無料グループウェアの比較16選！スマホ対応、ユーザー数無制限

グループウェアには多くの種類があり「どれを選べばいいか」迷いますよね。後から知ったサービスの方が適していることもよくあります。導入の失敗を避けるためにも、まずは各サービスの資料をBOXILでまとめて用意しましょう。
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チャットや掲示板、スケジュール管理、タスク管理、ワークフロー、施設予約などの機能を搭載した グループウェア 。ただ、コストがかかるため導入にハードルを感じている方も多いのではないでしょうか。

そこでおすすめしたいのが、無料のグループウェアです。
ただし無料のグループウェアは有料のグループウェアに比べると、どうしても機能が物足りない場合があります。そこで、無料で利用できるおすすめのグループウェアと、サービスを選定するときのポイントについて解説します。

有料プランも含めて機能や料金の詳しい解説は、次の記事で紹介しています。
＞ グループウェアのおすすめ比較をチェックする

おすすめグループウェアの比較表

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グループウェアとは

グループウェア とは、企業内のコミュニケーションと情報共有を円滑にするためのソフトウェアです。グループウェアには、情報共有や共同作業を効率化するためのさまざまな機能が備わっています。

近年はテレワークが推進されており、オフィスや自宅などさまざまな場所の複数メンバーの意思疎通をスムーズにするツールとして人気が高まっています。

グループウェアとは何か、グループウェアの機能や種類については次の記事で詳しく解説しているので、参考にしてください。

グループウェアとは？機能と種類、メリット、選び方を解説

本記事の内容は下記の動画でもわかりやすく解説しています。あわせてチェックするとスムーズに理解できるでしょう。 グループウェアとは グループウェアとは、社内のコミュニケーションと共同…

グループウェアの主な機能一覧！できることやツールの種類・特徴

グループウェアとは グループウェアとは、社内のコミュニケーションと共同作業を活性化し、業務効率化の実現を目的とするシステムです。チャットやスケジュール管理、掲示板、タスク管理、ワー…

なぜメールや紙、Excelに頼った運用は限界なのか？無料システムでこう変わる

今あなたの会社で起きている「重要な連絡メールが埋もれて見落としてしまう」や「会議の日程調整でメールのピンポンが続く」といった悩みは、あなたの管理能力の問題ではなく、メールや紙、Excelに頼った運用の限界です。

なぜなら、これらはメールや紙の回覧、Excelや共有フォルダを一つずつ開いて確認・転記し、足りない情報は個別に電話やチャットで確認するといった、人手に依存した非効率な作業だからです。
やり取りする情報量や案件数が増えていけば、人間が手作業で確認できる量をいつかは超え、ミスや抜け漏れが発生してしまいます。

0円で使える無料のグループウェアなら、この状況を改善できます。たとえば、次のように変化が生まれます。

これをふまえると、メールや紙、Excelに頼った運用からいち早く無料システムに乗り換えるべきではないでしょうか。しかし、無料で使えるグループウェアにも、使いやすいサービスと使いにくいサービスがあります。

無料のグループウェアは制限が多い点に注意

無料のグループウェアは、基本的な機能を手軽に試せる反面、多くの場合、利用に制限があります。
ユーザー数やデータ容量、使える機能が限られていることも少なくありません。用途や利用規模によっては、有料プランの方が効率的なケースもあります。

この記事では、完全無料で利用できるグループウェアと、無料トライアルから利用を開始できるグループウェアの2種類を紹介しています。すぐに製品を確認したい方は下記よりご覧ください。

▼ 完全無料で使えるおすすめのグループウェア比較5選を見る
▼ 無料から使えるグループウェアおすすめ比較11選を見る

ユーザー数や容量、機能の制限

グループウェアの無料版と有料版には、次のような違いがあります。

無料版のグループウェアは、コストを抑えて導入できる反面、ユーザー数や容量、機能面で制限があります。小規模なチームや試験導入であれば十分な場合もありますが、人数やデータ量が増えるとすぐに上限に達して、運用に支障をきたすかもしれません。

