契約書管理とは？問題点・項目を解説！おすすめクラウドサービスも紹介

契約書管理とは

契約書管理とは、企業間の取引や従業員との雇用契約などの契約書類を、有効期限や契約条件に基づき、規定された手順で適切に管理することです。

契約期限・更新のタイミング・取引事項など、契約書には多数の事項が記載されています。そうした事項に沿って業務を行うため、契約書の内容は逐次確認・管理しなくてはなりません。契約書管理は、日常業務のなかでも大変重要な業務といえるでしょう。

契約書管理が必要な理由

契約書管理は企業にとって欠かせない重要性の高い業務の一つです。なぜ契約書管理が必要なのか、主な理由として次の2つが挙げられます。

• リスクマネジメント
• 業務効率化

リスクマネジメント

リスクマネジメント、とくに法的リスク管理を行うために、契約書の一元管理が必要です。

契約書には、取引に関するルールが定められています。契約書管理が適切に行われていれば、必要なときに契約書の内容をすぐに確認できるため、取引先と問題や紛争が発生した際などには責任の所在を明確にできます。たとえば、取引相手のルール違反があった場合に、契約書の条項にもとづいて契約を解除するといった対応が即座に取れるでしょう。

ほかにも契約書管理を行うことで「契約更新時期に気付かずに更新もれが発生する」や、「契約内容が外部に漏えいする」などのリスク防止にもなります。

業務効率化

契約書管理を行うことで、業務の効率化につながります。

たとえば、「過去の契約内容を確認したい」といった場合に、原本の管理場所がわからずに探す手間が発生する場合もあるでしょう。しかし、契約書管理を適切に行えば、手間をかけることなくすぐに内容の確認が可能です。部署をまたがって横断的に検索や共有も可能になるため、スムーズな情報共有によりビジネスの安定や利益向上にもつながるメリットも得られます。

また、法改正により契約書の改訂が必要になった場合でも、契約書管理が適切に行われていれば、契約書の内容を一括で改訂が可能です。結果として工数を削減できるでしょう。

契約書管理で行うこと

契約書管理で行うことは、次の3つです。

• 契約書の期限管理
• 契約書へのアクセス制限
• 契約書情報の共有

契約書の期限管理

契約書管理でもっとも重要なのは、期限管理です。

多くの契約書には契約期限が定められており、自動的に更新されるものや、特定の手続きを経て契約が解除されるものもあります。適切な更新や解除を行うためにも、契約書の期限は厳密に管理する必要があります。

契約書へのアクセス制限

セキュリティ上の問題から、契約書が閲覧できる人をどのように制限しているかも重要な点です。

契約書によっては、閲覧できる人を制限するべきものも存在します。契約書類の文書管理がしっかりできておらず、誰でも契約書が見られる状態にあると、契約書のもち出しや戻し忘れによる紛失から情報漏えいにつながる恐れがあります。そのため重要書類の入ったキャビネットの施錠や、社員がそれぞれ関連する契約書にのみアクセスできる、といった制限を設ける必要があるでしょう。

契約書情報の共有

契約書情報は関係者で共有できれば、業務効率化にもつながります。契約書は、複数の部署が関与するケースも少なくありません。しかし各部署や個人が契約書をバラバラに管理していると、共有が必要になった際、まずどこに情報があるかを探し回る必要があります。

また見つかったあともわざわざ印刷やデータのメール添付といった作業が必要になり、非常に手間がかかります。緊急の場合には、こういった対応の遅れがさらなる被害の拡大を招く可能性もあるでしょう。必要なときに必要な情報が確認できない事態を避けるためにも、契約書の情報を担当者同士でスムーズに共有するための体制づくりが大切です。

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契約書管理については次の記事でも紹介しているので、合わせて参考にしてください。

