プロジェクト管理とは？基礎や手法・ツールをまとめて解説

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プロジェクト管理とは

プロジェクト管理とは、目標や期限が決まっている一定の仕事（プロジェクト）を、効率的に進めて成功させるための方法論や技術のことです。

プロジェクト管理では次のような活動を行います。

• プロジェクトの目的や要求を明確にする
• プロジェクトのスコープ（範囲）を定義する
• プロジェクトの進捗や品質を管理する
• プロジェクトのリスクや問題を解決する
• プロジェクトの成果や効果を評価する

プロジェクト管理は、さまざまな業種や分野で必要とされるスキルです。たとえばITや建設、製造、医療などの分野で新しくシステム開発をしたり、既存のシステムを改良したりする場合にはプロジェクト管理が必要です。プロジェクト管理を行うことで、プロジェクトの品質や効率を向上させるとともに、プロジェクトのコストや時間を節約できます。

プロジェクト管理で必要な管理対象の代表例

プロジェクト管理では、プロジェクトのさまざまな要素を管理する必要があります。プロジェクト管理で管理対象になる項目例は次のとおりです。

スコープ管理

プロジェクトのなかで何をどこまで行うか、成果物や作業範囲（スコープ）を決めて管理することです。冒頭でも紹介したように、目標を設定してこれを達成できるように成果物やスコープを定めます。スコープを設定・管理することで無駄な作業を省き、人的リソースを効率的に配分できるようになります。

コスト管理

プロジェクトにかかる費用や予算を管理することです。プロジェクトのコストを見積もり、計画・実行し、調整することで、プロジェクトのコストを最適化できます。

要員管理

プロジェクトに関わる人々を管理することです。プロジェクトのメンバーやステークホルダーを特定し、役割や責任を割り当てます。またコミュニケーションや協力を促進し、モチベーションやパフォーマンスを向上させて、プロジェクトの人的資源を最大限に活用できるようサポートします。

品質管理

プロジェクトの成果物やプロセスの品質を管理します。プロジェクトの品質基準や要求を定義し、品質の測定、改善をすることで、プロジェクトの品質を高められます。

スケジュール管理

プロジェクトの期間や納期を管理することです。プロジェクトのタスクや活動を特定し、順序や依存関係を決め、所要時間やリソースを見積もります。またスケジュールを作成し監視、調整することで、プロジェクトのスケジュールを最適化します。

リスク管理

プロジェクトに影響を与える不確実性や変化を管理することです。プロジェクトのリスクを特定し、分析や評価、対策を立てて実施することで、プロジェクトのリスクを最小化できます。

プロジェクト管理を行う目的とメリット

適切なプロジェクト管理を行うことで、プロジェクトの成功率を高め、効率的に目標を達成できます。次の6つは、プロジェクト管理を行うことの主な目的とメリットです。

プロジェクトの目標達成率や成功率が向上する

プロジェクト管理を適切に行うことで、プロジェクトの目標達成に必要なタスク・リソース・時間が効率的に管理され、プロジェクトの成功率を高められます。

プロジェクト管理による計画の明確化、リスクの特定と対策の準備、進捗の定期的な確認を通じて、プロジェクトの目標を達成するための道筋を正確に描けます。

リソースの効率的な活用ができる

プロジェクト管理により必要なリソース（人材、設備、予算など）が見える化され、効率的に配分・活用できるようになります。タスクの優先順位付けやスケジュールの調整、過不足のリソースの再配分などを行うことで、無駄な労力や時間、コストの削減が可能です。

たとえば、限られた予算内で最大の成果を出すために、リソースの配分を最適化すれば、プロジェクトを効率よく進められるでしょう。

コミュニケーションの向上になる

プロジェクト管理プロセスでは、計画・実行・確認といった各段階でのコミュニケーションを重視するのが一般的です。プロジェクト管理によりメンバー間のコミュニケーションが促進されれば、課題や変更事項が迅速に伝達されるでしょう。これにより、意思決定の迅速化や問題解決の効率化が図れます。

