自治体向けマニュアル作成ツールおすすめ比較！解決できる課題

自治体で活用できるマニュアル作成ツールの機能

マニュアル作成ツールとは、業務手順書や操作マニュアルなどの作成、管理、共有を効率化するためのシステムです。画像や動画、テキストを組み合わせたわかりやすいマニュアルを作成する機能や、作成したマニュアルを簡単に更新・共有できる機能、アクセス権限を設定して情報セキュリティを高める機能などがあります。

自治体では、これらの機能によって、市民向けの手続き案内や職員向けの業務マニュアルの作成、窓口業務の標準化によるサービス品質の向上、担当者変更時のスムーズな引き継ぎなどを実現できるでしょう。

また、マニュアル作成ツールは法令や条例などの改正によるマニュアルの更新作業を効率化し、常に最新の情報に基づいた行政サービスを提供することにも役立ちます。

マニュアル作成ツールは、次の記事でも紹介しています。

自治体における人材活用の課題

自治体では、人材不足や異動が多いなどの課題があり、それにあたって人材活用にまつわる課題が発生することも多いです。普段の業務で解決すべき課題はどれか、確認してみましょう。

人材不足である

少子高齢化の影響で、特に地方自治体では職員の人手不足が深刻化しています。これは、若年層の都市部への流出や、公務員試験の受験者数の減少などが原因です。

人材不足が続くと、行政サービスの質の低下や、職員一人ひとりの負担増加につながりかねません。また、新しい発想や活力が生まれにくくなり、組織全体の停滞を招く可能性も懸念されます。

定期的な異動により引き継ぎの機会が多い

自治体では、職員の育成や組織の活性化を目的として、定期的な人事異動が実施されています。しかし、頻繁な異動には、業務の引き継ぎにかかる時間や労力を増大させるという側面もあります。

引き継ぎが不十分なまま担当者が変わると、業務の停滞やミス、住民への対応の遅れなどにつながりかねません。また、前任者しか知らない情報やノウハウが失われてしまうリスクも考えられます。

情報共有のしくみが整っていない

部署間の壁や、個人に情報が蓄積される傾向があるなど、自治体では情報共有が円滑に行われていないケースがあります。これは、組織全体のコミュニケーション不足や、情報共有のためのツールや制度が整備されていないことなどが原因です。

情報共有が不足すると、業務の重複や非効率化、意思決定の遅延が生じる可能性があります。また、組織全体の連携が弱まり、住民サービスの向上を阻害する要因にもなりかねません。

自治体の課題をマニュアル作成ツールで解決できる理由

自治体では、「定期的な異動により引き継ぎの機会が多い」「情報共有のしくみが整っていない」などの課題がありますが、マニュアル作成ツールを使えばそれらの課題を解決できる可能性があります。

自治体の課題を解決できる理由を、マニュアル作成ツールの機能や詳細とともに説明します。

教育や引き継ぎの質が一定になる

マニュアル作成ツールを使用することで、質の高いマニュアルを容易に作成できるため、新人職員の教育や担当者変更時の引き継ぎをスムーズに行えます。

これは定期的な異動による引き継ぎの機会が多いという課題を解決し、業務の効率化や質の向上につながります。また、教育や引き継ぎの質が一定になることで、組織全体のスキルアップとサービスの均質化を図ることも期待できます。

知識やノウハウを共有しやすくなる

マニュアル作成ツールの仕様は、組織内の情報共有を促進する効果も期待できます。作成したマニュアルをツール上で共有することで、部署や個人に偏っていた情報やノウハウを組織全体で共有できます。

これは情報共有のしくみが整っていないという課題を解決し、組織全体の連携強化につながります。また、知識やノウハウを共有することで、業務の効率化や質の向上、新たな発想の創出にも役立ちます。

マニュアル作成のコスト削減につながる

ツールを導入することで、マニュアル作成にかかる時間や労力を大幅に削減できます。従来、WordやExcelなどを用いて作成していたマニュアルを、ツール上で効率的に作成・編集できるようになるためです。

これはリソース不足の低減につながり、職員一人ひとりの負担軽減にも貢献します。また、削減できた時間や労力を、住民サービスの向上につながる業務に充てられるようになります。