契約書管理の4つのポイント

契約書を適切に管理するためには、次の4つのポイントを押さえることが重要です。

• 一元管理
• 項目管理
• 期限管理
• 内容管理

一元管理

契約書を締結した部門でそれぞれ保管するのではなく、契約管理部門で一元的に管理します。これにより、必要なときにすぐに契約書を入手できるようになります。また、アクセス権を適切に設定することで、情報漏えい洩のリスクを軽減可能です。

このとき、紙の文書管理についてもまとめて管理するのがおすすめです。紙の契約書情報についてまとめた情報をデータ化し、デジタル化した情報とあわせて管理することで、より効率的に管理ができるでしょう。

項目管理

契約書の主要項目を整理して、それぞれ記録することで契約管理台帳を作成可能です。項目管理すべき項目には、次のようなものがあります。

• 契約当事者名
• 取引金額
• 契約締結日
• 契約期間
• 支払いの周期
• 自動更新の有無
• 所管部門
• 担当者
• 稟議番号

項目管理を適切に行うことにより、契約の概要を把握しやすくなり、リスクの早期発見につながります。

期限管理

契約の有効期間や自動更新の有無などを把握し、期限管理を行います。期限管理が重要な契約としては、次のようなものが挙げられます。

• ソフトウェアのようなライセンス契約
• 定期建物賃貸借契約
• システム（ソフトウェア）開発委託契約
• コンサルティング契約

これらの契約には、自動更新条項が含まれているケースも多く、自動更新を忘れてしまうと、思わぬ支出が発生する可能性もあるため注意しましょう。

また契約書の期限に関しては保存期限にも注意が必要です。法人税法では、契約書は7年間（作成・受領した事業年度の確定申告書提出期限の翌日から計算）の保存義務が、課せられています。税務調査に備え、注文書や請求書といった関連書類とあわせて管理を行いましょう。

くわえて、有効期限が切れた契約書に関しては、民法の消滅時効にあわせ契約終了後も10年以上保存すると安心です。有効期限とあわせて適切に管理してください。

内容管理

通常のオペレーションとは異なる特別な内容を含む契約条項は、個別に把握・管理します。内容管理では、契約条項の内容や懸念事項を把握・管理します。

また、契約管理担当部門と実際に取引を行う部門の間で、これらの情報を共有し、契約違反の有無について定期的に監査を行うことが望ましいでしょう。

契約書管理における問題点

契約書には、売買契約書・サービス委託契約書・代理店契約書・秘密保持契約書・雇用契約書など、実にさまざまなタイプがあります。これらを適切に管理するには、次のような問題に気をつける必要があります。

情報共有の問題

契約書の情報をどのように共有するべきかは、業務効率化を考えるうえで重要な問題です。

契約書のオリジナルは通常、関連部署もしくは、総務部や法務部が紙または電子化されたデータでファイルに保存しているのではないでしょうか。PDF化された契約書を、IT部が管理している場合もあるでしょう。

しかし、さまざまな種類の契約書は通常、特定の部署だけでなく、他の部署とも共有すべき内容が含まれるはずです。たとえば営業が締結する売買契約には支払い条件をはじめ、経理や財務が必要とする条件や、デリバリー条件といったロジスティック部が必要とする条件も含まれています。

日常業務において、ある契約書の内容をすぐ確認したいときにファイルを管理している部署に行き、書庫やデジタル化されたデータベースを探してもらう作業は、手間なうえに時間もかかります。関係者にどのように情報共有すべきかは、契約書管理において極めて重要なポイントといえるでしょう。

セキュリティの問題

契約書のアクセスをどのように制限し、セキュリティを維持するかも重要な課題です。

契約書のなかには、営業と経理のように複数の部署で共有するべき内容の契約書と、労働契約書のように社内であっても閲覧できる人物が限られているもの、また社外に流れてはならないものがあります。

契約書を電子化して単にデータベースとして保存している場合、閲覧だけでなく、印刷や内容の更新・編集が誰でもできるようになります。このような事態を防ぐためにも、アクセス権限を考慮することが必要です。

