Excelでシフト管理を行う方法・おすすめシステム4選！主な機能・選び方

Excelでシフト管理をする方法

Excelは、身近で使い慣れたツールであることや柔軟性の高さから、多くの企業でシフト管理にも利用されています。

Excelでシフト管理を行うためには、まずシフト表を作成します。各従業員の勤務時間を記録する表で、日付、従業員名、勤務時間などの情報を含みます。このシフト表を使い、各従業員の勤務スケジュールを管理します。

しかし、Excelでシフト管理を行うには、一定のスキルが必要です。特に、関数の使用やデータの整理など、Excelの高度な機能を使いこなす必要があります。また、シフトの変更や調整も手動で行う必要があり、これが大きな負担となることもあります。

それでも、Excelはその普及度と柔軟性から、初めてシフト管理を行う企業にとっては手軽な選択肢となるでしょう。

Excelで作成できるシフト表の種類

Excelで作成できるシフト表には、次のような種類があります。

• タイムシフト
• 週間シフト
• 月間シフト
• 休暇管理

タイムシフト

タイムシフトは、一日の中での勤務時間を示すシフト表です。これは、特に時間単位で勤務時間を管理する必要がある場合に便利です。たとえば、レストランやカフェなど、シフトが頻繁に変わる業種でよく使われます。

週間シフト

週間シフトは、一週間の勤務スケジュールを示すシフト表です。これは、一週間単位でシフトを管理する場合に便利です。比較的固定的なシフトが存在する業種でよく使われます。

月間シフト

月間シフトは、一か月の勤務スケジュールを示すシフト表です。これは、一か月単位でシフトを管理する場合に便利です。製造業をはじめとする、長期的なシフト計画が必要な業種でよく使われます。

休暇管理

休暇管理は、従業員の休暇を管理するためのシフト表です。休暇申請の承認や、休暇中のシフト調整などを行う際に便利です。

これらのシフト表は、それぞれ目的に応じて使い分ける必要があります。また、どのシフト表を扱う場合でも、その管理には手間と時間がかかることを覚えておきましょう。

シフト表をExcelで作成する方法

シフト表をExcelで作成する際は、関数を活用することで作成にかかる手間や時間を大幅に削減できます。基本的な手順は次のとおりです。

• 日付の入力
• 曜日の表示
• 従業員名とシフト内容の入力
• 出勤日数の計算
• 時間帯別の稼働人数の算出
• レイアウトの調整

日付の入力

DATE関数を使えば、月の日付を一括で入力できます。たとえば「=DATE(2023,5,1)」と入力すれば2023年5月1日が表示されます。隣のセルに「=前のセル+1」と入力し、ドラッグすれば残りの日付を自動生成できます。

曜日の表示

WEEKDAY関数で日付の曜日を数字で表示できます。数字を「セルの書式設定」で「月曜日」などの文字に変更しましょう。

従業員名とシフト内容の入力

従業員名と早番/遅番などのシフト内容を入力します。プルダウンリストを使うと入力が簡単です。

出勤日数の計算

COUNTA関数で従業員ごとの出勤日数を自動計算できます。たとえば「=COUNTA(B3:AF3)」とすれば、B3からAF3の間の入力されたセル数を数えてくれます。

時間帯別の稼働人数の算出

COUNTIF関数を使えば、「早番」や「遅番」と入力されたセルをカウントできます。SUM関数でさらに合計すれば、その日の総稼働人数がわかります。

レイアウトの調整

セルの色分けや罫線の設定、フォントの変更などでレイアウトを整えましょう。条件付き書式の活用もおすすめです。

Excelでシフト管理をするときの課題・デメリット

Excelでシフト作成やシフト管理をする際の課題やデメリットとしては次のようなことが挙げられます。

• 属人化しやすい
• 管理工数がかかる
• ミスやエラーが起こりやすい

属人化しやすい

Excelでシフト管理を行う場合、シフト表の作成や管理が特定の担当者に依存するため、属人化しやすいという課題があります。担当者が退職した場合、シフト表の作成方法がわからず、業務に支障が出る恐れも考えられます。

管理工数がかかる

Excelでのシフト管理は多くのデータを手動で入力し、更新する必要があります。時間と労力を必要とし、エラーも発生しやすいです。さらに、従業員の数や勤務形態などの複雑さが増すと、その工数はさらに増えます。

ミスやエラーが起こりやすい

Excelでシフト管理を行うと、入力ミスや計算ミスなど、ヒューマンエラーが発生しやすいです。また、Excelのファイルが破損したり、誤って削除されたりする恐れもあります。

