大企業向け「イベント管理システム」おすすめ4選！選定のポイントと導入のメリット

大企業が抱えるイベント企画と運営の課題

イベント管理システムを導入していない大企業がイベント企画と運営で抱えている課題についてまとめました。あなたの企業でも同様の課題を抱えていれば、大企業向けのイベント管理システムで解決できる可能性があります。

イベントの予算やスケジュール管理が複雑になる

大企業が主催するイベントは、参加者数や規模が大きくなるため、それに伴い予算やスケジュール管理も複雑化しがちです。たとえば、会場費や広告宣伝費、人件費など、多岐にわたる費目を管理する必要があり、予算超過のリスクも高まります。

また、イベント準備には企画立案から会場設営、当日の運営、事後処理まで、多くのタスクが存在します。これらのタスクを複数の部署や担当者が分担するため、スケジュールの調整が難しく、遅延が発生することもあります。

イベントの目的や効果測定が曖昧になりがち

大企業がイベントを開催する目的は、新規顧客獲得やブランド認知度向上、社員のエンゲージメント向上などさまざまです。しかし、イベントの目的が明確に定まっていない場合、企画内容が曖昧になり、効果測定も困難になります。

たとえば、イベントの成否を参加者数だけで判断してしまうと、見込み顧客の獲得やブランドイメージ向上といった本来の目的に貢献していない可能性があります。また、イベントの効果を定量的に測定する指標やツールがない場合、客観的な評価材料がなく、どのように改善すればよいか迷ってしまうでしょう。

大企業がイベント管理システムを導入するメリット

大企業がイベント管理システムを導入して得られるメリットは次のとおりです。

予算やスケジュールを一元管理できる

イベント管理システムを導入することで、イベントに関わる予算やスケジュールを一元管理できるようになります。各費目ごとの予算設定や実績管理、収支状況の把握が容易になり、予算超過のリスクを軽減できます。

また、ガントチャートやカレンダー機能を活用することで、イベント準備の進捗状況や各担当者のタスクを可視化し、スケジュールの遅延を防げます。さらに、過去のイベントデータを蓄積することで、次回以降のイベント予算やスケジュール策定の精度を高められます。

イベントデータの収集・分析が容易

イベント管理システムは、参加者情報やアンケート結果、Webサイトのアクセスログなど、さまざまなイベントデータを収集・分析する機能を備えています。

これらのデータを活用することで、イベントの投資対効果や参加者の満足度、興味関心などを把握し、次回以降のイベント企画やマーケティング戦略に活かせます。

大企業がイベント管理システムを選定する際のポイント

大企業がイベント管理システムを選定する際は、いくつかのポイントが存在します。代表的なポイントについて解説します。

規模や種類に応じたイベント開催が可能か

大企業が開催するイベントは、社内向けの研修会から大規模な展示会まで、その規模や種類は多岐にわたります。そのため、イベント管理システムを選ぶ際には、自社が開催するイベントの規模や種類に対応できるかを確認することが重要です。

たとえば、大規模なイベントの場合は参加者登録や受付管理、会場レイアウト作成などの機能が必要になります。また、ウェビナーやオンラインイベントを開催する場合は、ライブ配信やチャット機能、アンケート機能などが求められます。

効果測定や分析がしやすい設計か

イベントの成功を測るためには、イベントの効果測定や分析が欠かせません。イベント管理システムを選ぶ際には、来場者の反応を測定するための指標やレポート機能が充実しているかを確認しましょう。

たとえば、参加者数やアンケート結果、Webサイトのアクセスログなどを分析できる機能があると、イベントの効果を定量的に把握し、次回以降のイベント改善に役立てられます。また、ダッシュボードのような、視覚的にデータを把握できる機能も重要です。

サポート体制は充実しているか

イベント管理システムを導入する際には、システムの操作方法やトラブルシューティングなど、さまざまな場面でサポートが必要になります。そのため、イベント管理システムを選ぶ際には、ベンダーのサポート体制が充実しているかを確認することが重要です。

たとえば、電話やメール、チャットなど、複数の問い合わせ窓口が用意されているか、日本語でのサポートに対応しているか、FAQやマニュアルが充実しているかなどを確認しましょう。

おすすめイベント管理システムの比較表

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大企業におすすめのイベント管理システム4選

大企業におすすめのイベント管理システムを紹介します。

ネクプロは、動画をライブのように配信できるウェビナー・動画配信プラットフォームです。ネクプロは、次のような特徴があります。

• Salesforceと連携し、見込み顧客の行動・興味を可視化
• プログラミング不要で配信用メディアサイトの構築が可能
• 配信中の投票やチャットなどコミュニケーション機能も充実

SHANON MARKETING PLATFORMは、セミナーや展示会、講演会、表彰式など多様なイベントに対応するイベント管理システムです。SHANON MARKETING PLATFORMは次のような特徴があります。

• オフライン・オンライン・ハイブリッド・メタバースでのイベント実施に対応
• 来場履歴や資料DL履歴、動画視聴履歴など来場者のログを細かく取得可能
• 熟練スタッフが事務局の運営代行や当日の受付をサポート

EventHubは、オン／オフライン、ハイブリッドイベント開催が可能なイベント管理システムです。EventHubには、次のような特徴があります。

• ウェビナー、カンファレンス、展示会、交流会など多様なビジネスシーンで活躍
• 参加者の行動・市長ログからリードの温度感を判別可能
• イベントの企画・開催から効果検証・データ分析をトータルサポートするプランあり

Eventoryは、イベントの企画・開催・分析・フォローアップまでひとつのプラットフォームで管理可能なイベントDXソリューションです。Eventoryには、次のような特徴があります。

• 初期費用・オプション費用なしで月額費用のみで利用可能
• オンライン・オフライン・ハイブリッドイベントに対応
• 登録フォーム、チケット、QRコードなど複数の登録方法あり

サービス選びは比較して検討しよう

イベント管理システムを選ぶ際は、自社の状況に合った機能が備わっているか、他システムとの連携が可能か、運用コストはどの程度かなどを踏まえて検討することが重要です。

ボクシルでは各サービスの口コミが多く寄せられているので、選定の際はサービス資料とあわせてチェックするとよいでしょう。

イベント管理システムは次の記事でも詳しく紹介しています。