リスク管理が強化される

前述したようにプロジェクト管理にはリスク管理も含まれます。リスク管理はプロジェクトの計画段階で潜在的なリスクを特定し、対策を準備することで、リスクの発生確率や影響を低減できます。

また、プロジェクトの進行中に新たなリスクが発見された場合にも、迅速に対応する体制の整備が可能です。リスク管理の徹底により、プロジェクトの予期せぬ遅延やコスト増加を防ぐことにもつながります。

プロジェクトの品質が向上する

プロジェクト管理で行われる品質管理の手順を適用することで、プロジェクトの成果物が求められた品質の基準や、基準以上に向上しやすくなるでしょう。

品質管理では品質目標の設定から品質保証活動の実施、品質管理と改善のための措置を行います。このように計画的に品質を管理し、こまめに確認することで高品質な成果物を提供可能です。

ステークホルダーの満足度が向上する

プロジェクト管理を通じて、プロジェクトに関わるすべてのステークホルダー（クライアント、チームメンバー、サプライヤーなど）とのコミュニケーションが向上します。

プロジェクト管理では、期待値管理や情報共有、フィードバックの取り入れを積極的に行うため、ステークホルダーのニーズや期待に応えやすくなります。たとえば進捗状況に合わせて顧客に状態を確認してもらい、変更要求に柔軟に対応すれば、顧客満足度の向上につながるでしょう。

プロジェクト管理をしないと発生すること

プロジェクト管理を適切に行わない場合、プロジェクトの成功は大きく妨げられ、業務に多くの問題が発生する可能性もあります。次に、プロジェクト管理をしないと発生することを紹介します。

リソースの無駄遣い

プロジェクト管理が不足していると、人材や予算、時間などのリソースが無駄に消費される可能性もあるでしょう。計画の不明確さから、不必要な作業に時間を費やしたり、予算を超過したりするケースが多々見られます。

たとえば不明確な目標設定のために、プロジェクトチームが本質的でないタスクに時間を費やすことで、重要な作業に割くべきリソースが不足するといった事態が起こり得ます。

スケジュールの遅延

明確なスケジュール管理が行われない場合、プロジェクトは遅延する可能性が高まります。タスクの依存関係が不明確であったり、期限が設定されていなかったりすると、プロジェクトの進捗が適切に管理されず、納期遵守は困難になるでしょう。

実際各開発フェーズの期限が明確でないために遅延が発生し、リリース日に間に合わせるために最終チェックの工数を削減した結果、トラブルが発生した事例も存在します。

品質の低下

適切な品質管理が欠如していると、プロジェクトの成果物の品質が低下するリスクもあります。品質基準や検証プロセスが定められていない場合、不具合が発見されにくく、最終的な成果物が顧客の要求を満たさないこともあるでしょう。

たとえばソフトウェア開発においてテスト工程が不十分であるため、バグが多発し、ユーザーからの信頼を損ねる事態に陥るといった可能性が考えられます。

ステークホルダーとのコミュニケーション不足

プロジェクト管理が不十分な場合、ステークホルダーとのコミュニケーションが不足することも考えられるでしょう。プロジェクトの目的や進捗状況が適切に共有されないと、期待と実際の成果でギャップが生じ、ステークホルダーの不満につながります。

たとえば顧客のニーズが十分に理解されず、進捗状況もろくにされないと、期待と異なる製品ができあがるため、顧客満足度の低下や契約解除に至る可能性があります。

プロジェクト管理の代表的な手法

プロジェクト管理には、さまざまな手法やツールがあります。プロジェクト管理の手法として利用される主な種類は、次のとおりです。

WBS（Work Breakdown Structure）

WBSは、プロジェクトの成果物や納品物を階層的に分解して、タスクや活動に落とし込む手法です。

この手法の目的は、プロジェクト全体をより理解しやすく、管理しやすい小さな単位に分割することです。WBSを用いることで、プロジェクトのスコープを明確にし、各タスクの責任者や期限、必要なリソースを特定できるでしょう。

WBSの作成プロセスは、まずプロジェクトの最終成果物を定義し、成果物を達成するために必要な大きなタスクや工程に分解します。さらに、これらの大きなタスクをより具体的なサブタスクに細分化し、可能な限り詳細な作業レベルまで落とし込みましょう。

