アプリ対応のおすすめ文書管理システム5選！比較ポイントを解説
アプリ対応の文書管理システムの特徴
文書管理システムとは、あらゆる形式の文書をデジタル上で一元管理するためのツールです。単に文書を保管するだけならストレージサービスでも可能ですが、文書管理システムには検索や編集、バージョン管理などの便利な付加機能が搭載されています。
最近では働き方改革の影響により、パソコンだけでなくスマートフォンやタブレットからアクセスできる文書管理システムが増えています。とくにアプリに対応した製品は、Webブラウザにアクセスする必要がなく、モバイル端末一つで文書管理を完結できるのが特徴です。そのため、テレワーク中や外出時でも、必要な情報へとスムーズにアクセスできます。
文書管理システムとは何か、さらに詳しく知りたい方はこちらの記事をご覧ください。
アプリ対応の文書管理システムの選び方
アプリ対応の文書管理システムを選ぶ際の比較ポイントは次のとおりです。
- 検索性・操作性
- 機能性
- セキュリティレベル
- 外部システムとの連携
- サポート体制
- 無料トライアル
上記の比較ポイントのうち、まずはどの要素を重視するかを決めると良いでしょう。優先順位が明確になることで、課題や目的に沿ったツールを選びやすくなります。
検索性・操作性
文書管理システムを比較検討するうえで、検索性と操作性は非常に重要な要素です。
情報の検索方法は製品ごとに大きな差があります。たとえば、全文検索に対応していない、細かく検索条件を指定できないような場合、目的のデータをスムーズに検索できない可能性が考えられます。そのため、全文検索の有無や条件範囲を入念に確認することが大切です。
また、文書管理システムの定着化を図るには、誰でも容易に扱えるツールが理想だといえます。操作性だけでなく、UIの視認性や設定難易度についても把握しておくと良いでしょう。
機能性
機能性も製品ごとに大きな違いが現れます。低価格で必要最低限の機能のみを搭載した製品もあれば、幅広い機能を利用できる製品も存在します。そのため、あらかじめ明確な要件を定義したうえで、機能ごとに優先順位を設定することが重要です。
アプリ対応の文書管理システムには、一般的に次のような機能が用意されています。
- データの保管・一元管理機能
- 検索機能
- バージョン管理機能
- 権限管理機能
- セキュリティ機能
- 外部システム連携機能
また、各種機能を使って具体的にどのようなことができるかを確認することも大切です。
セキュリティレベル
文書管理システムを選ぶ際は、セキュリティレベルの高い製品に限定することをおすすめします。システム内に蓄積されるデータには、顧客・従業員の個人情報や製品の内部資料など、機密情報が含まれているケースが多いためです。セキュリティレベルの高い文書管理システムを選ぶと、情報漏えいや信用失墜のリスクを抑えられます。
代表的なセキュリティ機能としては、アクセス制限や多要素認証、ログ監視などがあげられます。また、セキュリティ認証の有無や導入実績を確認することも大切です。
外部システムとの連携
文書管理システムのなかには外部システムと連携できる製品も少なくありません。さまざまな外部システムと連携すると、文書管理の効率性が向上したり、付加価値が生まれたりするのが利点です。
たとえば、チャットツールとの連携により、システム内に蓄積された文書とメッセージを紐付けられます。システム間を行き来することなく、複数人でコミュニケーションを取れるのがポイントです。ほかにも、ワークフローシステムと連携して承認プロセスを可視化することで、内部不正の防止につながります。
サポート体制
ベンダーのサポート体制も重要な比較ポイントの一つです。
アプリ対応の文書管理システムは、パソコンと操作性が大きく異なる場合があります。そのため、アプリの使い方や設定方法で疑問が生じた際に、24時間365日対応の相談窓口があれば安心です。
ベンダーによってはマニュアルやFAQが充実しているケースもあります。マニュアルやFAQを活用すると、窓口に問い合わせる前に自己解決を図れるのがメリットです。場合によっては、問題解決までの時間短縮につながる可能性も考えられるでしょう。
無料トライアル