さらに、無料版は基本機能に限られるため、業務の幅が広がると機能不足を感じやすくなります。利用目的や将来的な拡張性を見据えたうえで、無料版で十分か、有料版が必要かを判断することが大切です。

セキュリティ面の制限

無料版のグループウェアは、二要素認証やアクセス制御などの高度なセキュリティ機能が利用できない場合があります。そのため、情報漏えいや不正アクセスのリスクが高まる恐れがあります。

一方、有料版ではIP制限や監査ログ、シングルサインオンなどの機能が充実しており、安全性を高めやすいです。扱う情報の機密性や業務の重要度によっては、セキュリティ面を理由に有料版を選ぶ方が安心です。

カスタマイズやサポートの制限

無料版のグループウェアは、サービス提供側のサポートが最小限で、基本的に自社での自己解決が前提となります。トラブル時や操作方法の不明点があっても、迅速な対応を受けにくい点がデメリットです。

また、カスタマイズ性も低く、ワークフローや操作画面の柔軟な設定はほぼできません。

一方、有料版ではメールやチャット、電話による手厚いサポートが受けられ、機能や画面のカスタマイズも可能なサービスも多数あります。サポート体制や柔軟性が業務効率に直結する場合は、有料版が適しています。

無料グループウェアの選び方

無料グループウェアを選ぶ際は、次の手順で確認しましょう。

• 無料グループウェアの導入目的を確認する
• 無料プランの機能・制限を確認する
• 無料グループウェアを導入する際の注意点を確認する
• 有料プランの料金・機能を確認する

無料グループウェアの導入目的を確認する

無料グループウェアの導入を検討する際は、まず導入目的を明確にしましょう。主な導入目的は次のとおりです。

無料プランの機能・制限を確認する

無料グループウェアでできること、利用できる機能は次のとおりです。無料プランでは制限されている機能や、有料プランのみ利用できる機能があるため、必要な機能を洗い出しましょう。

【基本的な機能】

【特定の課題・用途・業界に特化した機能】

社内コミュニケーションを円滑にしたい場合は、チャット機能やWeb会議機能が充実している無料グループウェアがおすすめです。さらにスマートフォン対応であれば、テレワークでもスムーズにコミュニケーションできるでしょう。

チームの業務効率化が目的の場合は、スケジュール管理やワークフロー、ToDo管理機能のある無料グループウェアを選びましょう。

無料グループウェア導入の注意点を確認する

無料グループウェアを導入する際、失敗しないために次の項目も確認しておきましょう。

有料プランの料金を確認する

グループウェアの有料プランの料金には、月額従量課金タイプと月額固定費用タイプがあり、ユーザー数によって異なります。

ユーザー数が増えた場合、どのような料金になるのか試算しておくとよいでしょう。有料プランの無料トライアル期間についても、チェックすることをおすすめします。

完全無料で使えるおすすめのグループウェア比較5選

無料で使えるグループウェアの中でも、全機能をユーザー数無制限で利用できるツールを紹介します。有料オプションでサポートが付随したり、使える容量が増えたりするツールもあるため、必要に応じてオプションの利用も検討しましょう。

R-GROUP

R-GROUP

0.00 0件の口コミ

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R-GROUPの詳細を見る

• クラウド型でインストール不要
• ユーザー数制限なし
• 追加費用ゼロでスマートフォン対応

R-GROUP は、Rグループ株式会社が提供する完全無料で利用できるグループウェアです。利用者数の制限もなく、パソコン・スマートフォンのどちらでも利用できます。

掲示板やファイル共有といったグループウェアの基本的機能だけでなく、シフト表や名刺管理、通話機能までついているのが特徴です。完全無料で多機能なグループウェアを求めている企業におすすめです。

機能比較

• シフト表
• 名刺管理
• 無料通話
• ステークホルダ管理
• タイムライン
• ファイル共有

料金プラン

有料プランはなし

GRIDYグループウェア

GRIDYグループウェア

ブルーテック株式会社

4.29 14件の口コミ

GRIDYグループウェアの詳細を見る

• ユーザー数無制限のSaaS型グループウェア
• 豊富な20以上の機能
• 登録から導入までたったの5分

GRIDYグループウェア は、ブルーテック株式会社が提供するSaaS型無料グループウェアです。20以上の機能があり、無料グループウェアの中でも機能数が充実しています。