たとえばソフトの開発プロジェクトでは、要件定義・設計・開発・テスト・リリースといった大きな工程を、さらに詳細なタスクに分解して管理します。要件定義であれば、ユーザーからの要件収集、要件分析、仕様書の作成などが詳細なタスクに該当します。

WBSを用いる主なメリットは、プロジェクトの範囲が明確になり、各タスクのステータスが視覚的に把握しやすくなる点です。またリソース配分やスケジューリングの精度が向上し、プロジェクトのリスクを低減できる可能性があります。

カンバン

カンバンは、タスクの進行状況を視覚化することに重点を置いた手法です。一般的には「To Do（未着手）」、「Doing（作業中）」、「Done（完了）」の3つのカテゴリーにタスクを分類し、各タスクごとにカードを作ります。このタスクカードを、カンバンボード上で移動させることにより、現在のプロジェクトの進捗状況を一目で把握可能です。

カンバンは柔軟性が高く、変更にも迅速に対応できるため、チーム内での連携が重要なプロジェクト管理に適しています。また個人のタスク管理から、チーム全体のプロジェクト管理まで、幅広く活用できるといった点も特徴です。

ガントチャート

ガントチャートは、主にプロジェクトのスケジュール管理に用いられ、プロジェクトのスケジュールとタスクの進行状況を視覚的に表示する手法です。

タスクの開始日と終了日をバーで表し、タスク間の依存関係や全体のタイムラインを視覚的に表示します。ガントチャートを使用することで、プロジェクトの期限内に各タスクがどのように配置されているか、リソースがどのように割り当てられているかを把握しやすくなります。

ガントチャートは、とくに長期的なプロジェクトや、複数のタスクが並行して進行するプロジェクトに最適です。

アジャイル

アジャイルとは、プロジェクトをいくつかのフェーズ（機能）に分割して進行する手法のことです。フェーズごとにレビューやフィードバックといった最後の工程まで進めて、最後にこれらを組み合わせてシステムやプロジェクトを完成させます。

それぞれのフェーズごとに完成まで確認できるため、途中でクライアントに確認して仕様を変更したり、プロジェクト全体のスケジュール調整を行ったりできます。ただし、複数のステージごとに細かく管理を行うため、管理者の負担が大きく全体のスケジュール感も把握しにくいため注意が必要です。

要件定義があいまいなシステム開発や、プロジェクトが完了するまでの期間を短くしたい場合におすすめです。

PMBOK

PMBOKとは、「Project Management Body of Knowledge」の略で、プロジェクト管理に関連した知識やフレームワークをまとめたものです。アメリカの非営利団体「PMI」が作ったもので、プロジェクト管理に関する基礎知識を学習でき、効率的な管理ができるようになります。

PMBOKは「品質・コスト・納期」の管理を重視しており、プロジェクトを成功させるために次の10の領域を管理するよう定めています。

• 統合管理：プロジェクト全体が調和するよう管理
• スコープ管理：プロジェクトの成果物や範囲を決めて管理
• スケジュール管理：工程表やガントチャートで進行を管理
• コスト管理：予算を設定し予算内に収まるよう管理
• 品質管理：クライアントが求める品質に到達するよう管理
• 資源管理：人的・物的資源を必要に応じて配分し管理
• コミュニケーション管理：チームメンバーやクライアントと円滑に情報共有できるよう管理
• リスク管理：発生しうるリスクを事前に予測し、対処できるよう管理
• 調達管理：物資の調達先・仕入先の選定から計画しスムーズに行えるよう管理
• ステークホルダー管理：プロジェクトの関係者全体と良好な関係の構築・維持ができるよう管理

CCPM

CCPMは、「Critical Chain Project Management」の略で、プロジェクトのスケジュールを全体的にできるだけ短縮し、代わりに各工程でバッファ（余白）を設ける手法のことです。これはスケジュールを最適化し、遅延を最小限にするのが目的です。