文書管理システムを導入する前に活用したいのが無料トライアルです。期間中であれば、標準搭載されている機能を無償で利用できるため、操作性や機能性を検証する際に役立ちます。
無料トライアルは期間が限定されていることから、利用前に検証すべき点を明確にすることが大切です。たとえば、「文書検索の際に指定できる条件項目の種類」といったように、検証すべき点が明らかになることで、トライアル期間を無駄なく活用できます。
アプリ対応のおすすめ文書管理システム5選
invoiceAgent - ウイングアーク１ｓｔ株式会社
invoiceAgent 文書管理は、高精度な検索や自動仕分け、バージョン管理など、豊富な機能を搭載した文書管理システムです。
また、ライフサイクル管理の機能により、文書作成から破棄までの証跡を残し、保存期間に応じて自動で文書を処分できます。ストレージサービスやワークフローシステム、ERPなど、外部システムとの連携範囲が広いのも特徴です。
モバイル端末向けには「invoiceAgent Tablet」のアプリが用意されています。iPad専用のアプリではありますが、保管した文書の検索や閲覧ができるため、テレワークや外出時に活用すると便利です。
アプリDLはこちら→iPhone
DocuWorksは、富士フイルムビジネスイノベーション株式会社が提供する文書管理システムです。文書の一元管理が可能な「DocuWorks Desk」と、文書を閲覧・編集できる「DocuWorks Viewer」で構成されています。DocuWorks Viewerはアプリ版が用意されているため、モバイル端末から文書の閲覧や編集が可能です。
また、「DocuWorks 文書情報エントリー2」を導入すると、文書の属性を読み取ったうえで、適切な場所へと自動的にデータを格納できます。電子印鑑や電子契約システムとの連携に対応しているのもポイントです。
Working FolderもDocuWorksと同様、富士フイルムビジネスイノベーション株式会社が提供する文書管理システムです。同システムは容量が100～50,000GBまで用意されており、より大容量のデータ保管に向いています。
「FUJIFILM IWpro」のアプリを活用すると、Working Folder内のPDF文書を閲覧できます。また、DocuWorksとの互換性があるため、「DocuWorks Viewer」のアプリをインストールし、DocuWorksに保存した文書の閲覧や編集が可能です。
Handbookは、モバイル端末向けのコンテンツ管理システムです。商品カタログや営業資料、研修教材など、幅広い資料や書類を一元管理できます。対応可能なファイル形式もMicrosoft OfficeやPDF、画像と充実しているため、文書管理システムとして活用するのも方法の一つです。
パソコンで利用する際は「Handbook Studio」、モバイル端末ならHandbookアプリといった形で、利用環境に合わせてツールを使い分けられます。保存したコンテンツをタブレットに一括配信できるため、営業・接客業務の最適化が可能です。
WisebookONE - 株式会社ビーガル
WisebookONEは、PDFファイルを電子ブック化できるデジタルブッククラウドサービスです。カタログや展示会用チラシ、業務マニュアルなど、さまざまな形態に対応しているため、PDFファイルに特化した文書管理システムとしても活用できます。
同システムのアプリでは、電子化された文書の検索や閲覧が可能です。アプリ内で文書の編集はできませんが、電子ブック化した社内資料や教材をチーム全体で共有する際に役立ちます。
アプリで効率良く文書管理を行おう
文書管理システムのアプリを活用すると、テレワーク中や外出時でも文書の検索や閲覧、編集が可能です。場所を問わずに必要な情報へとアクセスできるため、業務効率化や移動時間の有効活用につながります。
ただし、一概に文書管理システムといっても、製品ごとに特徴が大きく異なります。また、Webブラウザ版と比べ、アプリ版では機能が制限されている場合もあるため、製品ごとの仕様をしっかりと確認することが大切です。本記事で紹介した比較ポイントやおすすめ製品を参考に、最適な文書管理システムを探してみてください。
