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臨時休業の案内メールの無料テンプレート | 例文と書き方も!

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臨時休業の案内メールをエクセルで作成できるテンプレートをご紹介しています。テンプレートをご紹介したあと、作成するときと運用をするときの注意点を併せて説明します。記事の最後では、ご紹介したテンプレートは無料でダウンロードしていただけます。

非常事態にも即座に対応!臨時休業メールを送ろう

本記事ではボクシルが作成した臨時休業のご案内メールのテンプレート(ひな形)をご紹介します。テキスト形式で簡単に使える、様々なデザインののフォーマットが無料でダウンロードできるので、ぜひご活用ください。

また、初めての方でも安心して臨時休業のご案内メールを発行できるように、臨時休業のご案内メールに最低限必要な記入項目や、一般的によく記載される記入項目もご紹介します。

臨時休業のご案内メール以外のテンプレートもご覧になりたい方はこちらをご覧ください。

【無料】テキスト形式で使える臨時休業のご案内メールテンプレート

ボクシルでは、テキスト形式で必要な箇所を記入するだけで簡単に臨時休業のご案内メールが発行できる無料のテンプレートをダウンロードできます。
以下の記事を参考に臨時休業のご案内メールを発行してくださいね。

臨時休業のご案内メールテンプレート【臨時休業のご案内】

臨時休業をお知らせするためのメーテンプレートです!

ボクシルでは、他にもたくさんのテンプレートをご用意しています。他のテンプレートをご覧になりたい方は以下をご覧ください。

臨時休業のご案内メールは短く迅速にが基本!書き方のポイントを覚えよう

休業の知らせはいち早く取引先に連絡をしなければなりません。ゴールデンウィークや年末年始、お盆などある程度日にちが決まっている場合は取引先も予測を立てて予定を組みますが、臨時休業は急なことですので、取引先もわかっていません。

臨時休業が決まった場合は決まった直後にご案内メールを送る必要があります。今はインターネットが普及している時代ですので緊急の場合はとても助かります。

ですが、臨時休業の場合は取引先にご迷惑をおかけすることがありますので、普通の休業のお知らせメールとは少し違います。

では、臨時糾合のご案内メールはどのように書けば良いのでしょうか。書き方のポイントなどをご紹介しましょう。

臨時休業のご案内メールを書く時と送る時のポイント

社内に送る場合の送信の仕方と社外に送る場合の送信の仕方と宛名書き

臨時休業のご案内メールは規模の大きい会社の場合、関連部署へ連絡しなければなりません。もちろん取引先への連絡も必要ですが、社内に送る場合と社外の来る場合では送り方が違います。

まず、宛名は社内用は「関係者各位」でかまいません。これをBCCを使って一斉送信をします。

次に社外用の場合の宛名はどんなに急いでいても会社名と部署名、役職名を略さずに書き、それぞれ個別で送信するようにしましょう。何がきっかけで一斉送信しているとバレるかわかりません。

一斉送信を知れば臨時休業で他社に迷惑をかけるのに誠意がないと思われる可能性もありますので、必ず個別に送るようにしましょう。

臨時休業のご案内メールは「正確」「迅速」「簡潔」に

臨時休業のご案内メールの基本は、正確・迅速・簡潔です。

いつ休業するのかという情報は正確に、臨時休業ですので予測不可能な休業ですから、わかった時にはすぐに連絡できるように迅速に対応し、内容は細かくなりすぎず、大ざっぱすぎずわかりやすい文章で簡潔に書きます。

そして読み手が見やすいレイアウトや文章を意識して書くようにしましょう。

見出し

臨時休業のご案内メールの出だしは社外用でも「お世話になっております」からで問題ありません。
臨時ということでかしこまってしまうのもわかりますが、まずは日頃お世話になっていることへの感謝の気持ちを伝えましょう。

「お世話になっております」のあとには自分の会社名や部署名、名前を名乗り、どの会社のどの部署が臨時休業になるのかわかりやすくします。

臨時休業になる理由を簡潔に

臨時休業になる理由は色々ありますが、急に従業員の慰安旅行が決まった、社員研修、急な改装工事など様々です。休業のご案内メールを送る場合は必ず休業となる理由を簡単にで良いので書いておきましょう。

お詫びの言葉

臨時休業の期間中は先方にご迷惑をおかけします。そのことへのお詫びの言葉は必ず入れましょう。

日にちは箇条書きで

臨時休業と決まった日をわかりやすく見られるように、箇条書きにしたり、行間をあけたり、太字にしたりと強調するように書きましょう。また、いつから業務開始できるかも記載しておきましょう。
例えば「〇月〇日〇時からは通常業務となります」という内容でOKです。

納品物がある場合や工事などがある場合は問題なくできることを記載

自分の会社が休業中でも現場は動いています。
現場に納品物がある場合や工事の進行がある場合は滞りなく行えることを必ず記載しておきましょう。

「休むのは良いけれど現場が泊まったら困る」というのは先方も考えています。
現場が止まることはないとわかるように納品物や工事に関してどのように対処するのかなどを記載しておきましょう。

例えば「納品物に関してはメーカーから直接送りいたしますので問題ありません。
また、工事に関しても施工部の担当となり、施工部は上記期間は通常業務ですので問題ございません」という内容で良いでしょう。

そして、緊急であったため「取り急ぎメールで失礼いたします」という謝罪も忘れずにしましょう!
臨時休業は急に決まった休みです。一刻も早く連絡するためにメールでご案内をしていますのが「取り急ぎメールで失礼いたします」という謝罪の内容も入れておきましょう。

緊急連絡先がある場合は連絡先

休業中に全く連絡がつかないのも取引先からすると困ります。
休業中は違う部署で対応してくれる場合は、対応部署の連絡先や担当者の名前を書いておきましょう。

臨時休業の案内メールが作成できる無料テンプレート!のまとめ

臨時休業をするということは、自社内でも色々と混乱はつきものです。社内だけの対応に追われていて取引先などの社外への対応を疎かにしたら、信用を失いかねません。連絡をきちっとするためにも、ぜひとも本記事のメールテンプレートを参考にしてみてください。

とにかく臨時休業の案内メールを送信するときは素早さと正確さが大切です。
そのようなときにはメール配信システムがとても便利です。

メール配信のクラウドサービスについて気になった方はこちらから資料ダウンロードしてみてください!

メール配信システムの選び方は以下の「選び方ガイド」を参考にしてください!

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