会議室予約の予約管理はExcelでできる？方法・メリット・デメリット

会議室の予約管理はExcelでできる？

会議の頻度が多い企業にとって、会議室の予約管理は重要です。紙ベースでは記入漏れなどのミスが起こりやすく、手書きで書き込むのはなおさら面倒でしょう。予約システムを導入するほどではない場合、便利な方法がExcelを使った予約管理表の作成です。Excelは複数人での共有もできるため、予約管理表にも利用できます。

Excelで作る場合は主に、自作するか、テンプレートを使用するかのいずれかで作成します。

管理シートを作成する

Excelで会議の予約表を作成するときは、従来の紙ベースの予約表をイメージして、同じようなレイアウトで作成します。項目を増やさず、シンプルに作成すると管理しやすいでしょう。会議室名・使用日時・出席人数など、最低限必要な項目をピックアップします。

レイアウトは、行に必要項目を配置し、列に利用者の情報を入力する方法が一般的です。VBAやマクロを使えば、より使いやすくなります。

マクロは複数の操作を一括で呼び出す機能で、操作を自動化して予約管理の時間を大幅に短縮できます。

既存のテンプレートを使用する

既存のテンプレートを使用すれば、より簡単に管理表を作成できます。一から項目を入れて作成する必要がないため、大きな手間はかかりません。テンプレートはインターネット上で無料でダウンロードでき、業種ごとにさまざまな形式が用意されています。

テンプレートは自社の業務に必要な項目が揃っているものを選びますが、項目はあとからでも追加・変更でき、自由にカスタマイズが可能です。

Excelで予約管理するメリット

Excelの予約管理はコストがかからず、自由にカスタマイズできるのがメリットです。

コストがかからない

Excelを使用すれば、少ないコストで予約管理できる点がメリットです。多くの業務用パソコンには、すでにExcelがインストールされています。そのため、導入のコストがかかりません。

予約管理のためにExcelを導入するとしても、会議室予約システムを導入するより費用を抑えられるでしょう。

マクロを使って自動化すれば、入力ミスなどのトラブルを抑えられます。Excelを使うことで、紙ベースの予約管理のように印刷して掲示するといった手間がかからない点もメリットといえます。

ニーズに合わせてカスタマイズできる

Excelは、自社の業務に合わせてカスタマイズできる点もメリットです。自由にセルの編集ができ、利用しやすいレイアウトにしてデータを入力・管理できます。

関数や数式を組み合わせれば、集計業務を効率化できます。マクロを使うことで、複雑な処理を組み込めます。また、Excelが搭載されているパソコン同士でファイルを共有・閲覧できるところも利点です。

Excelで予約管理するデメリット

Excelで予約管理する場合、デメリットもあります。大規模で複雑な予約管理には向いていないことや、予約の申請者と実際の入力者が異なる場合、ミスが発生しやすい点です。

管理業務が煩雑になりやすい

複数人でファイルを共有・閲覧できるExcelですが、基本的に同時編集はできません。「共有ブック機能」を使えば同時のファイル編集も可能ですが、編集中の情報は見られず、情報更新にタイムラグが生じるといった不都合があります。

同時刻に複数人が予約を入力した場合、予約情報がリアルタイムで更新されないため、重複する可能性があります。

また、複数人でファイルを共有する場合はファイルをサーバーにアップロードしなければならず、手間がかかる点がデメリットです。利用人数が少ないシンプルな予約管理には向いていますが、中・大規模で使用する複雑な予約管理にはあまり向いていません。

人為的ミスがある

Excelの予約管理では予約の申請者と入力者が異なるケースもあり、入力ミスが発生する可能性があります。申請者自身が入力する場合でも、手入力のためミスを完全に防ぐことは難しいでしょう。

また、複数人でファイルを更新する場合、いつ・誰が・どのパソコンでファイルを編集したか、履歴を確認できません。そのため、ミスやトラブルが発生した場合、原因の特定が難しいのもデメリットです。

Excelでの予約管理が向いているケース・向いていないケース

Excelでの予約管理が向いているケース・向いていないケースを解説します。

向いているケース

Excelの予約管理が向いているのは、利用メンバーが少なく、予約する会議室も少ない場合です。同じネットワーク環境を使い、限られたメンバーのみでExcelを共有しているのであれば複雑な処理にならず、予約管理に向いているといえます。

会議室は3室以下、人数は15名以下で利用するのであれば、無理なく運用できるでしょう。

向いていないケース

Excelの予約管理が向いていないのは、予約する会議室の数が多く、利用メンバーも多い場合です。会議室やメンバー数が多くなると、Excelでの予約管理では業務が煩雑になり、ミスも起こりやすくなるでしょう。

また、Excelは予約状況の共有が難しく、中・大規模な企業で予約管理を行うのは難しいといえます。

規模が大きい企業は、効率的な管理ができる会議室予約システムの導入を検討するとよいでしょう。

会議室予約システムとは

予約する会議室の数やメンバー数が多い場合には、会議室予約システムの導入がおすすめです。会議室予約システムとは、オフィスの会議室の予約・入退室管理を自動化し、業務を効率化するシステムです。

