プロジェクト管理ツールとは？機能や種類・メリット・おすすめツール

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プロジェクト管理ツールとは

プロジェクト管理ツールとは、プロジェクトにかかるコストや細かなタスク、スケジュール、工数などを管理するツールです。

それぞれのプロジェクトを可視化することで、進捗や携わっているメンバーがすぐにわかり、社内共有やコミュニケーションがスムーズになることで生産性の向上や、業務の効率化を図れます。

属人化しがちな作業や、煩雑になりがちな管理業務を改善できるでしょう。プロジェクト管理ツールは、とくに大規模かつ複雑なプロジェクトにおいて、全体的な視点からプロジェクトを管理するために不可欠です。

プロジェクト管理ツールと進捗管理ツールの違い

プロジェクト管理ツールと進捗管理ツールの主な違いは、影響範囲と焦点にあります。

プロジェクト管理ツールはプロジェクト全体の管理を目的としており、複数の機能を統合してプロジェクト全体像の把握を可能にするものです。対して、進捗管理ツールはより限定された目的、つまりタスクの進捗を追跡し、日々の作業を管理することに特化しています。

結局のところ、どちらのツールもプロジェクトの成功には不可欠ですが、組織のニーズに合わせて適切なツールを選択することが重要です。プロジェクト全体の詳細な管理が必要な場合はプロジェクト管理ツールを、個々のタスクと進捗に焦点を当てたい場合は進捗管理ツールが適しているでしょう。

＞＞進捗管理を見える化する方法 | メリット・タスク管理におすすめのツール

進捗管理ツールとは

進捗管理ツールは主にプロジェクトの実行フェーズにおける、タスクや活動の進捗を追跡することに特化しています。個々のタスクやマイルストーンが計画どおりに進んでいるかを確認し、必要に応じて調整を可能にするツールです。

進捗管理ツールは、プロジェクトのスケジュールに沿った作業の進行状況を視覚化し、チームメンバーが次に何をすべきか、どのタスクが遅れているかを明確にするのに役立ちます。

プロジェクト管理ツールとガントチャートツールの違い

プロジェクト管理ツールとガントチャートツールの主な違いは、機能の範囲と特化点にあります。

ガントチャートツールは、タスクのスケジュール管理に特化し、タスク間の依存関係や期間を視覚的に表示します。一方プロジェクト管理ツールは、これらの機能が含まれた広範な管理機能を提供し、コミュニケーションツールやドキュメント共有機能など、プロジェクト運営に必要なさまざまなツールを一元化したものです。

Excel管理との違い

プロジェクト管理ツールとExcel管理の主な違いは、共有と更新の容易さにあります。

Excelでのプロジェクト管理は、柔軟性が高い一方で、複数人での共有やリアルタイム更新が困難です。プロジェクト管理ツールでは、自動通知機能やリアルタイムでのデータ共有、複雑な依存関係の管理などが可能になり、共有と更新が格段に容易になります。

プロジェクト管理ツールの導入メリット

プロジェクト管理ツールを導入すると、次のようなメリットがあります。

• 効率よく管理ができる
• 進捗が把握しやすい
• 社内共有や引き継ぎがスムーズになる
• リソースを最適化できる
• コミュニケーションの改善につながる

効率よく管理ができる

プロジェクト管理ツールを導入することで、プロジェクトの全体像から細部に至るまで一元的に管理でき、プロジェクトの各タスクや期限、責任者などの情報が一目瞭然になります。

これにより、手動での管理作業が削減され、工数を削減しつつ効率的にプロジェクトを進められます。さらに、プロジェクトメンバーへのタスク分配が効率化され、各メンバーの作業負担を適切に管理できるでしょう。

進捗が把握しやすい

プロジェクト管理ツールを使ってプロジェクトのタスクやスケジュール、担当者、完了度などを視覚的に表示することで、プロジェクトの状況を一目で確認できます。また、プロジェクトの進捗に応じて、タスクの追加や削除、変更、催促などを行えます。