閲覧可能な部署のなかでも、更新や編集ができるのは管理職レベルのみといった、部署ごとのアクセス権限だけではなく階層にわけたアクセス権限の設定も必要ため、複雑な管理が必要です。

契約期間の管理問題

契約書には必ず、契約期間が規定されています。契約当事者からの通知がない限り自動更新されるもののほか、「契約を更新したくない状況が生じた場合、契約終了1か月前に通知する」と通知期限を設定されるケースも多くあります。この期限を逃すと契約が継続するため注意が必要です。

取り扱う契約書数が多くなると、「そろそろ契約期限が切れるころだから確認しよう」といった勘に頼る管理では対応できません。すべての契約期限や更新確認期限を手作業で把握するのは困難であり、ミスも生じます。

そのため管理ツールやシステムを利用し、契約書の期限や更新日が近づくとアラートで知らせるといった体制の構築が必要です。

内部統制の問題

契約書管理が正確にできていなければ、法令違反や訴訟リスクが発生する危険性もあり、上場企業や上場を目指す企業にとっては内部統制における問題も発生します。たとえば、契約の更新や解約期限を見逃すと、法的な義務を果たせず、損害賠償請求を受ける可能性もあります。

また契約書に規定すべき事項や契約書に記載された厳守すべき事柄が漏れることで、契約や法律に違反することもあるでしょう。こういったトラブルは企業の価値や信頼性を低下させるだけでなく、上場企業においては内部統制の有効性にも影響を与える可能性があります。

内部統制とは、組織が適正に業務を遂行できるようルールや仕組みを整備し、これを正しく運用することです。契約書においては、契約書審査で内容に重大な法令違反や多額の訴訟を起こすリスクがないかを確認し、これを未然に予防することや、契約書の期限を管理することで適正な内部統制を実現できます。

そのため上場審査においては、適切でない契約書管理が原因で内部統制の整備が不十分とされ、上場が認められない可能性もあるでしょう。リスク回避や内部統制を実現するためにも、契約書管理は正確に行う必要があります。

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契約書管理の課題については次の記事でも紹介しているので、合わせて参考にしてください。

契約書管理の導入方法

契約書管理を導入するには、社内において管理体制を整備することが必要です。契約書管理の体制を整えるためのステップを紹介します。

• 管理者の設定
• 契約書管理台帳を作成する
• 契約書の棚卸しを行う
• 契約書の電子化を行う
• 契約書管理規程の制定

管理者の設定

契約書管理を仕組み化し運用するためには、まず契約書の集約して管理を行う管理者（責任部門）を設定します。管理者を設定したうえで、詳細なルールや体制づくりを進めましょう。

管理者の設定には専門部署を立ち上げる、部署ごとに管理を行うなどの方法もあります。しかし法務部門や総務などの管理部門が、契約書の作成といった関連業務とあわせて契約書管理を兼務するケースが一般的です。

契約書管理台帳を作成する

契約書管理を行う管理者が決まったら、契約書を取りまとめる管理台帳（契約書リスト）を作成します。契約管理台帳とは、契約内容や保管場所などについて管理するための帳簿のことをいいます。契約管理システムやExcelなどの表計算ソフトを使って作成するのが一般的です。

台帳に記載する項目は企業の業種により異なりますが、次のようなものが一般的です。

• 契約書名称
• 契約書種類（機密保持契約・ライセンス契約など）
• 社内担当者名
• 契約番号
• 自動更新の有無（自動更新の有無や更新時期）
• 契約開始日・終了日

台帳の作成と記載する項目が決定したら、誰が入力するのかといったルールも決めていきます。

契約書の棚卸しを行う

次に、組織に存在する契約書の棚卸しを行います。社内の各部署にある契約書の原本を収集し、台帳に紐づける形で登録します。紙の契約書と台帳のつきあわせが容易に行えるよう、契約書には固有の番号を割り振っておくとよいでしょう。

