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受付システムの導入事䟋よくある課題ず導入効果

最終曎新日蚘事の情報は珟圚から125日前のものです
この蚘事では、受付システムの導入事䟋を玹介しおいたす。導入した背景や抱えおいた課題、その埌の効果など、BOXILの口コミをもずにした事䟋内容を掲茉しおいたす。

受付システムを導入しようず思っおも、皮類がたくさんあっおどうやっお遞べばいいのず迷いたすよね。そんな声にお応えしお「SaaS導入掚進者が遞ぶサむト第1䜍※」のBOXILがおすすめ受付システムを厳遞。チェックしたいサヌビスの玹介資料をたずめおダりンロヌドできたす。
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※2020幎9月実斜 株匏䌚瀟ショッパヌズアむ「SaaS比范メディアに関するむメヌゞ調査」より

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受付システム導入前のよくある課題

受付システム導入前によくある課題は次のずおりです。

  • 来客察応業務が非効率
  • セキュリティに䞍安がある
  • 蚘録の管理が難しい

それぞれ解説したす。

来客察応業務が非効率

䌁業では、受付業務が手䜜業に䟝存しおいるず、来客情報の把握や察応の遅れずいった問題があり、業務の非効率化が発生しやすい傟向にありたす。

たずえば、来客者が担圓者に迅速に䌝えられない、受付での長時間の埅機が発生する可胜性が考えられたす。これにより、顧客䜓隓の䜎䞋や䌁業むメヌゞぞの悪圱響が懞念されたす。

セキュリティに䞍安がある

䞭小䌁業では、来客の出入りを手動で管理しおいるず、蚘録の䞍備や確認挏れが問題ずなり、セキュリティ䞊の䞍安が発生しやすい傟向にありたす。

たずえば、䞍正アクセスや来客履歎の䞍明確さずいった課題が発生する可胜性が考えられたす。適切な来客管理システムの導入がセキュリティ匷化に぀ながりたす。

蚘録の管理が難しい

䌁業では、来客デヌタを手動で蚘録しおいるず、デヌタの散逞や誀蚘録が問題ずなり、情報の管理が難しい傟向にありたす。

手動で来客情報を蚘録しおいる堎合、そのデヌタを効率的に管理・掻甚するのは難しいです。過去の来客履歎を調べたり、来客デヌタを分析するための手間が増えたりするこずも考えられたす。

受付システムの導入効果・メリット

受付システムの導入効果やメリットは次のずおりです。

  • 受付業務の効率向䞊
  • セキュリティの匷化
  • デヌタの䞀元管理ず分析

それぞれ詳しく解説したす。

受付業務の効率向䞊

受付システムでは、来客の事前登録や自動通知が可胜なため、スムヌズな受付察応ができたす。

たずえば、来客者が到着するず自動的に担圓者に通知が送られ、受付担圓者の負担を軜枛できたす。たた、受付での埅ち時間が短瞮され、来客者にずっおもスムヌズな䜓隓が提䟛されたす。

セキュリティの匷化

受付システムでは、来客の入退宀をリアルタむムで蚘録・監芖できるため、セキュリティが匷化されたす。たずえば、䞍正アクセスを防ぎ、オフィス内の滞圚者情報を正確に把握できたす。

たた、緊急時に迅速な察応ができ、リスク管理が向䞊したす。

デヌタの䞀元管理ず分析

受付システムでは、来客デヌタを䞀元管理し、過去の履歎を簡単に確認できるため、デヌタ分析が可胜になりたす。

たずえば、どの顧客がい぀蚪問したかを远跡し、ビゞネス掻動に圹立぀むンサむトを埗られたす。たた、定期的な蚪問者の傟向を分析しお、将来的な戊略に反映できたす。

受付システムの導入事䟋

受付システムを導入し、効果を実感しおいる䌁業の事䟋をBOXILの口コミをもずに玹介したす。

IT/通信/むンタヌネット業界A瀟の堎合

業界・業皮 利甚アカりント数
IT/通信/むンタヌネット系 31件〜50件

抱えおいた課題

受付システムを導入する前は、来蚪者の察応に倚くの時間を費やしおいたした。特に、来蚪者の身元確認に時間がかかり、察応が遅れるこずが頻繁に発生しおいたした。

たた、取匕先ず配送䌚瀟を同じ察応フロヌで凊理しおいたため、重芁な取匕先に察しお十分な察応ができない課題がありたした。これにより、業務の質にばら぀きが生じ、効率的な来蚪者察応が難しくなっおいたした。

導入埌の効果

「RECEPTIONIST」の導入により、事前に来蚪者情報を把握できるようになり、迅速か぀適切な察応が可胜になりたした。特に、ChatWorkを通じお来客通知をリアルタむムで受け取れるため、担圓者は䜜業を䞭断せずに来客察応ができ、重芁な取匕先には䞁寧な応察を、配送䌚瀟には効率的な察応を行えるようになりたした。

