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2017-05-10

資料送付案内の無料メールテンプレート | 書き方・注意点は?

資料を送っただけの方は多いと思います。相手にきちんと届いているかの確認メールを送りましょう。書き方のポイントや注意点を紹介していますので、作成する時に活用してみてください。また、すぐに使える無料テンプレートも用意しました。
案内
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資料を送付した後は確認の案内メールを送りましょう!

資料を送付することは日常茶飯事だと思います。その資料が本当に合っているか、相手が資料を受け取っているかの確認まできちんとしていますか?

本記事ではボクシルが作成した資料の送付のご案内メールのテンプレート(ひな形)をご紹介します。テキスト形式で簡単に使える、様々なデザインののフォーマットが無料でダウンロードできるので、ぜひご活用ください。

また、初めての方でも安心して資料の送付のご案内メールを発行できるように、資料の送付のご案内メールに最低限必要な記入項目や、一般的によく記載される記入項目もご紹介します。

便利なメールツールについてはこちらをご覧ください。

業務を効率化!便利な実践的!メールツール3選! | ボクシルマガジン
##はじめに普段、メールにてやりとりをしている人はたくさんいます。みなさんはどんなメールツールを使っていますか?実...

資料の送付のご案内メール以外のテンプレートもご覧になりたい方はこちらをご覧ください。

【無料】テキスト形式で使える資料の送付のご案内メールテンプレート

ボクシルでは、テキスト形式で必要な箇所を記入するだけで簡単に資料の送付のご案内メールが発行できる無料のテンプレートをダウンロードできます。

以下の記事を参考に資料の送付のご案内メールを発行してくださいね。

資料の送付のご案内メールテンプレート【資料送付の案内メール】

資料を送付した際に使える案内メールのテンプレートです。アレンジすれば、商品の資料だけでなく他の資料を送付した際にも利用できます。

ボクシルでは、他にもたくさんのテンプレートをご用意しています。
他のテンプレートをご覧になりたい方は以下をご覧ください。

資料の送付をした時のご案内メールの書き方のポイント

お客様から資料請求があり、資料を送付した後に送るのがご案内メールです。
ご案内メールを送る理由はきちんと送付したことをご連絡することで「本当に送ってくれているのか」というお客様の不安を消す意味があります。

また、資料請求した記憶がないというお客様もいらっしゃいますので、トラブルを防ぐためにも案内メールを送ります。

では、資料を送付した時に送る案内メールはどのような内容で送れば良いのでしょうか。

案内メールを送付する時のポイント

案内メールは資料を送付したその日に

資料請求を送付した時の送る案内メールは資料を送付したその日に送ります。送付予定ではなく、「発送しました」という内容のほうがお客様が安心するからです。資料を送付したらお客様にすぐに案内メールを送りましょう。

宛名に注意

資料請求は大量に来ますので、宛名に間違いがないかきちんと確認しましょう。
同姓同名でも住所が違うなど多々あることですから、送付先となる宛名に間違いがないかきちんと確認しましょう。

案内メールを書く時のポイント

送付内容を記載

資料請求の資料を送付した時の案内メールで大切なことは「何の資料を送ったのか」という送付内容を書くことです。

内容が間違えていれば再送しなければなりませんし、資料が届いてからお客様から連絡が来てもタイムロスになり、お客様の「資料が見たい」という意欲がなくなってしまいます。案内メールには必ず送付した資料の内容を記載しましょう。

いつ発送したのか

案内メールには必ず送付した日にちを記載します。

「本日発送いたしました」だけではなく、「〇月〇日、本日発送いたしました」と記載した方が分かりやすいでしょう。

メールを毎日チェックしていないお客様もいらっしゃいますので、本日だけではなく日付も記載しましょう。

資料が届いたら内容に間違いがないか確認していただく旨を伝える

案内メールには「資料が届きましたら内容をご確認ください」という内容を記載しておきましょう。資料内容が違う場合は再送しなければなりません。

送る資料を理解していても発送の段階で違う資料が送付されてしまうという発送ミスも起こり得ます。資料が届いたらすぐに開封して内容を確認していただくような文面を記載しましょう。

問い合わせ先

資料請求の送付案内メールには必ず問い合わせ先を記載します。資料に関してわからないことを聞くという目的もありますし、資料が違う場合も問い合わせ先が必要となります。

また、資料請求をした覚えがないという場合もありますので、必ず資料請求の送付案内メールには問い合わせ先となる会社名、連絡先、できれば担当者の名前を記載しておきましょう。

これらの項目に関連して、メール管理についてはこちらの記事を参考にしてみてください。

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きちんと送ることで業務は効率化する

資料送付ミスがあっても、それに気づけるようにきちんと確認メールを送りましょう。

ボクシルでは資料の送付のご案内メールの作成に役立つSFAのクラウドサービスを比較したり、資料を請求したりできますので気軽に覗いてみてくださいね。
また、SFAの選び方ガイドもございますのでご覧になってみてはいかがでしょうか。

SFAのクラウドサービスについて気になった方はこちらから資料ダウンロード!

資料請求後にサービス提供会社、弊社よりご案内を差し上げる場合があります。
利用規約とご案内の連絡に同意の上
資料の送付のご案内メールの作成に役立つSFAサービスの一括資料ダウンロードはこちら

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