Excelで人事管理は可能？活用可能な業務や便利なシステムを紹介

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人事管理をExcelで行える人事管理業務

人事管理はExcelで行うことも可能です。Excelで行える具体的な人事管理業務を紹介します。

従業員名簿の作成

Excelで従業員の情報をまとめることで、従業員名簿を作成できます。従業員名簿は、労働基準法により作成および保存が義務付けられている書類です。具体的には、次の項目を記載する必要があります。

• 氏名
• 性別
• 生年月日
• 住所
• 従事する業務の種類
• 雇入れ年月日
• 退職または死亡年月日と事由

採用管理

Excelに応募者の基本情報やスキル、選考状況などを記載してまとめることで、採用管理にも活用できます。面接担当者の名前や結果を連絡した日などを入力することで、応募者への連絡漏れを防げるのもメリットです。

具体的には、次のような項目を記載しましょう。

• 応募者の氏名
• 応募者の連絡先
• 応募経路
• 応募者が希望する職種・配属先候補
• エントリー日や選考の進行状態
• 面接日時・面接担当者
• 選考ステータス
• 結果連絡日・採用日

勤怠管理

Excelの関数を活用することで、勤怠管理も可能です。始業時間と就業時間から勤怠時間や残業時間を自動で計算できるよう、関数を組んでおきましょう。手動で計算する場合に比べて、正確かつ効率的に勤怠管理を行えます。

計算式を柔軟に設定できるため、自社の労働形態や労働時間性に応じて柔軟にカスタマイズできるのも魅力です。

給与明細の作成

給与計算を自動で行えるような関数を組んでおくことで、Excelで給与明細を作成できます。

給与明細を作成する際は、次の項目を記載しましょう。

• 月の労働時間（出勤・欠勤日数、労働時間）
• 基本給と各種手当の支給額
• 控除額（健康保険料、厚生年金保険料、雇用保険料、介護保険料など）
• 口座振込額

Excelで給与明細を作成する場合は、残業時間や社会保険料、通勤手当、その他各種控除額についても計算できるようにすると便利です。

ただし、給与を算出する際に使う税率が変わったり法改正が行われたりした際は、その都度変更しなければなりません。

目標や実績の管理・評価

従業員やチームごとに設定した目標や実績、評価などもExcelで管理できます。チーム全体の目標や達成率を一覧で把握でき、従業員のモチベーション向上につなげられるでしょう。フィルター機能を使えば、必要な従業員のデータをすぐに参照できます。

目標達成率や進捗などを可視化できるため、適切な人事評価に活用できるのもメリットです。

資格・研修履歴の管理

Excelなら、従業員が保有する資格やスキル、研修の受講履歴なども管理できます。

従業員のスキルを一覧で把握できるようになり、適切な人材配置に役立てられるでしょう。業務に必要な資格は、取得日や更新日をまとめておくことで、資格の失効を防げます。

また、研修の受講履歴を確認できるため、受講率の分析も可能です。

人事管理をExcelで行うメリット

人事管理をExcelで行うメリットは次のとおりです。

• 人事管理にかかるコストを抑えられる
• 誰でもスムーズに操作しやすい
• CSVでほかのシステムと連携できる

すでにExcelを利用している場合は、新たに費用を支払うことなく人事管理を始められます。無料のテンプレートをダウンロードしてカスタマイズすることで、無料ながら自社に合った人事管理を実現できるでしょう。

また、Excelは多くの方が使い慣れているソフトであるため、基本操作なら誰でもスムーズに操作でき、現場にも定着しやすいでしょう。

Excelで作成したデータをCSV形式で保存することで、ほかのシステムでもそのデータを利用できるのもメリットです。勤怠管理システムや給与計算システム、経費精算システムなどと簡単に連携できます。

人事管理をExcelで行うデメリット

一方、人事管理をExcelで行う際には次のようなデメリットがあります。

• セキュリティに不安がある
• ユーザーごとに細かく権限を設定できない
• 入力ミスが起こりやすい
• リアルタイムでのデータ共有が難しい

セキュリティに不安がある

Excelでの人事管理は、セキュリティ面に不安があるのが難点です。Excelのデータは簡単に複製できるため、従業員の個人情報が記載されたシートが複製され、社外に持ち出されてしまう恐れがあります。

また、データの誤送信や不正アクセスなどによって、従業員の個人情報が意図せず漏えいしてしまうリスクも否定できません。パスワードを設定してデータを保護することは可能ですが、セキュリティ対策が万全とは言えないでしょう。

ユーザーごとに細かく権限を設定できない

Excelでは、ユーザーごとに細かく権限を設定できません。パスワードを設定する、閲覧者を制限するなどの方法はありますが、一人ひとりの部署や役職に応じて細かく権限を管理するのは困難です。

入力ミスが起こりやすい

Excelでは、基本的な数字や関数は手で入力しなければならないため、入力ミスが起こりやすいのもデメリットです。特に、人事管理では従業員ごとに異なる情報を入力するため、整合性のチェックは容易ではありません。

チェック機能が少ないため、入力ミスに気づけないリスクもあります。チェックするのにも時間がかかるため、担当者に大きな負担がかかってしまうでしょう。

リアルタイムでのデータ共有が難しい

Excelは、データをリアルタイムで共有するのが難しいのも難点です。ファイルに変更を加えても、更新や保存作業を行わなければファイルは最新の状態になりません。こまめに更新しなければ、誰かが古いファイルを利用してしまう可能性があります。

