契約書の管理方法とは?管理すべき項目を解説!

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会社が順調に成長していくと、自ずと契約書の数は増えていくことでしょう。その契約書たちをきちんと管理できていないと思わぬトラブルを招くことも考えられます。適切な管理方法から便利なサービスまで紹介します。
契約書

全ての取引は契約書によって成り立っていると言ってもよいくらい、企業運営においてはさまざまな契約書が発生します。監査プロセスで、アトランダムに選ばれた契約書の提示を求められてあたふた探し回ったり、契約書の期限が切れているのに気が付かずビジネスチャンスを失ったりすることはありませんか?契約書の管理上の問題点と、それを解決するオススメのソフトを紹介します。

契約書管理における問題点

契約書には、売買契約書やサービス委託契約書、代理店契約書、秘密保持契約書の他、ビルの賃貸契約書、請負業者との請負契約書、従業員との雇用契約書、合弁契約書、広告掲載契約書、ソフトウエアのライセンス契約書など、実にさまざまな契約書があります。これらを適切に管理するには以下のような課題があります。

共有の問題

契約書のオリジナルは通常、営業などの関連部署もしくは、総務部や法務部が紙または電子化されたデータでファイルに保存しているのではないでしょうか。PDF化された契約書を、IT部が管理している場合もあるでしょう。さまざまな種類の契約書は通常、特定の部署だけでなく、他の部署とも共有すべき内容が含まれています。
例えば営業が締結する売買契約には、支払い条件など経理や財務が必要とする条件や、デリバリー条件など、ロジスティック部が必要とする条件も含まれています。日常業務において、ある契約書の内容をすぐ確認したい場面はよくありますが、そのような時にファイルを管理している部署に行き、書庫やデジタル化されたデータベースを探してもらう作業は、手間な上に時間もかかります。またファイル管理者は通常契約書を「保管」するだけですから、期限切れの契約書の処分などはおろそかになりがちです。

セキュリティの問題

契約書の中には、営業と経理のように複数の部署で共有するべき内容の契約書と、労働契約書のように社内であっても閲覧できる人物が限られているもの、また社外に流れてはならないものがあります。契約書を電子化して単にデータベースとして保存している場合、閲覧だけでなく、印刷や内容の更新・編集が誰でもできるようになってしまいます。このような事態を防ぐためにも、アクセス権限を考慮する必要があります。閲覧可能な部署の中でも、更新や編集が出来るのは管理職レベルのみなど、部署ごとのアクセス権限だけではなく階層にわけたアクセス権限の設定も必要で、複雑な管理が必要です。

契約期間の管理の問題

契約書には必ず、契約期間が規定されています。契約当事者からの通知がない限り自動更新されるものもありますが、「契約を更新したくない状況が生じた場合、契約終了1ヶ月前に通知する」など通知期限も設定されるケースが多く、この期限を逃すと契約が継続してしまいます。取り扱う契約書数が多くなると、「そろそろ契約期限が切れるころだから確認しよう」という勘に頼る管理では対応できません。全ての契約期限や更新確認期限を把握するのは、手作業では困難でミスも生じます。
契約書の期限や更新日に対して、タイムリーに担当部署にアラートが出せれることで、タイミングよくリピートオーダーをとったり、価格改定交渉につなげるなど、有益に利用することができます。

押さえておくべき管理項目

契約書管理におけるこうした課題は、エクセルで管理することは可能です。エクセルで、以下の項目を網羅して検索機能もあわせた管理がオススメです。また常に更新して、ファイルを定期的にバックアップしておくことも大切です。

- 契約書の通し番号
後からでも検索しやすい番号を決め設定する。
- 契約日の定義決め
契約書作成日、送付日、署名日など、契約日の定義を設定する。
- 最終更新日
更新依頼日、更新署名日などの基準を設定する。
- 契約期限日
実際に契約が切れる期日と、更新通知期限とに分けて設定する。
- 保管場所
総務部、法務部など保管場所を明記する。データ化している場合は、ファイルの保存場所とファイル名を明記する。
- 契約ステータス
承認の申請中、先方に送付済み、契約期間中、契約終了などのステータスにわけ、検索できるようにする。

契約書をスマートに管理できるCLOUD SIGN(クラウドサイン)

「契約書」の作成や契約関連の各種手続きに役立つボクシルがおすすめするサービスをご紹介いたします!

契約書締結と管理をクラウドで一元管理するCLOUD SIGN をご紹介します。締結済みの契約書の管理だけであれば文書管理ソフトでも対応できますが、契約書の作成から締結までも、クラウドを使って効率的にサポートするソフトです。

【クラウドサイン】

クラウドサインは、これまでの紙で進めてきた契約書の作成から締結のための押印までオンライン上ですべて完結させることが可能となります。契約書のテンプレートも豊富で、これまで契約作成に掛かっていた数日間を短縮し、契約をスピード締結することができるようになります。

契約締結のスピード化
今まで数日間かかっていた契約書作成、郵送、押印などの作業を、わずか数分で終えることができます。契約締結のスピードアップで、取引先とのコミュニケーションもよりスムーズにすることが可能です。

不要なコストを削減
これまで紙を発行することで発生していた紙代やインク代はもとより、郵送代や印紙の費用も削減することができます。フリーミアムプランもあり、月間10件までの契約は無料で利用することができることから、費用削減が可能となるでしょう。また、郵送に掛かっていた事務手続きの低減も期待できます。

原本保全の確実性向上
契約書をクラウドで一元管理することは、コンプライアンスの強化につながります。これまでの紙では紛失のリスクや詳細更新事項の目視が必要であった原本確認が容易になるとともに、バックアップデータが原本となるため、データとしての検索性や確認の精度向上に最適です。

保管した契約書の検索機能あり
契約書の効率的な保管と検索が可能です。またWeb APIにより、自社で既に使っているシステムとの連携が可能なため、文書管理システムなどと合わせて管理体制を効率化できます。例えばサイボウズのソフト「kintone」に利用できる「クラウドサイン for kintone」を使うと、契約書がkintone上で一元管理され、契約書期限や更新期限の設定により、期限が切れる前にアラートで通知されます。ユーザーの追加・削除やアカウント作成制限など、管理者によるアカウントや書類の管理もできます。

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クラウドサインの導入事例

クラウドサインの導入事例をまとめました。気になる会社の導入事例を無料でダウンロードしていただけます。

パーソルキャリア株式会社 株式会社メルカリ ラクスル株式会社
契約締結のリードタイムを圧縮することで 機会損失を防いでいます。 紙だとできない「一括処理」がクラウド化により実現。 70 倍速の効率化です! クラウドサインで 「仕組みを変えれば、世界はもっと良くなる」
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