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【例文9選】就活メールのマナー | 返信の件名や署名、アドレスに注意!

最終更新日:
返信の件名や署名など、就活メールの基本的なマナーを解説します。コピペですぐ使える例文・テンプレートも9個紹介。就活用にメールアドレスを用意したらいいのかなど気になる就活メールについてのあれこれを紹介します。面接前に印象を決める大事なメールを正しく書けるようになりましょう。

就活生がおろそかにしがちな採用担当者とのメールのやりとり。あまり意識していない就活生もいますが、担当者は意外と目を光らせています。失礼なメールを送れば常識のない就活生だと見なされ、面接に通らない可能性すらあります。メールには細心の注意を払うべきでしょう。

メールの基本的なマナーやすぐに使えるテンプレートなどを紹介します。メールに不安を覚えている就活生は必見です。

就活メールのマナー【重要】

就活メールの基礎的なマナーを解説していきます。就活のメールは社会人としてのメールと同じレベルでチェックされています。ビジネスマンとして恥ずかしくないメールを送れるように確認しておきましょう。

返信は24時間以内

メールは24時間以内の返信がマナーです。中でも面接日程に関する連絡は早急に送りましょう。採用担当者は他の面接希望者とも日程を調整するので、早めに連絡しないと予定をつけられず困ってしまいます。

返信が遅くなると採用担当者に迷惑がかかりますし、気を遣えない人物だと思われてしまいます。入社意欲を疑われることすらあります。

メールは削除しない

送受信したメールは消してはいけません。以前のメールを削除してしまうと、どのようなやりとりをしたのかが不明確になります。発言の証拠にもなるので削除せずに保存しておきましょう。

件名は「用件、大学名、名前」

件名には「用件、大学名、名前」を書きましょう。要件は「新卒採用の応募について」や「*月*日**時からの面接日程変更のお願い」などとします。大学名と名前は「〇〇大学 ●●●●」のように簡潔にまとめます。

採用担当者は多数の就活生から連絡を受け取ります。どのような要件のメールかわかりづらい場合、相手に時間をかけさせてしまうので失礼にあたります。

件名はそのまま(Re:は残す)

返信したメールであることを明示するため件名はそのままにしましょう。就活メールは件名を変更しないのが一般的です。「Re:」と元の件名のおかげで、採用担当者はやりとりの履歴を整理しやすくなります。

構成は「件名・宛名・挨拶や自己紹介・本文・署名」

メールの構成を解説します。活メールに限らず、ビジネスでやりとりするメールは構成が決まっています。次の順番で記載することがルールです。

  • 件名
  • 宛名
  • 挨拶や自己紹介
  • 本文
  • 署名

件名

メールの件名は、本文に何が書いてあるか一目でがわかるようにします。要件のわからないメールは無視される可能性があるため、読んだだけで内容がわかる件名をつけましょう。「用件、大学名、名前」を入れるのが一般的です。

(例)
*月*日の面接時間の確認 〇〇大学 ●●●●

宛名

冒頭は宛名を明記します。「◯◯(株)」のように略称にせず「◯◯株式会社」と正式名称で記載してください。前株(株式会社◯◯)と後株(◯◯株式会社)の違いにも注意しましょう。

続けて部署名と氏名を記載します。氏名がわからない場合は、「採用ご担当者様」といった表現を使いましょう。

(例)
◯◯株式会社 人事部 ◯◯様

挨拶や自己紹介

宛名を記載したら次に挨拶文を書きます。書き出しは「お世話になっております」と書きます。ただし初めての場合のみ「お世話になります」という言い回しを使います。

その後、自分の名前を書きます。「先週の◯日に一次面接をしていただきました●●です」のように状況を明示してもよいでしょう。

(例)
お世話になっております。
先週の2日に面接をしていただきました××大学経済学部の●●です。

本文

挨拶文を書いたら要件を記載します。簡潔にわかりやすく書くのが鉄則です。必要事項を記載したら最後に結びの言葉を入れます。「お忙しいところ恐縮ですが、何卒よろしくお願いいたします」などの表現がよいでしょう。

署名

末尾には署名を記載します。名前と住所、電話番号、メールアドレスを明記してください。本文と区別するためにハイフン「-」で区切るとよいでしょう。

(例)
――――――――――――――――――――
××大学文学部史学科4年
●●●●(苗字 名前)
Tel:090-xxxx-xxxx
E-mail:xxxx@gmail.com
――――――――――――――――――――

就活メールの例文・テンプレート

就活メールの例文・テンプレートを紹介します。自分なりにアレンジして文章にオリジナリティを出しましょう。

面接日程を調整するメール例文

件名:(※送られてきた件名を変えずに返信)

◯◯株式会社
人事部 〇〇様

お世話になっております。
●●●●(苗字 名前)と申します。

面接日程のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。
ご提示いただいた日程のうち、下記の日時で貴社にお伺いすることが可能です。