容量制限はなく、ファイル共有やレポートといった情報共有が多い企業向けのグループウェアです。

有料版の「 Knowledge Suite 」に移行するとスマホアプリが利用可能になり、データベースとの連携も行えます。「将来的には顧客データベースを活用したい」企業にとって拡張性があります。

機能比較

• ToDoリスト
• 設備予約
• プロジェクト管理
• メール
• 電話メモ
• ToDo
• 議事録
• 備品管理　など

料金プラン

有料版として Knowledge Suite（ナレッジスイート） を提供

GRIDYグループウェアを利用した人の口コミ

GroupSession

GroupSession

日本トータルシステム株式会社

4.36 14件の口コミ

GroupSessionの詳細を見る

• ユーザー数無制限（300人未満推奨）のインストール型グループウェア
• 自治体、教育機関、医療機関などでの導入実績
• 日本企業に最適な細かな機能

GroupSession は、日本トータルシステム株式会社が提供する、教育機関や医療機関でも利用されている無料のインストール型グループウェアです。

グループウェアの導入が初めての企業や300人未満の中小企業には、無料版でのお試し利用をおすすめします。

有料版には、クラウド型グループウェアGroupSession byCloudや、大規模用GroupSession ZIONが用意されています。

スケジュール、掲示板、施設予約、ファイル共有などの基本的な機能を網羅しつつ、スマートフォン利用やサポートのオプションを必要に応じて利用できるのも特徴です。

機能比較

• 在席管理
• 施設予約
• プロジェクト管理
• アンケート
• ファイル管理
• ショートメール
• 回覧板
• 日報
• 安否確認　など

料金プラン

有料プランあり

【クラウド版】

• スマートプラン：300円
• プレミアムプラン：600円

【オンプレミス版】

400,000円〜

【無料版オプション】

• GSモバイル年額：12,000円〜
• CrossRide年額：12,000円〜
• 有償サポート年額：54,000円〜

GroupSessionを利用した人の口コミ

• モバイル対応の無料グループウェア
• 50MBまで送信できるBBファイル便
• ToDoリストやタイムカードも実装

e-Broad office は、イーブロードコミュニケーションズ株式会社が提供する無料のグループウェアです。

ToDoリストやスケジュール管理・伝言メモ・アドレス帳などのモバイル対応機能があり、シンプルで使いやすいグループウェアを無料で使いたい企業におすすめです。

機能比較

• ToDoリスト
• 在籍確認
• ファイル便
• 伝言メモ
• アドレス帳
• ユーザー名簿
• ユーザー情報編集

料金プラン

有料プランはなし

サークルスクエア は、株式会社シティーズが提供する、ビジネス以外での利用も可能な無料グループウェアです。

サークル・部活動以外の団体利用も可能で、スケジュール共有やToDoリスト、管理者権限機能など、一般的な無料グループウェアと比較しても、豊富な機能を持つサービスです。

機能比較

• ファイル共有
• アンケート
• ブログ
• ホームページ
• 名簿
• つぶやき
• ToDoリスト
• メール配信
• 会計　など

料金プラン

有料プランあり

• ライト：990円
• ベーシック：1,870円
• プレミアム：2,640円

無料と有料のグループウェアをコストパフォーマンスまで考慮して比較しませんか？無料では物足りないと感じた方こそ、有料ツールも複数チェックして本当に適しているグループウェアを選択するのが長期的に見てベストではないでしょうか。
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無料から使えるグループウェアおすすめ比較11選

つづいて、完全無料ではないものの、ユーザー数制限をはじめ、特定の条件付きで無料で使えるグループウェアを、BOXIL内での口コミ評価の高い順に紹介します。少人数で使う中小企業にはおすすめです。

有料プランも用意されているため、従業員規模の増加やセキュリティ面の強化が必要になったら有料版に切り替えるのもよいでしょう。
有料のグループウェアもあわせて比較したい方は、こちらの記事で詳しく紹介しています。ぜひチェックしてみてください。

