iPadで利用できる受付システム7選！無料サービスあり

iPadを使った受付システムとは？

iPadをはじめとするタブレット端末を使った受付システムとは、タブレットから受付やアポイント調整などができるシステムです。企業の入口に設置し、来訪者各自が操作して、本人確認やアポイント変更などを行います。

タブレット端末を使った受付システムには、専用端末タイプとタブレット端末利用タイプがあります。

専用端末タイプは、システム導入時に端末の購入やレンタルが必要です。タブレット端末利用タイプなら、すでに所有しているiPadなどの市販のタブレットで利用できます。

市販のタブレットは受付システム以外の用途でも利用できるため、将来的に受付システムを利用しない場合や他のシステムに乗り換える場合でも、端末が無駄になりません。

iPadなどのタブレット型受付システムのメリット

iPadなどのタブレット型受付システムを導入することには、次のメリットがあります。

• システムを開発する必要がない
• 直感的に操作できる
• 初期費用を抑えられる

それぞれのメリットについて解説します。

システムを開発する必要がない

タブレット型受付システムでは、すでにシステムが完成しています。そのため、新しくシステムを開発しなくても、導入するだけで受付業務やアポイント調整業務の自動化が可能です。

一方、自社専用のシステムを開発する場合は開発に時間がかかり、すぐには受付業務を自動化できません。また、受付業務の自動化で削減できるコストよりも、開発費のほうが上回る可能性があります。

直感的に操作できる

タブレット型受付システムは、直感的な操作ができるように開発されています。そのため、ほとんどの来訪者は、管理者に問い合わせなくても自力で個人認証やアポイント変更などを操作できます。

一方、スタッフによる受付では、次の工程が必要です。

• 来訪者がスタッフに要件を伝える
• スタッフが担当者に連絡し、対応を確認する
• スタッフが確認した内容を来訪者に伝える

来訪者が求める対応を得られないときは、再度スタッフが担当者に連絡し、確認した内容を来訪者に伝える工程が発生します。タブレット型受付システムと比べて非効率であるだけでなく、時間もかかり、来訪者にストレスを与えるかもしれません。

初期費用を抑えられる

タブレット型受付システムを導入すれば、受付システムの開発費がかかりません。また、iPadなどの既存のタブレット端末を利用できるサービスなら端末購入費も抑えられ、システム導入の初期費用だけで利用を開始できます。

初期費用が高額な場合、使い勝手が悪いと感じても気軽には他のサービスに乗り換えられません。コストを抑えて自社に合う受付システムを導入するためにも、既存のタブレット端末を利用できるサービスか、お試し期間のあるサービスを選びましょう。

タブレット型受付システムの選び方

タブレット型受付システムは、次のポイントに注目して選びます。

• 自社に必要な機能を備えているか
• 直感的に操作できるか
• コストが妥当か

それぞれのポイントについて解説します。

自社に必要な機能を備えているか

タブレット型受付システムは、自社に必要な機能が揃っていることが大切です。一般的には、次の機能が搭載されています。

• 来訪者受付（生体認証、QRコード、手書きなど）
• 受付通知（メールや内線通話など）
• 来訪者情報管理
• 外部ツールとの連携

必要な機能がすべて備わっているだけでなく、自社にとって使いやすいことが大切です。たとえば、内線電話がないオフィスなら、受付通知はメールやチャットで実施する必要があります。また、来訪者の情報を管理する場合は、相応のセキュリティ対応が必要です。

直感的に操作できるか

直感的に操作できる受付システムであることも重要です。使い方がわかりにくいと、結局人力が必要になり、業務効率化や省人化を実現できません。来訪者にとってわかりやすいシステムか、確認しておきましょう。

また、機能が多すぎないことも重要です。機能が多ければ多いほど多様な業務を1台に集約できますが、操作方法も複雑になる恐れがあります。

コストが妥当か

初期費用、利用料金ともに妥当であるかも確認しておきましょう。システムによっては、利用人数や追加機能によって料金が変わります。最低料金ではなく自社が利用した場合の料金を見積もってもらい、比較するようにしてください。

iPadで利用できるおすすめ受付システム7選

ここからは、タブレットで利用できる受付システムを紹介します。いずれも、市販のiPadで利用できるシステムです。すでにiPadをお持ちであれば、初期費用を抑えられます。

• iPad1台で来客受付を自動化
• チャットツールで来客を通知
• 来客リストをデータで管理可能

RECEPTIONISTは、iPad1台で簡単に導入できる受付システムです。来訪者が操作すると直接担当者に連絡が届くため、一部の社員に来客対応が集中することはありません。

また、固定電話を使わずに来客対応ができ、電話そのものを撤廃したい企業にもおすすめです。メールやチャットなどの普段利用しているコミュニケーションツールで、受付業務も対応できるようになります。

• スケジュール管理ができる
• アポイントから会議室予約までシームレスに実施できる
• 画面デザインの自由度が高い

Acall（アコール）は来訪者と担当者をつなぎ、どの場所でどのような業務をしているのか可視化するシステムです。アポイントから会議室予約、スケジュール管理までをシームレスに対応します。また、画面デザインの自由度が高く、企業イメージに合わせて変更可能です。