たとえば、マーケティングキャンペーンのプロジェクトでは、各キャンペーンの準備状況や進行状態を一目で確認し、必要な調整を即座に行うといったことが実現するでしょう。

社内共有や引き継ぎがスムーズになる

プロジェクト管理ツールを使うと、プロジェクトに関わるメンバーやステークホルダーとのコミュニケーションや共有がスムーズになります。

プロジェクト管理ツールには、チャットやコメント、ファイル共有、通知、レポートなどの機能があります。これらの機能を使うと、プロジェクトの情報や意見の効率的なやりとりが可能です。

また、プロジェクトの履歴やログを残すことで、プロジェクトの引き継ぎや評価も容易になります。

リソースを最適化できる

プロジェクト管理ツールを使用すると、各メンバーの作業負荷やプロジェクトに割り当てられたリソースを効率的に管理できます。

これにより、過剰な作業負荷やリソースの不足を防ぎ、バランスの取れたプロジェクト運営が可能になります。

コミュニケーションの改善につながる

プロジェクト管理ツールには、チャット機能やコメント機能が組み込まれていることも多く、プロジェクトに関するコミュニケーションをツール内で完結できます。

そのため、メールや別のメッセージアプリなどを使ったやり取りが減り、効率的な意思疎通が可能になります。とくに、リモートワークが普及している現在では、この機能はチームの生産性を大きく向上させる要因となるでしょう。

プロジェクト管理ツールの導入デメリット

一方、プロジェクト管理ツールの導入によって次のようなデメリットが生じる可能性も考えられます。

• 新たにコストが発生する
• 従業員へのトレーニングが必要
• 情報が過度に集約してしまう恐れがある
• 柔軟性が無くなる

新たにコストが発生する

プロジェクト管理ツールの導入は、初期導入費用や月額使用料など、新たなコストを伴います。

たとえば、多機能なプロジェクト管理ツールは高額な使用料が発生することもあり、とくにスタートアップや中小企業にとっては大きな負担となるでしょう。また、クラウドサービスの場合は、使用するユーザー数に応じて料金が増加するため、コスト管理が重要です。

従業員へのトレーニングが必要

新しいツールの導入には、従業員へのトレーニングが不可欠です。とくに、プロジェクト管理ツールが複雑な場合、従業員が機能を完全に理解し、効率的に使いこなすまでには時間と労力が必要になります。

しかし、使いこなせるまでの期間はプロジェクトの進行が遅れてしまう可能性もあるでしょう。そのため、事前にマニュアルや研修の用意といった導入に向けた準備を進めるだけでなく、導入時期にも気を付ける必要があります。

情報が過度に集約してしまう恐れがある

プロジェクト管理ツールの導入は、あくまでも生産性の向上や業務の効率化にあります。しかし、新たにツールを導入するとなるとツールの運用自体が目的となってしまうケースも少なくありません。

たしかにプロジェクト管理ツールの利点は情報の集約にありますが、過度に情報を集約しすぎると、必要な情報を探すのに時間がかかるといった新たな問題が生じる可能性もあるでしょう。

プロジェクトに関するすべての文書やデータをツール内に集約しようとせず、必要なもののみ管理できるような運用方法を考えましょう。

柔軟性が無くなる

プロジェクト管理ツールは、一般的に決められたテンプレートやフレームワーク内で操作を行います。これは、特定のプロセスや業務フローに沿って設計されているため、企業やプロジェクト、業界特有のニーズに柔軟に対応することは難しい場合があるでしょう。

たとえば、クリエイティブな業界では、プロジェクトにもユニークな要求が多く出ることもしばしばあります。しかしプロジェクト管理ツール上にテンプレートが用意されておらず、結果としてプロジェクト管理の効率が低下するといった可能性も考えられるでしょう。

プロジェクト管理ツールの機能

プロジェクト管理ツールには、次のような機能があります。

タスク管理

タスク管理機能では、プロジェクト内の作業を細分化し、それぞれに担当者や期限を設定できます。進捗状況を可視化できるため、チーム全体で作業の流れを把握しやすくなります。