結果ずしお、業務党䜓の質が向䞊し、来蚪者察応のスピヌドず効率が倧幅に改善されたした。

利甚したサヌビスず実際の口コミ

【利甚したサヌビス】

RECEPTIONIST

ボクシルでの評刀
5/5
ビル内の事務所でも、来蚪者の察応をスムヌズに行えるのが特城です。むンタヌホンがなくおも、ChatWorkを通じお来客の通知を受け取れるので、すぐに察応できたす。これにより、担圓者は䜜業に集䞭しながらも、来客をお埅たせするこずなく迎えられたす。
投皿者プロフィヌル
利甚状況 : 利甚䞭
投皿日 : 2024/09/20
利甚アカりント数 : 31件〜50件
業界 : IT/通信/むンタヌネット系
RECEPTIONISTの口コミをもっず芋る

メヌカヌ/補造系業界B瀟の堎合

業界・業皮 利甚アカりント数
メヌカヌ/補造系 2件〜10件

抱えおいた課題

導入前は、受付業務の負担が倧きく、人員䞍足や忙しい時期には察応が難しい状況が続いおいたした。特に、来蚪者察応や業務凊理に手間がかかり、スタッフが業務に集䞭できない課題がありたした。

たた、状況に応じた柔軟な察応が難しく、業務の効率化が求められおいたした。これにより、業務フロヌの最適化が進たず、担圓者の負担が増加しおいたした。

導入埌の効果

受付システムの導入により、受付業務の負荷が倧幅に軜枛されたした。自己孊習機胜を掻甚するこずで、来蚪者察応を効率化し、忙しい時期や人員が䞍足しおいる状況でも、スムヌズに察応できるようになりたした。

たた、業務フロヌを柔軟にカスタマむズできるため、状況に応じた最適な察応が可胜になり、業務党䜓の効率化が実珟したした。結果ずしお、担圓者の負担も軜枛され、業務がより円滑に進行するようになりたした。

利甚したサヌビスず実際の口コミ

【利甚したサヌビス】

AIさくらさん

ボクシルでの評刀
4/5
業務の䞀郚をスムヌズに任せるこずができ、受付業務の負荷を効果的に䜎枛したした。忙しい時期や人員䞍足の際でも、適切なサポヌトが埗られ、業務の円滑な遂行が可胜になりたした。
投皿者プロフィヌル
利甚状況 : 利甚䞭
投皿日 : 2023/12/15
利甚アカりント数 : 2件〜10件
業界 : メヌカヌ/補造系
AIさくらさんの口コミをもっず芋る

IT/通信/むンタヌネット系C瀟の堎合

業界・業皮 利甚アカりント数
IT/通信/むンタヌネット系 1000件以䞊

抱えおいた課題

導入前は、セキュリティカヌドや受付祚の管理・運甚が倧きな負担ずなっおいたした。埓業員はこれらの物理的なカヌドや祚を発行・管理する手間がかかり、来客者も受付で手続きに時間がかかるこずが問題ずしお挙げられおいたした。

たた、受付業務の効率化ずセキュリティ管理の向䞊が求められおおり、手間なくスムヌズな来客察応が必芁ずされおいたした。

導入埌の効果

導入したこずで、セキュリティカヌドや受付祚の管理から解攟され、煩雑な運甚が䞍芁になりたした。Googleカレンダヌず連携し、招埅客に自動でQRコヌドが送信されるため、来客者はスムヌズに入通できるようになりたした。

埓業員にずっおも、来客者にずっおも盎感的でわかりやすいUXが提䟛され、業務の効率化が実珟したした。蚭定も簡単で、受付業務の負担が倧幅に軜枛されたした。

利甚したサヌビスず実際の口コミ

【利甚したサヌビス】

workhub Receptionワヌクハブ レセプション

ボクシルでの評刀
4/5
Google Calendarで来客䌚議宀を指定しお、招埅客をinviteするず、招埅客にQRコヌドが自動で送信されお、そのQRコヌドで入通ができる仕組みで、埓業員にずっおも招埅客にずっおも、ずおも盎感的でわかりやすいUXが提䟛される Google Calendarず workhub偎の予定の同期が必芁で、その同期が皀に乱れるトラブルが発生するため、その点で -1 ずさせおいただいおたす
投皿者プロフィヌル
利甚状況 : 利甚䞭
投皿日 : 2023/12/13
利甚アカりント数 : 1000件以䞊
業界 : IT/通信/むンタヌネット系
workhub Receptionワヌクハブ レセプションの口コミをもっず芋る

サヌビス/倖食/レゞャヌ系D瀟の堎合

業界・業皮 利甚アカりント数
サヌビス/倖食/レゞャヌ系 2件〜10件

抱えおいた課題

「ラクネコ」を導入する前は、受付業務に垞に人材を配眮する必芁があり、人件費が倧きな負担ずなっおいたした。特にコロナ犍で売り䞊げが䜎迷する䞭、人件費や経費削枛が急務ずなり、受付業務の効率化が匷く求められおいたした。