さらに、従業員がそれぞれローカルでファイルを保存し、そこでファイルを更新して共有してしまう恐れもあります。そうするとデータがバラバラになり、集約に時間がかかってしまうでしょう。

人事管理をExcelで行う際の注意点

人事管理をExcelで行う際は、管理者やデータ入力、データの扱いに関するルールを決めておきましょう。

誰でもデータを編集できるようにすると、データの入力形式がバラバラになったり、誰かがデータを意図せず消してしまったりする可能性があります。管理者やデータの入力ルールを決めて、データを管理しやすくすることが大切です。

また、情報改ざんや漏えいのリスクを防ぐためには、データの持ち出しやメール添付などについて厳しくルールを定めておくことが求められます。

人事管理システムでExcelの課題を解決する

Excelの問題点を解決するためには、人事管理システムを活用するのがおすすめです。

人事管理システムとは、従業員の基礎情報やスキルの管理、帳簿作成、人事評価などの機能を搭載した人事業務を効率化できるシステムのことです。

カバーしている業務の範囲はシステムによって異なります。一連の人事業務すべてに対応しているものもあれば、勤怠管理システムや採用管理システムのように、特定の業務に特化しているものもあります。

人事管理システムを活用するメリット

人事管理システムを活用するメリットは次のとおりです。

業務を効率化できる

人事管理システムを活用する大きなメリットは、人事管理業務を効率化できることです。人事業務に関する多種多様なデータを一元管理でき、必要な情報をすぐに検索して参照できます。

また、Excelでは難しい組織図や就業履歴などの作成も、人事管理システムなら簡単に行えるのも魅力です。

さらに、データ共有や分析も簡単に行えます。チームで共同編集もでき、作業効率を高められるでしょう。

セキュリティを強化できる

人事管理システムは、セキュリティを強化できるのもメリットです。ユーザーごとに細かく権限を設定できたり、2段階認証やIPアドレスによってアクセスを制限できたりします。

人事管理では従業員の個人情報を扱うため、セキュリティ対策が不可欠です。Excelと異なり、人事管理システムなら個人情報や機密情報を安心して扱えるでしょう。

人事評価データを可視化できる

人事管理システムには人事評価機能を搭載している製品も多く、従業員それぞれがもつスキルや個性、実績などをまとめた人事評価シートを簡単に作成できます。データはリアルタイムで本人や上司に共有でき、人事評価や処遇に説得力を持たせられるでしょう。

適正な人事評価を実現することで、従業員のモチベーションやパフォーマンスの向上、ひいては組織全体の生産性向上も期待できます。

人事管理システムのおすすめ3選

人事管理システムのおすすめ3選を紹介します。

• 豊富なデータ分析機能
• 人的資本経営に役立つ
• 健康管理、ストレスチェックも可能

タレントパットは、多種多様な人材データを一元化し、データを活かして科学的人事戦略を実現できる人事管理システムです。人事業務を効率化できるだけではなく、人事戦略における意思決定の高度化や人材の適切な配置、離職防止、採用強化、リスキリングなどを実現できます。代表的な機能としては、組織図作成、異動シミュレーション、スキル管理、人事評価、労務管理、研修管理、採用管理があります。昨今注目されている健康経営を促進できるのも魅力です。従業員の健康データを一元管理し、精神的・身体的な健康をチェックできます。

• 労務管理・タレントマネジメントが可能
• 分析をラクにするプリセットレポートが充実
• 導入・運用に関するサポートコンテンツが豊富

SmartHRは、人事・労務の業務効率化とタレントマネジメントを実現できる人事管理システムです。住所変更や扶養変更といった手続きを行うたびに自動で情報が更新されるため、正確な従業員名簿を作成できるのが魅力です。従業員データベース作成、名簿・組織図作成、スキル管理、人事評価、配置シミュレーション、Web給与明細発行など多彩な機能を搭載しています。導入や運用に関するサポートコンテンツが豊富に用意されており、はじめて人事管理システムを導入する場合でも安心です。

• シリーズ併用で効率がさらにアップ
• 多くの他社サービスと連携可能
• アラート機能でやるべきことを可視化できる

freee人事労務は、煩雑な人事・労務事務を効率化し、ミスを防げる人事管理システムです。従業員データ管理や勤怠管理、給与計算、Web給与明細発行、入退社手続き、年末調整をこれひとつで対応します。アラート機能が搭載されており、今日のタスクや今月中にやるべきことなどを可視化できます。多くの他社サービスとの連携でき、すでに人事・労務に関するITツールを導入している場合も共存・移行がスムーズです。freeeは電子契約や経理、請求書発行などさまざまなシリーズを展開しており、これらと併用することで組織の生産性向上がより期待できます。

人事管理システムの選び方

人事管理システムには多くの種類があります。自社に合ったシステムを選ぶためには、次のようなポイントをチェックしましょう。

• 必要な機能が揃っているか
• 権限を細かく設定できるか
• 操作性が高いか
• ほかのシステムと連携できるか
• サポート体制が充実しているか

Excelで人事管理を行う際はルール設定が重要

人事管理はExcelでも可能です。使い慣れたツールで、気軽に人事管理に取り組めるでしょう。しかし、セキュリティを強化するのが難しい、入力ミスが起こりやすい、リアルタイムでのデータ共有が難しいといったデメリットもあります。正しい情報を安全に扱えるよう、データ入力やデータの扱いに関するルールを定めておきましょう。

人事管理を効率化したい方には、人事管理システムの活用がおすすめです。複数のシステムを比較検討し、自社に合ったシステムを選定しましょう。

人事管理システムは、次の記事でも詳しく紹介しています。

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