棚卸しを行う際には、締結済みの契約書をすべて台帳に登録するのが理想です。しかし、膨大にある契約書を一度に登録するのは、かなりの時間や労力がかかり難しいケースも多いでしょう。一度に登録が難しい場合には、「まずは最小限の情報のみを登録して適宜更新する」や、「有効な契約書のみを登録する」といったルールを決めると進めやすくなります。

また、有効期限が過ぎて保管義務のない契約書を整理し、処分することでも管理の手間を削減できます。

契約書の電子化を行う

締結が済んでいる紙の契約書は、スキャンして電子化を行います。そして、データ化した契約書を管理台帳に記録します。契約書を電子化しデータ化すれば検索性が高まり、内容の確認や情報共有もしやすいため、この機会に契約書の電子化を進めるとよいでしょう。

電子化にあたり、サイズ・解像度・白黒／カラー・データ形式など、詳細なルールを決めていきます。ファイル名は契約書管理番号に設定すると、管理や運用がしやすくなります。ただし、契約書の電子化については、電子帳簿保存法の条件を満たす必要があることに注意してください。

契約書原本のファイリング・保管

電子化が完了した契約書の原本は分類に応じてファイリングを行い、鍵付きのキャビネットや書庫に保管します。事前に保管場所を定めて、あとから探した場合でもすぐに取り出せる状態にしましょう。

電子帳簿保存法によれば、契約書はスキャンによってデータ化したあとは紙の原本を廃棄しても問題はありません。しかし税務調査や民事訴訟といった一部のシーンでは、紙の原本を求められるケースもあります。スキャン保存されたデータはコピー扱いされるため、電子帳簿保存法以外の法律を守るためにも原本を保存しておくと安心です。

なお、はじめから電子契約サービスを利用して契約書の作成や締結を行った場合は、これが原本として扱われ、紙で保管する必要もありません。そのため紙の保管費用やスペースを削減したい場合は、電子契約に切り替えるのがおすすめです。

契約書管理規程の制定

契約書管理規定を制定し、社内に通達・周知して運用を行います。契約書管理規定とは、契約の締結から、保管・保存・廃棄までのプロセスごとに、取り扱いを定めるものです。

もし部署ごとに契約書を管理する場合には、管理方法にばらつきが出ないよう、統一的なルールを規定で定め、定期的に改訂を行いましょう。

管理規定では、「契約書の作成」「保存」「廃棄」といったプロセスごとにルールを決めます。契約書の審査・押印部門・保管方法・保存形式や期限・廃棄方法などのルールを定め、記載します。あわせて、規定が遵守されているかどうか、チェックする体制も整えるとよいでしょう。

契約書管理の方法

契約書管理の方法には、次の2つがあります。

• Excelで管理する
• 契約書管理システムを利用する

Excelで管理する

コストがかからず、一番はじめやすいのはExcel（エクセル）で台帳を作成し管理する方法です。次のような項目を網羅しておけば、必要になったとき情報をすぐに確認できます。

項目	詳細
契約書の通し番号	あとからでも検索しやすい番号を決める
契約日の定義決め	契約書作成日や送付日、署名日など、契約日の定義をする
最終更新日	更新依頼日や更新署名日などの基準を記載
契約期限日	実際に契約が切れる期日と、更新通知期限とにわけて設定
保管場所	総務部や法務部といった保管場所を明記 データ化している場合は、ファイルの保存場所とファイル名も明記
契約ステータス	承認の申請中・先方に送付済み・契約期間中・契約終了などのステータスにわけ、検索できるようにする

更新事項があったときにはすぐに対応し、定期的なバックアップも心がけましょう。

契約書管理システムを利用する

契約書の件数が膨大だったり、これを機に電子化を検討していたりする場合は、契約書管理システムの導入がおすすめです。契約管理システムとは、契約書の管理を効率化させるためのシステムで、さまざまな機能が搭載されています。

またクラウド型の契約書管理サービスなら、検索性に優れているのはもちろん、契約書作成から押印（電子署名）までオンラインで完結するものもあります。クラウド型とは、ベンダーが管理・運用しているシステムを、インターネットを介してレンタルするタイプのことです。初期費用の負担が少なく月額費用を支払う形で利用します。