マニュアル作成ツールを選ぶ際のポイント

マニュアル作成ツールを選定する際は、いくつかのポイントがあります。代表的なポイントについて解説します。

導入可能な形態かどうか

マニュアル作成ツールには、クラウド型とオンプレミス型があります。

クラウド型は、インターネット経由でサービスを利用する形態です。初期費用が抑えられ、導入期間も短くて済むというメリットがあります。オンプレミス型は、自社のサーバーにソフトウェアをインストールして利用する形態です。セキュリティレベルが高く、カスタマイズ性にも優れています。

自治体の規模や予算、セキュリティ要件などを考慮し、最適な導入形態を選択することが大切です。クラウド型とオンプレミス型のどちらにもメリットとデメリットがあるため、それぞれの特性を理解したうえで、自治体にとって最適なほうを選びましょう。

セキュリティ対策は万全か

自治体が扱う情報は、住民の個人情報をはじめ、機密性の求められるものが多いです。そのため、しっかりとしたセキュリティ対策が必要です。マニュアル作成ツールを選ぶ際は、ツールが提供するセキュリティ対策についてよく確認しなければなりません。

具体的には、アクセス権限の設定機能やデータの暗号化機能、不正アクセス防止対策などが適切に実装されていることを確認しましょう。また、ツール提供会社のセキュリティに関する認証や実績なども参考にすると良いでしょう。

操作性に優れているか

マニュアル作成ツールは、職員が日常的に利用するツールであるため、操作性に優れていることが望ましいです。操作が複雑でわかりにくいツールでは、マニュアル作成の効率が低下し、職員の負担増加につながる可能性があります。

ツールを選ぶ際は、実際に操作画面を確認したり、無料トライアルを利用したりして、操作性や使い勝手を確認しましょう。また、マニュアル作成のサポート機能や、操作方法に関するわかりやすいガイドが提供されているかどうかも確認しておくと良いでしょう。

マニュアル作成ツールの比較表

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^{※ダウンロード可能な資料数は、BOXILでの掲載状況によって増減する場合があります。}

自治体向けマニュアル作成ツールおすすめ比較

Teachme Bizは、テンプレートに沿って画像や動画をいれるだけでマニュアルを作成・共有できるマニュアル作成システムです。AIや自動翻訳機能が搭載されており、マニュアル作成の手間を削減できます。自治体だけではなく、製造業界や医療業界でも広く導入されており、業務説明や引き継ぎ、教育の負担を減らしたいならおすすめのサービスです。

learningBOXは、マニュアルをオンラインで管理し、理解度テストでサービスレベルの均一化を図れる学習管理システムです。アンケート機能が搭載されており、実績報告を効率的に管理・共有できるので、職員のモチベーションアップにつながります。自治体だけではなく、金融業界や医療業界でも広く導入されており、eラーニングを利用してマニュアルの活用を促進したいならおすすめのサービスです。

Video BRAINは、動画のマニュアルにより業務平準化を図るマニュアル作成ツールです。動画のテンプレート化や複製編集機能が搭載されており、マニュアル動画の量産ができたり、情報資産として残せたりします。自治体だけではなく、小売業界や建設業界でも広く導入されており、マニュアルを一元化し共有・管理しやすい体制を構築したいならおすすめのサービスです。

ManualForceは、ブラウザやデスクトップ上での操作を自動記録しマニュアルを作成するツールです。ブラウザ上のクリックやタイピングなどの操作を記録できる機能が搭載されており、正確なプロセスのマニュアルを共有できます。自治体だけではなく、飲食業界や通信業界でも広く導入されており、AIが自動でマニュアルを作成するので、マニュアル作成から共有までの工数を減らしたいならおすすめのサービスです。

自治体向けマニュアル作成ツールで業務効率化・標準化しよう

マニュアル作成ツールは、業務マニュアルの作成・管理・共有を効率化し、自治体における人材不足や情報共有の課題を解決する有効な手段です。市民向けの手続き案内をわかりやすく作成したり、職員向けの業務マニュアルを整備したりすることで、住民サービスの向上と業務効率化に貢献します。

マニュアル作成ツールでは、セキュリティ対策や操作性が重要です。導入前に、セキュリティ対策がしっかりしているか、職員にとって使いやすいツールであるかを確認しましょう。

それだけでなく、LGWAN接続に対応しているか、アクセス権限の設定機能が充実しているかなどを確認し、自治体での導入実績の多いサービスを選びましょう。