グループウェア比較18選｜タイプ別おすすめ・シェアランキングと料金相場

グループウェアの比較にお困りですか？「SaaS導入推進者が選ぶサイト第1位※」のBOXILからダウンロードできる各社のサービス資料で、グループウェアの選定を成功させましょう！ ⇒ …

・ グループウェア比較（建設業）
・ グループウェア比較（小売業）
・ グループウェア比較（製造業）
・ グループウェア比較（不動産）
・ グループウェア比較（銀行）
・ グループウェア比較（保険）
・ グループウェア比較（中小企業）
・ グループウェア比較（スタートアップ）

LINE WORKS

LINE WORKS

株式会社サテライトオフィス

4.50 2件の口コミ

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• LINEと連携が可能なグループウェア
• トーク機能に加えて、掲示板・タスク管理・予定管理機能などを搭載
• 組織のメンバー情報を一括管理可能

LINE WORKS は、LINEと同じ使い方でビジネスチャットができるグループウェアです。トーク機能に加え、掲示板や共有ストレージなど、業務効率化に役立つ機能を搭載しています。

グループで情報共有ができる「ノート」をはじめ、音声・ビデオ通話も複数人数に対応。LINEと同様の画面構成であるため、操作に習熟しやすい点も特長です。

ユーザー30人・ストレージ5GBまでは無料で利用できます。トークや掲示板など仕事で必要な基本機能も制限なく使用可能。中小企業における簡易グループウェアの導入検証にも適しています。

機能比較

• ファイル共有
• アンケート機能
• ToDoリスト
• ビデオ会議・音声通話・画面共有
• メンバー管理
• 外部ツール連携　など

料金プラン

• 無料：30人まで
• スタンダード：540円/1ユーザー
• アドバンスト：960円/1ユーザー

Google Workspace

Google Workspace

グーグル・クラウド・ジャパン合同会社

4.38 504件の口コミ

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• リアルタイム共同編集で作業効率向上
• Google基準の高度なセキュリティで安心安全な環境を提供
• AIと他ツール連携でイノベーションを促進

Google Workspace は、ビジネス向けの生産性向上とコラボレーションツールの統合スイートです。

Gmail、Google ドキュメント、Google ドライブなどの主要ツールが含まれ、リアルタイムの共同編集機能により、ファイル共有の煩雑さをなくし、チーム作業効率を劇的に向上させます。

AIを活用した高水準のセキュリティ機能を標準搭載しており、マルウェアやフィッシングなどの脅威を自動ブロックしてデータを保護します。

GeminiをはじめとするAI機能は、タスク合理化やコンテンツ作成を支援し、チームのイノベーションを促進します。また、AsanaやFigmaとの連携で柔軟なワークフローを構築でき、安全な環境でチームの協力を促進し、ビジネス成長を加速します。

機能比較

• ファイル共有
• アンケート機能
• ToDoリスト
• ビデオ会議・音声通話・画面共有
• スプレッドシート・ドキュメント・スライドで共同編集
• 動画共同作成
• デジタルメモ
• サイト作成
• AIアシスタント　など

料金プラン

• 無料：ユーザー1人あたりのストレージ15GB
• スターター：800円
• スタンダード：1,600円
• プラス：2,500円
• エンタープライズプラス：要問い合わせ

Zoho Connect

Zoho Connect

ゾーホージャパン株式会社

4.22 18件の口コミ

Zoho Connectの詳細を見る

Zoho Connect は、ゾーホージャパンが提供する、無料から利用できるグループウェアです。

5ユーザー、3グループ、10GBのストレージまで無料で利用可能。チャットサービスが統合されていて、スマートフォンからモバイルアプリも利用できます。

有料プランにはあらゆるニーズに応える3種類のプランがあります。

機能比較

• 社内SNS
• タスク管理
• ビデオ・音声通話、画面共有
• ダッシュボード
• ピアツーピア認識
• アンケート
• 組織図
• タスク＆ボード　など

料金プラン

• 無料：15日間の無料トライアル後、自動的に無料プランに移行
• スターター：48円/1ユーザー
• エンタープライズ：120円/1ユーザー
• アルティメット：360円/1ユーザー