会議室予約システムの概要や、Excelによる予約管理との違いをみてみましょう。

予約を効率化できる

会議室予約システムは会議室の空き状況を一目で確認でき、予約を効率化できる点がメリットです。

Excelの予約管理では他の会議室の予約状況を見て空室を探す必要がありますが、会議室予約システムでは予約の入っている会議室は自動的に除外され、どこが空いているのかがすぐにわかります。

入退室管理機能により、会議室が予約時間に利用されているかどうかもシステム上で確認できます。実際に利用しているか、会議室まで様子を見に行く必要はありません。

Excelでの予約管理との違い

会議室予約システムは予約管理に必要な機能が搭載されていますが、Excelの機能は限られています。たとえば、会議室予約システムの場合、予約の登録・編集は予約フォームから簡単に登録・編集できますが、Excelでは手動で入力・編集を行わなければなりません。

また、会議室予約システムは予約枠を自動で管理し、予約の重複を防止する機能がありますが、Excelは手動で重複をチェックしなければならず、確認が漏れる場合もあります。

さらに、会議室予約システムはリアルタイムでの予約確認や同時編集ができるのに対し、Excelではできない点も異なります。

おすすめの会議室予約システム

会議室予約システムはさまざまな会社から提供されていますが、それぞれ特徴や搭載機能は異なります。おすすめの会議室予約システムを紹介するので、自社に合うシステムを選ぶ際の参考にしてください。

• 空予約の自動キャンセルと原因特定が可能
• 稼働率を見える化できる
• 多様な入室方法を利用できる

予約ルームズは、管理強化により利用マナーの改善ができる予約システムです。利用開始時間を一定時間過ぎても入室が確認できない場合、予約を自動キャンセルする機能があるほか、無断延長アラートや無断利用の防止機能で利用マナーを改善します。また、会議室の稼働率や稼働されている時間帯などが一目でわかり、改善ポイントを確認できます。会議室はQRコードの読み取りやNFCカードのタッチで入室できるほか、Web予約画面からの入室も可能です。

• 設備トータルの管理が可能
• 予約権限などきめ細やかな設定ができる
• フリーアドレス席の柔軟な管理を実現

BRoomHubsは、会議室の予約や来訪者管理を一元化した会議室予約システムです。会議室の予約管理だけでなく、備品やフリーアドレス、社用車など会議室以外の設備も含めた管理もできます。施設や部門ごとの予約権限を柔軟に設定できるのも便利です。変化する利用要件や利用ポリシーに合わせて最適な運用を見直しながら、きめ細かな管理・運用ができます。

• 1か月先の座席予約・6か月先の会議室管理が可能
• Outlookと連携し、空き状況から最適な時間をレコメンド
• QRコードと連携して備品やロッカーの管理もできる

Colorkrew Bizは、スケジュール調整や会議室予約など、社内の煩雑な業務を改善するシステムです。会議室予約ができるほか、スケジュール調整やフリーアドレスにおける人の検索、備品の管理など、煩雑な業務を効率化します。Outlookと連携し、会議室の空き状況から最適な時間を選んでくれるため、会議室の空き状況をチェックしたり調整したりする手間がありません。

• チェックイン・アウトにより利用実績を取得
• チャットツールや内線電話などと連携できる
• iPad受付により取次業務を大幅に削減

Acallは、会議室予約・座席予約・受付対応の自動化に対応するシステムです。あらゆるデバイス・ツールからスペースや座席の予約ができ、空予約の自動キャンセルや利用状況のリアルタイム同期で、無駄のない予約管理・運用ができます。ビジネスチャットツール、内線電話、受付ゲートなどさまざまなアプリケーションやハードウェアと連携できるため、活用方法は多様です。

• 人感センサーの感知で社員の負担をなくす
• Microsoft365・GoogleWorkspaceと連携できる
• 同僚や上司の室内情報を取得し、位置情報を表示できる

Nimwayは、ワークスペースの管理・予約からデータ分析までを可能にするシステムです。フリーアドレスの導入・運用をサポートします。センサーが利用を検知しないときは会議室を自動キャンセルするため、会議室の空予約を防止し、効率的なワークスペースの活用ができます。フリーアドレスでは、着席や離席をセンサーが自動検知するため、利用者の操作なしに利用状況を把握できるのもメリットです。

予約管理の効率化には会議室予約システムを利用しよう

会議室の予約管理はExcelでもできますが、大規模で人数の多い予約管理には不向きかもしれません。「どこからでも予約管理したい」「リアルタイムで更新状況を確認したい」などの場合には、会議室予約システムの利用がおすすめです。煩雑な予約管理業務を効率化し、ミスやトラブルを抑えて運用できます。

会議室予約システムの導入を検討する際には、自社のニーズや規模感に合わせて、複数のサービスを比較することが大切です。BOXILでは会議室予約システムのサービス資料をまとめてダウンロードできるので、ぜひ活用してください。

会議室予約システムは次の記事でも詳しく紹介しています。