無料で使えるおすすめの受付システム5選！ツールの特徴と選ぶ際のポイントを解説！

受付システムとは

受付システムとは、来訪者の対応や通知を自動化するシステムです。タブレットの操作だけで訪問者情報を社内担当者に通知できたり、音声通話ができたりする機能を搭載しています。

また、受付担当の人件費や時間などのコストの業務を効率化する機能もあります。

無料の受付システムを選ぶときのポイント

無料版の受付システムを選定する際は、いくつかの基準が存在します。代表的な基準について解説します。

受付パネルの設置や運用を確認する

受付システムを選ぶ際は設置や運用の手間を考えることも大切です。受付システムにはタブレットや専用端末を利用するものや、アプリやWebサイトを利用するものがあります。タブレットや専用端末を利用する場合は、設置場所や電源の確保などの工事が必要になる場合があるので、必ず設置場所を確認しましょう。

アプリやWebサイトを利用する場合は、インターネット環境やセキュリティ対策などの確認が必要になる場合があります。自社の環境やリソースに合わせて、設置や運用の手間が少ない受付システムを選びましょう。

他のシステムと連携できるか確認する

受付システムを選ぶ際は、他のシステムとの連携性を確認することも必要です。例えば、ビジネスチャットやカレンダー、スマートロックなどと連携できる受付システムがあります。

これらのシステムと連携することで、受付業務だけでなく、来客管理やセキュリティ管理なども効率化できます。自社が利用しているシステムと連携できる受付システムを選びましょう。

無料で使えるおすすめの受付システム2選

受付システムの中で無料で使えるおすすめのツールを紹介します。無料の範囲でできることや機能制限などを解説しているので受付システム選びの参考にしてみてください。

無料で利用できる機能と制限

Envoyは、iPadやAndroidタブレットを使って来訪者の受付を行うことができる受付システムです。 Envoyでは、来訪者はタブレットに自分の名前の入力や写真撮影、書類へのデジタル署名などを行うと、担当者に自動的に通知が送られます。

また、来訪者にはバッジを発行したり、NDAへの署名や健康状態の確認などを行うこともできます。無料版でできることは、無制限の訪問者の受付や、訪問者を担当者へ通知するなどです。

無料プランでは次の機能に制限がかかる、または利用できません。

機能	制限
バッジの印刷	利用できません
法的文書	利用できません
訪問者の分析	利用できません

無料で利用できる機能と制限

Reclipは、タブレットを使った受付システムです。 訪問者が氏名や会社名などを入力することで受付が完了します。 受付後、担当者に自動で通知が届き、来客者との連絡がスムーズになります。 Reclipの無料プランでは、タブレットを利用した受付、担当者通知などの基本機能が利用できます。

無料プランでは次の機能に制限がかかる、または利用できません。

機能	制限
データの保存期間	2週間
検索機能	利用できません
受付記録のエクスポート	利用できません
受付欄の画像・テキスト変更機能	利用できません

---

無料トライアルを実施しているおすすめの受付システム３選

この項目では無料トライアルを実施しているおすすめのツールを紹介します。

無料で利用できる機能と制限

RECEPTIONISTは、内線を使わずにビジネスチャットやスマホアプリで担当者に直接来客通知ができる受付システムです。 来客者の情報や履歴をクラウド上で管理したり、来訪日程調整から受付コード発行まで一元化したりする機能もあります。

無料トライアルでは、受付通知、来訪者記録、アポイントメント機能、QRコード受付、シール印刷などの基本機能を利用できます。

無料で利用できる機能と制限

Acallは、タブレットを受付端末に変えることができる受付システムです。 来客者がQRコード認証を利用、または端末に自分の名前や会社名を入力すると、担当者に自動で通知が届きます。 また、来客者の来訪や入退館などの情報も記録され、来客履歴の管理が簡単になります。

無料で利用できる機能と制限

ラクネコは、QRコードや音声通知を使った受付システムです。 来客者は事前にインビテーションメールで受け取ったQRコードを受付に設置したiPadにかざすだけで、担当者に直接チャットや電話で通知が届きます。 受付対応業務のコストとストレスを解消し、スムーズなご案内を実現します。

