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2018-10-03

サイボウズLive終了へ!無料でも使える「Zoho Connect」は代替ツールになるか?【徹底比較】

サイボウズLiveのサービス終了に伴う移行先・代替ツールとして最適なツールとは?今回は、既存のサイボウズLiveユーザーの移行先のひとつZoho Connectを紹介。無料プランでの基本機能やその使い方、スマートフォンアプリ、それぞれの独自機能、データ移行を含めたポイントを徹底解説します。
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サイボウズLive「2019年にサービス終了」の衝撃

200万人ものユーザーから愛された、無料グループウェア「サイボウズLive」。しかし、残念ながら2019年4月15日をもってそのサービス提供が終了することが決まっています。

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サイボウズLive終了の経緯

サイボウズによれば、サイボウズLiveが終了する理由については、システム自体が老朽化し、継続的なサービス提供に大規模な投資が必要になるのが要因とのこと。サイボウズとしてはそのためのリソースを自社製有料版グループウェアへ割り振る判断をしたといえます。

サイボウズLive終了、残されたユーザーの移行先は?

サイボウズにとっては苦渋の決断といえますが、サイボウズLiveの現ユーザーが登録している各種データは、サービス終了後、どのような対応が求められるのでしょうか。

現時点で判明しているのは「サービス終了後はアクセスできず、データも見られない」「サービス終了後、一定期間でデータは削除される」ということです。

CSVによるデータエクスポートサービスがアナウンスされているものの、サイボウズLiveの現ユーザーは、一刻も早い代替ツール検討が必要だといえるでしょう。

サイボウズLiveから移行する際のポイント

しかし、使い慣れたツールから代替システムへの移行は容易なことではありません。まずは、なるべく違和感がないよう、スムーズに移行するには、どのようなポイントに気を配るべきかを整理してみます。

ポイント(1)サイボウズLiveの機能を代替できるか?

サイボウズLiveの現ユーザーであれば、それと同等の使い勝手が得られるのか、つまり、機能面で代替できるかどうかが重要となります。まずはそれを把握するためにも、サイボウズLiveのメイン機能をおさらいしておきましょう。

チャット

リアルタイムに情報交換可能なチャット機能です。

300人まで参加可能なグループチャット、1対1のダイレクトチャットが可能であり、1ユーザーあたり1GBまで、ファイルの添付もできます。もちろん、スマートフォンでも利用可能です。

ToDoリスト

発生したToDoを担当者に割り当て、カレンダーと連携して管理できます。登録したToDoは、担当者のマイカレンダーに表示されるため、タスクの実行漏れなどを防げます。

掲示板

必要な情報をまとめて整理するのに有効なのが掲示板機能です。情報を整理して共有できるため、Wikiのような使い方が可能であり、マニュアルや議事録、簡単な連絡事項などをまとめるのに最適です。

イベント

カレンダー機能で、個人やグループのスケジュール管理が可能です。プロジェクトメンバーに重要なイベントの日時を周知できます。Googleカレンダーなどとの同期もできます。

共有フォルダ

画像やテキストはもちろん、WordやExcel、Adobeなどのさまざまなファイルを、1ファイル25MB、1グループ1GBまでアップロードして管理できます。

無料+追加料金はいくら?

サイボウズLiveの魅力は、なんといっても「無料で利用できる」ところ。そのため、代替ツールへの移行を検討する際も、機能面と同じように利用料金が重視されるのは必然です。

たとえば、サイボウズLive同等の機能を提供するツールがあっても、無料版は機能制限が設けられているかもしれません。これまでの利用状況を見極め、必要な機能を制限なく使うために追加料金がいくらかかるかにも着目する必要があるでしょう。

ポイント(2)プラスαの機能があるか

移行先を比較検討するときには、サイボウズLiveにはないプラスαの機能や優位性を持っているかどうかも重要です。せっかくの移行ですので、現在抱えている課題を解決できるより便利なツールを選びましょう。

ポイント(3)これまでのデータを移行できるか?

何より重要なのは、サイボウズLiveを使って動いている業務フローを止めないことです。スムーズに移行するためにも、現状のデータや設定情報を移行(移植)できるかは非常に重要です。

サイボウズLive移行の有力な選択肢となるか?「Zoho Connect」

これらを踏まえ、サイボウズLiveの代替として考えられるさまざまなツールのなかでも、特におすすめできるサービスが「Zoho Connect」です。

Zoho Connectとは

  • 期間制限・人数制限なしで無料から利用可能
  • さまざまな連絡方法が選べて共同作業が容易
  • 簡単に使えるグローバルなデザイン

Zoho Connectは、無料から使えるグループウェアです。必要な情報をチームで共有するチャット・フィード(社内SNS)・ファイル管理・タスク管理・予定管理・フォーラム作成・マニュアル作成が使えるほか、主要クラウドサービスとの連携、独自アプリの作成なども可能。管理機能や権限設定が充実したエンタープライズプランや、組織外のメンバーも追加可能な外部ネットワークを構築できてユーザー数無制限プランも用意されています。