タスク管理を活用すれば、作業の抜け漏れや重複の防止が可能です。個人の進捗も明確になるため、早期の問題発見や業務の平準化にもつながります。

スケジュール管理

スケジュール管理機能では、各タスクの開始日・終了日を設定し、プロジェクト全体の時間軸を見える化できます。ガントチャート形式で、予定と実績を比較可能です。

スケジュール管理を行うことで、納期の遅延リスクを抑えやすくなります。また、タスクの優先順位や依存関係が把握しやすくなり、効率的な進行につながります。

コスト管理

コスト管理機能では、人件費や資材費など、プロジェクトにかかる各種コストを一元管理できます。予算との比較もでき、実績ベースでの管理が可能です。

コスト管理を行うことで、予算オーバーの兆候に早く気づけます。必要に応じてリソースの調整を行うことで、無駄な支出を抑えやすくなります。

品質管理

品質管理機能では、成果物に対するレビューや承認のフローを管理できます。検査項目の設定や、チェックの履歴を記録可能です。

品質管理を徹底することで、不具合や手戻りの発生を防ぎやすくなります。結果として、顧客満足度の向上や、再発防止の仕組みづくりにもつながります。

リスク管理

リスク管理機能では、発生しうるリスクを事前に洗い出し、対応策を記録・共有できます。リスクの優先度や対応状況も管理可能です。

リスクを可視化することで、想定外のトラブルにも柔軟に対応できます。チーム全体の危機意識も高まり、安定したプロジェクト運営が可能になります。

コミュニケーション

コミュニケーション機能では、チャットやコメント機能を通じて、関係者間の情報共有を促進できます。通知機能により、重要な連絡の見落としも防げます。

リアルタイムでのやり取りができるため、意思決定が早くなるでしょう。対面での確認が難しいリモート環境でも、スムーズな連携が実現します。

ドキュメント管理

ドキュメント管理機能では、資料やファイルを一元的に保管できます。アクセス権限の設定や、バージョン管理機能も備えている場合が多いです。

資料の最新版を常に確認できるため、情報の行き違いを防ぎやすくなります。また、必要なファイルをすぐに見つけられるため、作業の効率も向上します。

リソース管理

リソース管理機能では、人的資源や設備、予算の割り当て状況を可視化できます。各メンバーの稼働状況を一覧で確認でき、過不足の把握が容易です。

適切なリソース配分が行えるため、業務負荷の偏りを軽減できます。余剰リソースの有効活用にもつながり、全体の生産性が高まります。

レポーティングと分析

レポーティングと分析機能では、進捗やコスト、課題などの状況を自動で集計・可視化できます。ダッシュボードやレポート形式での出力も可能です。

データに基づいた判断がしやすくなり、プロジェクトの改善点も明確になります。報告作業の負担軽減にもつながり、業務の効率化を促進します。

プロジェクト管理ツールのタイプ

プロジェクト管理ツールには、次のようなタイプがあります。

• タスク管理・プロジェクト管理に強みをもつタイプ
• コスト管理まで行えるタイプ
• 特定の業種やプロジェクトに特化したタイプ

タスク管理・プロジェクト管理に強みをもつタイプ

タスクの作成や管理、プロジェクトの計画や実行を主な機能とするタイプです。タスクの優先順位や依存関係、期限、担当者、進捗状況などの設定が行えるほか、ガントチャートやカンバンボードなどでわかりやすく表示できます。

また、タスクの自動化や通知、コメントやフィードバック、ファイルの共有などのコミュニケーション機能も備えています。

このタイプのプロジェクト管理ツールは、複雑さや規模に関係なく幅広いプロジェクトに対応しており、ツールの導入自体が初めての場合にも使いやすいでしょう。

コスト管理まで行えるタイプ

タスク管理・プロジェクト管理に加えて、コスト管理をする機能が備わっているタイプです。プロジェクトの予算や経費、収益などの設定をすると、グラフやダッシュボードでわかりやすく表示されます。

また、レポートや予測、シミュレーションなどの機能も備えており、効率よく管理できます。このタイプのプロジェクト管理ツールは、プロジェクトの成果や効率を数値で評価したい場合や、コスト管理が重要な場合に適しているでしょう。