• 基本料金無料
• キーボード操作不要
• アプリをダウンロードするだけで利用できる

ReClip（レクリップ）は、基本料金無料で利用できる受付システムです。アプリをダウンロードするだけで利用可能で、短時間で導入できます。既存のメッセージツールと連携できるため、担当者側が短時間で使いこなせる点も特徴です。なお、ReClipはiPadなどのiOSだけでなく、Androidでも利用できます。

• セットアップまで最短1営業日
• アプリをインストールするだけで導入完了
• 直感的に使えるシンプルな画面

らいきゃくんは、申し込みからセットアップまで、最短1営業日で完了します。受付電話機などのビジネスフォンを販売・設置してきた企業が開発したため、受付に必要な機能を熟知している点も特徴です。

直感的に使えるシンプルな画面構成で、来訪者もストレスなく利用できます。使いやすさにこだわりたい人にもおすすめです。

• アナログ内線1本あれば導入可能
• CSVファイルを読み込むだけで名簿登録完了
• バイリンガル表示に対応

iPult（アイプルト）は、アナログ回線1本とiPad1台あればすぐに導入できる受付システムです。既存のCSVファイルを読み込むだけで名簿登録でき、導入から利用までの時間がほとんどかかりません。

担当者や登録名の変更なども、簡単に登録・反映が可能です。また、英語とのバイリンガル表示に対応しているため、日本語を使わない来訪者もスムーズに利用できます。

• 使用する機能を自由に選択できる
• 通話とチャットを自由に切り替えられる
• 充実した運用サポート

I-FACEは、アナログ回線とiPad1台あればすぐに導入できるシステムです。無駄な機能が削ぎ落とされ、企業側にとっても来訪者にとっても使いやすい仕様です。

通話とチャットを簡単に切り替えられるため、来訪者は使いやすい方法で担当者とコンタクトを取れます。また、運用サポートに注力し、障害発生率が低い点も特徴です。

• 電話やメール、チャット、Teamsビデオから連絡方法を選択できる
• データをクラウド上で一括管理
• スケジューラや温度検知ソリューションと連携可能

Smart at receptionは、チャットや電話、メールなどで直接担当者と連絡を取れる受付システムです。来訪者は事前に発行されたQRコードをかざすだけで個人認証ができ、ストレスのないスムーズな受付を実現します。また、温度検知ソリューションとも連携でき、感染症対策の一環としても活用可能です。

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タブレット型受付システムの注意点

メリットの多いタブレット型受付システムですが、いくつか注意すべき点もあります。

• 使いこなせない人もいる
• 通信トラブルなどが生じたときは利用できない
• 初期費用がかかることもある

それぞれの注意点を紹介し、どのような対策を実施できるのか解説します。

使いこなせない人もいる

タブレット型受付システムは、いずれも直感的に操作できるように開発されています。見やすいシンプルなインターフェースや設問数の少なさにより、インターネットデバイスの操作が苦手な人も利用できるように工夫されています。

しかし、来訪者のすべてが使いこなせるとは限りません。また、視力などの問題により利用が難しいときや、通信不良などにより利用できないときも想定されます。すべての人がスムーズに受付できるよう、人による応対も準備することをおすすめします。

たとえば、iPadとは別に呼出ボタンを設置し、個別対応が必要なときに押せるようにしておけるでしょう。また、テレビ電話など、直接担当者の顔を見て問い合わせられるシステムも導入できるかもしれません。

通信トラブルなどが生じたときは利用できない

タブレット型受付システムは、オンラインタイプのシステムのため、通信トラブルが生じたときには利用できません。インターネット環境を整えておくのはもちろんのこと、トラブル時に早急に対応することも必要です。

また、タブレットが故障したときも利用できません。定期的にタブレットを点検し、来訪者が問題なく利用できる状態にしておきましょう。

初期費用がかかることもある

タブレット型受付システムによっては、月々の利用料金に加え、システム導入費がかかることもあります。専用端末が必要な場合やシステムに対応したタブレットを持っていない場合は、端末購入費用も必要です。

また、タブレットの盗難を防ぐために、専用の操作台（タブレットスタンド）が必要になることも想定されます。初期費用は受付システムによっても異なりますが、利用する機能やタブレットの台数によっても変わります。導入する前にいくつかの受付システムを比較し、初期費用を見積もってもらうようにしましょう。

受付システムで受付業務の効率化を実現しよう

タブレット型受付システムを導入することで、受付業務やアポイント管理の業務効率化・省人化が可能です。どのような使い方をしたいのか、必要な機能は何かを明確にし、自社に合った受付システムを選びましょう。専用のタブレットが必要か、iPadなどの市販のタブレットを利用できるかも確認

また、初期費用と利用料金にも注目してください。システムによっては利用者数や付加機能などによって、費用が変わることもあります。導入前に複数社から見積もりを取り、比較しておきましょう。

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