無料グループウェアの代表的サービスであったサイボウズLiveの終了に伴い、Zoho Connectを移行先として考える企業が多いようです。

[PR] サイボウズLive終了へ！無料でも使える「Zoho Connect」は代替ツールになるか？【徹底比較】

サイボウズLive「2019年にサービス終了」の衝撃 200万人ものユーザーから愛された、無料グループウェア「サイボウズLive」。しかし、残念ながら2019年4月15日をもってそ…

Lark（ラーク）

Lark（ラーク）

Lark Japan株式会社

4.13 32件の口コミ

Lark（ラーク）の詳細を見る

• 翻訳と検索機能付きのチャット機能
• 共同編集可能なドキュメントのテキストを自動で翻訳
• 各ツールが連携、拡張に対応

Lark（ラーク） は、20ユーザー、共有ストレージ100GBを無料で利用できるインストール型グループウェアです。

メッセージやビデオ会議、共同編集可能な文章作成ツールなどを利用でき、翻訳機能で多言語による共同作業をサポート可能です。

各ツールが連携しており、チャットやカレンダーから直接ビデオ会議を開催したり、カレンダーに登録した予定をリマインドしたりできます。ビデオ会議音声の同時通訳やセキュリティ強化に対応できる有料プランがあります。

機能比較

• ファイル共有
• プロジェクト管理
• ビデオ会議・音声通話・画面共有
• Docs
• Slides
• Wiki
• OKR　など

料金プラン

• 無料：20ユーザーまで
• プロ：1,704円/1ユーザー（500ユーザーまで）
• エンタープライズ：要問い合わせ

monday.com

monday.com

monday.com株式会社

4.19 70件の口コミ

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• 多様な業務に対応した高い柔軟性
• 手間なく定型業務を自動化し、ヒューマンエラーを削減
• 豊富な機能とさまざまな外部ツールとの連携で作業を一元管理

monday.com は、チームの日々の業務を計画、実行、追跡するためのクラウドツールです。

レゴブロックのように自由に機能を組み合わせられる高いカスタマイズ性が特徴です。マーケティングから人事、営業まで、あらゆる業種や多様なワークフローに柔軟に対応し、独自のワークフローを構築できます。

さまざまな外部ツールとの連携が可能で、APIが開放されているため社内システムとの独自連携も実現可能です。無料プランでは、タスク管理やプロジェクト管理の機能を2人まで利用できます。

機能比較

• タスク管理
• プロジェクト管理
• リード管理
• 顧客管理
• 受注管理
• ITサービスデスク
• マーケティング戦略
• エンゲージメント調査　など

料金プラン

• 無料：2ユーザーまで
• ベーシック：1,530円
• スタンダード：1,990円
• プロ：3,890円

Chat&Messenger

Chat&Messenger

株式会社 Chat&Messenger

4.00 10件の口コミ

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• クラウド版と有料オンプレミス版・LAN用を提供
• 高品質なWeb会議が可能
• Windows/Mac/Android/iOS対応

Chat&Messenger は、ビジネスチャットやテレビ会議、ファイル共有、タスク管理などが可能な無料のグループウェアです。

各機能がシームレスに連携し、無料にもかかわらず多機能かつ高機能なのが特徴です。

無料版では会議室予約・施設予約や勤怠管理ができませんが、5〜50ユーザーまでの利用が可能です。有料版は、オンプレミス20ユーザー以上、クラウド10ユーザー以上で、年契約が必要です。

機能比較

• ファイル共有
• タスク管理
• Web会議・ビデオ通話・画面共有
• 文書管理
• 勤怠管理　など

料金プラン

・無料：最低5ユーザー、最大50ユーザー
・プレミアム（LAN用デスクトップ版）：200円/1ユーザー
・ビジネス（LAN用デスクトップ版）：10,000円/1ユーザー（永続）
・オンプレミス：200円/1ユーザー〜
・クラウド：0円〜