特定の業種やプロジェクトに特化したタイプ

特定の業種やプロジェクトに特化した機能やテンプレートが備わっているタイプです。

たとえば、建設業や製造業、ソフトウェア開発などの業種や、アジャイルやウォーターフォールなどのプロジェクトに対応しているものが挙げられます。

業種やプロジェクトに合わせた最適な管理方法を採用したい場合の導入に向いています。

プロジェクト管理ツールの選び方

プロジェクト管理ツールを選ぶ際には、次のようなポイントに注意しましょう。

• クラウド型かオンプレミス型か
• 課題に合う機能が備わっているか
• ツールの操作性は簡単か
• 費用対効果は適切か
• サポート体制は提供されているか
• オプションや機能の拡張性に優れているか
• 対応している言語は何か

クラウド型かオンプレミス型か

プロジェクト管理ツールには、クラウド型とオンプレミス型の2種類があります。クラウド型は、インターネット経由でサービス提供者のサーバーにアクセスするタイプで、オンプレミス型は、自社のサーバーにソフトウェアをインストールするタイプです。

クラウド型のプロジェクト管理ツール

クラウド型は、初期費用や運用費用が比較的安価で始めやすいメリットがあります。また、クラウドのためセキュリティやバックアップ機能があらかじめ備わっていることも多く、セキュリティ面でも安心して導入できるでしょう。

一方で、インターネット環境に依存することや、カスタマイズやインテグレーションを制限されていることがデメリットとして挙げられます。

オンプレミス型のプロジェクト管理ツール

オンプレミス型は、自社サーバーで管理ができることやカスタマイズの自由度が高いことなどがメリットとして挙げられます。一方で、初期費用や運用費用が高額な傾向にあることや、アクセスできる場所や端末に制限があることなどに注意が必要です。

プロジェクト管理ツールを選ぶ際には、ニーズや予算、セキュリティなどを考慮して、クラウド型かオンプレミス型かを決めましょう。

課題に合う機能が備わっているか

プロジェクト管理ツールを選ぶ際には、課題に合う機能が備わっているかを確認しましょう。プロジェクト管理ツールはさまざまな機能を有しますが、すべての機能が必要なわけではありません。反対に、必要な機能が備わってなければプロジェクト管理ツールの効果が発揮できません。

たとえば、アジャイル開発を行うIT企業であれば、スプリント管理やバックログ管理機能が充実しているツールを選ぶ必要があります。また、リモートワークが多い企業では、コミュニケーション機能に強みをもつツールが適しています。

プロジェクト管理ツールを選ぶ際には、解決したい課題に合う機能が備わっているかをしっかりと確認しましょう。

ツールの操作性は簡単か

導入後に全社員がスムーズにツールを利用できるかどうかは、プロジェクトの成功に大きく影響します。操作が難しい、複雑だと感じてしまうとせっかく導入しても定着しづらく、課題解決につながらない恐れがあるでしょう。

そのため、操作性が簡単で扱いやすいツールを選ぶことが重要です。ツールによっては操作性を事前に確認できるよう、デモやトライアルの実施をしている場合もあるため、操作性に心配がある場合は利用しましょう。

費用対効果は適切か

プロジェクト管理ツールの導入目的は、効率化や生産性の向上にあります。ツールのコストが高すぎる場合、費用対効果を十分に検討する必要があります。また、追加機能の料金やサポート料金など、隠れたコストがないかも確認しましょう。

サポート体制は提供されているか

ツールに不具合が生じた時や操作方法について質問がある場合、迅速かつ適切なサポートを受けられるかどうかは大きなポイントです。サポートの対応時間、方法（電話、メール、チャットなど）、言語対応範囲を確認しましょう。

とくに、導入直後は運用に関して不明点も多く、使い方を調べながらプロジェクト管理を進めることが多いでしょう。そういった場合に、マニュアルが充実しているか、専任の担当者によるアドバイスが受けられるかといったポイントは、効果的なツールの運用をするうえでも重要な要素です。

オプションや機能の拡張性に優れているか

プロジェクトや組織が成長するにつれて、管理ツールに求められる機能も変化します。将来的に機能追加やカスタマイズが可能なツールを選ぶことで、長期的にツールを有効活用できます。

