RPAで経理の業務を効率化 | ツール選定から運用までの手順、注意点を解説

RPAとは

RPAとは、「Robotic Process Automation（ロボティック・プロセス・オートメーション）」の略で、パソコン上で行われる定型的な作業をソフトウェアロボットが自動化する技術です。単純なデータ入力や転記作業だけでなく、複数のアプリケーションを連携させた複雑な業務プロセスも自動化できます。

RPAを導入していない企業が抱える経理の課題

RPAを導入していない企業が経理で抱えている課題についてまとめていきます。あなたの企業でも同様の課題を抱えていれば、RPAで解決できる可能性が高いです。

膨大な事務作業

経理部門は、日々大量の伝票処理やデータ入力、請求書発行などの事務作業が発生します。これらの作業は単純ながらも時間を要し、本来注力すべき業務に十分な工数を割けない課題につながります。また、月末月初や決算期には業務量が急増し、残業を余儀なくされることも多いでしょう。

手作業によるミス

経理業務における入力ミスや計算ミスは大きな損失につながる可能性があります。また、特定の担当者に業務が集中することで、担当者不在時に業務が滞ったり、ノウハウが共有されずに属人化したりするリスクも存在します。運用を仕組み化できていないことによる弊害は意外と大きいです。

データ分析の遅れ

会計データは経営判断に不可欠ですが、手作業では集計に時間がかかりリアルタイムでの状況把握が難しいです。また、属人的な分析によってデータの解釈にバラつきが生じ、報告に一貫性が欠ける可能性もあります。

経理におけるRPA導入のメリット

生産性の向上

RPAが経理業務を自動化することで業務効率が向上します。たとえばデータ入力、請求書発行、伝票処理、入金消込などの定型業務をRPAに任せることで付加価値の高い業務へ集中できます。これにより、人的リソースが有効活用され生産性の向上が可能です。

コスト削減と時間短縮

RPAは24時間365日稼働できるため、業務のスピードアップと時間外労働の削減に貢献します。人材不足の解消にもつながり、採用や教育にかかるコストを削減できます。

ミスの抑制

RPAは、あらかじめ設定されたルールにもとづいて正確に処理してくれるため、人為的なミスを減らせます。これにより、データの信頼性が向上します。RPAには処理履歴を記録するものもあり、監査対応がスムーズになるメリットも見逃せません。

経理で使うRPAの選定ポイント

RPAを選定する際は、いくつかのポイントが存在します。代表的なポイントについて解説します。

経理業務に適したRPAツールの機能

RPAツールを選ぶ際には、経理業務に適した機能が搭載されているか確認しましょう。たとえば、会計ソフトとの連携、OCR機能、不正検知機能などは効率化に貢献します。また、業務フローに合わせたカスタマイズが可能かも重要です。

導入コストと運用コストのバランス

RPAツールには初期費用だけでなく、月額費用も発生します。そのため予算に合わせて、中長期的なコスト見込みを立てましょう。また、想定外の費用が発生しないか、ベンダーとすり合わせておきましょう。

サポート体制と将来性

RPAツールは、導入後も定期的なメンテナンスやバージョンアップが必要になります。そのためサポートの充実しているシステムがおすすめです。RPAは日々進化しているため、将来性を見据えてAIとの連携機能やクラウド対応など、最新の技術に対応しているツールを選ぶとよいでしょう。

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経理業務におすすめのRPA3選

WinActorは、NTTグループのノウハウが詰まったRPAツールです。WinActorには、次のような特徴があります。

• 8,000社^※に導入された実績
• クライアントのパソコン1台から導入可能
• 全国にある販売代理店が導入をサポート

※出典：NTTアドバンステクノロジ「WinActor 公式サイト」2024年7月11日閲覧

AUTOROは、ブラウザで行う業務を中心に自動化するRPAツールです。AUTOROには、次のような特徴があります。

• グラフィカルな画面でノーコードにて操作するから使いやすい
• 業務フローを丸ごとコピーして共有できリモートに適切
• APIによるシステム連携に強く、拡張性も抜群

BizteX cobitはすぐに導入できて、導入後のサポートおよびレクチャーが充実したRPAです。BizteX cobitには、次のような特徴があります。

• クラウド型のためインストール不要
• 複数人で同時に開発と実行が可能
• 中長期にわたる個別レクチャーを無償提供

RPA導入を成功させるためのステップ

RPA導入を成功させるためには、いくつかのポイントが存在します。代表的なポイントについて、導入から運用までの流れに沿って解説します。

1. 現状分析と課題の明確化

RPA導入を成功させるためには、まず現状の業務を分析し課題を明確にしましょう。各作業にかかる時間や頻度、ミス発生率などを把握することで、RPAを最大限活用するためのポイントが見えてきます。