クロジカスケジュール管理

クロジカスケジュール管理

TOWN株式会社

3.92 49件の口コミ

クロジカスケジュール管理の詳細を見る

• スケジュール管理に特化したクラウドグループウェア
• シリーズ合計1,800社35,000人以上が利用^※
• 1分で登録・開始可能

クロジカスケジュール管理 は、チームのスケジュール管理に特化したクラウドグループウェアです。

シンプルでわかりやすい画面が特徴で、チャットやカレンダー、タイムカード、ワークフローなどの機能が揃っています。

フリープランでは、1社あたりのストレージは10MBまで利用可能です。有料プランの14日間無料お試しもあります。

※出典：TOWN「 クロジカ｜スケジュール管理 – チームの日程調整や予定共有を簡単に。 」（2025年11月28日閲覧）

機能比較

• チャット
• 日程調整
• タイムライン
• 出欠確認　など

料金プラン

• 無料：ストレージ10MB/1社
• ベーシック：600円/1ユーザー
• プレミアム：960円/1ユーザー

Chatwork

Chatwork

株式会社kubell

4.10 1948件の口コミ

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• 直感的に操作できるシンプルなインターフェース
• 高水準のセキュリティ機能搭載で、官公庁や大企業にも導入されている
• 外部サービスと連携してカスタマイズできる

Chatwork は、無料でも使える中小企業向けのビジネスチャットツールです。

シンプルな機能と使い勝手で、誰でもすぐに使いこなせるのが特徴です。

フリープランでは、ユーザー数の上限は100人までで、メッセージの閲覧に制限があるものの、その他は有料版とほぼ同じ機能を利用できるので、お試し版としても十分利用できます。

無料版でも1対1の通話に対応しており、音声で伝達したほうが迅速な場合には、通話に切り替えもできます。
ファイル管理機能を搭載しているので、社内情報共有ツールを無料で探している方にもおすすめです。

機能比較

• ビデオ・音声通話
• ファイル管理
• タスク管理

料金プラン

• 無料：100人まで、メッセージ閲覧40日以内
• ビジネス：840円/1ユーザー
• エンタープライズ：1,440円/1ユーザー

• 初期費用無料・1か月の無料プラン
• 社内ノウハウの蓄積に特化
• グループごとに文書を共有可能

iQube（アイキューブ） は、株式会社ガイアックスが提供しているクラウド型グループウェアです。

10ユーザーまで登録可能な1か月無料プランがあり、気軽にお試し利用できます。

スケジュール機能に加え、社内ノウハウの蓄積・活用のための機能に力を入れているため、レポートやWiki機能を装備しています。

Todo管理機能もあり、プロジェクト内のタスク管理・ルール共有に活用可能です。アクセスIPも制限可能で、テレワーク環境でも高いセキュリティを実現できるでしょう。

初期費用は無料で、有料プランは5IDで月額2,000円からと低コストで導入できるグループウェアです。

機能比較

• ファイル共有
• ToDoリスト
• 社内wiki
• レポート
• 電話メモ
• アンケート　など

料金プラン

• 無料：1か月
• スタンダード：400円/1ID
• プレミアム：700円/1ID

※最低ID数5ID～

enclo

enclo

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• 中小企業におすすめのクラウドグループウェア
• ドラッグ＆ドロップで簡単情報共有
• フリープランでも3営業日以内のメールサポートあり

enclo（エンクロ） は、メインソリューション株式会社が提供している、1グループ各5人、合計5グループまで無料で利用できるクラウドグループウェアです。

チャット機能、ファイル共有機能、メモ機能といったシンプルな設計で、初めてグループウェアを利用する中小企業にもおすすめです。

PowerPointやExcelはもちろんのこと、動画やPDFファイルも簡単に共有できます。閲覧用のファイルを保存時に作成してくれるため、わざわざ他のツールを起動して中身を確認する必要はなくなるでしょう。ストレージ容量が足りない場合は有料で増やせます。

