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定休日の変更案内メールが作成できる無料テンプレート!

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定休日の変更案内メールをエクセルで作成できるテンプレートをご紹介しています。テンプレートをご紹介したあと、作成するときと運用をするときの注意点をあわせて説明します。記事の最後では、ご紹介したテンプレートは無料でダウンロードしていただけます。

「あれ?今日定休日なの!」そんな事態を防ぎましょう

定休日を変更することがあると思います。そのお知らせ、ちゃんと出来てますか?

取引先の企業が定休日を変更したことを知らなかったら、連絡を取りたかったり、急ぎの用事が発生した場合に「なんだよ定休日変わってるじゃん…」と無駄足を踏んでしまう可能性があります。

そんな事態を防ぐために定休日変更のお知らせメールをきちんと送りましょう!

本記事ではボクシルが作成した定休日の変更のご案内メールのテンプレート(ひな形)をご紹介します。テキスト形式で簡単に使える、様々なデザインののフォーマットが無料でダウンロードできるので、ぜひご活用ください。

また、初めての方でも安心して定休日変更のご案内メールを発行できるように、定休日変更のご案内メールに最低限必要な記入項目や、一般的によく記載される記入項目もご紹介します。

定休日変更案内メール以外のテンプレートもご覧になりたい方はこちらをご覧ください。

【無料】テキスト形式で使える定休日の変更のご案内メールテンプレート

ボクシルでは、テキスト形式で必要な箇所を記入するだけで簡単に定休日の変更のご案内メールが発行できる無料のテンプレートをダウンロードできます。以下の記事を参考に定休日の変更のご案内メールを発行してくださいね。

定休日の変更のご案内メールテンプレート【定休日変更のご案内】

定休日が変更した際にそれをお知らせできるご案内メールです!

定休日の変更のご案内メールの書き方のポイントと送るタイミング

定休日はその会社がお休みの日になりますので、変更があった場合は速やかに連絡しなければなりません。特に、取引先には迅速な対応が必要です。

定休日が変わるということは、仕事が停止する日が変わるということですので、把握していない取引先があった場合、その取引先はとても困ることになります。

定休日の変更が決まったら、まずはご案内メールで連絡し、その後営業マンが取引先を訪問し、確実に定休日の変更の話をして理解していただかなくてはなりません。

では、定休日の変更があった場合にどのように対処すれば良いのでしょうか。
また、ご案内メールはどのように書けば良いのでしょうか。

定休日が変更になった時の対処

細かい内容を確認してすぐに作成

定休日が変更になった場合、まず最初にしなくてはならないことが「定休日の変更のご案内メール」を作ることです。

定休日がいつからいつになったのか、定休日変更はいつから実施されるのかなど細かい内容を確認してから、すぐに案内メールを作成しましょう。

定休日などの休みに関することは迅速に正確に対応する

定休日は取引先にとってはとても大切なことです。休みを知らずに来社してご迷惑をおかけすることがないように迅速な対応と正確な情報が必要です。
内容に間違いがないか必ず確認しましょう。

定休日が変更になった場合のご案内メールの書き方

変更前の定休日など変更内容は具体的に

定休日の変更は具体的に書くのがポイントです。
今までの定休日はいつだったのか、これからの定休日はいつになるのか、全ての部署がこの定休日になるのか、いつから新しい定休日が実施されるのかなど具体的に書くようにしましょう。

定休日の変更理由も記載

定休日が変更になるということは会社にとっては大きなことです。なぜ定休日が変更になったのか理由がわかれば書いておきましょう。例えば「内部改革に伴い」でも構いませんし、「業務改革」でもかまいません。

もし、理由が分からなければ記載しなくても構いません。

定休日の変更があっても混乱しないような配慮を

定休日の変更があった場合、しばらくの間は混乱することが予想されます。
その先手を打つという意味でも、定休日が変わっても混乱がないよう配慮するという内容を記載しておきましょう。

また、先方にも「定休日の変更がありますが、業務はこれまでと変わりございませんので混乱することなく弊社をご利用いただければ幸いです。」と記載しておくと良いでしょう。

メールでの連絡を謝罪

定休日のご案内メールは決まった時点で送信しなければなりませんので、まずは「取り急ぎメールでのご連絡失礼いたします」という内容を記載します。

また、「後日弊社営業が訪問させていただき定休日の確認をさせていただきます。」というようなメールだけではなく再度確認させていただきますという内容も添えておきましょう。

定休日の変更案内メールが作成できる無料テンプレート!のまとめ

定休日の変更は自社だけでなく、取引先にも影響を与えるものです。今後の関係にも影響するので、連絡はしっかり行いましょう。

定休日の変更は広範囲にメールを送信しなければならず、とても手間のかかる作業です。

そのようなときにはメール配信システムがとても便利です。
メール配信のクラウドサービスについて気になった方はこちらから資料ダウンロードしてみてください!

メール配信について詳しく知りたい方は以下の記事を参考にしてください!

メール配信システムの選び方は以下の「選び方ガイド」を参考にしてください!

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