・*月*日(*)**時~**時
・*月*日(*)**時~**時
お忙しいなか恐れ入りますが、日程のご連絡をお待ちしております。
何卒よろしくお願い申し上げます。

――――――――――――――――――――
××大学××学部3年
●●●●(苗字 名前)
Tel:090-xxxx-xxxx
E-mail:xxxx@gmail.com
――――――――――――――――――――

ポイント

  • できれば複数日程を回答する
  • 合わない場合は近い日程を提案する

面接日程を再調整するメール例文

件名:*月*日*時からの面接日程変更のお願い ××大学●●●●(苗字 名前)

◯◯株式会社
人事部 〇〇様

お世話になっております。
●●●●(苗字 名前)と申します。

*月*日*時よりお約束しておりました面接につきまして、
□□の理由によりお伺いすることができなくなってしまいました。
お忙しいなかご調整をいただいたにもかかわらず、大変申し訳ございません。

つきましては、面接日程を変更していただくことは可能でしょうか。
以下の日程で再設定頂ければ、お伺いすることができます。

*月*日(*)*時~*時
*月*日(*)*時~*時
*月*日(*)*時~*時

お手数をおかけいたしますが、何卒よろしくお願いいたします。

――――――――――――――――――――
××大学××学部3年
●●●●(苗字 名前)
Tel:090-0000-0000
E-mail:xxxx@gmail.com
――――――――――――――――――――

ポイント

  • 謝罪をする
  • 都合をつけられない理由を明示する
  • 日程は3日分以上提案する

面接後にお礼をするメール例文

件名:*月*日**時の面接についてのお礼××大学●●●●(苗字 名前)

◯◯株式会社
人事部 〇〇様

お世話になっております。
●●●●(苗字 名前)と申します。

**時から行われました面接について、お礼を申しあげたくご連絡しました。
ご多忙の中、貴重な時間を割いて面接していただきありがとうございました。
〇〇様の熱意や〇〇株式会社の社風を知ることができ、
貴社へ入社する意思がますます強まりました。

ご多忙かと思われますので返信にはおよびません。
本日は面接していただき誠にありがとうございました。重ねてお礼申し上げます。

――――――――――――――――――――
××大学××学部3年
●●●●(苗字 名前)
Tel:090-0000-0000
E-mail:xxxx@gmail.com
――――――――――――――――――――

ポイント

  • 企業名、担当者名を省略しない
  • 感謝の気持ち・感想を述べる
  • 今後の抱負を述べる

書類を提出するメール例文

件名:応募書類の提出について/履歴書添付 ××大学●●●●(苗字 名前)

◯◯株式会社
人事部 〇〇様

お世話になっております。
●●●●(苗字 名前)と申します。

先日ご依頼されました履歴書を送付いたします。
お忙しいところ恐縮ですが、ご査収いただけますでしょうか。

お手数をおかけいたしますが、何卒よろしくお願いいたします。

――――――――――――――――――――
××大学××学部3年
●●●●(苗字 名前)
Tel:090-0000-0000
E-mail:xxxx@gmail.com
――――――――――――――――――――

ポイント

  • 件名に「履歴書添付」と明記する
  • 何の書類を添付しているか明らかにする

面接(選考)を辞退するメール例文

件名:面接の辞退について ××大学●●●●(苗字 名前)

◯◯株式会社
人事部 〇〇様

お世話になっております。
●●●●(苗字 名前)と申します。

誠に申し訳ございませんが、
御社の2020年度新卒採用選考を辞退させていただきたく、ご連絡しました。
会社説明会や一次面接を執り行っていただいたにもかかわらず、
私の身勝手な都合でお断りしてしまい申し訳ございません。

お電話ではなくメールにてご連絡いたしましたことを重ねてお詫び申し上げます。
末筆ながら、貴社のますますのご発展をお祈り申し上げます。

――――――――――――――――――――
××大学××学部3年
●●●●(苗字 名前)
Tel:090-0000-0000
E-mail:xxxx@gmail.com
――――――――――――――――――――

ポイント

  • 冒頭で謝罪する
  • 感謝の念を伝える

面接結果を問い合わせるメール例文

件名:*月*日**時の面接結果について ××大学●●●●(苗字 名前)

◯◯株式会社
人事部 〇〇様

お世話になっております。
●●●●(苗字 名前)と申します。

先日は、*月*日**時に面接していただきありがとうございました。
恐れ入りますが、面接の結果はいつごろまでにご連絡してもらえますでしょうか。
ご多忙だとは思いますが、ご教示してくださると幸いです。

お手数をおかけいたしますが、何卒よろしくお願いいたします。

――――――――――――――――――――
××大学××学部3年
●●●●(苗字 名前)
Tel:090-0000-0000
E-mail:xxxx@gmail.com
――――――――――――――――――――

ポイント

  • 採用担当者の忙しさをいたわる
  • 遠回しに結果を問い合わせる

内定承諾のメール例文

件名:(※送られてきた件名を変えずに返信)

