販売管理システムの機能一覧！導入メリットと選び方のポイント

販売管理システムとは

販売管理システムは、企業が製品やサービスの販売プロセスを効率化し、顧客情報を一元管理するシステムです。受発注や入出荷、請求から入金までと販売に至るまでのプロセスと必要な業務を一元管理し、データ分析を行うことで業務効率化が図れます。

販売管理システムを導入することで、業務フローの可視化や業務の自動化、データの正確性の向上、そして顧客満足度の向上が可能です。

ERPとの機能面での違い

ERPは企業の全業務を統合的に管理するシステムであるのに対し、販売管理システムは販売業務に特化したシステムです。

ERPは販売管理の機能も含みますが、販売管理システムはより詳細な販売業務の管理が可能で、販売に関する専門的な機能を備えています。

たとえば、販売管理システムでは、在庫管理、売上管理、発注管理などの機能を提供し、販売業務に特化した管理と分析が行えます。一方、ERPは販売以外の生産管理や会計管理、人事労務管理などの機能も含むため、販売管理システムよりも広範囲な業務の統合が可能です。

販売管理システムの機能一覧

販売管理システムは、「販売管理機能」「在庫管理機能」「購買管理機能」の大きく3つの機能に分類できます。それぞれの機能詳細について、概要とできることを解説します。

機能	具体的な内容
販売管理機能	・見積もり管理 ・受注管理 ・売上管理 ・請求および債権管理 ・返品およびクレーム管理 ・モバイルアプリとの連携
在庫管理機能	・出荷管理 ・入荷管理 ・棚卸 ・バーコード・QRコード管理 ・ロット管理 ・在庫評価 ・在庫予測
購買管理機能	・発注管理 ・仕入れ管理 ・支払い管理

販売管理機能

販売管理機能とは、企業が顧客から注文を受ける際に必要となる、見積や受注、請求関連の業務を担う機能です。販売管理機能には、大きく分けて次の機能があります。

機能詳細	概要	できること
見積もり管理	商談の初期段階で顧客に提供する重要な文書である見積書の作成・管理を行う機能	・顧客マスタや商品マスタを利用した正確な見積書の作成 ・製品やサービスの価格、数量、割引などの情報の計算 ・管理している見積書の検索
受注管理	入ってきた注文の受注情報の入力、修正、検索を行う機能	・受注情報の入力と修正 ・登録している受注情報の検索
売上管理	売上や売掛の管理をリアルタイムで行い、売上データの分析や予測を行う機能	・売上データの作成（受注データやPOSシステム連携） ・売上や売掛のリアルタイム管理 ・売上データの分析や予測
請求・債権管理	請求書の発行から支払いの追跡までの自動化をサポートし、キャッシュフローの改善に貢献する機能	・請求書の発行 ・支払いの追跡 ・キャッシュフローの改善
返品・クレーム管理	顧客からの返品やクレームを管理し、適切な対応を行うための機能	・返品やクレームの登録と管理 ・返品やクレームへの対応状況の追跡 ・返品やクレームのデータ分析
モバイルアプリとの連携	モバイルアプリと連携することで、外出先でも販売管理業務を行える機能	・モバイルアプリからの受注情報の入力 ・モバイルアプリでの売上データの確認 ・モバイルアプリを通じた請求書の発行

販売管理機能の具体的な活用シーン

販売管理機能は、営業担当者が商談を進める際に活用されます。

たとえば、顧客との商談の際に、リアルタイムで見積書を作成し提示でき、迅速な対応が可能です。また、受注後は、受注情報を管理し、売上データを分析することで、営業戦略の策定や販売予測に役立てられます。

さらに、請求書の発行や支払いの追跡も販売管理機能で行えるため、経理部門との連携もスムーズになります。モバイルアプリと連携することで、営業担当者が外出先でも受注情報の入力や売上データの確認ができ、業務の効率化が可能です。

返品やクレームへの対応も、販売管理機能を活用することで迅速かつ適切に行えます。返品やクレームのデータを分析することで、商品やサービスの改善点を見つけ、顧客満足度の向上につなげられます。

