「プロジェクト炎上」対策でグループウェア開発、営業利益3倍へも貢献 - 「Palette.Link」事例
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事例概要
株式会社システナが提供する「Palette.」について、開発時のエピソードと、自社での活用事例を紹介します。
導入されたサービス
Palette.Link - 株式会社システナ
受賞部門
「BOXIL SaaS AWARD 2023」導入事例セクションプロダクト開発部門1位
※対象
サービスの開発ストーリーや、機能開発にまつわるエピソードを対象とする
開発前の課題
ソリューション開発などを手がける株式会社システナ（以下、システナ）は、自社の課題を解決するため、Palette.Linkを開発しました。きっかけは度重なる「プロジェクト炎上」でした。
開発プロジェクトの「炎上」多発がきっかけ
システナの大阪支社では、開発プロジェクトでいわゆる「炎上」が多発していました。社員は炎上対応に追われて疲弊し、本来行うべき業務に取り組む余裕をなくし、会社全体としても利益率が伸び悩む状況でした。
根本的に対策しようと社内調査を実施したところ、以下の問題が浮かび上がったのです。
炎上するプロジェクトは、日次／週次の報告を怠っていて、業績や品質に問題が生じていた
報告の内容や管理方法が社内で統一されておらず、プロジェクトごとにバラバラ。その影響でプロジェクト間の人員移動が困難だった
ここから炎上の原因を次の2点に絞り込み、炎上を組織的に防ぐ仕組みの構築に着手しました。
- プロジェクト責任者がプロジェクトの全体像を把握できていない
- 報告された情報を管理する仕組みがない
そして出来上がったのが、Palette.Linkの原型です。
Palette.Linkは、「大阪支社から炎上をなくしたい」という思いをきっかけに、炎上発生確率の低減、社員労働環境の改善、企業の利益率向上を目指して開発されました。
まず組織体制作りとルール整備
最初に取り組んだのは、問題の発生しそうな開発プロジェクトをサポートするための、全社横断組織の構築です。プロジェクトリーダーたちがこの組織へ状況報告するようになったことで、適切なサポートを行いやすくしました。
報告方法も、当初のメールからGoogleフォームとGoogleスプレッドシートに変え、業務効率化を図りました。
「良くない報告」が集まる雰囲気作り
炎上を予防するには、プロジェクトに関する「良くない情報」を集めなければなりません。
そこで、「良くない情報」が報告されるよう、以下の取り組みを実行したのです。
- 経営陣が「良くない報告」を上げてくれれば必ず助けると表明
- 「良くない報告」をしたメンバーを評価し、感謝を伝達
- 「日報」で悩みや課題を打ち明ける習慣を作り、社員同士の会話量を増加
その結果、当初20％程度だったプロジェクト報告の提出率が、1年足らずで90％まで上昇したうえ、日報を通して「良くない報告」が集まるようになりました。
「ツールがないなら内製してしまおう」
状況は改善してきたものの、Googleフォームで寄せられた報告への返信作業に手間がかかっていました。返信はメールで行っていたため、多くの工数が必要だからです。
当時、この問題を解決できるツールは存在していませんでした。そのため、社内報告を集約するグループウェアを内製することにしました。こうして、Palette.Link.の原型となる社内グループウェアが誕生しました。
活用による効果
炎上がゼロになり、利益も急上昇
Palette.Linkを使った社員からは、「日報が見やすくなった」「もうメールベースのやり方には戻れない」といった反応がありました。Palette.Linkが浸透するにつれ、社内のコミュニケーションも一層活発になったのです。
COVID-19パンデミックの影響で急速にテレワーク化した2020年以降も、いつでもどこでも見られるPalette.Linkが社員同士の架け橋になりました。
そして、炎上の発生確率が80％以上押さえられ、営業利益が3倍に伸長したという、具体的な成果も得られています。2022年末にはついに炎上の発生件数がゼロになりました。
社内の風通しがよくなった
さまざまな報告がメールで行われていたころと違い、Palette.Linkでの投稿は社員全員に公開されます。以前は社員の日報を見る機会がなかった役職者も、社内の状況を広く細かく把握できるようになり、報告に対する上長の返信を確認することも可能になりました。社内の風通しが良くなり、仕事を一緒にしたことのない社員同士が相談し合う、といった機会も生まれています。
Palette.Linkで実現された社内コミュニケーションの頻度と質の向上が、炎上防止や収益改善の大きな要因といえるでしょう。
効果をもたらした機能
- コメントやいいねで気軽にコミュニケーションできる「日報機能」
- プロジェクトのコンディションがひと目でわかる「プロジェクト管理機能」
- 部署の違う社員ともつながれる「フォロー機能」
BOXIL SaaS AWARDとは
「BOXIL SaaS AWARD（ボクシル サース アワード）」は、SaaS比較サイト「BOXIL SaaS（ボクシル サース）」を運営するスマートキャンプ株式会社が、優れたSaaSを審査、選考、表彰するイベントです。年1回、SaaSの日（※）を記念し発表しているほか、Spring、Summer、Autumn、Winterの四半期ごとにも、優れたSaaSを表彰しています。
「BOXIL SaaS AWARD 2023」では、エントリー式で審査する「導入事例セクション」と、データを元に定量評価する「BOXIL SaaSセクション」「BOXIL EXPOセクション」「BOXIL SaaS質問箱セクション」の計4つのセクションを設けています。各セクションの選考基準に従い、部門ごとにもっとも評価の高いサービスを部門1位として選出します。さらに部門1位の中から総合1位を選出し、その証として「Best SaaS in Japan」の称号を付与します。
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※スマートキャンプが独自に定めた記念日で、毎年3月4日です