納期をギリギリに設定することで、各工程にどの程度遅延が発生しているかがわかりやすくなり、プロジェクト全体に影響する工程を分析して、スケジュールを適切に管理できるようになるでしょう。

PERT

PERTは、「Program Evaluation and Review Technique」の略で、各作業の流れや所要時間を図でわかりやすく可視化する手法です。どの作業がどのような流れで進むのかを矢印で結び、図に書き起こすことで、各作業の依存関係を可視化させます。

また作業ごとの平均的な所要時間も書き込むことで、プロジェクト全体で重要度の高い作業を見極められるでしょう。さらに流れを可視化することで、どのように工程を進めれば早くゴールにたどり着くかがわかるため、開発にかかる時間の短縮も可能です。

PPM

PPMは、「Project Portfolio Management」の略で、企業全体で進行する複数のプロジェクトを戦略的にまとめて管理する手法のことです。プロジェクト全体を俯瞰で見て、プロジェクトの将来性や利益を客観的に評価をすることで、プロジェクトに優先順位をつけて資金や人的リソースを効率的に配分できます。

これにより利益を最大化したり市場の変化に迅速な対応ができたりするようになるほか、事業の成長戦略を立てやすくもなるでしょう。ただしPPMを行うには時間や労力が必要であり、導入するシステムの費用も高額であるため、着手する場合は慎重に進める必要があります。

プロジェクト管理の基本的な流れ

プロジェクト管理の基本的な流れは次のようになります。

1. プロジェクトの目的や目標を明確化する
2. 必要なタスクを洗い出し、計画を立てる
3. 進捗状況を管理し、必要に応じて計画を修正する

プロジェクトを成功に導くためには、これらのプロセスを流れにそって進めることが重要です。

プロジェクトの目的や目標を明確化する

プロジェクト管理における成功の秘訣は、目的の明確化や目標設定にあります。目的や目標をはっきりさせれば、何を行うべきかチームの意思統率を図りやすく、行動の指針にできるでしょう。またどこを目指すべきかがはっきりすれば、メンバーのモチベーション向上にも期待できます。

プロジェクトを成功に導くためには、まずなぜプロジェクトを行うかをチームメンバーと共有し、具体的で測定可能な目標を設定しましょう。

必要なタスクを洗い出し、計画を立てる

目標を設定した後は、それを達成するためにどのようなタスクが必要かを洗い出して整理し、優先順位や行う順番などを決め、これらをまとめて計画書を作成します。

タスクはそれぞれ人的リソースの割り当てや期限設定、関連するリスクの評価、タイムラインの作成なども一緒に行いましょう。またタスクごとに担当者を設定すると、誰に責任があるかわかりやすく、進捗も把握しやすくなります。このプロセスを通じて、目的や目標を実現するための道筋をはっきりとさせましょう。

進捗状況を管理し、必要に応じて計画を修正する

計画書が作成されたら、それをもとに実行し進捗状況を定期的に確認しましょう。こまめに確認を行うことで遅れやミスに気づきやすく、大きな遅れやトラブルに発展することを未然に防止できます。目標や納期と進捗状況を比較し、ズレがあれば調整を行いましょう。

進捗管理においては、定期的なミーティングや報告システムの設定が欠かせません。プロジェクト管理ソフトウェアを使用することで、タスクの進捗状況をリアルタイムで追跡し、問題が発生した際にも迅速に対応できます。

プロジェクト管理を成功に導くポイント

プロジェクト管理を成功に導くには、細やかな計画、効果的なコミュニケーションなど、多くのコツがあります。ポイントをしっかりチェックしましょう。

わずかな情報共有も欠かさない

プロジェクト成功の鍵は、細かな情報共有にあります。プロジェクトの進捗、変更点、問題点などどんなに小さな情報でも関係者全員と共有することが重要です。

たとえば、進行中のプロジェクトで突然の仕様変更があった場合、情報を迅速にチーム全体に共有することで混乱を防ぎ、早急に対応策を講じられます。

リアルタイムでコミュニケーションをする

プロジェクトチーム内でのリアルタイムなコミュニケーションは、課題解決の迅速化に寄与します。スピード感をもってプロジェクトの状況が把握できれば、想定しうるリスクを未然に防止可能です。

