。

進捗の可視化

書類の確認状況や進捗を可視化できる機能です。進捗の可視化とは、たとえば、経費精算の場合、申請者は自分の申請書がどの承認者にいるのか、承認されたか否か、振込されたか否かなどを確認できます。

承認者は、自分に届いている申請書の数や内容、期限などを確認できます。また、管理者は全体の進捗を把握しやすくなり、問題や改善点を見つけやすくなります。

管理機能・検索機能

作成した書類の管理をする機能です。書類の紛失や破損、改ざんなどのリスクを低減します。また、管理している書類を検索できる機能のあり、過去に作成、発行した申請書や領収書などをスムーズに見つけられます。

承認・決裁機能

申請者から送られてきた書類の確認、承認を行う機能です。申請者が送った際に、決裁者に通知が送信されるため、すぐに確認できます。また、却下する際の差し戻し機能や、代理承認機能などもあります。

ワークフローシステムの導入メリット

ワークフローシステムを導入することで、次のようなメリットが得られます。

• 決裁期間の短縮
• 業務効率化
• ペーパーレス化の実現
• 内部統制とコンプライアンスの強化
• DXとテレワークの推進

決裁期間の短縮

ワークフローシステムを導入することで、書類の作成や承認、送付などの業務をデジタル化し、スピーディーに行えます。

また、承認ルートの設定や進捗の可視化などの機能により、業務の流れや状況を把握しやすくなります。これにより、決済期間を短縮し、業務のスピードアップを図れます。

業務効率化

申請業務がスムーズになることで、そこにかかっていた手間が削減され業務の効率化が図れます。また、ワークフローシステムでは、過去の書類も検索機能ですぐに見けられるため、確認したい場合はもちろん、過去の書類をコピーして新しい書類を作成したい場合にも少ない工数で対応できます。

また、記載漏れやミスなどが減ることで書類内容自体の品質が向上し、差し戻しなどの時間もなくなり効率化につながります。

ペーパーレス化の実現

ワークフローシステムを導入することで、書類の作成や承認、送付などの業務をデジタル化し、紙の書類やファイルの管理や保管を省けるようになります。コスト削減や環境負荷の軽減に貢献できます。

内部統制とコンプライアンスの強化

ワークフローシステムでは、書類の作成や承認、送付などの業務をデジタル化し、それらの履歴やログを残せるほか、承認ルートの設定や進捗の可視化などの機能により、業務の流れや状況を把握しやすくなります。これによって、内部統制やコンプライアンスの強化につながります。

DXとテレワークの推進

ワークフローシステムを導入することで、書類の作成や承認、送付などの業務をデジタル化し、場所や時間にとらわれずに行えます。

また、クラウド型のワークフローシステムを利用することで、インターネット環境があれば、場所を問わずアクセスできます。これにより、DX（デジタルトランスフォーメーション）とテレワークの推進に寄与します。

ワークフローシステムの選び方

ワークフローシステムには、さまざまな種類や機能がありますが、ニーズに合ったものを選ぶことが重要です。ワークフローシステムの選び方には、次のようなポイントがあります。

• クラウド型かオンプレミス型か
• 必要な機能が備わっているか
• 既存システムとの連携ができるか
• 操作性は簡単であるか
• 拡張性はあるか

クラウド型かオンプレミス型か

ワークフローシステムには、クラウド型とオンプレミス型の2種類があります。クラウド型とは、インターネット上にあるサーバーにワークフローシステムをインストールし、利用するタイプのことです。

オンプレミス型とは、自社のサーバーにワークフローシステムをインストールし、利用するタイプのことです。

クラウド型ワークフローシステムのメリット

クラウド型のメリットは、初期費用や運用費用が安く済むこと、インターネット環境があればアクセスできること、最新の機能やセキュリティが提供されることなどです。

一方で、インターネット環境がなければ利用できないこと、サーバーの管理やデータの保護がベンダーに依存すること、カスタマイズの自由度が低いことなどが懸念点となります。

オンプレミス型ワークフローシステムのメリット

オンプレミス型のメリットは、インターネット環境に依存しないこと、サーバーの管理やデータの保護が自社で行えること、カスタマイズの自由度が高いことなどです。

一方で、初期費用や運用費用が高くなることや、自社でサーバーの設置や更新、セキュリティ対策についてを検討する必要があります。

予算やセキュリティ要件、カスタマイズのニーズなどに応じて、クラウド型かオンプレミス型かを選びましょう。

必要な機能が備わっているか

ワークフローシステムにはさまざまな機能がありますが、業務に必要な機能が備わっているかを確認することが重要です。

たとえば、経費精算の場合、申請書の作成や承認ルートの設定、進捗の可視化、書類管理、検索などの機能が必要になるでしょう。また、ワークフローシステムには、汎用的なものと業種や業務に特化したものがあります。

汎用的なものは、さまざまな業務に対応できる反面、カスタマイズが必要になる場合があります。業種や業務に特化したものは、その業務に最適化された機能やテンプレートが提供される反面、他の業務に対応できない場合があります。

業務の種類や規模、複雑さなどに応じて必要な機能が備わっているかを選んでください。

既存システムとの連携ができるか

ワークフローシステムを導入する際には、既存システムとの連携ができるかを確認することが重要です。既存システムとの連携とは、ワークフローシステムと他のシステムとのデータのやり取りや連動を行うことです。

たとえば、経費精算の場合、ワークフローシステムと会計システムや勤怠システムとの連携ができると、データの入力や転記の手間を省けます。また、既存システムとの連携により、業務の一貫性や正確性の向上につながります。

既存システムとの連携ができるかは、ワークフローシステムの提供形態やAPIの有無や種類などによって異なります。自社で利用しているシステムの種類や数、連携の方法や範囲などに応じて、既存システムとの連携ができるか確認しておきましょう。

操作性は簡単であるか

ワークフローシステムを導入する際には、操作性が簡単であるかを確認しておくと導入後の定着のしやすさにもつながります。

また、操作性が簡単だと導入後の教育コストや時間の削減にもつながります。業務の特性や利用人数、リテラシーレベルや嗜好に応じて選んでください。

拡張性はあるか

ワークフローシステムを導入する際には、ワークフローシステムの機能や規模を柔軟に変更や追加できるかを確認しておきましょう。

たとえば、経費精算の場合、ワークフローシステムの機能や規模を、業務の変化やニーズの変化に合わせて、カスタマイズやスケールアップできると、拡張性があるといえます。

業務の将来性や成長性などに応じて、拡張性があるものを選びましょう。

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次の記事では、口コミ評判で人気のワークフローシステムを多く紹介しています。ワークフローシステムを比較検討したい方は、ぜひ参考にしてください。

ワークフローシステムの導入事例

ワークフローシステムの導入事例は、次の記事で具体的に紹介しています。業務効率化や内部統制の強化につながった事例を紹介しているので、ぜひ参考にしてください。

ワークフローシステムの導入を成功させて大幅な業務改善を

ワークフローシステムは、業務のデジタル化や最適化に欠かせないシステムです。ワークフローシステムを選ぶ際には、自社のニーズに合ったものを選び、業務改善につながるかをしっかりと確認してから導入してください。

ワークフローシステムの選び方には、クラウドかオンプレミスか、必要な機能が備わっているか、既存システムとの連携ができるか、操作性は簡単であるか、拡張性はあるかなどのポイントがあります。ぜひ、この記事を参考にして、最適なワークフローシステムを選んでみてください。

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