資料請求後にサービス提供会社、弊社よりご案内を差し上げる場合があります。
利用規約とご案内の連絡に同意の上
Zoho Connectの資料を無料DL

【重要】サイボウズLiveからの移行ツールも提供

前述の移行ポイントに加えて、Zoho Connectはデータ移行ツールとして「サイボウズLiveデータのインポート機能」を無料で提供している点が魅力です。

この機能では、ユーザーやグループ、イベント、ToDoリスト、共有フォルダから掲示板での過去のメッセージのやりとりまで「サイボウズLive」上の登録情報を「Zoho Connect」に3ステップでインポート可能です。サービス切り替え時のデータ移行の手間を大幅に低減します。

移行可能データは次のとおりです。提供開始は2018年10月を予定しており、基本無料で利用できる点は移行を後押ししてくれるでしょう。

サイボウズLive Zoho Connect
メンバー グループ
グループ グループ
イベント 予定(フィードにも投稿)
ToDoリスト タスク
掲示板 フィード
共有フォルダ ファイル

制限事項

  • チャットの履歴は移行不可

利用料金

  • 無料(期間制限なし) ※無料プランで利用できるグループ数は15まで ※15グループを超える場合は、有料プランを利用可能

また、この機能の提供開始時には、データ移行手順や両サービスの機能の共通点/相違点を解説する「サイボウズLive → Zoho Connect移行ガイド」の提供も予定しています。

Zoho Connectに搭載されている基本機能

まずは、Zoho Connectの基本機能を紹介していきましょう。

フィード

サイボウズLiveにはない独自機能がフィードです。フィードはタイムライン・ウォールのような働きをする社内SNSで、情報共有・意見交換として有効活用できます。

文字・画像・ファイルの投稿や、いいね!コメントなどのスレッド形式でのやりとり、グループメンバーにアンケートを募るなども可能です。

フィードの画面

モバイルアプリ版 フィードの画面

フォーラム

ブログ記事のようにあるテーマやトピックに関する情報を投稿し、コメントももらえるのが「フォーラム」です。サイボウズLiveの掲示板機能に相当します。

興味のあるカテゴリーをフォローすれば、自分のフィードに投稿を表示できます。フォーラムの投稿をフォローすると、最新のディスカッションを把握できるのも魅力です。

フォーラムの画面

予定

サイボウズLiveのイベントに相当する機能が「予定」です。

ユーザーをイベントに招待し、予定を管理できます。月・週・日などの表示切替えのほか、ファイル添付もでき、Googleカレンダーとの連携も可能です。

予定の画面

タスク

サイボウズLiveのToDoリストに相当するのが「タスク」です。

担当者・期限・優先度・ステータスを設定し、カテゴリー分類して表示可能です。リマインダーやタスクにコメントを投稿するなどで、ToDoを管理できます。

タスクの画面

ファイル

フォルダ分類やバージョン管理のできるファイル管理機能です。

1ネットワークで10GBまでの容量が利用できるほか、Google Docのように機能するZoho Officeツールと連携し、オンラインでの文書作成も可能です。

ファイルの画面

チャット

Zoho Connectでは、Zoho Cliqというチャットサービスが統合されており、モバイルアプリとしても利用できます。

1対1、グループでのチャットはもちろん、複数のチャットルームを並行して開くことも、音声・ビデオのコミュニケーションも可能です。

チャットの画面

利用料金

Zoho Connectでは、このような基本機能を無料で利用できるため、サイボウズLiveの代替ツールとして最適な存在といえるでしょう。

さらに、15グループとなる制限を解除し、ストレージ容量の増加や管理機能などを強化した有料版も用意されています。

有料版の場合でも、その利用料金はリーズナブルに設定されており、これも魅力のひとつです。

有料プランの種類や料金とともに、無料版との違いなどは次の表にまとめました。比較検討の参考にしてください。

無料プラン 内部ネットワーク 〜100ユーザー 内部ネットワーク 101〜500ユーザー 内部ネットワーク 501〜ユーザー 外部ネットワーク
利用料金 無料 96円/1ユーザー月額(年間契約・税別) 72円/1ユーザー月額(年間契約・税別) 48円/1ユーザー月額(年間契約・税別) 10,000円/1ネットワーク月額(年間契約・税別)
ユーザー数 無制限 100人まで 101〜500人 501人以上 無制限
作成可能なグループ数 15 無制限 無制限 無制限 無制限
作成可能なチャンネル数 15 無制限 無制限 無制限 無制限
ファイルストレージ 10GB 2GB x ユーザー数 2GB x ユーザー数 2GB x ユーザー数 2GB x ユーザー数
複数のネットワーク管理者 x
ネットワークレベルの権限 x
ネットワークレベルでのアプリ管理 x
他社アプリとの連携