◯◯株式会社
人事部 〇〇様

お世話になっております。
●●●●(苗字 名前)と申します。

内定のご連絡をいただき、ありがとうございました。
この度は内定をご承諾したく連絡をいたしました。

貴社にて一日も早く成果をあげられるよう精進してまいります。
今後とも何卒よろしくお願いいたします。

――――――――――――――――――――
××大学××学部3年
●●●●(苗字 名前)
Tel:090-0000-0000
E-mail:xxxx@gmail.com
――――――――――――――――――――

ポイント

  • 承諾することを端的に伝える
  • 活躍したいことを伝える

内定保留のメール例文

件名:(※送られてきた件名を変えずに返信)

◯◯株式会社
人事部 〇〇様

お世話になっております。
●●●●(苗字 名前)と申します。

この度は内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。
私の都合で大変恐縮なのですが、
内定のお返事は*月**日までお待ちいただけないでしょうか。

現在、他社との面接も受けておりますゆえ、
そちらの結果も加味して内定の判断をしたいと考えております。
御社には大変魅力を感じておりますが、今後の人生に関わる選択であるため
落ち着いて判断したうえで、ご返答したいと思います。

お手数をおかけいたしますが、何卒よろしくお願いいたします。

――――――――――――――――――――
××大学××学部3年
●●●●(苗字 名前)
Tel:090-0000-0000
E-mail:xxxx@gmail.com
――――――――――――――――――――

ポイント

  • いつまで待ってほしいか明記する
  • 貴社への思いを伝える

内定辞退のメール例文

件名:(※送られてきた件名を変えずに返信)

◯◯株式会社
人事部 〇〇様

お世話になっております。
●●●●(苗字 名前)と申します。

この度は内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。
大変恐縮なのですが、内定を辞退させていただきたくご連絡しました。

会社説明会や面接を執り行っていただいたにもかかわらず、
私の身勝手な都合でお断りしてしまい申し訳ございません。

お電話ではなくメールにてご連絡いたしましたことを重ねてお詫び申し上げます。
末筆ながら、貴社のますますのご発展をお祈り申し上げます。
――――――――――――――――――――
××大学××学部3年
●●●●(苗字 名前)
Tel:090-0000-0000
E-mail:xxxx@gmail.com
――――――――――――――――――――

ポイント

  • 内定について感謝する
  • 丁寧に謝罪する

就活メールのマナー【基礎】

就活のメールはビジネスの一文書として扱われます。ビジネスで意識されるマナーをメールでも押さえることで、よりよいメールに仕上げられます。

冒頭に結論

結論から先に伝えることは、メールの基本的なマナーです。できるだけ結論を先に伝え、長い前置きや回りくどい表現を使わないように注意してください。

人によってはメール本文に長々と感謝の言葉を書くことがありますが、読み手によい印象を与えるとは限りません。特に採用担当者は大量のメールを受け取っているため、相手の負担にならないよう配慮しましょう。

適度に改行

文章は適宜改行をして読みやすくしましょう。メールは30文字前後で改行することを意識しながら、採用担当者が読みやすいか気を遣いましょう。「どのような構成が読みやすいか」を常に考え、柔軟に対応してください。

ビジネスの常識を遵守

メールの内容が常識から大きく外れるものだった場合、面接前に印象が悪くなります。採用担当者は顧客に失礼な言動をしない人物か見極めようとしています。ビジネスの常識に則って、失礼のないように書きましょう。

就活用メールアドレスを作成

「就活のためにメールアドレスを新しく作ったほうが良いのだろうか?」と悩んでいる方もいるのではないでしょうか。新しくアドレスを作る方は多くありませんが、新しく作ることでメリットもあります。

就活用アドレスは管理が楽

就活用にアドレスを作ることで情報整理が楽になります。いつも使用しているアドレスを就活時にも使うと、大切なメールがわかりづらくなります。アドレスを使い分けることで情報整理が楽になり、大事なメールを見落としづらくなるでしょう。

大学指定のアドレスもOK

新規にアドレスを作りたくないのであれば、大学指定のアドレスを使用しましょう。採用担当者は◯◯大学の就活生だと判断しやすくなります。大学のアドレスならウィルスの心配もなく安心して確認できます。

パソコンのメールを使用

スマートフォンのアドレスではなく、パソコンのアドレスを使用しましょう。スマートフォンのアドレスは非常識と判断されるケースが多くあります。これまでスマートフォンで対応していた方も、パソコンに慣れておくことをおすすめします。

趣味が垣間見えるアドレスはNG

就活用のアドレスでは、自分の趣味が主張されているものや他人の名前(恋人や芸能人など)といったものは好ましくありません。他にもアンダーバーやハイフンは混同しやすいためなるべく避けましょう。

就活メールの就職を有利に

書類選考を通過していよいよ面接となれば、その日程の調整や変更に関して採用担当者とメールでやりとりする機会が訪れます。多くの人が面接さえ問題なく乗り切ればOKと思っていますが、その前のメールのやりとりで、こちらの印象が決まってしまうこともあります。

説明したポイントを意識しながら、企業側が理解しやすい丁寧なメールを送るようにしましょう。

また、転職の際は転職サイト・エージェントの利用がおすすめです。

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就活生におすすめの就活エージェントTOP3

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