---

自社に合う受付システムを選ぶには、各システムの内容を比較することが重要です。気になる受付システムの資料をダウンロードして自社に合うのか検討してみましょう。

＼【限定特典】受付システムの比較表付き／

無料と有料の違いは？よくある機能制限と注意点

無料版の受付システムでよくある機能の制限をまとめました。

受付数や端末数の制限

無料版の受付システムは、受付数や端末数に制限があることが多いです。例えば、無料版では受付数が月に100件以下、端末数が1台以下といった具合です。

受付数が多かったり、複数の端末で受付システムを使いたい場合は、有料版に切り替える必要があります。自分たちの規模やニーズに合わせて、受付数や端末数の制限を確認してください。

連携サービスの制限

無料版の受付システムでは、連携サービスにも制限があることが多いです。無料版では、メールやLINEなどの通知サービスや、SlackやGoogleカレンダーなどの協業ツールとの連携ができないか、有料オプションとなっているソフトが多いです。

これらの連携サービスは、来客の対応やスケジュールの管理に便利な機能です。また、CRMや顧客管理システムとの連携も、無料版ではできないか、限定されていることが多いです。有料版では、連携サービスが豊富に用意されていることが多く、業務効率や顧客満足度の向上に貢献します。

受付方法の制限

無料版の受付システムでは、受付方法にも制限があることが多いです。無料版では、QRコードやICカードなどの受付方法が使えないか、有料オプションとなっているソフトが多いです。これらの受付方法は、来客の管理やセキュリティの向上に役立つ機能です。

また、受付画面のデザインやメッセージのカスタマイズも、無料版ではできないか、限定されていることが多いです。有料版では、受付方法や画面のカスタマイズが自由にできることが多く、ブランディングやユーザビリティの向上につながります。

有料ツールを検討するべきケース

企業の状況やツールに求めていることによっては、無料版では叶えられないケースが存在します。有料版を検討したほうがよいケースをまとめているので参考にしてみてください。

顔認証やQRコードなどの受付機能が必要な場合

無料版の受付システムは、基本的な受付機能を提供していますが、顔認証やQRコードなどの高度な受付機能を求める場合は、有料版のサービスを検討した方がよいでしょう。例えば、来客者の予約管理や顔認証、QRコード読み取りなどの高度な機能を利用したい場合は、無料版の受付システムでは対応できない可能性があります。

また、無料版の受付システムでは、デザインやレイアウトのカスタマイズが制限されている場合があります。多様な受付シーンに対応したい場合は、有料版の受付システムを検討することをおすすめします。有料版の受付システムでは、豊富な機能やオプションを選択でき、自社のブランドイメージに合わせて受付画面をカスタマイズできます。

複数の拠点や部署を管理する必要がある場合

無料版の受付システムは、一つの拠点や部署に対してしか適用できないことが多いです。そのため、複数の拠点や部署を管理する必要がある場合は、有料版の受付システムを検討した方がよいでしょう。

有料版の受付システムでは、一つのダッシュボードで複数の拠点や部署の受付状況を確認できたり、一括で設定や更新ができたりします。また、拠点や部署ごとに異なる受付ルールや通知先を設定できます。

受付データの分析や活用が必要な場合

無料版の受付システムでは、受付データの分析や活用ができないサービスも多いです。例えば、来客者の属性や来訪頻度、滞在時間などのデータを分析して、マーケティングや営業に活用したい場合は、無料版の受付システムでは対応できない可能性があります。

また、無料版の受付システムでは、受付データのバックアップやセキュリティが保証されていない場合があります。受付データの分析や活用が必要な場合は、有料版の受付システムを検討することをおすすめします。

有料版の受付システムでは、受付データをグラフやチャートで可視化でき、CRMやSNSとの連携も可能です。また、受付データのバックアップや暗号化などのセキュリティ対策も万全です。

サービスを比較しましょう

自社に合うサービスを選ぶには、各サービスの内容を比較することが重要です。気になるサービスの資料をダウンロードして自社に合うのか検討してみましょう。

＼【限定特典】受付システムの比較表付き／