シフト管理を効率化にはシステム利用がおすすめ

Excelでのシフト表の作成や管理は、さまざまなデメリットや課題が挙げられます。それらを解決するためには、シフト管理システムの利用がおすすめです。シフト管理システムは、シフト作成、調整、共有などの機能を持ち、効率的なシフト管理を実現します。

また、システムはクラウド上で動作するため、場所を選ばずにアクセスでき、シフトの変更もリアルタイムで反映できます。

シフト管理システムの主な機能

シフト管理システムには主に、次のような機能が備わっています。

シフト作成・調整

シフト管理システムでは、ドラッグ&ドロップ操作で簡単にシフトを作成・調整できます。また、自動シフト作成機能を利用すれば、従業員の希望や制約を考慮したシフトの自動作成も可能です。

シフト申請・共有

シフト管理システムでは、従業員が自身のシフトの確認や、シフトの変更申請を行えます。また、シフトの変更はリアルタイムに全員に共有され、情報共有の漏れをなくし、コミュニケーションをスムーズにします。

メッセージ

シフト管理システムには、シフト作成者や管理者と従業員がチャット形式でメッセージをやり取りできる機能もあります。シフトの変更や休暇の申請、またヘルプの打診など、シフトに関するコミュニケーションを一元化できます。

シフト管理システムの選び方

シフト管理システムを選ぶ際には、次のポイントに気をつけて選んでください。

勤務形態や業務内容に合うか

シフト管理システムを選ぶ際には、自社の勤務形態や業務内容に合ったシステムを選ぶことが重要です。たとえば、シフト勤務やフレックスタイム制を導入している場合や従業員によって勤務時間が異なる場合などは、個々の状況に合わせた管理が可能かどうかを確認しましょう。

操作性に優れているか

シフト管理システムは、管理者だけでなく、従業員も利用します。そのため、直感的に操作でき、学習コストが低いシステムを選ぶことで導入後の運用がより定着しやすくなります。

また、幅広い年齢層の従業員が勤務する場合は、全員が問題なく利用できる仕様かを実際に試して確認することが大切です。無料プランやトライアルがあるサービスは必ず利用しましょう。

コミュニケーションが取りやすいか

シフト管理は、従業員間のコミュニケーションが重要です。シフトの変更や休暇の申請など、シフトに関する情報をスムーズに共有できるシステムを選びましょう。

他ツールと連携可能か

シフト管理システムが給与計算システムや勤怠管理システムと連携できると、業務効率がさらに向上します。すでに導入しているシステムがある場合には、それらと連携できるかどうかを確認しておくと安心です。

おすすめのシフト管理システム

おすすめのシフト管理システムを紹介します。どれもシフト作成や管理をスムーズに行えるシステムのため、これから導入を検討している方はぜひ参考にしてください。

ジョブカン勤怠管理は、シフト作成から勤怠管理、給与計算まで一元管理できるシフト管理システムです。直感的な操作性と豊富な機能が魅力です。あらゆる勤務形態に対応しており、個別で所属や雇用形態ごとの細かい設定を行えます。

希望シフトの反映機能やシフトの自動作成、自動休暇付与や残日数管理なども行えます。

freee 勤怠管理Plusは、シフト管理をはじめ、勤怠管理や給与計算も行えるシフト管理システムです。freeeの会計ソフトと連携することで、給与計算も自動化できます。

システム内でシフト作成や休暇希望の収集などを行え、予定をもとにした勤務実績との差異や想定の概算人件費なども算出可能です。

マネーフォワードクラウド勤怠は、シフト管理や勤怠管理、給与計算を一元管理できるシステムです。働き方改革関連の法案に対応した機能も充実しており、シフト作成の際や管理するうえで重宝します。

残業時間の上限規制やフレックスタイム制の時間集計対応などもシステム上で簡単に管理できます。

JobSuite PARTTIMEは、アルバイトやパートタイムの従業員のシフト管理に特化したシステムです。シフトの作成から共有、変更の申請まで、オンライン上でスムーズに行えます。

柔軟な設定が可能で、あらゆる業種や事業規模、業務形態にも導入できる仕様です。

煩雑なシフト管理はシステムの導入で脱属人化・効率化を目指そう

Excelでのシフト管理は、その柔軟性から多くの企業で利用されていますが、一方で属人化しやすい、管理が煩雑、管理工数がかかる、ミスやエラーが起こりやすいといった課題があります。これらの課題を解決するためには、シフト管理システムの利用がおすすめです。

シフト管理システムは、シフト作成、調整、共有などの機能を持ち、効率的なシフト管理を実現します。シフト管理システムを選ぶ際には、自社の勤務形態や業務内容に合ったシステムを選ぶことが重要です。

シフト管理システムは多くあり、それぞれ機能や特徴が異なります。比較検討して自社のニーズに最適なシステムを選びましょう。

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