2. RPA導入計画の策定

導入目的や目標、スケジュール、予算を具体的に定めた導入計画を策定します。どの業務を自動化してどの程度の効果を期待するのか、数値目標を設定することで効果測定しやすくなります。また、導入に関わる担当者や責任者、体制についても明確にすることが大切です。

3. ツール選定と導入

導入計画にもとづき要件に合ったRPAツールを選定します。機能、操作性、価格、サポート体制などを比較検討し最適なツールを選びましょう。ツール選定後は導入支援サービスやトレーニングを活用し、スムーズな導入を目指します。導入初期はスモールスタートで効果検証を行い、徐々に適用範囲を広げていくのがおすすめです。

4. 運用と効果測定

RPA導入後も、定期的なメンテナンスや改善が必要です。運用状況をモニタリングし、エラー発生時の対応や業務プロセスの変更に対応できる体制を構築しましょう。導入計画で設定した目標に対して、どの程度の効果が出ているのかを定期的に測定し、必要に応じて改善策を講じます。効果測定の結果は、RPA活用の方向性を決定するうえで貴重な情報となります。

RPA導入における注意点

RPAを導入する際の注意点について解説します。これらのポイントを押さえておくことで、RPAの費用対効果を最大化できるでしょう。

RPAは非定型業務が苦手

RPAは万能ではないことを認識し、過度な期待を抱かないようにしましょう。RPAは定型業務の自動化には効果を発揮しますが、複雑な判断やイレギュラーな対応が必要な業務には不向きです。

社内体制の整備と人材育成

RPAの導入を成功させるには、社内体制の整備と人材育成が不可欠です。導入のプロジェクトチームを立ち上げ、各部門との連携を密にすることで、スムーズに導入を進められます。また、RPAを運用する担当者も育成しておきましょう。RPAに関する知識やスキルを習得することで、トラブル発生時の対応や業務プロセスの改善に役立ちます。

セキュリティ対策の重要性

RPAは機密情報を取り扱うことも多いため、セキュリティ対策は重要です。アクセス権限の設定やログ管理など、適切なセキュリティ対策を講じることで、情報漏えいのリスクを低減できます。

RPA導入に関するよくある質問

RPAに関するよくある質問・不安にFAQ形式で答えます。

導入にかかる費用は？

クラウド型の場合、RPAの費用相場は初期費用が0円〜50万円、月額利用料は3万円〜100万円程度です。なお費用の詳細は、RPAツールの種類や導入規模、カスタマイズの程度によって大きく異なります。詳しくはこちらの記事でRPAの費用を確認してください。

導入期間はどれくらい？

RPA導入に必要な期間は、数週間から数か月ほどです。小規模な導入であれば数週間程度で完了するものの、大規模な導入や複雑な業務プロセスの自動化には、数か月ほどの期間を要する場合もあります。事前に自動化する業務を明確にし、導入に時間がかからないよう努めましょう。

どのような業務を自動化できる？

RPAは、定型的なルールにもとづいて処理できる業務であれば、基本的に自動化できます。たとえばデータ入力、転記、集計、チェック、請求書発行、メール送信、Webサイトからの情報収集などが挙げられます。ただし、複雑な判断やイレギュラーな対応が必要な業務には不向きです。

既存システムとの連携は？

多くのRPAツールはAPI連携やCSV連携など、さまざまな方法で既存システムとの連携が可能です。会計ソフトやERPなど、経理部門で利用しているシステムとも連携できるケースが多いです。ただし、連携には専門的な知識が必要な場合もあるため、RPAツールのベンダーへ事前に相談しておきましょう。

RPAで経理業務を効率化しよう

RPAは経理業務の効率化、ミス防止、コンプライアンス強化を実現するための強力なツールです。本記事で紹介した選定ポイントや導入ステップを参考に、最適なRPAツールを選び、導入を進めることで、経理部門の課題を解決し、企業の成長を加速させましょう。

RPAツールを選ぶ際に重要なのは、搭載している機能、他システムとの連携、運用コストなどを踏まえて検討することです。あわせて各サービスの口コミも見ておきましょう。

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