在庫管理機能

在庫管理機能とは、在庫の状況や出荷状況について管理する機能です。在庫管理機能には、大きく分けて次の機能があります。

機能詳細	概要	できること
出荷管理	出荷プロセスを効率化し、顧客への迅速な商品提供を実現する機能	・出荷指示の作成 ・在庫データの管理 ・在庫状況の確認や調整 ・在庫償却処理
入荷管理	入荷予定の把握や実際の入荷数を管理し、在庫の正確性を保つ機能	・入荷予定の把握 ・実際の入荷数の管理 ・入荷数のリアルタイム更新
棚卸	システム上の在庫数と実際の在庫数を正確に把握し、在庫の過不足を防ぐ機能	・システム上の在庫数と実際の在庫数の比較 ・在庫の過不足の防止 ・日々の在庫数管理による業務効率化
バーコード・QRコード管理	バーコードやQRコードを利用して、在庫の入出荷や棚卸を効率的に行う機能	・バーコードやQRコードによる在庫管理 ・入出荷作業の効率化 ・在庫情報の正確性の向上
ロット管理	製造番号や賞味期限などのロット情報を管理し、トレーサビリティを確保する機能	・ロット情報の登録と管理 ・ロット単位での在庫管理 ・トレーサビリティの確保
在庫評価	在庫の価値を評価し、適切な在庫量や在庫回転率を維持する機能	・在庫の価値評価 ・適切な在庫量の維持 ・在庫回転率の管理
在庫予測	過去の在庫データや販売実績をもとに、将来の在庫需要を予測する機能	・過去データにもとづく在庫需要予測 ・適正在庫量の設定 ・欠品や過剰在庫の防止

在庫管理機能の具体的な活用シーン

在庫管理機能は、販売業務において欠かせない機能です。

たとえば、アパレル企業であれば、在庫管理システムを導入することで、店舗間の在庫の偏りを解消し、欠品率を大幅に減らせます。システムを使って在庫状況をリアルタイムで把握し、必要な商品を素早く店舗間で移動させることで、販売機会のロスを防げます。

また、食品卸売業者の場合、バーコードを活用した入出荷管理により、作業効率を大幅に改善可能です。バーコードスキャナを使うことで、在庫の確認や入出荷の記録が簡単になり、作業時間の短縮が実現します。さらに、人的ミスによる在庫数の誤差も減少し、在庫管理の精度も向上しやすくなります。

ほかにもAIを活用した在庫予測システムであれば、過去の販売データや市場トレンド、季節要因などを分析し、将来の需要を高い精度で予測することで、適正な在庫量の維持が可能です。結果として、在庫コストの削減と、販売機会の損失防止を同時に実現できます。

購買管理機能

購買管理機能とは、「いつ」「なにを」「どれだけ」仕入れるのかを確認しながら管理できる、仕入れを行う際に必要な機能です。購買管理機能には、大きく分けて次の機能があります。

機能詳細	概要	できること
発注管理	必要な商品や材料の発注プロセスを効率化し、コスト削減に貢献する機能	・発注計画の作成 ・発注書の作成と送信 ・発注履歴の管理 ・コスト削減の実現
仕入れ管理	仕入れの予定入力や確定を行い、仕入れた商品の情報や数を管理し、適切な在庫レベルを維持する機能	・仕入れ予定の入力 ・仕入れの確定 ・仕入れ商品の情報管理 ・適切な在庫レベルの維持
支払い管理	支払い予定の金額や支払い先を明確にし、仕入れた商品やサービスの支払いプロセスを管理し、財務の透明性を高める機能	・支払い予定の作成 ・支払い金額と支払い先の明確化 ・支払いプロセスの管理 ・財務の透明性の向上

購買管理機能の具体的な活用シーン

購買管理機能は、仕入れ業務の効率化と最適化に役立ちます。

たとえば、製造業であれば、発注管理機能を使って、必要な原材料の発注プロセスを効率化可能です。生産計画にもとづいて発注計画を作成し、システム上で発注書を作成・送信することで、適切なタイミングで必要な量の原材料を仕入れられます。また、発注履歴を管理することで、過去の発注データを分析し、仕入れ計画の改善やコスト削減もできます。

サービス業であれば、支払い管理機能を利用して、外注先への支払いプロセスを管理可能です。支払い予定の金額や支払い先を明確にし、サービスの提供を受けた後の支払いを適切に管理することで、支払いの遅延や漏れを防げます。また、支払いデータを分析することで、外注先の評価や支払い条件の交渉にも役立てらます。

販売管理システムのオプション機能

上述した基本的な販売管理システムの機能以外にも、サービスによっては次の機能を提供しています。導入目的や独自のフロー、扱う商品の特性などを踏まえて、必要なものを選びましょう。