自社でデータを保管しないため、火災で契約書のデータを失うリスクがなく、ペーパーレス化・セキュリティの向上を図れることも、クラウドサービスならではといえるでしょう。なかには他サービスと連携できるものもあり、さらなる業務効率化が期待できます。契約書管理にかかる手間とコストを削減したい場合は、導入を検討しましょう。

契約書管理システムを導入するメリット

契約書管理システムを導入するメリットとしては、業務効率化やコスト削減、セキュリティ強化などが挙げられます。それぞれ詳しく解説します。

業務効率化

まず大きなメリットとして、業務効率を大幅に向上できることが挙げられます。データベースにある契約書類は検索機能を利用すれば即座に見つけられ、内容もすぐに確認できます。またシステムには部署を問わずログインできるため、他部署との情報共有も簡単です。

データ入力の補助や集計、契約書台帳の自動作成といった機能もあり、契約書管理に関する工数は大幅にカットできるでしょう。また契約書の作成や電子署名まで対応していれば、テンプレート利用で契約書作成時間を短縮でき、取引先と直接会ったり郵送したりせずに契約締結までできるため、さらに効率を高められます。

コスト削減

業務効率が向上すれば、コスト削減にもつながります。システム導入によって効率が上がり労働時間を削減できれば、人件費の削減も可能です。当然システムの導入にも費用はかかりますが、導入・運用コスト以上に人件費をカットできるでしょう。

また契約書作成や電子署名による契約締結までワンストップでできるサービスであれば、紙代や印刷のためのインク代、印紙代、郵送する場合は郵送にかかる費用も削減できます。

セキュリティ・ガバナンスの強化

契約書管理システムには、アカウントごとに権を管理できる機能があり、セキュリティやガバナンスを強化できます。紙を中心とした管理体制では、契約書類の紛失や盗難が起こりやすくなり、犯人も簡単には見つけられません。また書庫に保管された書類は誰でも閲覧しやすいため、情報漏えいも起こりやすいでしょう。

一方契約書管理システムでは、アカウントごとにアクセスできる契約書データに制限をかけられるため、役職や部署に合わせて権限管理をすることで、情報漏えいを未然に防げます。また万が一トラブルが発生した場合でも、該当データを閲覧したアカウントのログ（記録）が残っているため、犯人や原因の追求もしやすいでしょう。

システム自体のセキュリティも、情報の暗号化といった対策が厳重に行われており、クラウド型システムに関しては、常にアップデートも行われています。そのため、外部からの攻撃や不正アクセスといったトラブルも発生しにくく、安心してシステムを利用できるでしょう。

契約書をスマートに管理できるクラウドサイン

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契約締結のスピード化
今まで数日間かかっていた契約書作成、郵送、押印といった作業を、わずか数分で完了できます。契約締結のスピードアップで、取引先とのコミュニケーションもよりスムーズになります。

不要なコストを削減
これまで紙を発行することで発生していた紙代やインク代はもとより、郵送代や印紙費用の削減ができます。また、郵送にかかっていた事務手続きの低減も期待できます。契約をすべて電子化できるため、紙の管理に必要なコストも削減可能です。

原本保全の確実性向上
契約書をクラウドで一元管理することは、コンプライアンスの強化につながります。紙の契約と違い紛失のリスクが不要になり、原本確認が容易になるとともに、バックアップデータが原本となるため、データとしての検索性や確認の精度向上に最適です。

保管した契約書の検索機能あり
契約書の効率的な保管と検索が可能です。またWeb APIにより、自社ですでに使っているシステムとの連携が可能なため、文書管理システムと合わせて管理体制を効率化できます。たとえばサイボウズのソフト「kintone」に利用できる「クラウドサイン #MAKE」を使うと、kintoneに登録した情報をもとに帳票作成、契約書送信、締結した契約書の管理が可能です。

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