リアルタイム性をもたせるにはSlackやChatwork、Microsoft Teamsなどのコミュニケーションツールを利用するのがおすすめです。オンラインで会話するようにやり取りができるため、疑問や問題を即座に解消し、プロジェクトの遅延を防げます。

目標に向かって意識を揃える

プロジェクトチーム全員が共通の目標に向かって努力することで、プロジェクトは成功に近づきます。プロジェクトの開始時に、目標・期待される成果・それを達成するための戦略を明確にし、チーム全員で共有しましょう。

キックオフミーティングでの共通目標の再確認や、定期的に進捗共有の場を設けることで、チームの一体感やモチベーションを高められます。方向性に間違いがないか、自分が今すべきことは何かを逐一確認しながら、プロジェクトを進めましょう。

コストのマネジメントを適切に行う

プロジェクトを成功させるには、コストのマネジメントを適切に行うこともポイントです。さきほどメリットで紹介したように、プロジェクト管理は決められた予算内で最大限の成果を出すのが目的であり、成功を左右する重要な要因と言えます。

コスト管理を適切に行うためには、はじめの予算設定の精度を高めるのが重要です。より細かく正確に予算を設定できるよう、自社における過去の類似事例といった参考になる情報を集めましょう。また進捗状況を確認するなかで、逐一予算状況を確認すると調整がしやすくなります。

プロジェクト管理の方法

プロジェクト管理の方法は、プロジェクトの規模や複雑さ、チームの作業スタイルによって異なります。一般的には、Excelやスプレッドシートの利用して管理するか、専用のプロジェクト管理ツールを活用するかの2パターンにわかれます。

それぞれの管理方法の詳細は次のとおりです。

ExcelやGoogleスプレッドシートで管理する

ExcelやGoogleスプレッドシートは、小規模プロジェクトや簡単なタスク管理に適しています。これらのツールでは、タスクリスト・進捗状況・担当者・期限などの基本情報を、2次元の表形式で管理可能です。

Excelはパソコンに標準で入っていることも多く、GoogleスプレッドシートはGoogleアカウントがあれば無料で利用でき、Excelと同じ感覚で利用できます。そのためとくに費用を抑えつつ、基本的なプロジェクト管理機能を利用したい場合に便利です。

しかし、ExcelやGoogleスプレッドシートでは機能に限界があり、高度なプロジェクト管理やカンバンを利用したプロジェクト管理などは難しい場合もあるでしょう。

プロジェクト管理に特化したツールを活用する

一方で、より複雑なプロジェクトや大規模なチームでの作業には、専用の「プロジェクト管理ツール」が適しています。これらのツールは、タスクの割り当て・進捗の追跡・コミュニケーションの促進・リソース管理など、プロジェクト管理に必要な幅広い機能を提供しています。

導入には費用が発生する場合も多いですが、ツール自体の自由度が高いだけでなく、プロジェクトの規模が拡大しても対応できるため、長期的な運用を目指す場合におすすめです。次の記事では、口コミで人気のおすすめプロジェクト管理ツールを紹介しているので、ツール導入を検討している方はぜひ参考にしましょう。

プロジェクト管理の重要性とポイント

プロジェクト管理は、目標や期限が決まっている一定の仕事（プロジェクト）を、効率的に進めて成功させるための方法論や技術です。

プロジェクト管理を行うことで、プロジェクトの品質や効率を向上させるとともに、プロジェクトのコストや時間を節約できます。また、プロジェクト管理を行うことで、プロジェクトのステークホルダーの満足度が向上します。

プロジェクト管理を行う際には、次のポイントに注意することが重要です。

• わずかな情報共有も欠かさない
• リアルタイムでコミュニケーションをする
• 目標に向かって意識を揃える
• コストのマネジメントを適切に行う

プロジェクト管理は、プロジェクト管理ツールを利用することで効率的に進められます。BOXILでは無料でプロジェクト管理ツールの資料をダウンロードできるので、導入検討している方はぜひ参考にしましょう。

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