機能詳細	概要	できること
見積処理	見積処理を一括管理する機能	・伝票単位や明細単位での呼び出しや引用 ・見積もりの一括管理
受発注処理	受発注をまとめて行える機能	・得意先や納品先ごとの受注集計 ・倉庫や仕入れ先ごとの発注集計 ・受発注のまとめ処理
ハンディターミナル連携	ハンディターミナルやスマートフォン、タブレットを使用したデータ入力が可能な機能	・出荷や入出荷検品、棚卸などのデータ入力 ・ハンディターミナルやスマートフォン、タブレットでの読み取り
輸出入管理	外貨建債権管理や外貨建債務管理、多通貨管理、為替予約管理が行える機能	・外貨建債権管理 ・外貨建債務管理 ・多通貨管理 ・為替予約管理 ・受注見込情報から生産計画の作成
外部システム連携	ECサイトや会計システムなど、外部システムとのデータ連携を行う機能	・ECサイトとの受注データ連携 ・会計システムとの売上データ連携 ・在庫データの外部システムとの同期
権限管理と承認フロー設定	ユーザーごとに権限を設定し、承認フローを定義できる機能	・ユーザー権限の設定 ・承認フローの定義 ・権限にもとづいた機能の制限
レポート作成と出力	各種データをもとにレポートを作成し、出力できる機能	・売上レポートの作成 ・在庫レポートの作成 ・レポートのPDF出力や印刷
AI需要予測	AIを活用した需要予測機能	・過去の販売データからの需要予測 ・季節や天候、イベントなどの外部要因を考慮した予測 ・需要予測にもとづく在庫最適化
AIを活用した在庫最適化	AIを用いて在庫の最適化を行う機能	・需要予測と在庫データにもとづく最適在庫量の算出 ・在庫切れと過剰在庫のリスク低減 ・在庫最適化による収益改善
リアルタイム在庫把握	リアルタイムで在庫状況を把握できる機能	・倉庫や店舗ごとの在庫数のリアルタイム表示 ・在庫数の自動更新 ・在庫状況の可視化
ダッシュボードによる可視化	各種データをダッシュボードで可視化する機能	・売上データや在庫データの可視化 ・グラフやチャートでのデータ表示 ・データの傾向や異常値の把握
BIツールとの連携による高度な分析	BIツールと連携し、高度なデータ分析を行う機能	・販売データと在庫データの組み合わせ分析 ・データの多次元分析 ・分析結果にもとづく意思決定支援
顧客管理（CRM連携）	CRMシステムと連携し、顧客情報を管理する機能	・顧客情報の一元管理 ・販売データと顧客データの紐付け ・顧客セグメンテーションと分析
サービス・サポート管理	製品やサービスのサポート情報を管理する機能	・製品情報の管理 ・サポート情報の管理 ・顧客からの問い合わせ対応

販売管理システムの導入メリット

販売管理システムの導入メリットとしては、主に次のようなことが挙げられます。

• 業務効率化
• 属人化の防止
• スピーディーな経営判断

業務効率化

販売管理システムを導入することで、入力や業務フローの共通化ができるため、販売管理に必要なコストや時間が削減可能です。また、業務の可視化がしやすくなることで、業務効率の向上も目指せます。

属人化の防止

これまでExcelや紙での管理を行っていた場合は、特定の担当者しか把握できていなかったり、入力方法が人によって異なったりといった懸念がありました。

しかし、システムの導入によって業務の標準化ができるため、入力フォーマットの統一や管理方法が定まり、業務の標準化や属人化の防止が可能になります。

スピーディーな経営判断

販売データを一元管理することで、経営に必要な情報がすぐに可視化できます。さらに、データ分析により、迅速かつ正確な経営判断を実施可能です。

目の前の課題解決に向けた施策の実施はもちろん、過去のデータから今後の予測や経営戦略を立てやすくなります。

販売管理システムの機能が充実していることによるメリット

販売管理システムをただ導入するだけでなく、機能が充実していることによって単なる業務効率化以上のメリットが得られます。具体的なメリットは、主に次のとおりです。

販売機会の最大化

販売管理システムの機能が充実していれば、在庫管理や受注管理がリアルタイムで行われ、常に最新の情報にもとづいた販売活動が可能になります。

たとえば、在庫切れのリスクを減らし、受注から出荷までのリードタイムを短縮することで、販売機会の最大化が可能です。また、顧客ニーズにあわせた迅速な対応が可能となり、顧客満足度の向上にもつながります。

コストの最適化

充実した機能のある販売管理システムを活用することで、在庫コストや物流コストの最適化が図れます。

たとえば、需要予測機能を使って適正な在庫量を維持したり、輸配送ルートの最適化を行ったりすることで、無駄なコストの削減が可能です。また、受発注業務の自動化により、人件費の削減にもつながります。

データ活用による戦略的意思決定の精度向上

販売管理システムに蓄積されたデータを分析することで、販売戦略の立案や意思決定に役立てられます。

たとえば、販売動向や顧客の購買履歴を分析し、需要予測や商品開発、マーケティング施策に反映可能です。また、AIやBIツールとの連携により、より高度なデータ分析が行えるようになり、競争力の強化につながります。

