顛末書と始末書の違い｜書類の目的・書き方
仕事上で重大なミスや過失があったときに書く「顛末書」と「始末書」です。この二つにはどのような違いがあるのでしょうか？
顛末書は、始末書と比べて聞きなれない言葉かもしれませんが、万が一の時に備えて、両者の違いを理解しておきましょう。
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実は違う「顛末書」と「始末書」
「顛末書」と「始末書」は、どちらも問題が起こった際に書く書類という点では同じす。しかし、厳密に言えば顛末書は「事実を報告する」のみで始末書は「謝罪を含める」という点で目的が違うのです。
社内または社外の方々が閲覧する文書にもなりますので、失敗したとしてもここで挽回できるようにしっかりしたものを作るための知識をここでしっかり勉強しておきましょう。
顛末書の書き方・文例・注意点を知りたい方は、以下の記事もご覧ください。
顛末書と始末書の目的
まず、顛末書と始末書をそれぞれどういう時に使うのかを知っておきましょう。その後、顛末書と始末書の違いについて具体的に説明します。
顛末書は社内あての報告文書
顛末書とは、簡単に言えばトラブルが起こった時の経過説明に重点を置いた、いわゆる「ことの顛末」を伝える文書のことです。これは、あくまでも「報告するだけ」で、「謝罪」の意図は強くありません。
しかし、顛末書では事実関係をきっちり調べ、その事実を嘘偽りなく書かなければなりません。この顛末書は、事故やトラブル対応が終わった後なるべく早めに出すことが原則となっています。
ただし、その後もまだ後処理などが続くなどの場合は顛末書という形ではなく、報告書として今の状況を報告する文書を作ることがあります。まとめると顛末書は全てのトラブル処理が終わった後に今後の再発防止を心がけるために提出するものだと思っておけばよいでしょう。
始末書は詫び状の意味合い
始末書は、顛末書とは違って事故やトラブルが発生した際の経緯を説明し、その上でそれに対する謝罪と今後の改善案や対策などを書いて提出する書類です。
始末書には「謝罪の意」をきちんと書くことが原則となっています。謝罪だけでなく、今後同じことを繰り返さないためにはどうしたら良いのかといったような自分なりの改善案を出す必要があります。
顛末書は「社内報告用」、始末書は「社内処分用」
基本的に、顛末書は社内向けの事故やトラブルが発生した時の報告書という意味合いが強く、始末書は社内外を問わず、重要な相手先へ謝罪文を出すという意味合いが強いです。
顛末書を書くケースは、懲戒や訓告、減給などに当たらないような事故やトラブルを起こした場合が多いです。
始末書を書くケースは、社内処分に該当するようなトラブルを起こした、または取引先に対して大きな損害を出した、始末書の対象になることが多いです。
顛末書と始末書のそれぞれ目的
それでは顛末書と始末書の違いが大体わかったところで、これらはどういう目的で使われるのかを具体的に見ていきましょう。
顛末書の目的
なぜ顛末書を作成する必要があるのでしょうか。それは、「ことの経緯を社内や迷惑をかけた相手に説明する時に使用する」ため。また、今後も同じことを繰り返さないように対策を練るためにためです。起こった出来事を整理し、どのような対策を行なったか、という説明が必要になるのです。
始末書の目的
始末書の目的は、問題を起こした本人が起こった出来事を整理するとともに、「反省」「謝罪」の意を示すためです。こうした始末書は、書いた本人に下される処分にも影響を及ぼすこともある重要な書類です。
会社側から見た顛末書と始末書に対する考え方
会社側は、顛末書と始末書に何を求めているのでしょうか。ここでは、会社側が顛末書や始末書に求めていることをまとめていきます。
それを知っているか知らないかで大きく変わってくるので、きちんと理解して実行に移しましょう。
会社側が顛末書に求めていること
顛末書の場合、会社側が知りたいことはあくまでも「事故やトラブルが起こった流れ」と「対処法」「今後の改善策」のみです。そしてそれにより、その失敗を二度と繰り返さないように社員みんなで共有していきたいと考えています。
また、役員や外部の方への説明にも使えるよう、どこに出しても恥ずかしくない報告書を求めています。そのため、顛末書の場合は今後に繋がる内容を中心に書くと良いでしょう。
会社側が始末書に求めていること
始末書の場合、会社側が知りたいことはトラブルを起こした人の「反省の気持ち」そして「今後もう二度としないように何をどうしていくのか」ということです。
それを見て、「この人は今後改善する気持ちがあるな」または「これはまた同じことを繰り返すかもしれないな」と判断し、それをもとに処分内容を決定していきたいと考えています。
そのため、始末書の場合は本気で反省していること、そして二度と同じことを繰り返さないための方法をしっかりと考えて書いていくと良いでしょう。
書き方一つであなたも好印象
そして一番忘れてはならないのは、ココです。顛末書や始末書にしろ、会社側はあなたの「書き方」を見てその人の素質や社会人としての教養レベル、など色々なことも判断してきます。
たとえば始末書の場合、どれだけ心から反省していても、内容が小学生でも書けるようなただの反省文だと、やはり「この人は教養がないな」と思われたり、「社会人としてこれはどうなのか」と思われたりすることがあります。
そのため、書き方に自信がない人はテンプレートを使用したり、また誰かに添削してもらったりなどした方が良いでしょう。
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