また、他のツールやサービスとの連携機能があるかどうかも、重要な選定基準のひとつです。既存システムとの互換性がないと、データの二重入力や情報の断片化が生じ、作業効率の低下を招く恐れがあるでしょう。

対応している言語は何か

プロジェクト管理ツールの中には海外製のツールも多く存在し、翻訳機能によって日本語で利用できる場合も増えてきました。

しかし、日本語対応のツールでも翻訳が不十分な場合や、誤訳されている場合もあります。ツールを使いこなすには細かいニュアンスや専門用語の正確な理解も必要になるため、ネイティブ言語で利用できるツールを選ぶことは、心理的な負担を軽減し、ツールの活用を促進するうえで非常に重要です。

さらに近年では国際化も進み、プロジェクトに幅広い人種がアサインされることも珍しくはありません。コミュニケーションの障壁を最小限に抑えるためにも、チームメンバー全員が理解しやすい言語でツールを利用できることが望ましいです。

たとえば、英語と日本語、さらにはその他の言語にも対応しているツールであれば、チーム内のコミュニケーションがスムーズに行われ、プロジェクトの効率も大きく向上するでしょう。

そのため、プロジェクトメンバーの言語能力やプロジェクトの地域性を考慮して、適切な言語対応を備えたプロジェクト管理ツールの選択が推奨されます。

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プロジェクト管理ツールの注意点

プロジェクト管理ツールを導入する際には、次のような注意点に気を付けて選びましょう。

• 自社での運用ルールを設ける
• セキュリティ対策に気を付ける
• 既存プロジェクトの移行方法を考える

自社での運用ルールを設ける

プロジェクト管理ツールは、導入するだけでは管理やコミュニケーションの課題が解決するわけではありません。事前に、使い方やルールを明確にしてから利用することが大切です。

たとえば、タスクの作成や更新のタイミング、記載方法、コメントや添付ファイルの管理方法など最低限のルールをあらかじめ決めておくと、導入後もスムーズに利用できるでしょう。

セキュリティ対策に気を付ける

プロジェクト管理ツールを使うことで、プロジェクトの情報や知識を保存したり検索したりできますが、同時にプロジェクト管理ツールのセキュリティやバックアップにも注意する必要があります。

たとえば、クラウド型のツールを使う場合は、インターネット環境やツール提供会社でのセキュリティ対策をしっかりと確認しておきましょう。また、オンプレミス型のツールを使う場合は、自社のサーバーの保守やバックアップを十分に行うことが必要不可欠です。

既存プロジェクトの移行方法を考える

プロジェクト管理ツールを導入する際には、既存プロジェクトのデータを新しいシステムへ移行する計画も非常に重要です。移行プロセスは、データの損失や混乱を避けるために慎重に行う必要があります。

まず、既存のプロジェクトデータを詳細にレビューし、どのデータを移行する必要があるかを決定しましょう。次に、新しいプロジェクト管理ツールがサポートするフォーマットにデータを変換する作業が必要になります。

このプロセスでは、タスクの進捗状況や関連するドキュメント、コミュニケーションの履歴など、重要な情報を丁寧に扱う必要があります。また、移行作業を実施するタイミングは慎重に選び、プロジェクトの進行に影響を与えないように計画を立てることが重要です。

移行後は、データが正確に移行されたことを確認し、必要に応じて従業員へのトレーニングを実施して、新しいツールの使用方法を理解してもらうことが望ましいです。

自社に適切なプロジェクト管理ツールで業務効率化を図ろう

プロジェクト管理ツールとは、プロジェクトの計画、実行、管理、評価を効率的に行うためのものです。

タスクの割り当てや進捗の確認、コミュニケーションの円滑化、コストの把握、品質の向上などができます。プロジェクト管理ツールには、さまざまな機能やタイプがあるため、ニーズや解決したい課題合わせて選ぶことが大切です。

プロジェクト管理ツールを選ぶ際には、クラウド型かオンプレミス型か、課題に合う機能が備わっているか、ツールの操作性は簡単かなどのポイントに注意して選びましょう。

また、導入する際には使い方やルールを明確にすることや、セキュリティやバックアップに注意することも忘れないようにしましょう。

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