販売管理システムの機能が充実していればしているほど、蓄積されるデータ量も増え、意思決定における精度の向上が目指せます。

販売管理システムの選び方

機能軸から販売管理システムを選ぶ際は、次のことに気をつけて導入しましょう。

分析・統計機能はあるか

販売管理システムは販売にまつわる多くのデータが蓄積されるシステムです。

経営方針や今後の施策を決めるために欠かせない重要なデータとなるため、これらを有効に使うためには優れた分析と統計機能が充実しているかどうかがポイントとなります。

分析可能な種類やグラフでの可視化、レポート化ができるかどうかを確認しましょう。もちろん、システムを使う従業にとっての見やすさも重要です。

在庫管理機能の柔軟性はあるか

在庫管理は販売管理システムの中核をなす機能の一つです。在庫管理方法にあわせて、柔軟にカスタマイズできるシステムを選びましょう。

たとえば、複数の倉庫や店舗を管理する必要がある場合、それぞれの在庫を個別に管理できる機能が必要です。

また、在庫の評価方法や、在庫の補充方法なども、運用にあわせて設定できる柔軟性が求められます。

受発注管理機能の自動化はできるか

受発注業務は、手作業で行うと多くの時間と手間がかかります。販売管理システムに受発注管理機能が含まれている場合、自動化の度合いを確認しましょう。

たとえば、受注データから自動的に発注書を作成したり、仕入れ先からの入荷情報を自動的に取り込んだりできる機能があれば、業務の効率化が期待できます。

また、EDIやCRMといった外部システムとの連携機能も重要な選択基準の一つです。

カスタマイズ性はあるか

業務プロセスにあわせてシステムをカスタマイズできるかどうかも、重要な選択基準です。

販売管理システムに必要な機能は企業によって異なるため、不要な機能を削除したり、必要な機能を追加したりできる柔軟性が求められます。

また、将来の事業拡大やビジネスモデルの変更にあわせて、システムを柔軟に変更できるかどうかも確認しましょう。

【業界別】販売管理システムで欲しい機能の例

販売管理システムは、業界によって必要とされる機能が異なります。実際の業務プロセスや習慣にあわせて、最適な機能が備わったシステムを選びましょう。

次に、いくつかの業界を例に挙げ、それぞれの業界でとくに重要となる販売管理システムの機能を紹介します。

小売業

小売業では、在庫管理や販売管理がとくに重要です。

在庫管理機能では、複数の店舗や倉庫の在庫を一元管理できる機能が欠かせません。また、販売管理機能では、POSシステムとの連携により、リアルタイムの売上データを活用した分析や意思決定につなげられる機能が役立ちます。

顧客管理機能も重要で、購買履歴の分析やCRM連携に強みのあるシステムを選ぶのがおすすめです。

アパレル業界

アパレル業界では色やサイズの管理が重要です。カラー・サイズ展開のように、アパレル業界特有のカテゴライズを登録できる機能がある販売管理システムを選びましょう。

また、商品データからタグやカタログを作成できる機能も、業務の効率化に役立ちます。

製造業

製造業では、受発注管理や生産管理システムとの連携ができる販売管理システムを選びましょう。

受発注管理機能では、EDIといった外部システムとの連携により、受注データから自動的に発注書を作成できる機能が効果的です。また、生産管理システムとの連携により、販売予測にもとづいた生産計画の立案や、在庫の最適化が可能になります。

食品業界

食品業界では賞味期限の管理が欠かせません。一部の販売管理システムには、取引先ごとに納入できる賞味期限の残日数を設定できる機能が存在します。

また、商品単位で税率設定ができ、消費税計算を対象税率ごとに算出できる機能もあります。トレーサビリティ管理も重要なため、ロットごとの入出荷履歴まで管理できるシステムを選ぶのがおすすめです。

卸売業

卸売業では、需要予測やロット管理に強みをもつ販売管理システムがおすすめです。

需要予測機能があれば、適正な在庫量を維持しやすくなります。ロット管理機能も重要で、トレーサビリティの確保や、リコールへの迅速な対応が可能なシステムを選びましょう。

おすすめの販売管理システム

次の記事では、口コミ評判で人気の販売管理システムを多く紹介しています。販売管理システムを比較検討したい方は、ぜひ参考にしてください。

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次の記事では、それぞれ在庫管理と購買管理に特化したシステムを紹介しています。興味のある方は参考にしてみてください。

販売管理システムの導入で経営効率の向上を目指そう

販売管理システムは、業務効率化やコスト削減、迅速な経営判断を支えるシステムです。導入を検討する際は、機能を理解し、ニーズにあうシステムを選びましょう。

販売管理システムはさまざまあり、それぞれ備わっている機能の数や特徴が異なります。業務フローや扱う商材などを踏まえて適切なシステムを比較検討し、納得できるものを導入しましょう。

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