機能比較

• ファイル共有
• メモ　など

料金プラン

• 無料：25人まで
• マイプラン：350円
• ビジネス：2,000円～

Stock

Stock

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Stockの詳細を見る

• チームの情報共有・ストックに特化
• Android・iPhoneアプリ対応
• SlackやChatworkと連携

Stock（ストック） は、チームで情報をストックすることに特化したグループウェアです。

累計20ノート・ストレージは1GBまで無料で利用できます。チャットツールのように情報が流れないのが特徴で、情報共有やタスク管理を実施したい企業にとくにおすすめです。

データは暗号化されておりセキュリティ面も安心です。メールからの転送機能や誤削除防止機能、 Slack との連携など、細かな機能も豊富です。

機能比較

• ファイル共有
• タスク管理
• オフライン対応
• Slack連携
• Chatwork連携
• Evernoteインポート　など

料金プラン

• 無料：累計20ノート・ストレージ1GBまで
• ビジネス5：3,000円
• ビジネス10：6,000円
• ビジネス20：12,000円
• ビジネス30：18,000円

有料のグループウェアもあわせて比較したい方は、こちらで詳しく紹介しています。ぜひチェックしてみてください。

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グループウェア比較18選｜タイプ別おすすめ・シェアランキングと料金相場

グループウェアの比較にお困りですか？「SaaS導入推進者が選ぶサイト第1位※」のBOXILからダウンロードできる各社のサービス資料で、グループウェアの選定を成功させましょう！ ⇒ …

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・ グループウェア比較（小売業）
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・ グループウェア比較（保険）
・ グループウェア比較（中小企業）
・ グループウェア比較（スタートアップ）

フリーソフトやOSS（オープンソース）のグループウェアを避けるべき理由

無料で組織の情報共有を効率化する方法は、大きく分けて次の3種類が存在します。
一見、どれも無料で魅力的に見えますが、IT担当者がおらず、チームでのリアルタイムな情報共有や業務の見える化を進めたい中小企業にとっては、クラウド型のグループウェア（無料プラン）をおすすめします。

OSSや自社サーバー型の技術的な代替案は、自由度が高い反面、サーバーの構築やバックアップ、セキュリティ対策、バージョンアップ対応を自社で行う必要があり、専任のエンジニアがいない企業にはハードルが高すぎます。
また、メールや紙、Excelといった従来のやり方は手軽ですが、先述したように情報が分散しやすく、共有や同時編集、承認フローの可視化に大きな弱点があります。

したがって、セキュリティや保守をベンダーに任せつつ、無料で使い始められる「クラウド型の無料プラン」が最もリスクの少ない選択肢といえます。

グループウェアの導入メリット

無料グループウェアを実際に利用し、次のようなメリットを確認してみましょう。

• 情報共有がスムーズに
• 業務の効率化
• テレワークの対応

情報共有がスムーズに

グループウェアを導入すれば、社内の情報共有が迅速かつスムーズになります。プロジェクトのスケジュール管理やタスク管理が容易になり、開発や業務対応のスピードアップにつながります。

社内情報共有ツールおすすめ比較！無料サービスやアプリ・目的別の選び方

おすすめ社内情報共有ツールの比較表 情報共有ツールとは 情報共有ツールは、社内の情報管理やコミュニケーションを円滑に行うためのツールです。具体的には、次のような種類があります。 情…

業務の効率化

グループウェアのWeb会議やワークフローを利用すれば、無駄な時間を省き、組織やチームの生産性の向上を実現できます。オフィススペースや会議スペースの削減も可能になり、コスト削減も期待できるでしょう。

テレワークの対応

クラウド型のグループウェアを導入すれば、テレワークや在宅勤務でも社内コミュニケーションを活性化できます。スマートフォンやアプリ対応のシステムであれば、より柔軟な働き方に対応でき、社員エンゲージメント向上にもつながります。

グループウェアのメリット・デメリット | 導入に失敗しない選び方

グループウェアとは グループウェア とは、企業内のコミュニケーションと共同作業を円滑にし、業務効率化を推進するためのソフトウェアのことです。 グループウェアの具体的なシステムには、…

無料プランと有料プランの違い

無料プランと有料プランの違いは、メールや紙、Excel中心の運用から電子化するだけの「お試し」か、体制見直しやシステム連携なども含めた「業務の根本解決」かにあります。