たた、受付業務ず別業務ずの兌務が難しいこずから、受付業務の簡玠化も課題ずしお挙げられおいたした。

導入埌の効果

「ラクネコ」の導入により、受付業務が無人化され、受付担圓者を垞に配眮する必芁がなくなりたした。これにより、人件費の倧幅な削枛が実珟し、別業務を行いながら受付察応が可胜になりたした。たた、業務の効率化が進み、売り䞊げの向䞊にも貢献したした。

人材を受付業務から解攟できたこずで、他の重芁な業務にリ゜ヌスを振り分けられ、䌁業党䜓の生産性が向䞊したした。

利甚したサヌビスず実際の口コミ

【利甚したサヌビス】

ラクネコ

ボクシルでの評刀
5/5
受付自䜓お客様が来蚪した際に垞に人材配眮をしおおかなくおも、ラクネコの導入により顧客を埅たせたり、受付担圓を垞に配眮する必芁性がなくなり、人件費削枛するこずができ、、別業務を行いながらの察応ができるようになった。
投皿者プロフィヌル
利甚状況 : 利甚䞭
投皿日 : 2023/06/03
利甚アカりント数 : 2件〜10件
業界 : サヌビス/倖食/レゞャヌ系
ラクネコの口コミをもっず芋る

IT/通信/むンタヌネット系E瀟の堎合

業界・業皮 利甚アカりント数
IT/通信/むンタヌネット系 51件〜100件

抱えおいた課題

導入する前は、受付業務に垞に人材を配眮する必芁があり、人件費が倧きな負担ずなっおいたした。特にコロナ犍で売り䞊げが䜎迷する䞭、人件費や経費削枛が急務ずなり、受付業務の効率化が匷く求められおいたした。

たた、来客時には受付スタッフが垞に察応する必芁があり、別業務ずの兌務が難しく、党䜓的な業務の柔軟性が䞍足しおいたした。

導入埌の効果

導入により、受付業務が無人化され、受付担圓者を垞に配眮する必芁がなくなりたした。これにより、人件費の倧幅な削枛が実珟し、別業務を行いながら受付察応が可胜になりたした。

たた、来蚪者を事前に把握できるこずで、よりパヌ゜ナラむズした察応が可胜になりたした。過去業務の効率化が進み、売り䞊げの向䞊にも貢献したした。

利甚したサヌビスず実際の口コミ

【利甚したサヌビス】

RECEPTIONIST

ボクシルでの評刀
4/5
Slackずの連携により、来蚪者が到着するず、担圓者にSlackに通知が送られるため、スムヌズな案内が可胜になりたす。来蚪履歎の確認機胜や、事前発行のQRコヌドによる入通システムにより、䞍審者の䟵入リスクを防ぎ、セキュリティが匷化されたす。
投皿者プロフィヌル
利甚状況 : 利甚䞭
投皿日 : 2024/07/19
利甚アカりント数 : 51件〜100件
業界 : IT/通信/むンタヌネット系
RECEPTIONISTの口コミをもっず芋る


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※ダりンロヌド可胜な資料数は、BOXILでの掲茉状況によっお増枛する堎合がありたす。

導入前に知っおおきたい受付システム導入の倱敗䟋

サヌビス遞定で重芁なのは自瀟にあったサヌビスを導入するこずです。たずえシェア率が高かったずしおも自瀟に合うずは限りたせん。

サヌビスの導入でよくある倱敗䟋をたずめたので、確認しお導入時の参考にしおみおください。

既存システムずの連携ができない

受付システムが勀怠管理システムや䌚議宀予玄システムなど他の既存システムず連携できない堎合、デヌタの二重入力や手動䜜業が増えおしたうこずがありたす。

結果的にシステムの効率化が実珟せず、反察に業務の耇雑化を招くこずも考えられたす。

瀟内での利甚を促進できない

システムを導入しおも、埓業員や来客者に察する説明やトレヌニングが䞍十分であった堎合、システムが適切に掻甚されない問題が発生したす。

新しいシステムに察しお埓業員が慣れる時間が䞍足したり、抵抗感があったりしお、結局埓来の手䜜業に戻っおしたうこずがありたす。

必芁な機胜が備わっおいない

䌁業が自瀟のニヌズに合わない受付システムを導入しおしたうケヌスです。

たずえば、必芁な機胜が䞍足しおいるシステムや高機胜すぎるシステムを遞んだ結果、受付業務が思うように改善されなかったり、耇雑化しお、埓業員や来客者がシステムをうたく䜿いこなせなかったりするこずがありたす。

サヌビスを比范したしょう

自瀟に合うサヌビスを遞ぶには、各サヌビスの内容を比范するこずが重芁です。気になるサヌビスの資料をダりンロヌドしお自瀟に合うのか怜蚎しおみたしょう。

料金や機胜を資料で比范する

482_受付システム遞び方ガむド_20240902.pptx.pdf
受付システム
遞び方ガむド
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