Zoho Connectのメリット

サイボウズLiveが多くの人々から愛された理由には、無料であることに加え、わかりやすく直感的な使い勝手があるといえるでしょう。

Zoho Connectは、こうした条件を満たしているだけでなく、上述したように、文書作成をZoho Connect内で完結できるOfficeツールを持つ、Word/Excelファイルを変換して共同編集できるなど、よりビジネスに適した機能が搭載されています。

こうした活用を想定し、ファイルストレージ容量も多めに確保されており、さらに、他社製アプリとの柔軟な連携も可能です。つまり、Zoho Connectはビジネス用途に多くのメリットを持つといえるでしょう。

ユーザー数も無制限であるため、グループ数/チャンネル数が15に収まるのであれば、Zoho Connectユーザーは、これらのメリットをすべて享受できます。

「サイボウズLive」VS「Zoho Connect」機能の違い

これまで紹介してきたように、グループウェアユーザーのほとんどが利用する基本機能は、サイボウズLive、Zoho Connectともに網羅されています。両サービスの機能にどのような違いがあるのかまとめました。

サイボウズLive特有の機能

サイボウズLiveが直感的な操作感を持つ理由は、プライベートや社外での円滑な情報共有を念頭に開発されているからです。

ITリテラシーが高くなくとも簡単に使え、チャット機能が充実しているのはこのためであり、FacebookやTwitterから、社外関係者を含めたさまざまなユーザーをグループに招待できるのも特徴といえるでしょう。

既読・未読がわかりやすく、必要な情報を探しやすい工夫がなされているのも、常にグループウェアにアクセスする習慣がないユーザーに向けた配慮といえます。

Zoho Connect特有の機能

対するZoho Connectでは、よりビジネス用途を意識した、サイボウズLiveにはない独自機能が搭載されています。

マニュアルや独自アプリの機能がある

Zoho Connectには、マニュアルや手順書を共同で作成し、共有できる「マニュアル」機能、独自フォームを作成してデータ管理できる「カスタムアプリ」機能が搭載されています。

メッセージングだけでなく、組織のデータを蓄積できる点が特徴です。

マニュアル機能を活用して、Wikiのように共同で情報をアップデートする、備品管理やアンケート・申請書フォームをカスタムアプリで作成するなどが可能です。

共有範囲の柔軟な制御が可能

フィードの情報をすべて公開するネットワークウォール、チームに限定するグループウォールなど、共有範囲を柔軟に制御可能です。非公開で指定した相手だけに共有する、@マークで特定メンバーにメンション(通知)するなど、スレッド単位での共有も可能です。

タスクをカンバン表示で見やすく分類可能

タスクでは、プロジェクト管理を容易にするカンバンビューが採用されています。

分類されたタスクを色分けできるのはもちろん、進行状況に応じたタスクの移動やセクションの移動もドラッグ&ドロップで完了。重要度に応じた項目の並び替えもできます。

他サービスとの連携も可能

Zohoが誇る豊富なビジネスアプリとの連携はもちろん、Googleドライブ・カレンダー、DropboxやBoxなどのサードパーティアプリと連携できます。有料版ではRSSフィードとも連携可能、Zapierを経由した750以上のアプリとの連携も可能です。

Zohoアカウントを作成すれば無料のメールやOfficeツールも使える

Zohoアカウントを作成すれば、Zoho Connect以外のZoho社サービスも利用できる点も魅力です。

Zoho MailやZoho Docsが無料で使えるようになります。25ユーザーまでのZoho Docse無料プランでは、5GBのストレージ容量を利用でき、ユーザーごとに20MBのファイルをZohoメールに添付できます。

サイボウズLiveと比較したときの懸念点も?

Zoho Connectのメリットを紹介してきましたが、一方でサイボウズLiveと比べて少々気になるポイントもあります。一つひとつの使い勝手は、まずトライアルで確認してみるのがよいでしょう。

  • モバイルアプリではファイルの閲覧やマニュアルの編集ができない
  • チャットのモバイルアプリは別にインストールが必要

Zoho ConnectはサイボウズLiveユーザーの有力な移行先

これまでの内容を整理すると、Zoho ConnectはサイボウズLiveとまったく同一というわけにはいかないものの、その代替ツールとしても有力な候補となると思われます。

無料プランはもちろん、業務での利用に必須な管理機能の強化、容量の拡大されたストレージが利用できるリーズナブルな有料プランも魅力的です。

10年以上にわたってサービスを提供し続け、世界中で3,500万人が利用しており、信頼性も充分です。

サイボウズLiveの代替を選定するには「これまでできていたことが継続できる」ことが最低条件であり、さらなる生産性やコミュニケーション向上の実現が必要条件です。

これらの条件を満たし、無料から利用できて必要に応じた拡張性まで確保されているツールとして、Zoho Connectを試してみてはいかがでしょうか。

[Sponsored by ZOHO Japan Corporation]

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