無料プランはコスト削減のための「守り」で、機能やサポートが限定されています。
一方、有料プランは業務全体を効率化し、売上拡大や残業削減につなげるための「攻め」です。ワークフローや詳細な権限管理、他システムとのAPI連携、SSOやIP制限などの統制機能が提供され、サポートも充実します。

もし事業を拡大していく想定であれば、早い段階から有料のシステムを導入したほうが、長期的な費用対効果は高いといえます。

有料プランへの移行目安

企業の状況やシステムに求める機能によっては、無料版では業務を回しきれないケースが出てきます。次のような課題を感じ始めたら、有料システムへの移行を検討すべきタイミングです。

ユーザー数やストレージ容量などの上限に達した場合

最もわかりやすい目安は、無料プランの制限を超える場合です。

ユーザー数が増えたり、ストレージ容量や利用できるグループ数・ノート数といった機能単位の上限に達したりすると、新しいメンバーを追加できない、ファイルをアップロードできないといった形で業務が止まってしまいます。

制限を気にせずチームや拠点を増やしていきたい場合や、ファイルや掲示板の履歴を長期的に蓄積したい場合は、有料プランへの移行が必要です。

グループウェア特有の高度な機能が必要になった場合

無料プランでは、高度な機能がロックされていることが一般的です。

たとえば、複雑な承認ルートの分岐ができるワークフロー機能や、SFA・勤怠・会計など外部システムとのAPI連携、IPアドレス制限やシングルサインオン（SSO）によるアクセス制御などが必要になった場合は、有料版への乗り換えを検討しましょう。

単なる情報共有から一歩進んで、「申請・承認をすべてグループウェア上で完結させたい」「他システムとデータ連携して二重入力をなくしたい」といった段階に入ったら、無料版では機能が足りなくなることが多いです。

データの保存期間やセキュリティを強化したい場合

無料版はログやデータの保存期間が短かったり、取得できる履歴の範囲が限定されていたりする場合があります。
監査対応やトラブル時の原因調査、過去データの分析が必要になった際には、十分なログや履歴が残っていないと対応しきれません。

また、IPアドレス制限や詳細な権限管理、操作ログの取得など、より強固なセキュリティが求められるフェーズになった際は、有料版が必須となります。
情報セキュリティポリシーや内部統制の観点から、一定規模以上の企業では早めの有料プラン移行を検討しておくと安心です。

グループウェア以外の無料で使えるサービスもチェックしよう

本記事では、グループウェアの中でも無料で使えるおすすめツールを紹介しました。無料のグループウェアを導入する際は、次のポイントを確認してサービスを比較・選定しましょう。

• 利用できるユーザー数
• 利用できる機能
• クラウド型かパッケージ型か
• サポート対応
• セキュリティ対策

本格的に使用するには有料版が必要なグループウェアの場合でも、グループウェアのメリットは無料版で十分に確認できます。有料プランのお試し版としても、無料グループウェアを有効活用してみてください。

また、グループウェアは多機能で、利用しているうちに「この機能があればいい」「実はこの機能使っていない」と感じる場合もあります。さらに、グループウェアの代わりになるサービスもチェックしておきましょう。

コミュニケーションツールとしての利用が多いのであればチャットツール、ファイル共有としての利用が多いのであればオンラインストレージなど、代替ツールを検討するのもおすすめです。

• 主な用途がチャット： ビジネスチャットツール
• 主な用途がファイル共有： オンラインストレージ
• 主な用途が文書保管や共有： 文書管理システム
• 主な用途がWikiや掲示板： 社内Wiki
• 主な用途がタスク管理： タスク管理ツール

グループウェアの主な機能一覧！できることやツールの種類・特徴

グループウェアとは グループウェアとは、社内のコミュニケーションと共同作業を活性化し、業務効率化の実現を目的とするシステムです。チャットやスケジュール管理、掲示板、タスク管理、ワー…

「SaaS導入推進者が選ぶサイト第1位」のBOXILが、数あるグループウェアの中からおすすめサービスをピックアップしました。さらに、各サービスの料金・機能をまとめた『比較表』もプレゼント！導入前の下調べにぜひお役立てください。

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